Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Buchhaltungsmethode, die sich auf verfügbare Mittel konzentriert. Unternehmen verwenden diese Technik, um Transaktionen zu erfassen, wenn sie eine Zahlung leisten oder erhalten. Mit anderen Worten, diese Unternehmen erkennen eine Transaktion erst an, nachdem sie einen Verkauf oder eine Zahlung an einen Lieferanten für Produkte oder Dienstleistungen erhalten haben. Bargeld bezieht sich auf Bankguthaben, Schecks, Rechnungen, Münzen und Zahlungsanweisungen.
Obwohl die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung möglicherweise nur einigen Unternehmen bei der Finanzverwaltung hilft, kann Buchhaltungssoftware durch effizientes Finanzdatenmanagement Zeit und andere Ressourcen sparen.
Wer verwendet die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Da die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn der Geldtransfer erfolgt, ist sie für große Unternehmen, Unternehmen mit Lagerbeständen oder Organisationen, die Dienstleistungen auf Kredit anbieten, nicht praktikabel.
Nach den Allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) sind US-Unternehmen und -Konzerne mit einem jährlichen Durchschnittseinkommen von mehr als 25 Millionen Dollar über drei aufeinanderfolgende Jahre verpflichtet, die periodengerechte Buchhaltung zu verwenden.
Für Selbstständige und kleine Unternehmen kann jedoch, solange die Umsätze unter der 25-Millionen-Dollar-Grenze liegen, je nach Bankanforderungen entweder die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder die periodengerechte Buchhaltung verwendet werden. Für kleine Unternehmen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einfach zu pflegen, ohne sich um Forderungen oder Verbindlichkeiten kümmern zu müssen. Sie gibt ihnen auch eine klare Vorstellung davon, wie viel Geld sie für Einkäufe haben.
Beispiel für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Angenommen, das Unternehmen ABC verkauft Lebensmittelzutaten. Es stellt einem Kunden am 10. Mai eine Rechnung über 2.000 Dollar für Rohstoffe aus und erhält die Zahlung am 10. Juni gemäß seiner 30-Tage-Kreditrichtlinie.
Nach der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst das Unternehmen den Verkauf in der Kapitalflussrechnung am 10. Juni, wenn der Betrag eingegangen ist.
Bei den Ausgaben, wenn das Unternehmen ABC am 22. April einen Kaufantrag über 800 Dollar für eine Zutat stellt und den Lieferanten am 22. Mai bezahlt, erfasst das Unternehmen den Betrag am 22. Mai.
Die Gewinn- und Verlustrechnung für ABC würde folgendermaßen aussehen:
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ABC’s Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) |
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Monat |
Kosten der verkauften Waren ($) |
Erhaltene Einnahmen ($) |
Erhobener PO-Betrag ($) |
Bezahlte Ausgaben ($) |
Nettoeinkommen ($) |
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April |
0 |
0 |
800 |
0 |
0 |
|
Mai |
2.000 |
0 |
0 |
800 |
-800 |
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Juni |
0 |
2.000 |
0 |
0 |
2.000 |
Wie im obigen Beispiel zu sehen ist, scheint der Juni mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein profitabler Monat zu sein, während der Mai ein verlustbringender ist. Bei genauerer Analyse können wir jedoch sehen, dass der Mai der Monat ist, in dem Verkäufe ohne Ausgaben erfasst wurden.
Vorteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Kleine Unternehmen können viele Vorteile aus der Verwendung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ziehen.
- Angemessene Lernkurve: Die Buchhaltung ist mit dieser Methode einfach und unkompliziert. Die Führung von Aufzeichnungen kann manuell oder mit jeder Buchhaltungssoftware erfolgen, ohne die Hilfe eines externen Fachmanns.
- Aktuelle Informationen zum Cashflow: Für kleine Organisationen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine großartige Möglichkeit, zu verstehen, wie viel Geld das Unternehmen zur Verfügung hat. Diese kurzfristige Bewertung bietet ein klares Bild des Cashflows, und durch das Studium kann die Buchhaltungsabteilung die Ressourcennutzung bewerten.
- Steuerzwecke: Steuererklärungen werden nur auf erhaltenes Bargeld eingereicht, sodass Unternehmen ihre Transaktionen zu ihrem Vorteil zeitlich steuern können, indem sie Ausgaben verlangsamen oder beschleunigen.
- Einfachere Aufzeichnungsverwaltung: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein einfaches Buchungssystem, das jede Transaktion einmal als Bargeld erfasst, was die Nachverfolgung von Aufzeichnungen vereinfacht.
Nachteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Obwohl der Mangel an Komplexität ansprechend ist, hat die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch Nachteile.
- Genauigkeit auf kurze Sicht: Bei der Betrachtung der langfristigen Rentabilität können die Aufzeichnungen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung irreführend sein. Da die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keine fakturierten Beträge oder zukünftigen Ausgaben berücksichtigt, können die Gewinnzahlen ungenau sein. Beispielsweise zeigt ein Unternehmen, das in einem Monat weniger Verkäufe registriert, während es ausstehende Zahlungen erhält, diesen Monat als hochprofitabel, während das Nettoeinkommen geringer ist.
- Möglichkeiten für Datenabweichungen: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist anfällig für einfache menschliche Fehler und böswillige menschliche Absichten. Es ist möglich, dass unehrliche Mitarbeiter Aufzeichnungen manipulieren, indem sie erhaltene Schecks nicht einlösen, Ausgaben erhöhen und Einnahmen verbergen.
- Einschränkungen: GAAP verlangt von Unternehmen, Finanzaufzeichnungen nach der periodengerechten Buchhaltung zu erstellen, da sie Verkäufe erfasst, wenn sie auftreten. Laut IRS müssen auch Unternehmen, die Lagerbestände führen, oder Unternehmen mit einem jährlichen Durchschnittseinkommen von mehr als 25 Millionen Dollar die periodengerechte Buchhaltung verwenden.
- Darlehen: Einige Kreditgeber bevorzugen möglicherweise periodengerechte Finanzberichte bei der Vergabe eines Darlehens, da sie eine genauere Darstellung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens bieten.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vs. periodengerechte Buchhaltung
Unternehmen müssen sich für ein Buchhaltungssystem entscheiden, da es die Steuerberechnungen beeinflusst. Der Unterschied zwischen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der periodengerechten Buchhaltung liegt darin, wann Einnahmen und Ausgaben erfasst werden.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst Einnahmen und Ausgaben nur, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Bargeldzuflüsse und -abflüsse werden für finanzielle Transaktionen erfasst. Forderungen (Geldeingänge) und Verbindlichkeiten sind kein Faktor; sie werden erst in eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen, wenn die Rechnung beglichen ist.
Darüber hinaus werden Lagerbestände, Teilzahlungen oder uneinbringliche Forderungen nicht überwacht. In diesem Fall ist das einzige zu versteuernde Einkommen das Geld, das beim Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung erhalten wird.
Es eignet sich für Kleinunternehmer, Einzelunternehmer, Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer.
Die periodengerechte Buchhaltung ist komplexer und zeitaufwändiger. Sie erkennt verdiente Einnahmen und aufgelaufene Ausgaben an, unabhängig davon, ob Bargeld gutgeschrieben oder belastet wurde. Die Finanzberichte erfassen alle Forderungen, Verbindlichkeiten und Lagerbestandsaktualisierungen. Daher bieten sie ein genaueres Bild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens für die langfristige Planung.
Es ist eine GAAP-konforme Methode, die von Banken akzeptiert und von Investoren gefordert wird. Bei der periodengerechten Buchhaltung sind auch ausstehende Zahlungen oder aufgelaufene Einnahmen steuerpflichtig.
Große und kleine Unternehmen können die periodengerechte Buchhaltung anwenden, und sie ist für Unternehmen mit einem durchschnittlichen Jahresumsatz von mehr als 25 Millionen Dollar obligatorisch.
Die Erfassung und Verwaltung des Cashflows ist entscheidend für die Finanzverwaltung. Schauen Sie sich an, wie Cash-Management helfen kann, die finanzielle Stabilität zu erhalten.
Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.