Melhor Software de Gestão de Registros Públicos

O que é Software de Gestão de Registros Públicos?

Quais são as Características Comuns do Software de Gestão de Registros Públicos?

Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Registros Públicos?

Quem Usa Software de Gestão de Registros Públicos?

Cidadãos: Nos Estados Unidos, as leis de registros abertos—Lei de Liberdade de Informação (FOIA)—exigem a divulgação completa ou parcial de dados e documentos não divulgados ou não compartilhados geridos por entidades federais, estaduais ou outras entidades públicas dos EUA mediante solicitação. Da mesma forma, numerosos governos em todo o mundo têm suas versões dessa legislação. As agências governamentais usam software de gestão de registros públicos para recuperar e compartilhar registros públicos com os cidadãos mediante suas solicitações feitas através do portal público do software.

Agências governamentais: A gestão de registros públicos para agências governamentais é crucial. Governos estaduais, federais e locais produzem registros públicos constantemente. Esses registros fornecem insights sobre condutas e ações tomadas que são de interesse público. O software de gestão de solicitações de registros públicos permite que organizações governamentais aceitem, processem e respondam a solicitações FOIA. 

Equipes jurídicas: As equipes jurídicas usam software de gestão de registros públicos para acessar documentos legais, registros judiciais e outras informações públicas cruciais para a gestão de casos, conduzir pesquisas e preparar argumentos legais de forma eficiente e precisa.

Meios de comunicação e veículos de jornalismo: Jornalistas utilizam sistemas de gestão de registros públicos para acessar registros governamentais, dados públicos e informações históricas, permitindo-lhes investigar histórias, verificar informações e fornecer notícias confiáveis e precisas.

Quais são as Alternativas ao Software de Gestão de Registros Públicos?

Soluções alternativas que podem substituir parcialmente o software de gestão de registros públicos incluem:

Sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM): Os sistemas ECM oferecem capacidades abrangentes de gestão de registros e documentos, recursos avançados de fluxo de trabalho e colaboração. Embora as soluções ECM possam lidar efetivamente com registros públicos, muitas vezes exigem uma configuração mais extensa para abordar as nuances legais e de conformidade específicas necessárias para a gestão de registros do setor público.

Software de arquivamento de informações empresariais: O software de arquivamento de informações empresariais pode armazenar e gerenciar com segurança grandes volumes de informações críticas, fornecendo armazenamento de longo prazo e capacidades de recuperação eficientes para registros públicos arquivados.

Software Relacionado ao Software de Gestão de Registros Públicos

Soluções relacionadas que podem ser usadas juntamente com o software de gestão de registros públicos incluem:

Software de eDiscovery: O software de eDiscovery auxilia na busca e recuperação de documentos específicos do sistema de gestão de registros públicos relevantes para casos legais. Este processo diminui a chance de negligenciar detalhes importantes. Além disso, o software melhora as capacidades de relatórios e análise, fortalecendo, em última análise, a tomada de decisões legais.

Software de engajamento cidadão: O software de engajamento cidadão facilita a interação entre entidades governamentais e cidadãos, e quando combinado com o software de gestão de registros públicos, permite acesso público transparente a informações, feedback e serviços governamentais, promovendo uma cidadania mais engajada e informada.

Desafios com o Software de Gestão de Registros Públicos

O software de gestão de registros públicos pode vir com seu próprio conjunto de desafios.

Transformação digital e dados legados: Muitos registros públicos eram tradicionalmente mantidos em formatos físicos, mas agora estão sendo digitalizados. A transição de sistemas baseados em papel para formatos digitais, preservando a integridade e acessibilidade dos registros históricos, pode ser complexa. Os usuários citaram problemas de precisão, consistência e integridade dos dados durante o processo de migração.

Privacidade de dados: Apesar de todos os recursos de segurança que o software de gestão de registros públicos oferece, preocupações potenciais com a privacidade de dados persistem. Violações de dados continuam sendo um risco, pois mesmo os sistemas mais seguros podem ser vulneráveis. Além disso, acesso inadequado, ameaças internas, falta de conscientização e treinamento dos usuários e regulamentos em evolução podem criar complexidades na proteção de registros públicos.

Como Comprar Software de Gestão de Registros Públicos?

Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Registros Públicos

Reunir o máximo de informações possível é crucial ao planejar a compra de software de gestão de registros públicos para garantir que o software atenda às necessidades da organização. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas ao procurar uma solução de software de gestão de registros públicos:

• Quais são os recursos principais?
• O software é intuitivo e fácil de usar ou requer treinamento extensivo?
• O software é personalizável para se alinhar às necessidades e fluxos de trabalho da organização?
• Como o software garante a segurança e a confidencialidade dos registros públicos sensíveis?
• Está em conformidade com os regulamentos e padrões relevantes para a gestão de registros públicos, como HIPAA ou GDPR?
• O software pode se integrar a outros sistemas que a organização usa?
• O fornecedor oferece treinamento para a equipe sobre como usar o software e oferece suporte técnico contínuo caso surjam problemas?
• Qual é a estrutura de preços e o custo inclui taxas de licenciamento, custos de implementação e manutenção contínua?
• O software pode lidar com o crescimento potencial das necessidades de gestão de registros da agência ao longo do tempo e há custos adicionais associados à expansão?
• O software pode ajudar na migração de registros públicos existentes do sistema atual com integridade de dados?
• O fornecedor fornece atualizações e melhorias regulares para o software e as atualizações estão incluídas no preço ou exigem custos adicionais?

Responder a essas perguntas pode ser difícil. No entanto, elas fornecem uma base sólida para construir a lista longa.

Comparar Produtos de Software de Gestão de Registros Públicos

Crie uma lista longa

Dada a quantidade de opções para escolher no mercado de software de gestão de registros públicos, avaliar e comparar as respostas às perguntas acima é crucial. Nesta fase, também é essencial avaliar a reputação do fornecedor e as experiências dos compradores de organizações semelhantes, lendo avaliações autênticas de usuários no G2.com.

Crie uma lista curta

Após compilar as respostas à pergunta acima e compará-las, o próximo passo é aprofundar-se em cada software de gestão de registros públicos com mais escrutínio. Os compradores precisam fazer uma comparação lado a lado mais detalhada para verificar se o software se alinha aos requisitos da organização.

Isso inclui avaliar recursos e funcionalidades adicionais além dos recursos essenciais do sistema de gestão de registros públicos que beneficiariam a organização. Os compradores podem usar as avaliações e recursos de comparação do G2 para comparar produtos e reduzir sua lista.

Conduza demonstrações

Após selecionar os fornecedores, os compradores podem solicitar demonstrações para obter experiência prática e avaliar a adequação do software para suas necessidades específicas. É importante notar que, para uma experiência de demonstração tranquila, os usuários devem garantir que o fornecedor esteja bem informado sobre suas necessidades e requisitos com antecedência. Esta preparação permite que o fornecedor adapte sua apresentação de forma eficaz.

Durante a demonstração, os usuários devem explorar vários aspectos, como testar as capacidades de digitalização e upload de documentos do software, entender a funcionalidade do recurso de redação e aprender o fluxo de trabalho do software para gerenciar solicitações. Entender como o software simplifica o processo para cidadãos que fazem solicitações versus funcionários que respondem a essas solicitações fornece insights valiosos sobre a praticidade e facilidade de uso do software.

Ao simular cenários e buscar explicações detalhadas em áreas específicas, os usuários podem entender melhor como o software se alinha às suas necessidades operacionais e conformidade regulatória, permitindo um processo de tomada de decisão bem informado.

Seleção de Software de Gestão de Registros Públicos

Escolha uma equipe de seleção

Escolher a equipe de seleção certa para decidir a melhor solução de software é crítico. A equipe de seleção para software de gestão de registros públicos deve incluir diferentes personas com as habilidades, interesses e tempo necessários da equipe de gestão de registros, equipe de TI, equipe jurídica e de conformidade e líderes-chave de diferentes departamentos.

Negociação

O preço é uma decisão chave que pode fazer ou quebrar um acordo. Os compradores devem discutir a estrutura de preços e verificar se há taxas de licenciamento ou custos adicionais. Os compradores podem solicitar cotações de vários fornecedores, compará-las e usá-las como alavanca para negociar melhores termos com seu fornecedor preferido.

O comprador deve prestar atenção aos termos do contrato, incluindo a duração do acordo e os termos de renovação, e pode negociar termos que funcionem para as necessidades de longo prazo de sua organização e não deve hesitar em pedir descontos, especialmente se estiver considerando um compromisso de longo prazo. Uma vez que o comprador tenha chegado a um acordo, deve garantir que os termos negociados sejam documentados no contrato para evitar mal-entendidos posteriormente.

Decisão final

Os compradores podem optar por um teste de software, se possível. Testar o software permite que os usuários avaliem seus recursos na prática. Após o teste, os usuários podem coletar feedback que contribui para o processo de tomada de decisão final. A decisão final requer consenso de toda a equipe de seleção, o que garante alinhamento com os requisitos da organização.

Quanto Custa o Software de Gestão de Registros Públicos?

O custo do software de gestão de registros públicos é influenciado por fatores como indústria, região geográfica, recursos e funcionalidades e a empresa que oferece o software.

Geralmente, existem duas maneiras principais de adquirir este software—uma compra única ou um modelo de assinatura. O custo inicial de uma compra única é maior do que o de uma assinatura, mas elimina taxas contínuas pelo uso do software ano após ano. Por outro lado, um modelo de assinatura é geralmente mais econômico inicialmente. Ele permite mais flexibilidade, mas pode limitar quantos usuários podem acessá-lo ao mesmo tempo.

Personalizações e integrações também podem resultar em despesas adicionais. Portanto, obter cotações exatas para todos os recursos oferecidos por diferentes fornecedores e compará-las é crucial. Muitos fornecedores também oferecem testes gratuitos ou versões limitadas do software de gestão de registros públicos para que as organizações experimentem antes de fazer um compromisso financeiro.

Tendências do Software de Gestão de Registros Públicos

Adoção crescente de plataformas em nuvem

A nuvem oferece acessibilidade remota, escalabilidade, eficiência de custos e atualizações automáticas, promovendo a colaboração enquanto melhora a segurança e garante conformidade com as leis. As organizações se beneficiam da redução de custos de TI e recuperação robusta de desastres.

Integração de capacidades de IA

IA e automação estão sendo integradas ao software de gestão de registros públicos para simplificar processos de gestão de registros, categorizar dados e melhorar as capacidades de busca. Isso melhorou a eficiência geral da gestão de registros ao reduzir o esforço manual.