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Grundlagen der Buchhaltung für Kleinunternehmen (+5 Tipps für Anfänger)

9. Dezember 2022
von Mary Clare Novak

Kleinunternehmer-Buchhaltungsdokumente und Tipps

In diesem Leitfaden zur Buchhaltung für Kleinunternehmer werden wir die drei wichtigsten Finanzberichte sowie einige Tipps für Erstbuchhalter durchgehen.

Kleinunternehmer-Buchhaltungsdokumente

Um die Finanzen Ihres Kleinunternehmens in Ordnung zu halten, gibt es drei Buchhaltungsdokumente, die Sie aktualisieren müssen: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.

Schauen wir uns an, wie man mit jedem dieser Dokumente arbeitet und welche Konzepte Sie kennen müssen, bevor Sie loslegen.

Gewinn- und Verlustrechnung

Gut, Sie haben Ihre erste Abrechnungsperiode abgeschlossen. Es ist Zeit, die Bücher zu öffnen, und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ist ein guter Ausgangspunkt.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Einnahmen und Ausgaben, die Ihr Unternehmen in einem bestimmten Abrechnungszeitraum hatte. Im Wesentlichen legt sie dar, wie viel Geld Sie verdient und wie viel Sie ausgegeben haben, und zeigt letztendlich die Rentabilität Ihres Unternehmens.

Unten ist ein Beispiel dafür, wie eine typische Gewinn- und Verlustrechnung aussehen könnte:

income statement

Wie Sie sehen können, gibt es viele verschiedene Teile in einer Gewinn- und Verlustrechnung. Lassen Sie uns schnell definieren, was jeder Begriff in der Gewinn- und Verlustrechnung bedeutet, um ein besseres Verständnis zu bekommen.

Gesamteinnahmen: der Betrag, den ein Unternehmen verdient
Herstellungskosten (COGS): direkte Kosten für die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung (Materialien, Arbeit usw.)
Bruttogewinn: Einnahmen minus Herstellungskosten
Vertriebs- und Verwaltungskosten: Kosten, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen (Miete, Nebenkosten usw.)
Abschreibung: Kosten des Wertverlusts eines Vermögenswerts
Betriebsgewinn: Gewinn aus den Kerngeschäftsaktivitäten
Zinsen auf Darlehen: Zinsen, die Sie auf aufgenommene Darlehen zahlen
Gewinn vor Steuern: das Geld, das Sie haben, bevor es besteuert wird
Kleinunternehmersteuern: der Betrag, den Sie an Kleinunternehmersteuern zahlen, hängt von Ihrer Unternehmensstruktur ab
Gewinn verfügbar für Aktionäre: der Betrag, der in Form von Dividenden ausgezahlt werden kann
Dividenden: Zahlung an Aktionäre
Nettogewinn: Ihr endgültiges Einkommen

Möchten Sie mehr Details zu diesen Konzepten? Schauen Sie sich unsere Ressource zu Buchhaltungsbegriffen an, um ein besseres Verständnis ihrer Auswirkungen auf ein Unternehmen zu bekommen.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht jeder die gleichen Ausgaben in seiner Gewinn- und Verlustrechnung aufgelistet hat. Vielleicht hat ein bestimmtes Kleinunternehmen keine Investoren, sodass es keine Dividenden zahlen muss. Ein anderes Kleinunternehmen hat möglicherweise derzeit keine Darlehen, sodass es keine Zinsen berücksichtigen muss. Solange Sie alle Ausgaben berücksichtigen, die Ihr Unternehmen hatte, sollte Ihre Gewinn- und Verlustrechnung korrekt sein.

Wenn Sie mitgemacht haben, haben Sie vielleicht bemerkt, dass die obige Gewinn- und Verlustrechnung viele Ausgaben nacheinander abgezogen hat. Das ist genau richtig.

Nettogewinn = Einnahmen - Ausgaben

Ich bin sicher, Sie fragen sich, warum jemand etwas so sehr verkomplizieren würde. Viele Geschäftsinhaber trennen ihre Ausgaben in verschiedene Kategorien, damit sie bestimmte Bereiche herauspicken können, in denen sie beim Ausgeben vorsichtiger sein müssen. Die Trennung von Ausgaben ist nicht notwendig, kann aber hilfreich sein, um Ihr Unternehmen besser zu verstehen.

Schnelle Überprüfung der Gewinn- und Verlustrechnung

  • Eine Gewinn- und Verlustrechnung verfolgt Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Abrechnungszeitraum.
  • Das Endergebnis ist der Nettogewinn oder die Rentabilität Ihres Unternehmens.
  • Ausgaben können in verschiedene Kategorien aufgeteilt werden, um die Organisation zu erleichtern, aber letztendlich werden sie alle auf die gleiche Weise berücksichtigt.

Bilanz

Jetzt, da Sie die Gewinn- und Verlustrechnung im Griff haben, machen Sie eine Pause, schnappen Sie sich einen Snack und vielleicht eine Tasse Kaffee. Es ist Zeit, die Bilanz anzugehen.

Was ist eine Bilanz?

Eine Bilanz ist einer der Hauptfinanzberichte, der die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital eines Unternehmens berichtet. Sie zeigt, wie viel ein Unternehmen besitzt, wie viel es schuldet und den Betrag, der von Aktionären investiert wurde.

Das Wort Bilanz wird hier nicht zufällig verwendet. Die Bilanz ist in zwei Abschnitte unterteilt: einen mit Vermögenswerten, den anderen mit Verbindlichkeiten und Eigenkapital der Aktionäre. Diese Teile werden in eine Gleichung gesetzt.

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital der Aktionäre

Wenn korrekt berechnet, sind beide Seiten der Bilanzgleichung gleich. Daher das Wort Bilanz.

Unten ist ein Beispiel dafür, wie die Organisation der verschiedenen Teile einer Bilanz aussehen könnte:

balance sheet

Uff. Das sind viele Begriffe. Lassen Sie uns alle durchgehen und definieren, damit Sie genau wissen, was zu quantifizieren ist, wenn Sie eine Bilanz erstellen.

Vermögenswerte: alles, was Ihr Unternehmen besitzt
Umlaufvermögen: alles, was Ihr Unternehmen besitzt und innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden kann (Bargeld, Inventar usw.)
Anlagevermögen: alles, was Ihr Unternehmen besitzt und länger als ein Jahr genutzt werden kann (Ausrüstung, Immobilien usw.)
Immaterielle Vermögenswerte: ein nicht-physischer Vermögenswert, der länger als ein Jahr genutzt werden kann (Patent, Marken usw.)
Verbindlichkeiten: alles, was Ihr Unternehmen schuldet
Kurzfristige Verbindlichkeiten: Schulden, die innerhalb eines Jahres nach der Bilanz bezahlt werden müssen
Langfristige Verbindlichkeiten: Schulden, die nicht innerhalb eines Jahres nach der Bilanz bezahlt werden
Eigenkapital der Aktionäre: gesamtes Kapital, das den Aktionären gehört
Eigenkapital: in Ihr Unternehmen investiertes Geld
Gewinnrücklagen: Nettogewinn, bevor Dividenden an Investoren ausgezahlt werden

Also, alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Gesamtvermögenswerte, Gesamtverbindlichkeiten und das Eigenkapital der Aktionäre zu finden, die obige Gleichung zu verwenden und sicherzustellen, dass beide Seiten gleich sind.

Während es einfacher ist, Darlehen und wie viel Geld in Ihr Unternehmen investiert wurde, im Auge zu behalten, ist das Management von Vermögenswerten eine andere Geschichte. Erwägen Sie die Verwendung von Asset-Management-Software, um im Auge zu behalten, was Ihr Unternehmen besitzt. Dies wird Ihr Leben erheblich erleichtern, wenn es darum geht, eine Bilanz zu erstellen.

Schnelle Überprüfung der Bilanz

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  • Eine Bilanz zeigt, was ein Unternehmen besitzt, was es schuldet und wie viel in sein Geschäft investiert wurde.
  • Die Ergebnisse zeigen die finanzielle Position eines Unternehmens.
  • Beide Seiten der Buchhaltungsgleichung in einer Bilanz müssen gleich sein.
Kapitalflussrechnung

Zwei geschafft, eins noch zu gehen. Es ist Zeit, sich die Kapitalflussrechnung anzusehen.

Was ist eine Kapitalflussrechnung?

Eine Kapitalflussrechnung ist ein Finanzdokument, das zeigt, wie viel Geld in ein Unternehmen hinein- und herausfließt. Sie zeigt, wie ein Unternehmen mit Bargeld umgeht, also wie gut es seine Schulden bezahlt und seine Geschäfte finanziert.

Im Grunde genommen ist die Erstellung einer Kapitalflussrechnung einfach das Stellen von zwei Fragen über Geld:

„Woher kam es?“

„Wohin ging es?“

Es gibt drei Hauptkomponenten einer Kapitalflussrechnung.

Bargeld aus operativen Tätigkeiten

Bargeld aus operativen Tätigkeiten ist jedes Bargeld, das mit Geschäftstätigkeiten zusammenhängt, also jedes Geld, das mit der Produktion und dem Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung eines Unternehmens verbunden ist. Bei der Erstellung dieser Erklärung berücksichtigen Sie verschiedene Ein- und Ausflüsse von Bargeld aus operativen Tätigkeiten.

Einflüsse:  Ausflüsse: 
Für Dienstleistungen bezahlt werden Lieferanten bezahlen
Von Kunden bezahlt werden Mitarbeiter bezahlen
Eine Steuererstattung erhalten Die Regierung bezahlen
Bargeld aus Investitionstätigkeiten

Bargeld aus Investitionstätigkeiten ist jedes Bargeld, das mit dem Kauf oder Verkauf von Vermögenswerten zusammenhängt. Dies unterscheidet sich von operativen Tätigkeiten, da es sich mehr mit langfristigen Investitionen befasst. Hier sind einige Ein- und Ausflüsse von Bargeld aus Investitionstätigkeiten.

Einflüsse:  Ausflüsse:
Verkauf von Immobilien, Anlagen oder Ausrüstung Kauf von Immobilien, Anlagen oder Ausrüstung
Verkauf von Schulden und Eigenkapital Kauf von Schulden oder Eigenkapital
Eintreiben von Darlehen Geld verleihen
Bargeld aus Finanzierungstätigkeiten

Bargeld aus Finanzierungstätigkeiten ist jedes Bargeld, das mit dem Leihen oder Zurückzahlen von Geld und der Ausgabe von Aktien verbunden ist.

Hier ist eine vereinfachte Version davon, wie eine Kapitalflussrechnung aussehen könnte.

cash flow statement

Dieser Endbestand an Bargeld oder Netto-Cashflow ist die Zunahme oder Abnahme des Bargelds, die Ihr Unternehmen in diesem Abrechnungszeitraum erlebt hat. Ob Sie einen positiven Cashflow haben oder nicht, zeigt externen Stellen, wie Ihr Unternehmen finanziell gewachsen ist.

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Schnelle Überprüfung der Kapitalflussrechnung

  • Eine Kapitalflussrechnung zeigt, wie Geld in ein Unternehmen hinein- und herausfließt.
  • Es gibt drei Haupt-Cash-Aktivitäten: operativ, finanziell und investierend.
  • Das Endergebnis zeigt, wie viel Ihr Unternehmen finanziell gewachsen ist.

TIPP: Möchten Sie Ihre Ausgaben für etwas so Teures wie die Software, die Sie für Ihr Kleinunternehmen verwenden, senken? Melden Sie sich kostenlos bei G2 Track an und verwalten Sie alle Ihre SaaS-Ausgaben auf einem leistungsstarken Dashboard.

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Kleinunternehmer-Buchhaltungstipps

Beim Erstellen all dieser Finanzberichte kann man sich leicht verlieren, frustriert und entmutigt werden. Befolgen Sie diese Tipps, um ein Tief zu vermeiden und die Bücher im Griff zu behalten.

Kennen Sie die Fachsprache

Es gibt viele verschiedene Begriffe, die im Umgang mit Finanzen verwendet werden. Wenn Sie sie nicht verstehen, werfen Sie einen Blick zurück auf Buchhaltung 101 und lernen Sie diese Finanzbegriffe. Ein klares Verständnis davon, was alles bedeutet, hilft, Verwirrung und Fehler in Ihren Finanzberichten zu vermeiden.

Trennen Sie persönliche und geschäftliche Ausgaben

Es spielt keine Rolle, welche der Arten der Unternehmensführung Ihr Unternehmen strukturiert ist. Beim Umgang mit Buchhaltung für Kleinunternehmen ist es am besten, Ihre persönlichen und beruflichen Finanzen vollständig zu trennen. Auf diese Weise können Sie ein klares Bild davon haben, wie Ihr Unternehmen finanziell abschneidet.

Halten Sie alles auf dem neuesten Stand

Bleiben Sie nicht mit Ihrer Buchhaltung im Rückstand. Ausgaben können sich anhäufen, und es kann leicht sein, im Laufe der Zeit den Überblick zu verlieren. Verfolgen Sie jede Ausgabe und aktualisieren Sie Ihre Finanzberichte so schnell wie möglich. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Finanzen im Auge zu behalten, aber kein zusätzliches Geld für den Rat von Buchhaltern ausgeben möchten, schauen Sie sich einige Buchhaltungsdienste an.

Meistern Sie eine Buchhaltungsmethode

Die von Ihnen verwendete Buchhaltungsmethode wirkt sich darauf aus, wie Sie alle Ihre Finanzberichte vorbereiten. Sie haben zwei Optionen.

Kassenbuchhaltung: Sie erfassen Ihre Einnahmen und Ausgaben, wenn Bargeld gesammelt wird. Dies ist eine gute Option für Unternehmen, die ihren Cashflow in Echtzeit sehen möchten.

Periodenabgrenzungsbuchhaltung: Sie erfassen Ihre Einnahmen und Ausgaben, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann das Bargeld ausgetauscht wurde. Dies ist eine gute Option für Unternehmen mit einem langen Buchhaltungszyklus.

Schlagen Sie die Bücher auf

Es steckt viel in der Buchhaltung für Kleinunternehmen. Drei Finanzberichte, ein guter Teil der Zeit und was wie eine Million verschiedener Begriffe klingt, die alle gleich klingen. Es ist überwältigend. Das Beherrschen der Buchhaltung für Kleinunternehmen ist jedoch eine großartige Möglichkeit, mit Geld klug umzugehen, strategische Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen zu verstehen.

Jetzt, da Sie die Grundlagen beherrschen, schauen Sie sich drei andere Kleinunternehmerberichte an, die Sie erstellen möchten, um Ihnen als Eigentümer zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. 

Mary Clare Novak
MCN

Mary Clare Novak

Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)