Używaj tablic pomysłów do efektywnej współpracy w zespole

Kiedy zespół spotyka się, aby wymyślić nowe pomysły, może pojawić się wiele iskier, ale prawidłowe zapisanie pomysłów w sposób, który będzie miał sens po fakcie, to zupełnie nowe wyzwanie. Zapisywanie pomysłów na karteczki samoprzylepne może być zabawne i skuteczne w danej chwili. Ale co dalej, gdy musisz przekształcić te różowe i zielone karteczki w praktyczne elementy, które możesz przedstawić zespołowi przywódczemu?

Korzystanie z cyfrowych tablic pomysłów to nie tylko skuteczny sposób na przeprowadzenie burzy mózgów z zespołami wirtualnymi, ale także idealne narzędzie do przechowywania wszystkich niesamowitych (i nieco mniej niesamowitych) pomysłów w jednym miejscu. 

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o różnych rodzajach tablic pomysłów, korzyściach płynących z korzystania z tablic cyfrowych oraz integracjach tablic pomysłów z Asaną, które każdy powinien znać.

Czym jest tablica pomysłów?

Tablica pomysłów to wizualny zbiór przemyśleń opracowany przez zespół. Tablice pomysłów to doskonałe miejsce do zapisywania, organizowania i edytowania pomysłów przed przekształceniem ich w plany działania.

Tablice te mogą mieć różne kształty i rozmiary, podobnie jak pomysły, które zawierają. Możesz zapisać je na kartce papieru, stworzyć kolekcję karteczek samoprzylepnych na ścianie lub zebrać wszystkie przemyślenia zespołu na cyfrowej tablicy. 

Kiedy używać tablic pomysłów

Tablice pomysłów to świetny sposób na wymianę świeżych i kreatywnych pomysłów. Zwykle odbywa się to podczas burzy mózgów. 

Można ich używać do zapisywania pomysłów, gdy zespół przeprowadza burzę mózgów na temat:

• Nazwy produktów

• Koncepcje kreatywnych projektów

• Rozwiązania 

• Retrospekcje lub spotkania po zakończeniu projektu

• Pomysły projektowe

• Koncepcje reklamowe

• Pomysły na wydarzenia

• Ulepszenia produktu lub procesu

Tablica pomysłów może być przydatna w przypadku każdego procesu tworzenia pomysłów.

Jak utworzyć tablicę pomysłów

Niezależnie od tego, czy używasz fizycznej tablicy, czy tablicy pomysłów online, etapy jej tworzenia są dość podobne. W przypadku długoterminowych celów i inspiracji wiele zespołów korzysta również z szablonu tablicy wizji, która łączy w sobie elementy wizualne z uporządkowanymi krokami, aby utrzymać tempo pracy.

Krok 1: wyznacz cel i określ czas

Sesja burzy mózgów może być zorientowana na cele tylko wtedy, gdy wszyscy wiedzą, jaki jest cel. Zbierz członków zespołu i wyjaśnij im, czego oczekujesz. W zależności od charakteru burzy mózgów pomocne może być nawet przekazanie zespołowi informacji przed spotkaniem, aby mogli wcześniej zbadać i rozważyć pomysły. 

Następnie, gdy wszystko będzie gotowe do rozpoczęcia burzy mózgów, ustaw czasomierz. Skuteczna burza mózgów powinna trwać od 15 do 45 minut. Ustawienie minutnika pomoże zespołom skupić się na bieżącym zadaniu.

W zależności od konkretnych celów, często pomocne jest podzielenie sesji na mniejsze etapy, aby zespół mógł dotrzymać terminów.

Podczas ostatniej burzy mózgów, której celem było zebranie pomysłów na treści, nasz zespół marketingowy spędził pierwsze dziesięć minut na wymyślaniu motywów, a kolejne dziesięć na wymyślaniu konkretnych pomysłów na treści dla tych motywów. Jeśli podczas burzy mózgów wprowadzisz ograniczenia czasowe, zespół będzie bardziej skłonny do pracy i zachowania koncentracji, niż gdyby musiał czekać na inspirację.”

Krok 2: stwórz otwarte i pozytywne środowisko

Członkowie zespołu będą o wiele bardziej otwarci na dzielenie się swoimi pomysłami, gdy nie będą się obawiać, że przedstawią te złe. Warto nawet poprosić zespół o przedstawienie „złych pomysłów” na początku burzy mózgów, aby zmniejszyć presję i pobudzić kreatywność. Kto wie, może jeden z tych „złych pomysłów” okaże się genialny.

Krok 3: Wyznacz osobę sporządzającą notatki lub współpracuj wirtualnie

Gdy członkowie zespołu spotykają się w tej samej przestrzeni fizycznej, wyznacz osobę, która będzie notować wszystkie pomysły podczas burzy mózgów. Warto skorzystać z cyfrowego narzędzia do burzy mózgów, które umożliwia natychmiastowe udostępnienie pomysłów po spotkaniu bez konieczności ich wcześniejszego przepisywania. 

Jeśli korzystasz z tablicy pomysłów w środowisku zdalnym, udostępnij członkom zespołu wirtualny szablon burzy mózgów. Dzięki temu będą mogli współpracować nad tablicą pomysłów w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie, zgodnie z własnym harmonogramem.

Krok 4: omów pomysły

Po zebraniu wszystkich pomysłów przeanalizuj je po kolei. W zależności od tego, ile pomysłów wpadł zespół, pomocne może być najpierw wybranie najlepszych i ograniczenie liczby pomysłów, które zostaną omówione szczegółowo.

Daj autorowi każdego pomysłu możliwość dokładniejszego wyjaśnienia, co miał na myśli, zadaj pytania, aby wyjaśnić jego przemyślenia i zachęć innych do dodawania kolejnych pomysłów. Zapisuj wszystkie te dodatkowe informacje, aby stworzyć obszerny zbiór pomysłów.

Krok 5: edytuj tablicę pomysłów

Na koniec edytuj tablicę pomysłów, archiwizując lub usuwając pomysły, które nie zostaną uwzględnione w ostatecznej wersji, i wyróżniając te, które chcesz przekształcić w czynności do wykonania. Cyfrowa tablica pomysłów znacznie ułatwi ten krok zespołom, ponieważ można w niej przeciągać i upuszczać elementy, tworząc bardziej uporządkowany i zorganizowany dokument. Pozwala również odłożyć pomysły na bok i zachować je na następną burzę mózgów bez ryzyka ich utraty.

Rodzaje tablic pomysłów

Na początek warto zaznaczyć, że istnieją zarówno fizyczne, jak i cyfrowe tablice pomysłów. Możesz zbierać pomysły i informacje na papierze, tablicach, karteczkach samoprzylepnych, szklanych ścianach lub skorzystać z rozwiązań cyfrowych, które znacznie ułatwiają dzielenie się pomysłami z członkami zespołu w różnych biurach, a nawet krajach.

Tablice pomysłów mogą mieć różne kształty i układy:

• Wykresy lub tablice: tego typu tablice pomysłów umożliwiają uporządkowanie pomysłów w różnych kategoriach podczas burzy mózgów. Jednym z najpopularniejszych narzędzi jest tablica Kanban, która pozwala przekształcać pomysły w zadania. Na przykład tablica Kanban może zawierać kolumny z zadaniami „Do wykonania”, „W toku” i „Ukończone”.

• Mapy myśli lub klastry: te diagramy są świetnym sposobem na wizualizację powiązań między pomysłami. Możesz użyć tych powiązań, aby jeszcze bardziej podkreślić priorytety za pomocą hierarchii.

• Tablice nastrojów: jeśli pracujesz nad czymś bardziej kreatywnym, takim jak nowy design produktu lub kampania reklamowa, utwórz tablicę pomysłów wypełnioną obrazami, kolorami i ilustracjami, aby zebrać nowe pomysły.

Zalety cyfrowych tablic pomysłów

Korzystanie z cyfrowych lub wirtualnych tablic pomysłów zamiast fizycznych może przynieść zespołom wiele korzyści.

• Inkluzywność: każdy członek zespołu może wziąć w tym udział. Ponieważ tablica pomysłów jest wypełniana cyfrowo, nawet bardziej powściągliwi członkowie zespołu mają szansę podzielić się swoimi pomysłami bez poczucia, że są w centrum uwagi.

• Możliwość udostępniania: niezależnie od tego, czy przeprowadzasz wirtualną burzę mózgów, czy spotykasz się z zespołem w tej samej przestrzeni fizycznej, możesz łatwo udostępnić tablicę pomysłów wszystkim członkom zespołu. Koniec z robieniem zdjęć tablicy i próbami rozszyfrowania nieczytelnego pisma – udostępnianie i edytowanie pomysłów nigdy nie było prostsze.

• Nieograniczona edycja: skoro tablica pomysłów jest cyfrowa, możesz dodawać, usuwać i zmieniać jej strukturę tak często, jak tylko chcesz, bez tworzenia bałaganu z karteczek samoprzylepnych. 

• Elastyczność: członkowie zespołu nie zawsze są dostępni w tym samym czasie. Jeśli zarządzasz zespołem rozproszonym geograficznie lub pracującym zdalnie, cyfrowe tablice pomysłów umożliwiają członkom zespołu dodawanie pomysłów w dogodnym dla nich czasie.

• Organizacja: dzięki cyfrowym tablicom pomysłów nie musisz się martwić o przygotowanie projektu ani kolejności przed zapisaniem pomysłów. Wybierz szablon tablicy pomysłów, który odpowiada Twojej wizji i po prostu rozpocznij burzę mózgów. Wszystkie pomysły zespołu będą zapisywane w czasie rzeczywistym i można je uporządkować za pomocą jednego kliknięcia. Pomysły, których nie potrzebujesz w danej chwili, ale chcesz zachować do wykorzystania w przyszłości, możesz zarchiwizować i odzyskać w późniejszym czasie.

• Szczegół: do cyfrowej tablicy pomysłów możesz dodawać linki, obrazy, filmy lub dokumenty, aby jeszcze lepiej przedstawić swoje propozycje. Ułatwia to przechowywanie wszystkich pomysłów w jednym miejscu i łączenie istotnych informacji.

• Łatwa realizacja: po wybraniu ulubionych pomysłów wystarczy skopiować je i wkleić do kalendarza, tablicy Kanban lub oprogramowania do zarządzania pracą.

Korzystanie z cyfrowych tablic pomysłów w Asanie

Asana może pomóc Ci udostępnić zespołom cyfrowe tablice pomysłów za pomocą integracji, takich jak Lucidchart. Zbierz wszystkie narzędzia i pomysły w jednym miejscu, aby skupić się na tym, co naprawdę ważne: nawiązaniu kontaktu z zespołem w celu przeprowadzenia burzy mózgów na temat innowacyjnych pomysłów.

Lucidchart 

Lucidchart umożliwia tworzenie wirtualnych diagramów i tablic pomysłów. Dzięki pakietowi Lucid do współpracy wizualnej możesz szybko i łatwo mapować burze mózgów, procesy, systemy i osoby w swojej organizacji. Dzięki integracji z Asaną możesz łatwo udostępniać swoje diagramy i tablice pomysłów zespołom.

Podejmuj działania na podstawie pomysłów

Tablice do wizualizacji są przydatne nie tylko podczas burzy mózgów. Mogą one również pomóc w uporządkowaniu zadań do wykonania poprzez sortowanie czynności do wykonania w kategorie, które pomagają śledzić postępy w realizacji każdego zadania. 

Wirtualna tablica Kanban to idealne miejsce do utworzenia dynamicznego przeglądu pracy nad projektem, dzięki któremu zespoły mogą być na bieżąco z tym, co należy wykonać, co jest w toku, a co zostało ukończone.