Компания Doodle ускорила внедрение инноваций с помощью Jira Product Discovery

Задача. Чтобы не потерять конкурентоспособность, компании Doodle требовалась система расстановки приоритетов и единый источник достоверной информации. Это помогло бы командам координировать свои действия, уделять больше внимания важным задачам и принимать стратегические решения.

Решение. В качестве новой системы расстановки приоритетов был выбран инструмент Jira Product Discovery. После его развертывания на корпоративном уровне каждый сотрудник Doodle получил возможность фиксировать идеи и согласовывать свою работу со стратегическими планами с помощью дорожных карт, обновляемых в реальном времени. 

Результат. Благодаря более грамотной расстановке приоритетов и правильным инструментам компании Doodle удалось перенаправить на инновации 50 % ресурсов, на 93 % сократить время стратегического планирования и заметно улучшить качество сотрудничества и степень удовлетворенности.

Пионер в сфере планирования: оставаться на вершине за счет стратегии

Doodle стал первым онлайн-сервисом для планирования и до сих пор не имеет себе равных в роли связующего звена между людьми. Своей популярностью Doodle обязан функции групповых опросов, позволяющей участникам мероприятия проголосовать за самое удобное время. Сегодня компания по-прежнему лидирует в сфере планирования чего угодно: от командных собраний и корпоративов до свадеб и дружеских вечеринок.

По мнению технического директора Йенса Найе и бывшего директора по продуктам Стефани Лойе, именно фокус на объединении людей делает компанию Doodle особенной. «Между нашими клиентами и командой существует тесная связь, — говорит Стефани. — Люди испытывают радость, когда говорят о Doodle».

Секретный ингредиент Doodle — масштабируемая стратегия

Современный рынок онлайн-сервисов для планирования перенасыщен. Чтобы оставаться на плаву, команде Doodle требовалось развивать продукты, не изменяя при этом своей миссии — служить решением для максимально простого планирования групповых встреч. В противном случае компания рисковала потерять довольных клиентов, долю рынка и выигрышную позицию первопроходца.

Когда Стефани пришла на должность директора по продуктам, энтузиазма и трудолюбия команде было не занимать. Но при этом компания выглядела «конвейером», штампующим функцию за функцией. Выпускалось множество полезных возможностей, но не хватало четкой единой стратегии в отношении продуктов, которая связывала бы их с глобальными целями Doodle. 

«У нас была великолепная исследовательская команда, которая прекрасно делала свою работу. Но их находки так и не воплощались в реальных продуктах», — вспоминает Стефани. Командам было сложно выстраивать очередность задач, поддерживать конкурентное преимущество Doodle и чувствовать единение друг с другом и с миссией компании. 

Именно тогда Йенс и Стефани решили применить Jira Product Discovery для планирования деятельности организации с помощью дорожных карт. Команда разработчиков уже долгое время пользовалась Jira Software, поэтому решение Jira Product Discovery стало идеальным дополнением. Компания Doodle добавила Jira Product Discovery, чтобы помочь внедрить модель приоритизации Тимофея — расширенную версию модели «двойной ромб» — в рамках всей компании. Сегодня все команды используют эту модель, Jira Product Discovery и Jira Software для определения приоритетов, планирования деятельности и управления задачами, что обеспечивает согласованность действий всех сотрудников Doodle.

Внедрив новый инструмент и методики по всей организации, компания Doodle сформировала культуру полной прозрачности, повысила удовлетворенность сотрудников и начала выделять 50 % ресурсов на инновации. Благодаря Jira Product Discovery в команде началась эпоха преобразований. Участникам удалось ускорить процессы, и теперь они эффективнее помогают людям и организациям по всему миру во всем, что касается составления расписаний.

Цель Doodle: отказаться от штамповки функций и добиться статуса наиболее востребованного продукта для стратегического планирования

Стефани пришла в Doodle в марте 2022 года, получив должность руководителя продукта. Через год она стала генеральным директором по продуктам и занялась стратегическими улучшениями. 

Раньше в Doodle расставляли приоритеты без четкой процедуры. Команда по продукту поставляла множество функций, однако они не складывались в единую стратегию. К тому времени разработчики уже 15 лет пользовались досками Kanban в Jira Software. Имеющиеся инструменты и методы хорошо работали на уровне команды, но не были связаны с другими подразделениями компании. 

«Стратегическое планирование сводилось к расклеиванию стикеров на доске Miro», — вспоминает Стефани. «Коллеги могли спросить, зачем мы выполняем ту или иную задачу, и у нас не всегда был хороший ответ», — добавляет Йенс.  

Более того, поскольку первые лица компании не были в курсе того, над чем работают команды, они часто (иногда изо дня в день) обращались к участникам по электронной почте или через Slack. Со временем это стало отвлекать и раздражать многих участников. «Если ежедневно спрашивать коллег, чем они занимаются и чего им удалось достичь, они чувствуют давление, — поясняет Стефани. — Они считают, что я их чересчур контролирую, хотя на самом деле мне просто нужна прозрачность».

Положение дел не отражало ценности команды Doodle, которая всегда стремилась к совершенству и выполняла задачи с энтузиазмом. К счастью, Йенс и бывший директор по гибкой работе Тимофей Евграшин нашли решение.

Четкий порядок и прозрачность помогают командам принять во внимание стратегию

Стефани хотелось, чтобы компания Doodle отказалась от штамповки функции и вела деятельность в соответствии с продуманной стратегией. Суть ее концепции была в том, чтобы связать каждое действие, задание и инициативу с бизнес-целью и чтобы каждый сотрудник понимал, как его усилия вписываются в общую картину. 

Чтобы достичь этих целей, Стефани и Йенс прежде всего внедрили новую систему расстановки приоритетов, предназначенную не только для команды по продукту, но и для всей компании. Сначала Стефани полагала, что новых инструментов для решения проблемы не нужно. По ее мнению, новые принципы можно было сочетать с имеющимся технологическим стеком Doodle, в том числе Jira Software, а затем просто согласовать работу участников.  

«Мне казалось, что это проблема процесса, поэтому приобретение новых инструментов должно было стать пятым или шестым приоритетом, — объясняет она. — Нам нужно было просто и понятно объяснить всей организации, как мы будем двигаться по всем этапам, от разработки идей до измерения результатов». 

Но Йенс и Тимофей считали, что инструмент Jira Product Discovery окажется ценным дополнением. С его помощью они хотели расширить возможности решения Jira Software и развернуть его в Doodle в качестве интерактивного и динамичного единого источника достоверной информации по каждому проекту и на всех этапах цикла разработки продукта.

Интеграция повседневных задач со стратегическим видением

Йенс был знаком с пакетом Atlassian, так как пользовался им на предыдущей должности в быстрорастущей компании по доставке. Поскольку инструмент Jira Product Discovery разрабатывался с расчетом на интеграцию с Jira Software, Йенс и Тимофей решили, что он хорошо впишется в существующие методы работы Doodle. Они познакомили Стефани с этим инструментом. 

«Йенс и Тимофей показали мне, как с помощью Jira Product Discovery можно наладить прозрачный рабочий процесс, непосредственно связанный с заданиями, которые мы на тот момент уже выполняли в Jira, — объясняет она. — Это было поразительно. Jira Product Discovery — это еще один слой, который дополняет Jira, обеспечивает четкий порядок и прозрачность, которых нам так не хватало, и не создает лишних сложностей для сотрудников Doodle».

Специальная система, с помощью которой можно расставлять приоритеты, продумывать стратегию и фиксировать идеи

Тимофей, Йенс и Стефани разработали в Jira Product Discovery схему для расстановки приоритетов и составления дорожной карты. С помощью этого инструмента руководители Doodle определяют основные направления, соответствующие областям потенциального роста и оцененные в зависимости от приоритетов того или иного квартала. Благодаря Jira Product Discovery эти направления можно превратить в конкретные и осуществимые инициативы. Затем команды планируют и реализуют их с помощью Jira Software. 

Стефани и Йенс знали: если нужно, чтобы новая система и инструмент для расстановки приоритетов дали ощутимый результат, их необходимо внедрить во всей организации. «Первоначальная настройка заняла всего около двух недель, — говорит Стефани. — После этого сотрудникам оставалось лишь начать работу с инструментом и процессом, которые мы уже подготовили».

Теперь Jira Product Discovery и Jira Software используются по всей компании. «Jira Product Discovery применяется во всех командах и отделах для обеспечения прозрачности, — объясняет Йенс. — Большинство команд также используют Jira Software. У них не настолько сложные сценарии применения, как у разработчиков, но задачи те же самые».

Совместная работа и прозрачность в масштабе всей организации

Благодаря Jira Product Discovery все инициативы связаны с основными стратегическими направлениями Doodle и четко отсортированы по приоритету, чтобы разработчики уделяли внимание самым важным задачам. «Мы хотим, чтобы команды не брали на себя несколько дел одновременно, а сосредотачивались на самом значимом», — объясняет Стефани. 

А еще руководители инженерных команд могут эффективнее расставлять приоритеты, если им нужно оказать поддержку другим отделам. «Если нас просят сделать что-либо для финансового отдела, какой приоритет нам следует отдать этой задаче по сравнению со следующей инициативой по продукту? — спрашивает Йенс. — До внедрения Jira Product Discovery в первую очередь обслуживались те отделы, которые настойчивее других запрашивали поддержку. Это не лучший способ расстановки приоритетов. Мне хотелось создать многопрофильную команду разработчиков продуктов, участники которой могли бы иногда приходить на помощь другим отделам».

Новая эра совместной работы, коммуникаций и инноваций

«Теперь в Doodle не создают функции, а повышают удобство для пользователей», — говорит Стефани. Под руководством Стефани и Йенса и с помощью Jira Product Discovery компания Doodle превратила планирование и расстановку приоритетов из ситуативной задачи, которая отнимала время от других инициатив, в стратегическую и интегрированную часть текущего рабочего процесса. 

Более того, эта задача требует значительно меньше времени, чем раньше. В прошлом руководители Doodle тратили до 14 часов в квартал на планирование в Miro. Сейчас достаточно 20 минут в месяц, чтобы ознакомиться с данными в Jira Product Discovery, после чего можно двигаться дальше. 

В результате команды Doodle добились значительных улучшений в четырех ключевых областях.

1. Перенаправление ресурсов в сторону инноваций

Когда Стефани только вступила в должность генерального директора по продуктам, у разработчиков почти не было времени на инновации. Их силы уходили на улучшение имеющегося пользовательского интерфейса. Теперь команда Doodle четко определяет приоритеты и работает эффективнее. Кроме того, им удалось перенаправить 50 % ресурсов на внедрение инноваций.

2. Полная прозрачность и эффективная совместная работа

Стратегические цели и планы Doodle внесены в Jira Product Discovery. Согласовав задачи, команды ведут разработку и осуществляют поставку с помощью Jira Software. Поскольку инструменты взаимосвязаны, участники могут детально отслеживать задачи в Jira Software и вместе с этим оставаться в курсе общей картины при помощи индикаторов выполнения в Jira Product Discovery. Кроме того, благодаря возможностям контроля с любым уровнем детализации руководители получают всю необходимую информацию, и им не нужно беспокоить сотрудников.

3. Вовлеченность и осведомленность сотрудников

После внедрения Jira Product Discovery в Doodle возрос индекс чистой лояльности сотрудников. В опросах участники команд регулярно отмечают культуру прозрачности, царящую в коллективе. От команд больше не требуется постоянно демонстрировать руководителям результаты. Это повышает степень доверия и помогает участникам понять, что их ценят. А поскольку все задания связаны со стратегическими направлениями в Jira Product Discovery, сотрудники понимают, каким главным целям способствуют их усилия и какое место они занимают в общей деятельности Doodle. Это особенно важно для разработчиков. Теперь у них куда больше целеустремленности!

4. Комплексные показатели с использованием подробных метрик

После внедрения Jira Product Discovery у компании Doodle не только улучшились важные показатели, но и поменялся подход к оценке результатов. Перейдя от измерения скорости разработки продукта к более целостному анализу времени цикла, они смогли ускорить выполнение заказов примерно на 25 %. Хотя компания по-прежнему отслеживает индекс потребительской лояльности (NPS), особое внимание теперь уделяется индексу потребительских усилий (CES), поскольку он дает больше сведений. Компании быстро удалось повысить оценку с 3,6 балла из 5,0 до 4,0 и выше.

Бренд, планирующий будущее, лучше подготовлен к расстановке приоритетов, разработке планов и объединению людей

С момента внедрения Jira Product Discovery команды компании Doodle стали более сосредоточенными и согласованными и начали применять совершенно новые способы работы, чтобы упрощать составление расписаний. «На сегодняшний день мы уверены, что предоставляем клиентам обслуживание отличного качества, а показатели CES и NPS подтверждают нашу правоту, — отмечает Стефани. — Нам удалось сместить основной фокус на концепции подготовки к будущему».

Так, например, один из новейших продуктов Doodle, Sign-Up Sheets, позволяет различным пользователям Doodle — от бизнес-профессионалов до семейных групп и компаний друзей — приглашать любое количество людей в заранее определенные промежутки времени.

Благодаря Jira Product Discovery компания Doodle не ограничивается расширением и улучшением своих продуктов. Под вдохновенным совместным руководством Йенса и Стефани компания принимает совершенно новую парадигму. Теперь их ориентированная на клиента культура опирается на радикальную прозрачность, строгую расстановку приоритетов и стратегические решения, основанные на данных. Совершенствуя процессы исследования и планирования, компания Doodle готова и дальше объединять людей на протяжении десятилетий.