A 6-step guide to requirements gathering for project success

La raccolta dei requisiti può sembrare autoesplicativa, ma raramente riceve tutta l’attenzione che merita. Come fare stretching prima di allenarsi o lavarsi i denti prima di andare a letto, è un'attività semplice che spesso viene trascurata. 

Tuttavia, ignorare queste cose apparentemente semplici può portare a infortuni, carie o, nel caso del project management, a rischi per i progetti. 

In questo articolo, illustreremo il processo di raccolta dei requisiti e spiegheremo come dedicare del tempo a concentrarsi sulla raccolta dei requisiti può portare a risultati di successo dei progetti.

Cos'è la raccolta dei requisiti nel project management?

La raccolta dei requisiti è il processo di identificazione dei requisiti esatti del progetto, dall’inizio alla fine. Questo processo si verifica durante la fase di avvio del progetto, ma continuerai a gestire i requisiti del progetto per tutta la sua cronologia. 

La raccolta dei requisiti di solito avviene durante il brief di progetto o la riunione di avvio iniziale.

Ecco alcune domande da porsi:

• Quanto durerà il programma del progetto?

• Chi sarà coinvolto nei progetti?

• Quali rischi potremmo affrontare in questo progetto?

La raccolta dei requisiti non dovrebbe essere complessa, ma è una parte importante del processo di avvio del progetto.

Il processo di raccolta dei requisiti in sei fasi

Per raccogliere i requisiti, utilizza il seguente processo in sei fasi. Una volta terminato, dovresti avere un documento completo dei requisiti che delinei le risorse necessarie per procedere con le fasi del progetto.

Passaggio 1: assegna i ruoli

Il primo passo nella raccolta dei requisiti è assegnare i ruoli nel tuo progetto. Questo è il momento in cui identifichi gli stakeholder del progetto.

Uno stakeholder è chiunque sia coinvolto nel progetto, che si tratti di partner interni o esterni. Ad esempio, un cliente è uno stakeholder esterno, mentre un manager di reparto o un membro della bacheca è uno stakeholder interno. Identificare questi ruoli ti aiuterà a determinare chi dovrebbe analizzare l’ambito del progetto in un secondo momento. 

Altri ruoli includono il project manager, l’amministratore di progetto, i designer, i tester di prodotto e gli sviluppatori. Queste persone possono aiutarti a identificare i requisiti e le risorse di cui hai bisogno per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

Anche se potresti essere tentato di buttarti a capofitto nel tuo progetto e iniziare a elencare tutte le cose di cui sai di aver bisogno, questo può essere un errore. Rallenta e segui il processo, e avrai maggiori possibilità di prevenire i rischi del progetto. 

Passaggio 2: incontra gli stakeholder

Una volta identificati gli stakeholder del progetto, incontrali per avere un’idea di ciò che sperano di ottenere dal progetto. Capire cosa vogliono gli stakeholder è importante perché, in ultima analisi, sono loro i destinatari dei risultati finali. 

Ecco alcune domande che puoi porre:

• Cos'è il tuo obiettivo per questo progetto?

• Cosa pensi che renderebbe questo progetto un successo?

• Cos'è che ti preoccupa di questo progetto?

• Cosa vorresti che facesse questo prodotto o servizio che non fa già?

• Quali modifiche consiglieresti per questo progetto?

Gli stakeholder sono le persone per le quali stai sviluppando il progetto, quindi dovresti porre loro domande che ti aiutino a creare il tuo elenco di requisiti.

Fase 3: raccogliere e documentare

La terza fase del processo si svolge contemporaneamente alla seconda. Raccoglierai informazioni mentre poni domande ai tuoi stakeholder. L’obiettivo è documentare tutto il possibile, in modo da avere tutte le risposte necessarie per avviare il progetto.

Utilizza uno strumento di project management per raccogliere e documentare queste informazioni. In questo modo, puoi mantenere il piano di progetto, i requisiti del progetto e la comunicazione del progetto in un unico posto. Di seguito elenchiamo alcuni esempi di ciò che potresti documentare.

• risposte degli stakeholder alle domande poste durante i colloqui;

• domande degli stakeholder

• richieste degli stakeholder;

• commenti degli stakeholder;

• domande e commenti che emergono durante le interviste.

Non devi utilizzare tutte le risposte che ricevi, ma avere tutto documentato può aiutarti a vedere tutti i punti di vista degli stakeholder, il che ti aiuterà nella gestione dei requisiti.

La documentazione fa parte della raccolta dei requisiti. Un modello di documentazione tecnica aiuta il team a registrare i requisiti, le definizioni e i materiali in un unico posto, in modo che tutti possano lavorare sulla stessa fonte.

Passaggio 4: elenca le ipotesi e i requisiti

Ora che hai completato il processo di ricezione, crea il tuo piano di gestione dei requisiti in base alle informazioni che hai raccolto. 

Considera le domande a cui inizialmente intendevi rispondere durante il processo di raccolta dei requisiti. Quindi, usale per creare i tuoi obiettivi di requisiti, tra cui: 

• Durata del programma del progetto: puoi definire la cronologia del progetto utilizzando un diagramma di Gantt e usarlo per visualizzare i requisiti che dipendono dai traguardi del progetto. Alcuni requisiti si applicheranno per l’intera durata del progetto, mentre altri potrebbero essere applicati solo durante fasi specifiche. Ad esempio, avrai bisogno di un budget specifico per gli stipendi dei membri del team durante l’intero progetto, ma potresti aver bisogno di materiale specifico solo durante l’ultima fase della cronologia del progetto.  

• Team coinvolti nel progetto: identifica esattamente quali membri del team saranno coinvolti nel tuo progetto, inclusi i designer, gli sviluppatori o i manager di cui avrai bisogno per eseguire ogni passaggio. Le persone fanno parte dei requisiti del progetto, perché se non hai i membri del team di cui hai bisogno, non sarai in grado di completare il progetto in tempo. 

• Rischi del progetto: comprendere i rischi del progetto è una parte importante dell'identificazione dei requisiti del progetto. Usa un registro dei rischi per determinare quali rischi hanno la priorità più alta, come il feedback degli stakeholder, i ritardi nella cronologia e la mancanza di budget. Quindi, pianifica una sessione di brainstorming con il tuo team per capire come prevenire questi rischi.

Come gli obiettivi intelligenti, i requisiti del progetto dovrebbero essere specifici, misurabili e quantificabili. Cerca di essere il più dettagliato possibile quando elenchi il budget, la cronologia, le risorse necessarie e il team del progetto. 

Passaggio 5: ottenere le approvazioni

Una volta formalizzati i requisiti del progetto, dovrai ottenere le approvazioni degli stakeholder per assicurarti di soddisfare le esigenze degli utenti. Incoraggiare una comunicazione chiara può anche prevenire lo slittamento del progetto, assicurando che gli stakeholder siano consapevoli dei limiti del progetto fin dall'inizio. Puoi quindi procedere con il tuo piano di implementazione, che può includere l'acquisizione di risorse e la creazione di un team. 

Passaggio 6: monitora l’avanzamento

L’ultima parte del processo è il monitoraggio dell’avanzamento del progetto. Puoi utilizzare un software di project management per monitorare il budget del progetto e altri requisiti durante l’esecuzione del progetto. Il vantaggio di un software di project management è che puoi vedere le modifiche al tuo progetto in tempo reale e agire immediatamente quando le cose vanno male. 

Tecniche di raccolta dei requisiti

Sebbene il processo di base per la raccolta dei requisiti preveda di chiedere agli stakeholder il loro contributo, a volte gli stakeholder non sanno cosa è meglio per un progetto. In questi casi, spetta a te raccogliere le informazioni necessarie per capire quali dovrebbero essere i requisiti del progetto. 

Per assicurarti di essere completamente preparato per il ciclo di vita del progetto, puoi utilizzare le seguenti tecniche di ricerca.

• Questionari: i questionari possono essere utili se devi porre agli stakeholder la stessa domanda su tutta la bacheca. Condividi il questionario con gli stakeholder in anticipo e dai loro il tempo di rispondere alle domande sui requisiti del progetto, per assicurarti che nessuno tralasci nulla. Sebbene i questionari possano essere un modo prezioso per raccogliere i requisiti, non sono molto efficaci per gli stakeholder esecutivi, che potrebbero essere troppo occupati per compilarli.

• Casi d'uso: un caso d'uso è una descrizione scritta di come pensi che i membri del tuo team eseguiranno il progetto. Questi scenari possono includere chi è coinvolto nel progetto, cosa ti aspetti che faccia e i passaggi che intraprenderà per raggiungere l’obiettivo del progetto. La condivisione di un caso d'uso offre agli stakeholder un quadro chiaro della roadmap del progetto e dei risultati finali pianificati. Gli stakeholder hanno quindi qualcosa a cui rispondere se il caso d'uso non soddisfa le loro aspettative.

• Mappa mentale: la mappa mentale è un modulo visivo di brainstorming particolarmente utile per valutare i requisiti di progetto di cui hai bisogno. Al centro della mappa mentale, posiziona l’obiettivo principale del progetto. Nelle bolle che si diramano dall’obiettivo principale, elenca le categorie di cose di cui hai bisogno. Man mano che la mappa continua a ramificarsi, puoi includere informazioni più dettagliate sui tuoi requisiti fino a quando non avrai acquisito tutti i requisiti del progetto. 

• Prototipazione: parlare con gli stakeholder potrebbe non essere utile se non sanno esattamente cosa vogliono ottenere dai progetti. In tal caso, prova a creare dei prototipi per mostrare agli stakeholder come potrebbe essere il potenziale risultato finale. Ciò può aiutare gli stakeholder a definire ciò che vogliono e ciò che non vogliono, in modo da poter identificare i requisiti esatti necessari per lanciare il progetto. 

Se nessuna di queste tecniche ti sembra adatta, dai un’occhiata ad altri strumenti online che possono aiutarti a raccogliere informazioni, come una bacheca delle idee, un gruppo di discussione, una storia utente o un modello di matrice decisionale.

Perché la raccolta dei requisiti è importante?

La raccolta dei requisiti non è solo vantaggiosa per il tuo progetto: è essenziale. Riesci a ricordare perché l’ultimo progetto che hai gestito non è andato a buon fine? Hai esaurito le risorse o superato il budget? Hai sottostimato il tempo necessario per completare il progetto? Questi sono rischi di progetto che puoi prevenire seguendo il processo di raccolta dei requisiti.

I vantaggi della raccolta dei requisiti sono molti. Eccone alcuni.

• Maggiore soddisfazione degli stakeholder: quando si segue un processo di raccolta dei requisiti efficace, si migliora la soddisfazione degli stakeholder fornendo risultati finali del progetto più mirati. Gli stakeholder saranno felici quando sapranno cosa aspettarsi dal tuo progetto.

• Aumenta il tasso di successo del progetto: la raccolta dei requisiti aumenta anche il tasso di successo del progetto, perché più si è preparati per il progetto imminente, meno è probabile che si verifichino rischi. 

• Riduce i costi del progetto: affrontare i rischi del progetto può portare a un aumento dei costi. Evitando questi rischi, puoi ridurre i costi e rispettare il budget. Comprensibilmente, non vuoi spendere più soldi del necessario per un progetto, quindi questo è un grande vantaggio della raccolta dei requisiti. 

Semplifica la raccolta dei requisiti con un software di project management

La raccolta dei requisiti è una parte importante della pianificazione dei progetti. Che tu stia intervistando gli stakeholder o eseguendo altri tipi di ricerche per compilare l’elenco dei requisiti del progetto, avere un software di project management in grado di contenere tutte le tue informazioni e spostarle senza problemi nella fase successiva sarà molto utile. 

Quando gli stakeholder e i membri del team condividono l’accesso, puoi comunicare e collaborare dall’inizio alla fine del progetto e ridurre qualsiasi possibilità di intoppi.