Esempi di ordine del giorno di una riunione: come pianificare, scrivere e implementare

È probabile che tu abbia provato quella sensazione dolorosa che si manifesta quando non sei sicuro del motivo per cui ti trovi in una riunione e non sai cosa aspettarti. Le riunioni senza ordine del giorno tendono a provocare quella sensazione: ecco perché crediamo che gli ordini del giorno delle riunioni dovrebbero essere parte integrante della tua cultura delle riunioni.

Un ordine del giorno efficace comunica lo scopo della riunione, offre al tuo team la possibilità di preparare i propri punti da trattare e fa in modo che tutti siano nei tempi previsti.

Che tu stia pianificando la tua prossima riunione della bacheca, del personale o aziendale, ti aiuteremo a scrivere un ordine del giorno che massimizzerà il potenziale della tua riunione.

Cos'è un ordine del giorno della riunione?

Un ordine del giorno funge da roadmap strutturata per la tua riunione, dettagliando gli argomenti e le attività pianificate. Il suo ruolo principale è quello di fornire ai partecipanti un framework chiaro, che definisca la sequenza degli eventi, il responsabile di ogni punto dell’ordine del giorno e il tempo assegnato a ogni attività. Avere questo ordine del giorno come guida sia prima che durante la riunione aiuta a facilitare un flusso di discussione efficiente e produttivo.

Come scrivere un ordine del giorno per una riunione

La creazione di un ordine del giorno è un passaggio fondamentale per garantire una riunione mirata e produttiva. Ecco come farlo in modo efficace.

1. Definisci chiaramente gli obiettivi della riunione

Il primo passo per redigere l’ordine del giorno di una riunione è definire chiaramente gli obiettivi. Nel definire l’obiettivo, cerca di essere il più specifico possibile. Questa specificità aiuta a guidare la discussione e a garantire che la riunione rimanga mirata. Aiuta anche gli stakeholder a prepararsi per la riunione.

Ad esempio, se l’obiettivo è quello di finalizzare il budget per il prossimo trimestre o discutere di nuove opportunità per l’azienda, i partecipanti arriveranno preparati con dati e approfondimenti pertinenti.

Un obiettivo ben definito aiuta anche a impostare il tono della riunione e ad allineare le aspettative di tutti. Questa chiarezza porta a una discussione più strutturata e a una riunione complessivamente più produttiva.

2. Invita i partecipanti a dare il proprio contributo

Invitare i partecipanti a fornire il proprio contributo prima di finalizzare l’ordine del giorno è un passaggio fondamentale per creare un piano di riunione completo e inclusivo. Ciò implica contattare i potenziali partecipanti e chiedere se c’è qualcosa di specifico che vorrebbero discutere o aggiungere all’ordine del giorno della riunione.

Ad esempio, se stai pianificando una riunione per un team di progetto, potresti inviare un’email chiedendo a ciascun membro di suggerire argomenti che ritiene importanti da affrontare. Ciò potrebbe rivelare problemi o idee che non avevi considerato, garantendo un ordine del giorno più completo.

Incorporare il contributo dei partecipanti non solo rende l’ordine del giorno più completo, ma aumenta anche il coinvolgimento. Quando i membri del team vedono che i loro suggerimenti sono stati inclusi, si sentono apprezzati e sono più propensi a partecipare attivamente alla riunione. Inoltre, garantisce che la riunione affronti le preoccupazioni di tutti i partecipanti.

La raccolta di input può essere effettuata attraverso vari canali, come email, documenti condivisi o strumenti di collaborazione per i team. La chiave è rendere più facile per i partecipanti alla riunione contribuire e garantire che i loro suggerimenti siano presi in considerazione e, se del caso, inclusi nell'ordine del giorno finale.

3. Delinea le domande chiave per la discussione

Fare un elenco di cose importanti di cui parlare è importante per mantenere la riunione nei tempi previsti e concentrata. Inizia identificando i principali argomenti della riunione che devono essere affrontati e formulandoli come domande.

Ad esempio, se la riunione ha lo scopo di discutere lo stato di avanzamento di un progetto in corso, le domande chiave potrebbero includere:

• Cos'è che ostacola attualmente il progetto?

• Come monitoriamo la cronologia dei progetti?

• Quali risorse sono necessarie per mantenere il ritmo di lavoro?

Queste domande fungono da spunti di discussione e da guida per la discussione, assicurando che tutti gli argomenti rilevanti siano trattati. Aiutano anche a strutturare la conversazione, rendendo più facile per i partecipanti prepararsi e impegnarsi in modo efficace.

4. Definisci lo scopo di ogni attività

Ogni attività o argomento all’ordine del giorno dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito. Questa trasparenza aiuta i partecipanti a comprendere l’importanza di ogni punto di discussione e il modo in cui si collega all’obiettivo generale della riunione.

Ad esempio, se uno degli elementi dell’ordine del giorno è la revisione dei recenti feedback dei clienti e delle metriche sulle prestazioni, lo scopo potrebbe essere quello di identificare le aree di miglioramento del servizio clienti. Dichiarando questo scopo, i partecipanti possono concentrare i loro pensieri su questo obiettivo specifico, portando a una discussione più mirata e fruttuosa.

Definire lo scopo di ogni attività aiuta anche a evitare che la riunione vada fuori tema. Quando i partecipanti capiscono perché un argomento viene discusso, è meno probabile che si allontanino dall’argomento, rendendo la riunione più efficiente.

5. Assegna il tempo per i punti dell'ordine del giorno

Una gestione efficace della riunione richiede di assegnare del tempo a ogni punto dell’ordine del giorno. Ciò include la determinazione della quantità di tempo necessaria per ogni argomento o attività della riunione e la pianificazione appropriata della riunione.

Per esempio, se hai cinque voci nell’ordine del giorno, potresti dedicare 10 minuti a un brief, 20 minuti al brainstorming e 15 minuti alla discussione delle azioni da compiere. Questa assegnazione del tempo dovrebbe essere basata sulla complessità e sull’importanza di ciascun argomento.

Una gestione efficace del tempo richiede di essere realistici con le stime del tempo e di considerare il tempo extra per conversazioni o richieste impreviste. Questo approccio aiuta a mantenere la riunione entro i tempi previsti, a rispettare il tempo di tutti e a mantenere la concentrazione.

6. Assegna facilitatori per gli argomenti

Assegnare dei facilitatori per ogni argomento all’ordine del giorno può migliorare notevolmente l’efficacia della riunione. Il ruolo di un moderatore è quello di guidare la conversazione, assicurarsi che proceda nei tempi previsti e che tutti possano esprimere la propria opinione.

Ad esempio, se uno degli argomenti all’ordine del giorno è la discussione delle strategie di vendita, potresti assegnare questo argomento a un venditore senior. La sua esperienza e familiarità con l’argomento possono aiutare a condurre la conversazione in modo produttivo.

I moderatori dovrebbero essere scelti in base alla loro conoscenza dell’argomento e alla loro capacità di gestire le discussioni di gruppo. Dovrebbero anche essere informati sul loro ruolo e sulle aspettative per la discussione.

7. Scrivi l’ordine del giorno della riunione

Infine, raggruppa tutti gli elementi in un ordine del giorno strutturato e completo. L’ordine del giorno dovrebbe includere l’obiettivo della riunione, un elenco di argomenti da discutere con i loro obiettivi, l’assegnazione del tempo e i moderatori assegnati. Questa struttura fornisce una roadmap chiara per la riunione, assicurando che tutti i punti importanti siano trattati.

Condividi l’ordine del giorno con tutti i partecipanti con largo anticipo rispetto alla riunione. Ciò consente loro di prepararsi e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Un ordine del giorno ben scritto è uno strumento fondamentale per organizzare una riunione efficace e produttiva.

Suggerimenti per creare un ordine del giorno efficace

Iniziamo con alcuni dei nostri suggerimenti preferiti su come creare un ordine del giorno di successo, in modo da ottenere il massimo dalla tua riunione:

• Crea e condividi l’ordine del giorno della riunione il prima possibile. Al più tardi, dovresti condividere l'ordine del giorno un'ora prima dell'inizio della riunione. Ciò consente a tutti di prepararsi per ciò che accadrà. Il tuo team può anche inoltrarti domande o ulteriori punti dell’ordine del giorno per una possibile modifica prima della riunione. Inoltre, quando i membri del tuo team hanno la possibilità di prepararsi adeguatamente, sarà molto più facile per loro concentrarsi durante la riunione.

• Collega in anticipo qualsiasi materiale pertinente da leggere prima della riunione. Può trattarsi della presentazione, di un contesto aggiuntivo o di una decisione precedente. Tutti i partecipanti alla riunione saranno sulla stessa lunghezza d’onda e pronti a portare avanti la discussione, invece di fare un sacco di domande che richiedono tempo prezioso.

• Assegna dei facilitatori per ogni punto dell'ordine del giorno. Ricordi quella sensazione di essere chiamato a scuola quando non sapevi la risposta? È una sensazione piuttosto terribile che siamo sicuri non vuoi suscitare nei tuoi colleghi del team. Assegnando un moderatore per ogni punto dell’ordine del giorno prima della riunione, consenti a questa persona di prepararsi per un rapido riepilogo dell’argomento, delle domande e del feedback.

• Definisci e assegna la priorità ai punti dell'ordine del giorno. Distingui le tre categorie di punti all’ordine del giorno: informazioni, argomenti di discussione e azioni. Chiarire lo scopo di ogni elemento dell’ordine del giorno aiuta i membri del team a capire cosa è più importante e su cosa concentrarsi. Dovrai anche dare la priorità agli elementi più importanti e che devono assolutamente essere discussi durante la riunione, e a quelli che possono essere affrontati in modo asincrono, se il tempo a disposizione dovesse scadere.

• Usa l'ordine del giorno durante la riunione per tenere traccia delle note e delle azioni. In questo modo, tutte le informazioni della riunione saranno in un unico posto. Se qualcuno ha domande sulle decisioni o sulle azioni da attuare della riunione, può facilmente trovare le informazioni di cui ha bisogno. Bonus: fallo su Asana, in modo da poter assegnare le azioni da attuare e i passaggi successivi per assicurarti che nulla venga trascurato. Asana si integra anche con Zoom e inserisce la registrazione o la trascrizione della riunione direttamente nell’attività dell’ordine del giorno.

• Crea un flusso classificando i punti dell’ordine del giorno. Per massimizzare la produttività, ti consigliamo di creare un ordine del giorno della riunione che scorra bene. Raggruppa gli elementi simili e assicurati che possano essere sviluppati l’uno dall’altro. Ad esempio, elenca tutti gli elementi informativi prima di quelli di discussione, in modo che il tuo team disponga di tutte le informazioni necessarie per la discussione.

• Assegna tempo sufficiente per tutti i punti dell'ordine del giorno. Nessuno si lamenterà di una riunione che dura poco, mentre trattenere tutti più a lungo del previsto non è molto divertente. Assegna un intervallo di tempo realistico per ogni argomento stimando la durata prevista per ogni intervento e aggiungendo qualche minuto come cuscinetto. Ciò ti aiuterà a mantenere il tuo team nei tempi previsti e a passare da un argomento all’altro quando il tempo scade.

Seguendo queste best practice, puoi assicurarti che l’ordine del giorno della riunione sia uno strumento affidabile e funzioni prima, durante e dopo la riunione.

Perché gli ordini del giorno delle riunioni sono importanti?

Che tu lavori da casa e partecipi a riunioni virtuali o in ufficio, le riunioni possono essere incredibilmente estenuanti. Iniziare con qualche chiacchierata può essere utile per conoscersi meglio o per sapere cosa hanno fatto gli altri nel fine settimana, ma di certo non è un modo produttivo o orientato agli obiettivi. Un ordine del giorno può aiutare il tuo team a massimizzare il potenziale di ogni riunione.

La nostra ricerca mostra che le riunioni non necessarie hanno rappresentato 157 ore di “lavoro” nel 2020, rispetto alle 103 del 2019. Considerando una settimana lavorativa di 40 ore, sono quasi quattro settimane di tempo sprecato. È qui che entra in gioco l’ordine del giorno della riunione. Se lo fai nel modo giusto, scrivere l’ordine del giorno della riunione è il primo e migliore indicatore per capire se la riunione è effettivamente necessaria o meno. Se scopri che tutto ciò che è incluso nell’ordine del giorno può essere discusso in modo asincrono, puoi annullare la riunione e condividere il tuo messaggio in un’email, risparmiando tempo.

Questo non vuol dire che tutte le riunioni debbano essere sostituite da email. Se sei sicuro che la riunione sia giustificata e necessaria per far progredire il tuo team, organizzala. Tuttavia, assicurati sempre di creare un ordine del giorno prima di riunirti, in modo che i membri del tuo team sappiano di cosa parlerai e perché la riunione è importante.

Di seguito elenchiamo alcuni altri ottimi motivi per avere un ordine del giorno della riunione.

• L’ordine del giorno consente a tutti di prepararsi per la riunione. Idealmente, ogni voce dell'ordine del giorno avrà un facilitatore dedicato. Quando tutti i partecipanti conoscono in anticipo le proprie responsabilità, hanno il tempo di prepararsi e saranno più efficienti durante la riunione.

• Dimostra che tieni in considerazione il tempo del tuo team. Quando il tuo team riceve un ordine del giorno ben ponderato, capirà immediatamente che la riunione è effettivamente necessaria. Inoltre, è anche una roadmap che ti aiuterà a rispettare i tempi previsti durante la riunione e a non perdere tempo.

• Un ordine del giorno stabilisce aspettative chiare su ciò che verrà discusso e ciò che non verrà discusso. Pensa all'ordine del giorno di una riunione come a un modo per stabilire dei limiti e assicurarti che vengano trattati solo gli argomenti in programma. Se durante la riunione emerge qualcosa che deve essere discusso, annotalo nel verbale e torna su questo punto in un secondo momento. alla fine della riunione, se hai finito prima del previsto, in modo asincrono, oppure nella riunione successiva.

• Mantiene il tuo team nei tempi previsti. L’ordine del giorno della riunione impedirà al tuo team di divagare, che si tratti di discutere di argomenti non in agenda (come il barbecue a casa di Kat la sera prima) o di dedicare troppo tempo a un punto per il quale era stato previsto un tempo specifico.

• Il tuo ordine del giorno fornirà uno scopo, una struttura e opportunità di collaborazione. Con un piano chiaro da seguire per tutti, il tuo team parteciperà alla riunione conoscendo lo scopo e l’obiettivo della riunione. L’ordine del giorno della riunione consente inoltre al tuo team di indirizzare la propria attenzione verso le opportunità di collaborazione, che si tratti di una sessione di brainstorming, di una riunione aperta o di una riunione stand-up quotidiana.

• Monitora i passaggi successivi e le azioni da attuare, in modo che niente possa sfuggirti. Tieni l’ordine del giorno aperto durante la riunione per annotare eventuali passaggi successivi o azioni da attuare. Aggiungendoli direttamente all’ordine del giorno, questi elementi non verranno dimenticati al termine della riunione.

Le riunioni sono ottime opportunità per il tuo team di legare, ma il tempo dedicato alle chiacchiere può essere inserito nei primi minuti dell'ordine del giorno, piuttosto che emergere di tanto in tanto durante la riunione, interrompendo il flusso e la produttività o la discussione del tuo team.

Esempi di ordine del giorno della riunione

Abbiamo parlato di cosa rende un buon ordine del giorno di una riunione e di cosa dovresti evitare di fare, ma, come sempre, è più facile imparare da un esempio reale. Diamo un’occhiata a un ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto creato su Asana:

Come puoi vedere, ogni elemento ha un intervallo di tempo e un collega del team assegnato per garantire che tutti sappiano quando è il loro turno e quanto tempo hanno a disposizione per condurre la discussione o fare la presentazione. L’ordine del giorno ha anche dei file pertinenti allegati e viene condiviso con tutti i membri del team per garantire visibilità e una migliore collaborazione.

Le riunioni sono un elemento fondamentale nel mondo professionale, ognuna con il proprio focus e le proprie dinamiche. Capire come adattare l’ordine del giorno al tipo di riunione che stai conducendo è fondamentale per garantire una comunicazione efficace e il teamwork. Ecco alcuni tipi comuni di riunione, insieme a esempi di come strutturare il loro ordine del giorno.

Ordine del giorno della riunione del team

Le riunioni del team fungono da piattaforma per il team building, il processo decisionale e il brainstorming. Possono variare in frequenza e durata, ma sono essenziali per garantire l’allineamento e lo slancio. Un ordine del giorno efficace per le riunioni del team dovrebbe includere elementi ricorrenti per le riunioni regolari e spazio per nuovi argomenti ad hoc. È inoltre fondamentale monitorare i passaggi successivi e le responsabilità assegnate durante la riunione. Un esempio di ordine del giorno di una riunione del team di 45 minuti potrebbe includere metriche, un piano di tavola rotonda, l’identificazione degli ostacoli e il riconoscimento dei contributi dei membri del team.

Ordine del giorno della riunione Scrum giornaliera

Le riunioni quotidiane dello scrum, o stand-up, sono riunioni brief e mirate volte a mantenere il team allineato durante uno sprint. Queste riunioni in genere riguardano gli ostacoli, un riepilogo del lavoro del giorno precedente, gli obiettivi per il giorno corrente e l’avanzamento verso gli obiettivi dello sprint. L’agilità di queste riunioni aiuta a mantenere lo slancio e ad affrontare prontamente i problemi.

Ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto

Le riunioni di avvio del progetto riuniscono i team interfunzionali per iniziare un nuovo progetto. Queste riunioni definiscono il tono del progetto e allineano tutti su obiettivi e aspettative. L’ordine del giorno dovrebbe includere il brief di progetto, i ruoli e le responsabilità, la cadenza delle riunioni, i passaggi successivi attuabili e una sessione di domande e risposte per chiarire i dubbi e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Ordine del giorno della riunione retrospettiva

Una riunione retrospettiva è un tipo di riunione ricorrente incentrata sulla riflessione su un periodo di lavoro passato, di solito alla fine di un ciclo di progetto o di uno sprint. Il suo scopo principale è quello di condividere informazioni tra i membri del team su ciò che ha funzionato bene e ciò che non ha funzionato. Durante la riunione, l’intero team discute vari argomenti, tra cui successi, sfide e ostacoli che hanno avuto un impatto sul lavoro. Questo processo aiuta a identificare le aree di miglioramento e a sviluppare strategie per affrontare eventuali problemi. Le riunioni di retrospettiva sono fondamentali per lo sviluppo continuo del team e per ottenere risultati migliori nei cicli di lavoro futuri.

Ordine del giorno delle riunioni individuali

I meeting individuali, che si tratti di un manager e un resoconto diretto, peer-to-peer o skip-level, sono fondamentali per discutere di progetti di lavoro, ostacoli e sviluppo della carriera. Sono fondamentali per creare un clima di fiducia.

Un buon ordine del giorno per queste riunioni dovrebbe trovare un equilibrio tra argomenti come motivazione, comunicazione, crescita e discussioni relative al lavoro. Evita gli aggiornamenti di stato, che sono più adatti per le riunioni stand-up. Le domande di esempio per una riunione individuale settimanale potrebbero includere la valutazione dei momenti salienti e meno positivi della settimana, la discussione di eventuali ostacoli e l’indagine sull’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ordine del giorno delle riunioni individuali da remoto

Le riunioni individuali da remoto richiedono un approccio leggermente diverso, con particolare attenzione alla costruzione di un rapporto e al mantenimento di una comunicazione chiara. Poiché manca la presenza fisica, queste riunioni traggono vantaggio da un ordine del giorno online condiviso e accessibile a tutti i partecipanti. I punti chiave potrebbero includere il controllo del benessere generale, la discussione degli incarichi di lavoro attuali e la risoluzione di eventuali problemi immediati o la necessità di assistenza.

Ordine del giorno della riunione a livelli diversi

Le riunioni a livelli diversi, che coinvolgono manager senior e dipendenti non nella loro catena di riporto diretta, offrono l’opportunità di connettersi tra i livelli dell’organizzazione. Queste riunioni sono ideali per discutere di uno sviluppo professionale più ampio e fornire feedback alla leadership senior. I punti all’ordine del giorno possono riguardare la chiarezza delle strategie e degli obiettivi aziendali, gli obiettivi professionali personali e i suggerimenti per miglioramenti organizzativi.

Ordine del giorno della riunione del team di leadership

Le riunioni del team di leadership sono fondamentali per il processo decisionale strategico e la risoluzione dei problemi ai massimi livelli di un’organizzazione. Un ordine del giorno efficace per tali riunioni potrebbe includere aggiornamenti personali, revisione delle metriche chiave, condivisione di vittorie e approfondimenti, discussione di messaggi importanti, risoluzione di problemi urgenti e assegnazione di tempo per una discussione aperta o una sessione "sul posto" in cui vengono affrontati in modo approfondito argomenti specifici.

Ogni tipo di riunione, che si tratti di una riunione generale, di una discussione individuale, di una valutazione delle prestazioni o di una sessione di brainstorming del team, richiede un ordine del giorno ben studiato per evitare riunioni improduttive e mantenere le discussioni nei tempi previsti.

Utilizzando questi esempi di ordine del giorno, puoi assicurarti che ogni riunione, indipendentemente dal suo formato, contribuisca in modo significativo agli obiettivi dell’organizzazione e migliori il teamwork e la collaborazione.

Condurre una riunione efficace

Una cosa è avere un ordine del giorno incredibilmente organizzato e dettagliato a cui il tuo team può fare riferimento prima della riunione, usarlo come strumento durante la riunione è tutt’altra cosa. Questi suggerimenti ti aiuteranno a rendere l’ordine del giorno della tua riunione tanto utile durante la riunione quanto come strumento di preparazione.

• Attieniti all'ordine del giorno. Anche il miglior ordine del giorno diventa inutile se non lo segui durante la riunione. Cerca di non saltare da un punto all’altro dell’ordine del giorno, ma piuttosto di attenerti alle priorità che hai stabilito in precedenza. Per le riunioni con molte parti in movimento, come la riunione generale o i workshop, puoi anche utilizzare un modello di scaletta per tenere il programma, i relatori e le attività allineati in un unico posto.

• Attieniti ai tuoi intervalli di tempo. All’inizio della riunione, fare due chiacchiere o un rapido controllo aiuta a sciogliere la tensione e a migliorare l’umore. Ecco perché dovresti dedicare da tre a cinque minuti a questo aspetto e rispettare i tempi. Le foto dell’adorabile costume di Halloween del figlio di Kabir possono essere condivise in un altro momento, così avrai abbastanza tempo per raggiungere l’obiettivo della riunione.

• Incarica qualcuno di prendere appunti. All’inizio della riunione, designa un incaricato che annoterà eventuali domande, feedback, attività e idee che emergono durante la riunione. Puoi ruotare questo ruolo in modo che tutti i membri del team possano contribuire. L’ideale sarebbe che questi appunti venissero presi nello stesso strumento usato per condividere l’ordine del giorno della riunione. In questo modo sarà molto più facile per i membri del team seguirli e collegarli ai punti dell’ordine del giorno. Le note possono anche essere inserite direttamente su Asana per l’aggiornamento e il monitoraggio in tempo reale.

• Follow-up dopo la riunione. In genere, la persona incaricata di prendere appunti sarà responsabile del follow-up con gli appunti della riunione. Le note dovrebbero includere tutte le decisioni prese durante la riunione, le attività che devono essere completate e le domande che sono rimaste senza risposta. Se possibile, assegna i colleghi del team e aggiungi le date di scadenza alle azioni da intraprendere per mantenere alto il livello di responsabilità. Per garantire che queste azioni vengano monitorate e completate, dovrebbero essere prontamente aggiunte al nostro strumento di project management di Asana.

Ottieni il massimo da ogni riunione

Con Asana, puoi tenere traccia dell’ordine del giorno, degli appunti e delle azioni da attuare in un unico posto. Condividi facilmente l’ordine del giorno con il tuo team e assegna i punti in tempo reale, in modo che niente possa sfuggirti.

Semplificare le riunioni con uno strumento centralizzato ridurrà la quantità di lavoro superfluo che il tuo team deve affrontare, metterà tutti al corrente dello scopo della riunione e consentirà di organizzare riunioni produttive che piacciono a tutti.