【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループウェア、グループウェアシステム、該グループウェアを記録した記録媒体に関し、より詳細には、情報の一元管理やスムーズなコミュニケーションを図ることができるようにしたソフトウェアであるグループウェアと、該グループウェアを実行可能なグループウェアシステム、及び該グループウェアを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
グループウェアとは、団体や企業内ＬＡＮを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる協調作業を支援するものであり、主な機能に、メンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能、グループ内のメンバー間および外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、メンバー間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行うための電子会議室機能、グループ全体に広報を行う電子掲示板機能、アイデアやノウハウなどをデータベース化して共有する文書管理機能、稟議書など複数のメンバーで回覧される文書を電子化して流通させるワークフロー機能などがある。
【０００３】
これら従来のグループウェアに属する機能は、通常、電子メール機能を除いて１つの団体や１つの企業内で情報共有やコミュニケーションを行うために用意されたものである。電子メール機能は、例えば、「他社」や「他団体」や「異なるグループウェアで管理されている他部署」などの外部と直接的にコミュニケーションを図る機能であり、その機能は、基本的に文字メッセージを交換するシステムを実現するものである。このシステムは、「郵便」のシステムをコンピュータネットワーク上で行うコミュニケーション手段の一つとして、独立したシステムとして認知されている。
【０００４】
例えば、ネオジャパン社のグループウェアである「ｄｅｓｋｎｅｔ’ｓ」（デスクネッツ）（商品名）が提供している機能には２１機能あるが、その中の幾つかの機能において、外部（１つのグループウェアが管理する範疇外の環境）と情報共有を行う機能・しくみを付加することで、協業などにおける業務情報を一元的且つリアルタイムに管理することができるようになる。ここでは、団体や企業内などクローズした環境で利用しているグループウェア上で、外部との情報交換をダイレクトに行い、常に同一情報を共有管理することができる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
１つのグループウェアで管理するメンバー内で遂行する業務に関しては、従来のグループウェアによって、情報の一元管理やスムーズなコミュニケーションを図ることができる。そもそもグループウェアは、基本的に上記のような機能を実現するためのものである。
【０００６】
しかしながら、他の管理下にあるグループウェア、例えば、他社や別管理のグループウェアのメンバーとの情報の共有（一元管理による共有）は、現行のグループウェアでは実現されていない。外部との関わりによって遂行する１つのプロジェクト（業務）のスケジュールや進捗状況などは、各企業のそれぞれの担当者が個別に確認し、それぞれが自社のグループウェアに情報登録を行わなければならない。このために、情報を一元化することができず、コミュニケーション不足による情報の不一致も発生する。
【０００７】
図２１は、外部との情報共有の具体例について説明するための図である。ここでは、協業関係にあるＡ社、Ｂ社及びＣ社を想定し、Ａ社は、ソフトウェアのパッケージ（箱プラスＣＤ−ＲＯＭ）を作成する業務（以下、パッケージ製作業務）を協力会社であるＢ社やＣ社に対して発注・管理する立場であるものとする。ここで、Ｂ社は、パッケージ製作業務の中でも、「箱」の製作をＡ社から委託され、Ｃ社は、パッケージ制作業務の中でも、「ＣＤ−ＲＯＭ」の製作をＡ社から委託されるものとする。
【０００８】
Ａ社の担当者である（ａ）は、Ｂ社やＣ社に委託した業務についての打合せ日や試作品検査日、最終納品日などのスケジュールを自社グループウェアのスケジュール機能を利用して管理し、また、自社グループウェアのプロジェクト管理機能を利用してＢ社とＣ社の進捗状況を管理する。同様にＢ社とＣ社の担当者も同内容を各自社内のグループウェアのスケジュール機能に登録して管理する。
【０００９】
従来の手法によれば、Ａ社の担当者である（ａ）は、Ｂ社の担当者である（ｂ）やＣ社の担当者である（ｃ）へそれぞれ個別に連絡し、打合せ日や納期の確認などを行い、Ａ社グループウェアのスケジュール機能にＢ社とＣ社のスケジュールを登録管理する。一方、（ｂ）及び（ｃ）も、自社のグループウェアを利用して、（ａ）に通知した予定を各自がスケジュール機能に登録管理する。例えば、担当者同士で電子メールや電話などで会議日程を確認し、通知したり、訪問のついでなどに会議日程を確認することにより、各自のグループウェアに情報登録を行う。
【００１０】
ここでＢ社の作業やＣ社の作業の予定に変更が発生した際には、Ａ社担当者（ａ）に通知するが、管理情報の変更は、各自が自社のグループウェアに登録管理している情報に対して行わなければならないため、変更手続きの手間がそれぞれに発生する。また、万が一情報伝達の不備があった場合には、業務の進捗管理に誤りが生じてしまう。
【００１１】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とするグループウェア、及びグループウェアシステムを提供することを目的とするものである。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、複数の利用者によるネットワーク上の共同作業を実現するグループウェアにおいて、該グループウェアは、他のネットワークで使用される特定の他の１または複数のグループウェアとの間で特定の情報項目に関する情報共有を可能とする情報共有部を設定可能としたことを特徴としたものである。
【００１３】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記情報共有部は複数設定可能であり、該複数の情報共有部は、それぞれ異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とすることを特徴としたものである。
【００１４】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記共有部に保持される情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項４の発明は、請求項１ないし３のいずれか１の発明において、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記情報共有部で情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【００１６】
請求項５の発明は、請求項１ないし３のいずれか１の発明において、前記情報共有部で登録または編集された情報を、前記情報共有を行う他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して接続要求を発し、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルに対して情報の登録または編集を受け付け、該情報登録・編集用のファイルを前記他のグループウェアに送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【００１７】。
請求項６の発明は、請求項１ないし５のいずれか１の発明において、該グループウェアは、前記情報共有部として設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴としたものである。
【００１８】
請求項７の発明は、請求項１ないし６のいずれか１の発明において、前記情報共有部を設定するグループウェアの機能として、ユーザのスケジュールを管理するためのスケジュール機能、プロジェクトの進捗状況を管理するためのプロジェクト管理機能、利用者間による電子会議室を実施するための電子会議室機能のいずれかまたは複数の機能を用いることを特徴としたものである。
【００１９】
請求項８の発明は、複数のクライアントと、該クライアントが要求する処理を実行するサーバとがネットワークに接続されてなるグループウェアシステムにおいて、前記サーバは、クライアントからの要求に従って該グループウェアの機能の実行に関わる処理結果を該クライアントに返す処理手段と、データ記憶手段と、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段とを有し、該外部共有処理手段は、前記情報共有を行う情報項目を予め設定し、前記他のグループウェアに接続する外部クライアントからの指示に従って、前記データ記憶手段に対する共有情報の登録，編集及び閲覧を許可することを特徴としたものである。
【００２０】
請求項９の発明は、請求項８の発明において、前記外部共有処理手段は、異なるグループウェアとの間で情報共有を可能とする複数の共有情報を設定可能であることを特徴としたものである。
【００２１】
請求項１０の発明は、請求項８または９の発明において、前記外部共有処理手段が管理する共有情報は、情報共有可能に設定された全てのグループウェアから情報の登録及び編集を可能としたことを特徴としたものである。
【００２２】
請求項１１の発明は、請求項８ないし１０のいずれか１の発明において、前記外部共有処理手段は、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、前記共有情報の登録または編集が行われた際に、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して、前記登録または編集情報を送信することにより、該他のグループウェアとの間で同期して情報共有を行うことを特徴としたものである。
【００２３】
請求項１２の発明は、請求項８ないし１０のいずれか１の発明において、前記共有情報として登録または編集された情報を、他のグループウェアに反映させて情報共有を行うために、情報共有可能に設定された他のグループウェアに対して前記クライアントから接続要求を発し、該クライアントは、該接続要求に応じて他のグループウェアから送信された情報登録・編集用のファイルを受信して該ファイルに対する情報の登録または編集を受け付け、該登録または編集された情報を前記他のグループウェアに送信し、前記サーバは、前記他のグループウェアから送信された登録または編集された情報を受信して共有情報として前記データ記憶手段に記憶させることを特徴としたものである。
【００２４】
請求項１３の発明は、請求項８ないし１２のいずれか１の発明において、前記外部共有処理手段は、前記情報共有可能に設定された特定の情報項目に対して情報の登録及び編集、及び閲覧を許可する共有メンバーを前記他のグループウェアのメンバーも含めて設定可能としたことを特徴としたものである。
【００２５】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明のグループウェアの一実施形態を説明するための図である。本発明のグループウェアでは、複数社の間における相互の情報共有を可能とするものであるが、本実施形態では、３社の間で情報共有を行うことができる同じ１つの共有部を設け、３社間で相互に情報共有を行う例を説明する。
【００２６】
図１において、Ａ社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報１を有し、さらにこの一部にＢ社及びＣ社との共有部１ａを有している。同様に、Ｂ社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報２の一部にＡ社及びＣ社との共有部２ａを有し、Ｃ社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報３の一部にＡ社及びＢ社との共有部３ａを有している。これら共有部では、同一情報が共有される。
【００２７】
情報共有を行う３社間においては、共有情報は、いずれの会社からも登録及び更新・削除等の編集が可能であり、これら共有情報の登録または編集がなされる毎に各社間でデータを送受信することにより、データの同期をとって常に３社で同一の情報を管理することが可能である。ここでは、自社の共有部においてＡ社が情報の登録もしくは編集を行った場合には、その情報をＢ社及びＣ社に送信し、受信したＢ社及びＣ社のグループウェアは、それぞれの共有部にその情報を反映することで、Ｂ社及びＣ社では改めて情報登録または編集を行わずに同一の情報をリアルタイムに管理することができる。Ｂ社及びＣ社において共有部に情報登録または編集等を行った場合でも同様の処理を実行する。
【００２８】
なお、各社のグループウェア間における共有情報の同期方法として、メールシスシステムを利用した各グループウェア間のデータ送受信を用いる方法や、グループウェア間の直接アクセスによるデータの参照・取得による方法等を適用できる。これらの同期方法の具体例については、後に説明する。
【００２９】
図２は、本発明のグループウェアの他の実施形態を説明するための図である。本実施形態は、１社が複数社との間で各々に異なる情報を共有する例を示すもので、１社対２社間で各々異なる２つの共有部を設けた構成を示すものである。図２において、Ａ社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報１を有し、さらにこの一部にＢ社との共有部１ｂ、及びＣ社との共有部１ｃとを有している。また、Ｂ社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報２の一部にＡ社との共有部２ｂを有し、Ｃ社グループウェアは、社内で管理される社内共有情報３の一部にＡ社との共有部３ｂを有している。
【００３０】
上記のように、Ａ社は、Ｂ社との共有部１ｂ及びＣ社との共有部１ｃによってそれぞれ異なる共有情報を複数管理することが可能である。また本実施形態においては、Ｂ社とＣ社間においては共有部を設けていない。
【００３１】
上記Ａ社のグループウェアにおいて、Ｂ社との共有部１ｂに対してＡ社が情報の登録または編集を行った場合には、Ａ社グループウェアはその登録または編集情報をＢ社のみに送信し、受信したＢ社グループウェアは、Ａ社との共有部２ｂにその情報を反映することで、改めてＢ社グループウェアに情報登録または編集を行う必要なく２社間で同一の情報を管理することができる。また、Ａ社とＢ社間においては、Ｂ社グループウェアのＡ社との共有部２ｂに登録された情報も、Ｂ社のグループウェアからＡ社のグループウェアに送信され、Ａ社のグループウェアのＢ社との共有部１ｂに登録される。
また、Ａ社とＣ社間においても、上記Ａ社とＢ社間との情報共有状態を同様に実現できる。
【００３２】
例えば、従来例において説明した図２１に示すごとくの例においても、図１もしくは図２に示した実施形態のごとくに、外部と情報共有できる共有部を各社のグループウェア内に設け、その部分に登録した情報は、共有を指定した３社の間で自動的に相互で同期をとって更新されるようにすることにより、常に最新の情報を３社で一元管理することが可能となる。これによって、異なる会社間での情報伝達の不備による誤解や誤りを完全に解消することができるようになる。
【００３３】
図３及び図４は、グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図で、Ａ社内のネットワーク概念図を図３（Ａ）に、その端末装置（クライアント）で利用することができるグループウェアのスケジュール表示画面の一例を図３（Ｂ）に示し、さらにＢ社内のネットワーク概念図を図４（Ａ）に、その端末装置（クライアント）で利用することができるグループウェアのスケジュール表示画面の一例を図４（Ｂ）に示すものである。
【００３４】
図３（Ａ）に示すように、Ａ社の社内ネットワーク１０はＬＡＮ環境１１によって構築され、社内ネットワーク１０にグループウェアサーバ１２と各端末装置（クライアント）１３が接続される。各端末装置１３では、グループウェアサーバ１２との連携によりグループウェアが利用可能で、例えばスケジュール管理機能においては、図３（Ｂ）に示すごとくのスケジュール表示画面１４をその表示手段に表示させて利用することができる。
【００３５】
一方、図４（Ａ）に示すように、Ｂ社の社内ネットワーク２０はＬＡＮ環境２１によって構築され、社内ネットワーク２０にグループウェアサーバ２２と各端末装置（クライアント）２３が接続される。各端末装置２３では、グループウェアサーバ２２との連携によりグループウェアが利用可能で、例えばスケジュール管理機能においては、図４（Ｂ）に示すごとくのスケジュール表示画面２４をその表示手段に表示させて利用することができる。
【００３６】
Ａ社の利用者は、図３（Ｂ）に示すスケジュール表示画面１４において、共有部分１４ａと共有する相手先（ここではＢ社）の設定を行う。これにより、その共有部分１４ａに登録した情報もしくは登録情報を編集した情報は、設定した共有相手先であるＢ社に自動送信される。そしてこれらの情報を自動受信したＢ社では、送信された情報が共有情報であることを認識し、自社のグループウェア内にその情報を反映させて双方の共有部分の情報を完全に同期させる。すなわち、Ａ社のスケジュール表示画面１４の共有部分１４ａで登録／編集された情報は、図４（Ｂ）に示すＢ社のスケジュール表示画面２４の共有部分２４ａに同期して反映される。
【００３７】
また、Ｂ社においても、図４（Ｂ）に示すスケジュール表示画面２４で同様の操作を行うことによって、登録または編集情報をＡ社のスケジュール表示画面１４の共有部分１４ａに同期して反映させることができる。
【００３８】
上述のように、共有を行う相手先は予め相互に設定しておく必要がある。例えば、Ａ社はＢ社を共有相手として設定し、Ｂ社はＡ社を共有相手として設定する。これによって、双方向で情報の登録及び編集が可能で、各共有部分に常に同一の情報を管理することができる。
【００３９】
図５は、本発明を実現するシステム構成例を説明するための概要図である。図５の例では、２社によるグループウェアの一部共有を示している。Ａ社及びＢ社には、それぞれ社内で情報共有やコミュニケーションを取るための社内用グループウェアが個別に稼働している。Ａ社及びＢ社とも、それぞれＬＡＮ環境１１，２１による社内ネットワーク１０，２０が構築され、グループウェアサーバ１２，２２と端末装置１３，２３とが社内ネットワーク１０，２０にそれぞれ接続されている。各社のグループウェアの機能は、グループウェアサーバ１２，２２に保持したグループウェアソフトウェアによって実現される。
【００４０】
ここで、本発明に関わる情報共有を行うために、Ａ社グループウェアサーバ１２とＢ社グループウェアサーバ２２とをインターネット網１５で接続する。そしてグループウェアソフトウェアに含まれる外部共有用プログラムによって、本発明に関わるグループウェアの情報共有を実現する。
【００４１】
図６は、図５に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。グループウェアサーバ１２は、クライアントからの要求に従ってグループウェアの機能の実行に関る処理を行う処理手段であるグループウェアソフトウェア１２１，Ｗｅｂサーバ１２２、メールサーバ１２３の３つの機能を備えている。Ｗｅｂサーバ１２２は、ＷＷＷのクライアントである端末装置１３のブラウザ１３ａにファイルやデータを提供する。また、メールサーバ１２３は、電子メール・システムを構成するための、メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセージ管理機能などの機能を実現する。
【００４２】
グループウェアソフトウェア１２１には、ＣＧＩプログラム１２１ａ、モバイル用ＣＧＩプログラム１２１ｂ、外部共有用プログラム１２１ｃ、及びデータ領域１２１ｄが設定される。ＣＧＩプログラム１２１ａは、端末装置１３のブラウザ１３ａからの要求に従って、該プログラムの実行結果をブラウザ１３ａに返す。またモバイル用ＣＧＩプログラム１２１ｂは、携帯端末１６等のモバイル用に設定されたＣＧＩプログラムである。外部共有用プログラム１２１ｃは、他のグループウェアとの間で情報共有を行うための処理を実行する外部共有処理手段で、外部のグループウェアサーバ２２との間で情報共有を行う。
【００４３】
なお、図６の例は本発明に適用可能なグループウェアサーバの構成の一例を示すものである。グループウェアサーバ間における情報共有を実現するための他の構成例については、後に詳述する。
【００４４】
図７は、本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートで、グループウェアで実行した登録・編集を他のグループウェアに対して同期させる処理について説明するものである。ここでは、一部情報共有を行う複数のグループウェアを想定し、処理主体として説明するグループウェアを便宜的に内部グループウェアとし、該内部グループウェアと一部情報共有を行う他のグループウェアを外部グループウェアとする。
【００４５】
まず、内部グループウェアの情報共有部に対する情報の新規登録もしくは、変更・削除等の編集処理が実行されると（ステップＳ１）、外部共有用プログラムは、まず外部と共有する登録・編集データを取得し（ステップＳ２）、さらにデータの登録・編集を行った利用者情報（Ｄ１）を取得し（ステップＳ３）、さらに、共有部の利用者として登録された外部メンバーの情報（Ｄ２）を取得する（ステップＳ４）。
【００４６】
図８は、上記利用者情報Ｄ１、外部メンバー情報Ｄ２、及びこれらを登録・編集情報をともに纏めた送信用データＤ３の具体例について説明するための図である。図８（Ａ）に示す利用者情報Ｄ１には“登録者”“会社”“ＩＤ”“Ｐａｓｓｗｏｒｄ”情報が少なくとも含まれる。また、図８（Ｂ）に示す外部情報メンバー情報Ｄ２には、“共有者”“会社”“ＩＤ”“Ｐａｓｓｗｏｒｄ”“アドレス”情報が少なくとも含まれる。また、図８（Ｃ）に示す送信用データＤ３には、上記Ｄ１とＤ２の情報項目及び登録情報の“日付け”“時刻”“内容”等が含まれている。
【００４７】
図７のフローチャートに戻って説明する。外部共有用プログラムは、上記ステップＳ４で共有部の利用者として登録された外部メンバーの情報（Ｄ２）を取得した後、登録情報に含まれる同期方法を判断する（ステップＳ５）。ここで同期方法がアクセスであれば、外部メンバーを管理する他のグループウェアにアクセスして、登録・編集情報を書き込む処理を行い（ステップＳ８）、同期方法がデータ送信であれば、登録・編集情報と登録者情報を纏めた上述のごとくの送信用データ（Ｄ３）を生成し（ステップＳ６）、外部メンバーを管理する他のグループウェアへ送信用データを送信する（ステップＳ７）。外部メンバーを管理する他のグループウェアでは、受信した登録・編集情報を書き込むことにより、送信側のグループウェアと同期した情報管理が実行される。
【００４８】
図９は、本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートで、外部グループウェアで実行された登録・編集に対する内部グループウェアのデータ同期処理について説明するものである。まず、外部グループウェアの情報共有部に対する情報の新規登録もしくは、変更・削除等の編集処理が実行され（ステップＳ１１）、共有する登録・編集データが外部グループウェアから内部グループウェアに送信されると（ステップＳ１２）、外部共有用プログラムは、内部グループウェアに設定された外部共有者による登録・編集情報であるかどうかを判断する（ステップＳ１３）。
【００４９】
ここで、外部共有者による登録・編集情報ではない場合、内部グループウェアでは、外部グループウェアから送信されたデータを破棄し、処理を終了する（ステップＳ１７）。一方、外部共有者による登録・編集情報である場合、内部グループウェアの外部共有用プログラムは、外部グループウェアから送信された送信データから、内部グループウェアに反映させるデータを抽出し（ステップＳ１４）、データに該当するグループウェアの機能を判別して抽出データが正常なデータかどうか判断する（ステップＳ１５）。
【００５０】
上記ステップＳ１５において、機能判別がなされてデータが正常であると判断した場合は、機能ごとに定められたデータ領域に抽出データを書き込む（ステップＳ１６）。また、上記ステップＳ１５において、機能が特定できない等、データが正常でない場合、エラーメッセージを生成して（ステップＳ１８）、情報発信元の外部メンバー向けの同期エラーメッセージを該当する外部グループウェアに対して送信する（ステップＳ１９）。
【００５１】
次に、グループウェアで上述の各例に示すごとくの外部との情報共有を行うための具体的な実施例について説明する。
本実施例では、グループウェアのグループ設定に、“外部共有グループ”を新規に設け、外部と情報を共有するメンバーを設定する。ここで外部共有グループに設定されたメンバーは、特定の共有情報項目について、情報の登録ないし変更・削除等の編集、及び閲覧を実行することができる。“外部共有グループ”の設定メンバーには、当該グループウェアが稼働する社内のメンバーのみならず、情報共有を行う外部（たとえば他社）の担当者も含めて設定することができる。但し、“外部共有グループ”の構成メンバー各人の社内情報をそのグループ内に公開するものではなく、所定の共有情報項目に関わる情報に関してのみ、上記のごとくの情報登録，編集，閲覧を可能とする。なお、グループウェアにおける“グループ”の概念は、例えば、営業部、総務部、技術部などのように、企業等の組織単位毎に営業部のグループ、技術部のグループなどを設定し、その構成メンバーの情報をグループという単位で取り扱うものである。
【００５２】
図１０は、グループウェアに設定する情報共有用のグループ設定例について説明するための図で、Ａ社グループウェアにおける情報共有グループの設定概念を図１０（Ａ）に、Ｂ社グループウェアにおける情報共有グループの設定概念を図１０（Ｂ）に示すものである。図１０の例では、Ａ社グループウェア４０において、“外部共有Ｐ”４１というグループが作成され、そのグループのメンバーには、社内で関わるメンバーとして、“総務部係長ｃ”４１ａと“総務部担当者ｄ”４１ｂが登録され、情報共有する外部の担当者として“Ｂ社の営業部担当者Ｄ”４１ｃが登録されている。
【００５３】
また、Ｂ社グループウェア５０でも、上述のＡ社と同様の操作によって、社内のメンバーとして“営業部担当者Ｄ”５１ａが設定され、さらに外部のメンバーとして“Ａ社の総務部係長ｃ”５１ｂと“Ａ社の総務部担当者ｄ”５１ｃとが設定されている。これらＡ社の“総務部係長ｃ”４１ａ及び“総務部担当者ｄ”４１ｂは、Ａ社の社内では総務部に属しているが、業務上外部と情報共有を行うグループ（外部共有Ｐ４１）にも参加することになり、また、Ｂ社の“営業部担当者Ｄ”５１ａも、Ｂ社の営業部に属するとともに、業務上情報共有を行うグループ（外部共有Ｐ５１）にも参加していることになる。
【００５４】
次いで、上記の例において設定したスケジュール機能における外部共有グループの概念について説明する。図１１は、スケジュール機能における外部共有グループの概念を具体的に説明するための図で、Ａ社における共有グループの表示画面を図１１（Ａ）に、Ｂ社における共有グループの表示画面を図１１（Ｂ）に示すものである。図１１（Ａ）において、６０はＡ社内“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”のグループスケジュールの表示画面、６１はＡ社の“担当者ａ”の個人スケジュール、６２はＡ社の“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”のグループスケジュール、６３はＡ社の“鈴木花子”の個人スケジュールである。また、図１１（Ｂ）において、７０はＢ社内“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ’）”のグループスケジュール表示画面、７１はＢ社の“担当者ｂ”の個人スケジュール、７２は“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ’）”のグループスケジュールである。
【００５５】
図１１に示す例では、Ａ社においてグループ名称“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”という外部共有グループを設定する。“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”には、社内メンバーとして“担当者ａ”、及び“鈴木花子”、外部メンバーとしてＢ社の“担当者ｂ”が設定されている。そしてＢ社においても、Ａ社と共有するための“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ’）”という外部共有グループを設定する。この“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ’）”には、社内メンバーとしてＢ社の“担当者ｂ”、及び外部メンバーとしてＡ社の“担当者ａ”と“鈴木花子”とが設定されている。
【００５６】
“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”に登録しているメンバーは、上述のように、Ａ社内の“担当者ａ”と“鈴木花子”、及び外部のＢ社の“担当者ｂ”であるが、Ａ社内のグループウェアでは、Ｂ社の“担当者ｂ”の個人スケジュール７１を表示することはできない。同様に、Ｂ社においても、外部メンバーであるＡ社の“担当者ａ”と“鈴木花子”の個人スケジュール６１，６３を表示することはできない。
【００５７】
次にプロジェクト管理機能における外部共有グループの概念について説明する。グループウェアを社内のみで利用する通常のプロジェクト管理機能においては、例えば、総務部や技術部などの１つのグループ内のメンバーで遂行するプロジェクトの進捗管理、及びグループの枠を越えて遂行するプロジェクトの進捗管理の何れも実行することができる。ここでは、例えば、利用者のアクセス権限を設定することにより、プロジェクトの対象メンバーを管理することができる。
【００５８】
上記の１つのグループ内のメンバーで遂行するプロジェクトとしては、例えば、“新機能開発プロジェクト”のように、設計作業、製造作業、試験作業を技術部のメンバーのみで遂行し、進捗管理するようなケースがあげられる。また、上記グループの枠を越えて遂行するプロジェクトとしては、“社内レクリエーションプロジェクト”のように、企画作業、準備作業（調達作業）、進行作業などのような、総務部や技術部の枠を越えた様々な部署のメンバーから担当者を選任し、そのメンバーで遂行し、進捗管理するようなケースがあげられる。
【００５９】
図１２は、プロジェクト管理機能における社内にメンバーによる使用例を説明するための図で、プロジェクト機能におけるプロジェクト一覧表示画面８０を図１２（Ａ）に、プロジェクト機能における各タスクの進捗状況表示画面９０を図１２（Ｂ）に示すものである。
【００６０】
図１２の例では、プロジェクト一覧表示画面８０には、プロジェクト名“新規開発Ｐ２”と責任者名が表示され、さらに、“基本設計”，“システム設計”“詳細設計”，“プログラム製造”，“組合試験”等の本プロジェクトに関わるタスク名、及び各タスクの担当者名が表示される。そして、各タスクの担当者は、図示しない進捗報告入力画面に担当タスクの進捗状況を入力することで、図１２（Ｂ）の進捗状況表示画面９０に各タスクの進捗一覧が表示され、プロジェクト全体の進捗状況を一目で確認することができる。
【００６１】
図１３は、プロジェクト管理機能における外部メンバーとの情報共有について概念的に説明するための図である。例えば、社外のメンバーと遂行するプロジェクトが発生した場合には、前述したスケジュール機能の場合と同様に、“外部共有グループ”を関係の各社で立ち上げ、同じメンバー登録を行う。
【００６２】
本例においては、Ａ社に“パッケージ作成業務”というプロジェクトが発生したものとする。“パッケージ作成業務”には、Ｂ社に委託した“箱作成業務”とＣ社に委託した“ＣＤ−ＲＯＭ作成業務”があり、Ａ社はＢ社及びＣ社の業務の進捗を管理し、Ｂ社とＣ社は相互の業務の進捗を把握しておく。
【００６３】
すなわち、各社のグループウェアのプロジェクト機能に設定された“パッケージ作成業務”という名称の外部共有グループを設定する。ここでは、Ｂ社及びＣ社の共有メンバー（Ａ社担当（ａ）、Ｂ社担当（ｂ）、Ｃ社担当（ｃ））によって登録されたタスクの進捗状況は、Ａ社のプロジェクト管理画面に反映され、各社のタスクの進捗を一元管理することができる。そして、Ｂ社及びＣ社の外部共有メンバーは、Ａ社の管理情報を参照して自社のプロジェクト機能に反映させることができる。
【００６４】
図１４は、上記プロジェクト管理機能におけるプロジェクト管理表示画面の一例を示す図で、図中、１００はＡ社で表示されるプロジェクト管理画面、１０１はＢ社の進捗状況表示部、１０２はＣ社の進捗状況表示部である。Ｂ社の進捗状況表示部１０１において、Ｂ社担当者（ｂ）が行う“箱作成業務”についての進捗報告は、Ｂ社グループウェアを通じて入力され、Ａ社の“パッケージ作成業務プロジェクト”の１タスクとして一元管理される。また、Ｃ社の進捗状況表示部１０２において、Ｃ社担当者（ｃ）が行う“ＣＤ−ＲＯＭ作成業務”についての進捗報告は、Ｃ社グループウェアを通じて入力されて、Ａ社の“パッケージ作成業務プロジェクト“の１タスクとして一元管理される。
【００６５】
図１５は、上記Ａ社，Ｂ社及びＣ社におけるプロジェクト管理の機能について説明するための図で、図中、１０はＡ社ネットワーク、２０はＢ社ネットワーク、３０はＣ社ネットワーク、１００はＡ社のプロジェクト管理画面、１１０はＢ社の進捗報告画面、１２０はＣ社の進捗報告画面である。また、各社の社内ネットワークにおいて、１１，２１，３１はＬＡＮ環境、１２，２２，３２はグループウェアサーバ、１３，２３，３３は端末装置である。
【００６６】
Ｂ社の担当者（ｂ）は、社内ネットワークの端末装置２３を用いてプロジェクトのタスクの進捗報告を行う。ここでは、担当者（ｂ）は、自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、進捗報告画面１１０を開いて自分の担当タスクの進捗状況の入力を行う。
【００６７】
同様に、Ｃ社の担当者（ｃ）も自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、進捗報告画面１２０から自分の担当タスクの進捗状況の入力を行う。
【００６８】
プロジェクト管理を行うＡ社の担当者（ａ）は、自社内のグループウェアに設けた“外部共有グループ”のメンバーで遂行する“プロジェクト”を選択し、プロジェクト管理画面１００を開くことにより、Ｂ社担当者（ｂ）とＣ社担当（ｃ）が各々各自のグループウェアで入力したタスクの進捗状況が反映された画面を表示させることができる。ここでは、図１４と同様に、Ｂ社の進捗状況表示部１０１、及びＣ社の進捗状況表示部１０２にこれら各社のタスクの進捗状況が反映されている。
【００６９】
次に本発明に適用されるサーバとクライアント（グループウェアサーバと端末装置）間の通信概念について説明する。まずグループウェアにおける一般的なサーバ・クライアント間の通信概念について図１６を参照して説明する。図１６において、まず、クライアント側のキーボード１３３の入力に従って、ファイル閲覧の要求がＨＴＭＬブラウザソフトウェア１３１ａに入力される（Ｓ２１）。このような要求は、例えば、
“ｈｔｔｐ：／／ＸＸＸＸ．ｎｅｏ．ｃｏ．ｊｐ： ＹＹＹＹ／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｃｒｍ／ｄｎｅｔ．ｃｇｉ を見たい”という要求を実現するためのものである。
【００７０】
ＨＴＭＬブラウザソフトウェア１３１ａは、“ＸＸＸＸ．ｎｅｏ．ｃｏ．ｊｐ のポートＹＹＹＹと通信したい“という要求を実現するための情報をＴＣＰ／ＩＰソフトウェア１３４に送る（Ｓ２２）。ＴＣＰ／ＩＰソフトウェア１３４では、グループウェアサーバ１２のＴＣＰ／ＩＰソフトウェア１２４とＴＣＰセッションを張り（Ｓ２３）、ＨＴＭＬブラウザソフトウェア１３１ａから“／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｃｒｍ／ｄｎｅｔ．ｃｇｉ”というファイルが欲しいという要求をグループウェアサーバ１２のＨＴＴＰサーバソフトウェア１２２に送る（Ｓ２４）。
【００７１】
グループウェアサーバ１２のＣＧＩプログラム１２１ａでは、上記の要求に従って必要なデータをデータ領域１２１ｄから取得し、要求されたＨＴＭＬファイルを生成し（Ｓ２５）、生成したファイルを端末装置１３のＨＴＭＬブラウザソフトウェア１３１ａに送る（Ｓ２６）。ＨＴＭＬブラウザソフトウェア１３１ａは、送られてきたＨＴＭＬファイルをディスプレイ１３２に表示させる（Ｓ２７）。なお、端末装置１３において、ＷＷＷブラウザ１３１には、ＨＴＭＬブラウザソフトウェア１３１ａとともにＨＴＭＬクライアントソフトウェア１３１ｂが保持され、また、デバイスドライバ１３５が設定される。またグループウェアサーバ１２にもデバイスドライバ１２５が設定される。
【００７２】
図１７は、本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の一例について説明するための図で、グループウェア間によるデータ通信による同期を行うシステムを示すものである。共有情報をグループウェア間で同期させるための手法として、メール方式によるデータ通信によって、一方のグループウェアに登録された情報を他の１または複数のグループウェアに送信する方式を採用することができる。
【００７３】
ここでは、まず、例えばＡ社ネットワークの端末装置１３から、社内グループウェアサーバ１２のＣＧＩプログラム１２１ａに対して、グループウェア起動と、スケジュール機能などの起動要求とが送られる（Ｓ３１）。ＣＧＩプログラム１２１ａは、受け取った要求に従って、必要とするデータをデータ領域１２１ｄから取得し、ＨＴＭＬファイルを生成して端末装置１３へ返す（Ｓ３２）。
【００７４】
そしてクライアント１３において、外部共有グループの外部共有スケジュールに情報が入力されると（Ｓ３３）、グループウェアサーバ１２のＣＧＩプログラム１２１ａは、自社内グループウェアのデータ領域１２１ｄに格納する（Ｓ３４）。
【００７５】
Ａ社グループウェアサーバ１２の外部共有用プログラム１２１ｃは、上記格納された外部共有用データを抽出し、登録者情報及び登録内容のデータなどを送信用データとして処理する（Ｓ３５）。そして、外部共有用プログラム１２１ｃは、外部共有グループに登録されている外部メンバーのアドレスを宛先として上記送信用データを送信する（Ｓ３６）。
【００７６】
受け側となったＢ社グループウェアサーバ２２の外部共有用プログラム２２１ｃは、送信されたデータがＢ社グループウェアの外部共有データであるか否かを判別し、外部共有データであった場合には、グループウェアの管理下にあるデータ領域２２１ｄに当該情報の書込みを行う（Ｓ３７）。
【００７７】
Ｂ社のネットワークに接続された端末装置２３から、Ｂ社グループウェアサーバのＣＧＩプログラム２２１ａに対してＢ社グループウェアの起動要求及びスケジュール機能などの起動要求が入力され（Ｓ３８）、端末装置２３が外部共有グループにログインすると、端末装置２３では、外部メンバーが登録したスケジュール情報などが反映された情報を閲覧することができる（Ｓ３９）。
【００７８】
図１８は、本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の他の例について説明するための図で、グループウェア間の直接アクセスによる同期を行うシステムを示すものである。共有情報をグループウェア間で同期させるための手法として、一方のグループウェアから他のグループウェアに直接アクセスすることにより、登録された情報を他のグループウェア閲覧して登録する方式を採用することができる。
【００７９】
ここでは、まず、例えばＡ社ネットワークのクライアント（端末装置）１３から、社内グループウェアサーバ１２のＣＧＩプログラム１２１ａに対して、グループウェア起動と、スケジュール機能などの起動要求とが送られる（Ｓ４１）。ＣＧＩプログラム１２１ａは、受け取った要求に従って、必要とするデータをデータ領域１２１ｄから取得し、ＨＴＭＬファイルを生成してクライアント１３へ返す（Ｓ４２）。
【００８０】
Ａ社のクライアント１３は、自社内グループウェアの外部共有グループにログインし、例えばスケジュールデータを外部グループウェアに直接登録する場合には、外部の登録先（ここではＢ社）を選択することで、当該登録先であるＢ社グループウェアとの接続要求を行う（Ｓ４３）。
【００８１】
Ｂ社グループウェアサーバ２２では、Ｗｅｂサーバ２２２が外部共有用プログラム２２１ｃに接続要求を渡し、認証された要求か否かを判断する。そしてＷｅｂサーバ２２２は認証が有効であるとき、ＣＧＩプログラム２２１ａに指示し、スケジュール画面ファイルを生成させる（Ｓ４４）。そしてＣＧＩプログラム２２１ａは、生成したスケジュール画面ファイルを外部部共有用プログラム２２１ｃに渡し、Ｗｅｂサーバ２２２経由でＡ社グループウェアサーバ１２に送信する（Ｓ４５）。
【００８２】
Ａ社のクライアント１３では、Ｂ社グループウェアサーバから送信されたスケジュール画面ファイルを表示し、外部共有スケジュールに情報が入力されると、登録情報は、Ｂ社グループウェアサーバ２２に送られて（Ｓ４６）、データ領域２２１ｄに格納される（Ｓ４７）。Ｂ社ネットワークの端末装置２３が外部共有グループにログインすると、端末装置２３では、外部メンバーが登録したスケジュール情報などが反映された情報を閲覧することができる（Ｓ４８）。
【００８３】
そして他社（ここではＡ社）の端末からダイレクトに登録された外部共有データは、最終的には、Ｂ社の外部共有用プログラム２２１ｃが、登録者のアドレス及びＩＤなどの情報と共に通信用データ形式に変換して、メールサーバ２２３経由でＡ社のグループウェアと同期をとるようにする（Ｓ４９）。
【００８４】
なお、図１７及び図１８において、１２２，２２２はＷｅｂサーバ、１２３，２２３はメールサーバ、１２６，２２６はファイヤーウォール、１２７，２２７はルータであり、これら機能は公知でありその説明は省略する。
【００８５】
次に、上述のごとくの外部との情報共有を行うことで、画期的利用が見込まれるグループウェアの機能について説明する。
【００８６】
（スケジュール機能）
本発明に関わる情報共有機能は、上述のごとくグループウェアのスケジュール機能に適用することにより、高い利便性をユーザに提供することができる。図１９は、スケジュール機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。会社等が外部へ委託する業務や外部との協業で遂行する業務において、打合せや進捗会議などの予定情報などの業務スケジュールを外部の担当者と共有管理（同一情報として管理）することで、常に同一の予定情報を把握しておくことができる。スケジュール管理機能で共有する情報は、会議などの「日付／時間／場所／予定内容」等を設定することができる。例えば、スケジュール表示画面の外部共有表示部１４０には、登録された外部メンバーと共有しているスケジュール情報が表示される。また、ユーザは、外部共有表示部１４０に表示されている各情報についてそれぞれ詳細情報１４１を確認することができる。
【００８７】
（プロジェクト管理機能）
上述の例で説明したように、本発明に関わる情報共有機能をグループウェアのプロジェクト管理機能に適用することによってユーザに高い利便性を提供できる。例えば、外部へ委託する業務や外部との協業で遂行する業務の進捗状況を管理するプロジェクト管理機能において、本発明に関わる外部との情報共有機能を適用する。この場合、外部共有プロジェクトを設定し、協業する担当者間でプロジェクトのタスク進捗情報を共有管理し、外部の担当者からの進捗状況情報を各々のグループウェアで直接登録することにより、プロジェクトのタスク進捗を共有メンバー間でリアルタイムに且つ正確に把握することができるようになる。
【００８８】
（回覧板機能）
グループウェアにおける回覧板機能は、社内通知や通達事項を１対多で通知する機能であり、本発明に関わる情報共有機能を適用することにより、回覧されたメンバー一人一人がコメントを返すことができるため、コメントを通達できているか否か、すなわち相手が回覧を読んだかどうかがリアルタイムに把握できる。電子メールでは送信相手先がメールを確認したかどうかを把握することはできない。
【００８９】
図２０は、回覧板機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。回覧板機能において、外部共有グループと登録しているメンバーに対して、例えば、会議開催について事前に都合を確認したい場合や、重要事項の通知で、確実に全員に通知する必要がある場合には、相手の確認状況をすぐに把握することができる。
【００９０】
例えば、図２０の例では、回覧板機能表示画面１５０において、起案者（ａ）によって起案され、回覧を行った回覧情報１５１に対する確認返答１５２は、共有情報として直ちに共有メンバーによる閲覧が可能である。図２０の例では、３人の共有メンバーから確認返答１５２があった状態を示すが、さらに他の共有メンバーのコメントも共有情報として参照可能とすることができる。
【００９１】
（電子会議室機能）
電子会議室機能に本発明に関わる情報共有機能を適用することにより、外部共有グループに登録しているメンバーに対して、会議開催に関する都合を事前に確認したい場合や、重要事項で確実に全員に通知する必要がある場合などは、相手の確認状況をすぐに把握することができる。
【００９２】
以上、本発明に関わるグループウェア及びグループウェアシステムの実施の形態について説明してきた。ここで上述の例では説明を理解しやすくするためにグループウェアが稼働するクローズなグループを会社として表現したが、本発明では、勿論会社に限定されることなく、特定の団体、学校、組合、任意のグループ等、グループウェアの機能を利用して情報交換や情報管理を行う主体が適用され得ることはいうまでもない。
【００９３】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、異なる管理下にあるグループウェアのメンバーが、企業、団体などの枠を越え、各人が携わる同一の業務に関する情報を一元的に管理・把握することを可能とし、これによりユーザに対して高い利便性と信頼性とを与えるグループウェア、及びグループウェアシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のグループウェアの一実施形態を説明するための図である。
【図２】本発明のグループウェアの他の実施形態を説明するための図である。
【図３】グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図である。
【図４】グループウェアのスケジュール管理機能に本発明を適用した例を説明するための図である。
【図５】本発明を実現するシステム構成例を説明するための概要図である。
【図６】図５に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。
【図７】本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートである。
【図８】利用者情報Ｄ１、外部メンバー情報Ｄ２、及びこれらを登録・編集情報をともに纏めた送信用データＤ３の具体例について説明するための図である。
【図９】本発明に関わる外部共有用プログラムの処理の一例について説明するためのフローチャートである。
【図１０】グループウェアに設定する情報共有用のグループ設定例について説明するための図である。
【図１１】スケジュール機能における外部共有グループの概念を具体的に説明するための図である。
【図１２】プロジェクト管理機能における社内にメンバーによる使用例を説明するための図である。
【図１３】プロジェクト管理機能における外部メンバーとの情報共有について概念的に説明するための図である。
【図１４】プロジェクト管理機能におけるプロジェクト管理表示画面の一例を示す図である。
【図１５】Ａ社，Ｂ社及びＣ社におけるプロジェクト管理の機能について説明するための図である。
【図１６】グループウェアにおける一般的なサーバ・クライアント間の通信概念について説明するための図である。
【図１７】本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の一例について説明するための図である。
【図１８】本発明に関わるグループウェアシステムにおけるグループウェアサーバとクライアントとの同期方法の他の例について説明するための図である。
【図１９】スケジュール機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。
【図２０】回覧板機能における外部との情報共有について説明するための画面表示例である。
【図２１】外部との情報共有の具体例について説明するための図である。
【符号の説明】
１…社内共有情報、１ａ…Ｂ社・Ｃ社との共有部、１ｂ…Ｂ社との共有部、１ｃ…Ｃ社との共有部、２…社内共有情報、２ａ…Ａ社・Ｃ社との共有部、２ｂ…Ａ社との共有部、３…社内共有情報、３ａ…Ａ社・Ｂ社との共有部、３ｂ…Ａ社との共有部、１０…Ａ社の社内ネットワーク、１１，２１，３１…ＬＡＮ環境、１２，２２，３２…グループウェアサーバ、１３，２３，３３…端末装置（クライアント）、１３ａ…ブラウザ、１４，２４…スケジュール表示画面、１４ａ，２４ａ…共有部分、１５…インターネット網、１６…携帯端末、２０…Ｂ社の社内ネットワーク、１２１…グループウェアソフトウェア、１２１ａ，２２１ａ…ＣＧＩプログラム、１２１ｂ…モバイル用ＣＧＩプログラム、１２１ｃ，２２１ｃ…外部共有用プログラム、１２１ｄ，２２１ｄ…データ領域、１２２，２２２…Ｗｅｂサーバ、１２３，２２３…メールサーバ、３０…Ｃ社ネットワーク、４０…Ａ社グループウェア、４１，５１…“外部共有Ｐ”、４１ａ…“総務部係長ｃ”、４１ｂ…“総務部担当者ｄ”、４１ｃ…“Ｂ社の営業部担当者Ｄ”、５０…Ｂ社グループウェア、５１ａ…“営業部担当者Ｄ”、５１ｂ…“Ａ社の総務部係長ｃ”、５１ｃ…“Ａ社の総務部担当者ｄ”、６０…Ａ社内“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”のグループスケジュールの表示画面、６１…Ａ社の“担当者ａ”の個人スケジュール、６２…Ａ社の“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ）”のグループスケジュール、６３…Ａ社の関係者の個人スケジュール、７０…Ｂ社内“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ’）”のグループスケジュール表示画面、７１…Ｂ社の“担当者ｂ”の個人スケジュール、７２…“Ｐｒｏｊｅｃｔ（Ｂ’）”のグループスケジュール、８０…プロジェクト一覧表示画面、９０…プロジェクト機能における各タスクの進捗状況表示画面、１００…プロジェクト管理表示画面、１０１…Ｂ社の進捗状況表示部、１０２…Ｃ社の進捗状況表示部である。１１０…Ｂ社の進捗報告画面、１２０…Ｃ社の進捗報告画面、１２４，１３４…ＴＣＰ／ＩＰソフトウェア、１２５，１３５…デバイスドライバ、１２６，２２６…ファイヤーウォール、１２７，２２７…ルータ、１３１…ＷＷＷブラウザ、１３１ａ…ＨＴＭＬブラウザソフトウェア、１３１ｂ…ＨＴＭＬクライアントソフトウェア、１３２…ディスプレイ、１３３…クライアント側のキーボード、１４０…外部共有表示部、１４１…詳細情報、１５０…回覧板機能表示画面、１５１…回覧情報、１５２…確認返答。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a groupware, a groupware system, and a recording medium on which the groupware is recorded. More specifically, the present invention relates to a groupware which is software capable of achieving centralized management of information and smooth communication, and The present invention relates to a groupware system that can execute groupware, and a recording medium that records the groupware.
[0002]
[Prior art]
Groupware is a groupware that uses a group or corporate LAN to streamline information sharing and communication, and supports collaborative work by groups. The main functions are a scheduler function for sharing schedules among members, E-mail function for facilitating communication between members in the group and outside, e-meeting room function for meetings between members and discussion on specific themes, e-bulletin board function for publicizing the entire group, ideas and know-how There is a document management function for sharing documents in a database, and a workflow function for digitizing and circulating documents circulated by multiple members, such as approval documents.
[0003]
These functions belonging to the conventional groupware are usually prepared for information sharing and communication within one organization or one company except for the e-mail function. The e-mail function is a function that directly communicates with the outside such as, for example, "other companies", "other organizations", and "other departments managed by different groupware". This realizes a system for exchanging messages. This system is recognized as an independent system as one of communication means for performing the “mail” system on a computer network.
[0004]
For example, there are 21 functions provided by “desknet's” (product name), which is a groupware of Neo Japan, but some of the functions are external (one group). By adding a function and mechanism for sharing information with an environment outside the category managed by the software, it becomes possible to centrally and in real time manage business information in collaboration and the like. Here, information can be exchanged directly with the outside on groupware used in a closed environment such as within an organization or company, and the same information can always be shared and managed.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
Regarding tasks performed by members managed by one groupware, information can be centrally managed and smooth communication can be achieved by the conventional groupware. In the first place, the groupware is basically for realizing the above functions.
[0006]
However, sharing of information with other managed groupware, for example, members of other companies or groupware managed separately (sharing by centralized management) has not been realized by current groupware. The schedule and progress status of one project (operation) to be performed by external involvement must be individually confirmed by each person in charge of each company, and each must register information in its own groupware. For this reason, information cannot be unified and information mismatch due to lack of communication also occurs.
[0007]
FIG. 21 is a diagram for describing a specific example of information sharing with the outside. Here, it is assumed that the companies A, B, and C are in a cooperative relationship, and the company A performs a task of creating a software package (a box plus a CD-ROM) (hereinafter, a package production task) as a partner company B. It is assumed that they are in a position to place orders and manage with Company C and Company C. Here, company B is entrusted with the production of a “box” from the company A in the package production work, and company C is entrusted with the manufacture of the “CD-ROM” from the company A in the package production work. And
[0008]
(A), who is the person in charge of Company A, manages the schedule, such as the meeting date, the prototype inspection date, and the final delivery date, for the work entrusted to Company B and Company C, using the schedule function of its own groupware. Also, the progress of the companies B and C is managed using the project management function of the groupware of the company. Similarly, the persons in charge of companies B and C register and manage the same contents in the schedule function of the groupware in each company.
[0009]
According to the conventional method, the person in charge of company A (a) is individually contacted with the person in charge of company B (b) and the person in charge of company C (c), and the meeting date and The delivery date is confirmed, and the schedules of the companies B and C are registered and managed in the schedule function of the company A groupware. On the other hand, (b) and (c) also use their own groupware to register and manage the schedule notified to (a) in the schedule function. For example, information is registered in each groupware by confirming and notifying the meeting schedule by e-mail or telephone between the persons in charge, or confirming the meeting schedule after a visit or the like.
[0010]
Here, when there is a change in the schedule of the work of the company B or the work of the company C, the person in charge of the company A is notified (a), but the change of the management information is registered and managed by the company's own groupware. Changes must be made for each piece of information, which requires time and effort for the change procedure. Also, in the unlikely event that there is a defect in information transmission, an error will occur in business progress management.
[0011]
The present invention has been made in view of the above-mentioned circumstances, and members of groupware under different management are able to unify information on the same business that each person is involved in, across companies, organizations, etc. It is an object of the present invention to provide a groupware and a groupware system capable of managing and grasping.
[0012]
[Means for Solving the Problems]
The invention according to claim 1 is a groupware for realizing a collaborative work on a network by a plurality of users, wherein the groupware communicates with one or more specific groupware used in another network. It is characterized in that an information sharing unit enabling information sharing with respect to a specific information item can be set.
[0013]
According to a second aspect of the present invention, in the first aspect, a plurality of information sharing units can be set, and the plurality of information sharing units can share information with different groupwares. It is what it was.
[0014]
According to a third aspect of the present invention, in the first or second aspect of the present invention, the information held in the sharing unit can be registered and edited from all groupware set to be able to share information. It is what it was.
[0015]
According to a fourth aspect of the present invention, in accordance with any one of the first to third aspects, information registered or edited by the information sharing unit is reflected on another groupware that performs the information sharing to perform information sharing. Therefore, when information is registered or edited in the information sharing unit, the registration or editing information is transmitted to another groupware set to be able to share information, whereby the other group It is characterized in that information sharing is performed synchronously with software.
[0016]
According to a fifth aspect of the present invention, in accordance with any one of the first to third aspects, information registered or edited by the information sharing unit is reflected on another groupware that performs the information sharing to perform information sharing. Therefore, a connection request is issued to another groupware set to be able to share information, and information is registered or registered in an information registration / editing file transmitted from another groupware in response to the connection request. By accepting editing and transmitting the file for information registration / editing to the other groupware, information sharing is performed synchronously with the other groupware.
[0017]
According to a sixth aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the groupware permits registration, editing, and browsing of information with respect to a specific information item set as the information sharing unit. The shared members to be set can be set including the members of the other groupware.
[0018]
According to a seventh aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, a schedule function for managing a user schedule and a progress status of a project are managed as groupware functions for setting the information sharing unit. One or a plurality of functions of a project management function for executing the electronic conference room between users and an electronic conference room function for implementing an electronic conference room between users.
[0019]
The invention according to claim 8 is a groupware system in which a plurality of clients and a server that executes a process requested by the client are connected to a network, wherein the server has a function of the groupware in accordance with a request from the client. A processing unit for returning a processing result related to the execution to the client; a data storage unit; and an external sharing processing unit for executing a process for sharing information with another groupware. The information setting means sets in advance information items for performing the information sharing, and permits registration, editing, and viewing of the shared information in the data storage means according to an instruction from an external client connected to the other groupware. It was done.
[0020]
According to a ninth aspect of the present invention, in the invention of the eighth aspect, the external sharing processing means is capable of setting a plurality of pieces of shared information enabling information sharing with different groupware. is there.
[0021]
According to a tenth aspect of the present invention, in the invention of the eighth or ninth aspect, the shared information managed by the external sharing processing means can register and edit information from all groupware set to be capable of sharing information. It is characterized by.
[0022]
According to an eleventh aspect of the present invention, in the invention of any one of the eighth to tenth aspects, the external sharing processing means reflects information registered or edited as the shared information in other groupware to perform information sharing. To perform, when the registration or editing of the shared information is performed, by transmitting the registration or editing information to another groupware set to be capable of sharing information, It is characterized in that information sharing is performed in synchronization with each other.
[0023]
According to a twelfth aspect of the present invention, in accordance with any one of the eighth to tenth aspects of the present invention, the information registered or edited as the shared information can be shared by reflecting the information in another groupware to perform information sharing. Issues a connection request from the client to the other groupware set in the client, the client receives the information registration / editing file transmitted from the other groupware in response to the connection request, and Accepts registration or editing of information, transmits the registered or edited information to the other groupware, and the server receives and shares the registered or edited information transmitted from the other groupware. The information is stored in the data storage means.
[0024]
According to a thirteenth aspect of the present invention, in any one of the eighth to twelfth aspects, the external sharing processing means registers, edits, and browses information on the specific information item set to be capable of sharing the information. In this case, the sharing members who permit the setting can be set including the members of the other groupware.
[0025]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
FIG. 1 is a diagram for explaining an embodiment of the groupware of the present invention. Although the groupware of the present invention enables mutual information sharing among a plurality of companies, in the present embodiment, the same one sharing unit capable of sharing information among three companies is provided, An example in which information is shared among three companies will be described.
[0026]
In FIG. 1, the company A groupware has in-house shared information 1 managed in-house, and further has a shared unit 1a with companies B and C in part. Similarly, the company B groupware has a shared part 2a with the company A and the company C in a part of the company shared information 2 managed in the company, and the company C groupware has the company shared information managed in the company. 3 has a common part 3a with A and B companies. In these sharing units, the same information is shared.
[0027]
Among the three companies that share information, the shared information can be registered, updated, deleted, etc. from any company, and data can be transmitted and received between each company every time such shared information is registered or edited. By doing so, the same information can be managed by three companies at all times by synchronizing data. Here, when Company A registers or edits information in its own shared unit, the information is transmitted to Company B and Company C, and the received groupware of Company B and Company C is shared with each other. By reflecting the information in the section, the same information can be managed in real time without re-registering or editing the information in Company B and Company C. The same processing is executed when information registration or editing or the like is performed in the sharing unit in the companies B and C.
[0028]
As a method of synchronizing the shared information between the groupwares of the respective companies, a method using data transmission / reception between each groupware using the mail system, a method of referring and acquiring data by direct access between the groupwares, and the like can be applied. . Specific examples of these synchronization methods will be described later.
[0029]
FIG. 2 is a diagram for explaining another embodiment of the groupware of the present invention. This embodiment shows an example in which one company shares different information with a plurality of companies, and shows a configuration in which two different sharing units are provided between one company and two companies. In FIG. 2, the company A groupware has in-house shared information 1 managed in the company, and further has a shared part 1b with the company B and a shared part 1c with the company C in part thereof. . The company B groupware has a shared part 2b with the company A in a part of the company shared information 2 managed in the company, and the company C groupware has a part of the company shared information 3 managed in the company. Has a shared unit 3b with Company A.
[0030]
As described above, the company A can manage a plurality of different pieces of shared information by the sharing unit 1b with the company B and the sharing unit 1c with the company C. In the present embodiment, no sharing unit is provided between Company B and Company C.
[0031]
In the groupware of company A, when company A registers or edits information in shared part 1b with company B, company A groupware transmits the registered or edited information only to company B. Then, the received company B groupware reflects the information in the sharing unit 2b with the company A, so that the same information can be managed between the two companies without having to register or edit information in the company B groupware again. Can be. Further, between the company A and the company B, the information registered in the shared part 2b of the company B with the company A is also transmitted from the company B's groupware to the company A's groupware. Is registered in the sharing unit 1b with the company B.
In addition, the information sharing state between the A company and the B company can be similarly realized between the A company and the C company.
[0032]
For example, in the example shown in FIG. 21 described in the conventional example, as in the embodiment shown in FIG. 1 or FIG. 2, a sharing unit capable of sharing information with the outside is provided in the groupware of each company, and The registered information is automatically synchronized and updated between the three companies designated to be shared, so that the latest information can always be centrally managed by the three companies. This makes it possible to completely eliminate misunderstandings and errors caused by inadequate information transmission between different companies.
[0033]
FIGS. 3 and 4 are diagrams for explaining an example in which the present invention is applied to the schedule management function of groupware. FIG. An example of a groupware schedule display screen that can be used is shown in FIG. 3 (B), and FIG. 4 (A) is a conceptual diagram of a network in company B. FIG. FIG. 4B shows an example of the schedule display screen of FIG.
[0034]
As shown in FIG. 3A, an in-house network 10 of company A is constructed by a LAN environment 11, and a groupware server 12 and each terminal device (client) 13 are connected to the in-house network 10. In each terminal device 13, groupware can be used in cooperation with the groupware server 12. For example, in the schedule management function, a schedule display screen 14 as shown in FIG. can do.
[0035]
On the other hand, as shown in FIG. 4A, the company network 20 of the company B is constructed by a LAN environment 21, and the groupware server 22 and each terminal device (client) 23 are connected to the company network 20. In each terminal device 23, groupware can be used in cooperation with the groupware server 22. For example, in the schedule management function, a schedule display screen 24 as shown in FIG. can do.
[0036]
The user of the company A sets a destination (here, the company B) to be shared with the shared portion 14a on the schedule display screen 14 shown in FIG. As a result, the information registered in the shared portion 14a or the information obtained by editing the registered information is automatically transmitted to the set company B as the sharing partner. Company B, which has automatically received such information, recognizes that the transmitted information is shared information and reflects the information in its own groupware to completely synchronize the information of both shared parts. That is, the information registered / edited in the shared part 14a of the schedule display screen 14 of the company A is reflected in synchronization with the shared part 24a of the schedule display screen 24 of the company B shown in FIG.
[0037]
4B, by performing the same operation on the schedule display screen 24 shown in FIG. 4B, the registered or edited information is synchronously reflected on the shared portion 14a of the schedule display screen 14 of the company A. Can be.
[0038]
As described above, it is necessary to mutually set the sharing destinations in advance. For example, Company A sets Company B as a sharing partner, and Company B sets Company A as a sharing partner. Thereby, information can be registered and edited in both directions, and the same information can always be managed in each shared part.
[0039]
FIG. 5 is a schematic diagram for explaining an example of a system configuration for realizing the present invention. In the example of FIG. 5, two companies share part of groupware. Company A and company B each operate in-house groupware for information sharing and communication within the company. In both companies A and B, company networks 10 and 20 are constructed by LAN environments 11 and 21, respectively, and groupware servers 12 and 22 and terminal devices 13 and 23 are connected to company networks 10 and 20, respectively. The function of the groupware of each company is realized by the groupware software held in the groupware servers 12 and 22.
[0040]
Here, the company A groupware server 12 and the company B groupware server 22 are connected via the Internet network 15 in order to perform information sharing according to the present invention. Then, information sharing of groupware according to the present invention is realized by an external sharing program included in the groupware software.
[0041]
FIG. 6 is a diagram for explaining more detailed functions of the groupware server applied to the system configuration as shown in FIG. The groupware server 12 has three functions of a groupware software 121, a Web server 122, and a mail server 123, which are processing units that perform processing related to execution of groupware functions in accordance with a request from a client. The Web server 122 provides files and data to the browser 13a of the terminal device 13, which is a WWW client. In addition, the mail server 123 implements functions such as a message transmission / reception function, a mailbox function, and a message management function for configuring an electronic mail system.
[0042]
In the groupware software 121, a CGI program 121a, a mobile CGI program 121b, an external sharing program 121c, and a data area 121d are set. In response to a request from the browser 13a of the terminal device 13, the CGI program 121a returns an execution result of the program to the browser 13a. The mobile CGI program 121b is a CGI program set for mobile such as the mobile terminal 16. The external sharing program 121c is an external sharing processing unit that executes a process for sharing information with another groupware, and performs information sharing with the external groupware server 22.
[0043]
FIG. 6 shows an example of the configuration of a groupware server applicable to the present invention. Another configuration example for realizing information sharing between groupware servers will be described later in detail.
[0044]
FIG. 7 is a flowchart for explaining an example of processing of the external sharing program according to the present invention, and describes processing for synchronizing registration / edit executed by groupware with other groupware. Here, assuming a plurality of groupware that partially shares information, the groupware described as a processing entity is referred to as internal groupware for convenience, and another groupware that partially shares information with the internal groupware is referred to as an external groupware. Groupware.
[0045]
First, when an editing process such as new registration or change / deletion of information in the information sharing unit of the internal groupware is executed (step S1), the external sharing program first obtains registration / edit data to be shared with the outside. (Step S2), and further acquires information (D1) of the user who has registered and edited the data (Step S3), and further acquires information (D2) of an external member registered as a user of the sharing unit. (Step S4).
[0046]
FIG. 8 is a diagram for describing a specific example of the user information D1, the external member information D2, and the transmission data D3 in which these are registered and edited together. The user information D1 illustrated in FIG. 8A includes at least “registrant”, “company”, “ID”, and “Password” information. The external information member information D2 illustrated in FIG. 8B includes at least “sharer”, “company”, “ID”, “Password”, and “address” information. The transmission data D3 shown in FIG. 8C includes the information items of D1 and D2 and the “date”, “time”, and “content” of the registration information.
[0047]
Returning to the flowchart of FIG. After acquiring the information (D2) of the external member registered as a user of the sharing unit in step S4, the external sharing program determines a synchronization method included in the registration information (step S5). Here, if the synchronization method is access, access is made to other groupware that manages external members, and processing for writing registration / edit information is performed (step S8). If the synchronization method is data transmission, registration / edit is performed. The transmission data (D3) as described above, which summarizes the information and the registrant information, is generated (step S6), and the transmission data is transmitted to other groupware that manages the external members (step S7). In other groupware that manages external members, the received registration / edit information is written, so that information management synchronized with the groupware on the transmission side is executed.
[0048]
FIG. 9 is a flowchart for explaining an example of the processing of the external sharing program according to the present invention, and explains the data synchronization processing of the internal groupware with respect to registration / editing executed by the external groupware. First, editing processing such as new registration or change / deletion of information in the information sharing unit of external groupware is performed (step S11), and when registration / edit data to be shared is transmitted from external groupware to internal groupware. (Step S12), the external sharing program determines whether the information is registration / editing information by an external sharer set in the internal groupware (Step S13).
[0049]
Here, if the information is not registration / editing information by the external sharer, the internal groupware discards the data transmitted from the external groupware, and ends the processing (step S17). On the other hand, if the information is registration / editing information by the external sharer, the external sharing program of the internal groupware extracts data to be reflected on the internal groupware from the transmission data transmitted from the external groupware (step S14). The function of the groupware corresponding to the data is determined, and it is determined whether the extracted data is normal data (step S15).
[0050]
In step S15, when the function is determined and the data is determined to be normal, the extracted data is written in the data area defined for each function (step S16). If the data is not normal such as the function cannot be specified in step S15, an error message is generated (step S18), and a synchronization error message for the external member of the information transmission source is sent to the corresponding external groupware. It transmits (step S19).
[0051]
Next, a specific embodiment for sharing information with the outside as shown in each of the above examples by the groupware will be described.
In the present embodiment, an “external sharing group” is newly provided in the group setting of the groupware, and members who share information with the outside are set. Here, the member set in the external sharing group can execute registration, change / deletion, etc. of information and editing and browsing of a specific shared information item. The setting members of the “external sharing group” can include not only members in the company where the groupware operates but also external (for example, another company) persons who share information. However, the internal information of each member of the "external shared group" is not disclosed within the group, and the information registration, editing, and browsing as described above can be performed only for information related to the predetermined shared information items. I do. Note that the concept of “group” in groupware is that, for example, a sales department group, a technology department group, and the like are set for each organizational unit such as a company, such as a sales department, a general affairs department, and a technology department. Member information is handled in units called groups.
[0052]
FIG. 10 is a diagram for explaining an example of a group setting for information sharing set in groupware. FIG. 10A illustrates a concept of setting an information sharing group in groupware of company A, and FIG. FIG. 10B shows the concept of group setting. In the example of FIG. 10, a group called “external shared P” 41 is created in the company A groupware 40, and members of the group include “general affairs department chief c” 41 a and “general affairs department charge” as members involved in the company. The person d "41b is registered, and the person in charge of the sales department D of company B 41c is registered as an external person in charge of information sharing.
[0053]
Also, in the company B groupware 50, “Sales person in charge D” 51a is set as an in-house member by the same operation as that of the above-mentioned company A, and “General manager c of company A's general affairs c” 51b as an external member And “Company A General Affairs Dept. d” 51c are set. The “General Affairs Department Chief c” 41a and the “General Affairs Department Representative d” 41b of Company A belong to the General Affairs Department within Company A, but belong to a group that shares information with the outside in business (external sharing P41). Company B's “Sales Department Manager D” 51a belongs to Company B's sales department and also participates in a group that shares information on business (external sharing P51). become.
[0054]
Next, the concept of the external sharing group in the schedule function set in the above example will be described. FIG. 11 is a diagram for specifically explaining the concept of the external shared group in the schedule function. FIG. 11A shows a display screen of the shared group in Company A, and FIG. This is shown in FIG. In FIG. 11A, reference numeral 60 denotes a display screen of a group schedule of “Project (B)” in company A, 61 denotes a personal schedule of “person a” of company A, and 62 denotes a screen of “Project (B)” of company A. A group schedule 63 is a personal schedule of “Hanako Suzuki” of Company A. In FIG. 11B, reference numeral 70 denotes a group schedule display screen of “Project (B ′)” in company B, 71 denotes a personal schedule of “person b” of company B, and 72 denotes a screen of “Project (B ′)”. It is a group schedule.
[0055]
In the example shown in FIG. 11, an external shared group having a group name “Project (B)” is set in Company A. In “Project (B)”, “in charge a” and “Hanako Suzuki” are set as in-house members, and “in charge b” of company B is set as an external member. In the case of the company B, an external sharing group called “Project (B ′)” for sharing with the company A is set. In “Project (B ′)”, “in charge b” of company B is set as an in-house member, and “in charge a” of company A and “Hanako Suzuki” are set as external members.
[0056]
The members registered in “Project (B)” are “person in charge a” and “Hanako Suzuki” in company A, and “person b” in company B outside, as described above. Cannot display the personal schedule 71 of the “person in charge b” of the company B. Similarly, the company B cannot display the personal schedules 61 and 63 of “person in charge a” and “Hanako Suzuki” of the company A which is an external member.
[0057]
Next, the concept of the external sharing group in the project management function will be described. In a normal project management function that uses groupware only in the company, for example, the progress management of a project performed by members of one group such as the general affairs department and the engineering department, and the management of a project performed beyond the group Any of the progress management can be executed. Here, for example, target members of the project can be managed by setting the access authority of the user.
[0058]
As a project to be performed by the members of the above one group, for example, as in a “new function development project”, a design work, a manufacture work, and a test work are performed only by the members of the technical department and the progress is managed. A case is given. In addition, projects to be carried out beyond the framework of the above group, such as “in-house recreation project”, go beyond the framework of the general affairs department and technical department, such as planning work, preparation work (procurement work), and progress work. There are cases in which a person in charge is selected from members of various departments, and the members carry out and manage the progress.
[0059]
FIG. 12 is a diagram for explaining an example of use by members in the company in the project management function. FIG. 12A shows a project list display screen 80 in the project function, and FIG. 12A shows a progress status display screen 90 of each task in the project function. This is shown in FIG.
[0060]
In the example of FIG. 12, a project name "new development P2" and a person in charge are displayed on the project list display screen 80, and further, "basic design", "system design", "detailed design", "program production", The names of tasks related to this project such as “Union Exam” and the names of persons in charge of each task are displayed. Then, the person in charge of each task inputs the progress status of the assigned task on a progress report input screen (not shown), whereby a progress list of each task is displayed on the progress status display screen 90 in FIG. You can check the progress at a glance.
[0061]
FIG. 13 is a diagram for conceptually explaining information sharing with external members in the project management function. For example, when a project to be executed with a member outside the company occurs, an "external sharing group" is set up by the related companies and the same member registration is performed as in the case of the above-described schedule function.
[0062]
In this example, it is assumed that a project called “package creation work” has occurred in Company A. “Package creation work” includes “box creation work” entrusted to Company B and “CD-ROM creation work” entrusted to Company C. Company A manages the progress of the work of Company B and Company C, Company B and Company C keep track of each other's work.
[0063]
That is, an external shared group named “package creation business” set in the groupware project function of each company is set. Here, the progress status of the tasks registered by the shared members of Company B and Company C (Company A (a), Company B (b), Company C (c)) is displayed on Company A's project management screen. It is reflected, and the progress of the tasks of each company can be centrally managed. Then, the external sharing members of the companies B and C can refer to the management information of the company A and reflect the information on their project functions.
[0064]
FIG. 14 is a diagram showing an example of a project management display screen in the project management function. In the figure, 100 is a project management screen displayed by Company A, 101 is a progress status display section of Company B, and 102 is a progress status display section of Company C. It is a progress display part. In the progress display section 101 of the company B, the progress report on the “box creation business” performed by the person in charge of the company B (b) is input through the company B groupware, and one task of the “package creation business project” of the company A is performed. Is centrally managed as In the progress display section 102 of the company C, the progress report on the “CD-ROM creation task” performed by the person in charge of the company C (c) is input via the company C groupware, and the “package creation task” of the company A is input. It is centrally managed as one task of the project ".
[0065]
FIG. 15 is a diagram for explaining the project management functions of the companies A, B and C. In the figure, reference numeral 10 denotes a company network, reference numeral 20 denotes a company B network, reference numeral 30 denotes a company C network, and reference numeral 100 denotes an A company. A company management project screen, 110 is a company B progress report screen, and 120 is a company C progress report screen. In each company's internal network, 11, 21 and 31 are LAN environments, 12, 22, and 32 are groupware servers, and 13, 23, and 33 are terminal devices.
[0066]
The person in charge of the company B (b) reports the progress of the task of the project using the terminal device 23 of the in-house network. Here, the person in charge (b) selects the “project” to be performed by members of the “external shared group” provided in the groupware in the company, opens the progress report screen 110, and displays the progress status of the task in charge of himself / herself. Make the input.
[0067]
Similarly, the person in charge (c) of the company C also selects the “project” to be executed by the members of the “external shared group” provided in the groupware in the company, and from the progress report screen 120, displays the progress status of his / her task. Make the input.
[0068]
The person in charge of the company A (a) who manages the project selects the “project” to be executed by the members of the “external sharing group” provided in the groupware in the company, and opens the project management screen 100, whereby the company B It is possible to display a screen on which the progress status of the task input by each of the person in charge (b) and the person in charge of company C (c) is input using their own groupware. Here, similarly to FIG. 14, the progress statuses of the tasks of the respective companies are reflected in the progress status display unit 101 of the company B and the progress status display unit 102 of the company C.
[0069]
Next, a communication concept between a server and a client (a groupware server and a terminal device) applied to the present invention will be described. First, a general concept of communication between a server and a client in groupware will be described with reference to FIG. In FIG. 16, first, a file browsing request is input to the HTML browser software 131a according to an input of the keyboard 133 on the client side (S21). Such a request, for example,
This is for realizing the request of “I want to see http://XXXX.neo.co.jp:YYYY/cgi-bin/crm/dnet.cgi”.
[0070]
The HTML browser software 131a sends information for realizing the request to “communicate with the port YYYY of XXXX.neo.co.jp” to the TCP / IP software 134 (S22). The TCP / IP software 134 establishes a TCP session with the TCP / IP software 124 of the groupware server 12 (S23), and requests the HTML browser software 131a to request a file "/cgi-bin/crm/dnet.cgi". This is sent to the HTTP server software 122 of the groupware server 12 (S24).
[0071]
The CGI program 121a of the groupware server 12 obtains necessary data from the data area 121d in accordance with the above request, generates the requested HTML file (S25), and transfers the generated file to the HTML browser software 131a of the terminal device 13. Send (S26). The HTML browser software 131a displays the transmitted HTML file on the display 132 (S27). In the terminal device 13, the WWW browser 131 holds the HTML client software 131b together with the HTML browser software 131a, and the device driver 135 is set. A device driver 125 is also set in the groupware server 12.
[0072]
FIG. 17 is a diagram for explaining an example of a method of synchronizing a groupware server and a client in the groupware system according to the present invention, and shows a system for performing synchronization by data communication between groupware. As a method for synchronizing the shared information between the groupware, a method of transmitting information registered in one groupware to one or more other groupware by data communication by a mail method can be adopted.
[0073]
Here, first, for example, a groupware activation and an activation request such as a schedule function are sent from the terminal device 13 of the company A network to the CGI program 121a of the in-house groupware server 12 (S31). According to the received request, the CGI program 121a acquires necessary data from the data area 121d, generates an HTML file, and returns it to the terminal device 13 (S32).
[0074]
When information is input to the external sharing schedule of the external sharing group in the client 13 (S33), the CGI program 121a of the groupware server 12 stores the CGI program 121a in the in-house groupware data area 121d (S34).
[0075]
The external sharing program 121c of the company A groupware server 12 extracts the stored external sharing data, and processes the registrant information and the data of the registered contents as transmission data (S35). Then, the external sharing program 121c transmits the transmission data to the address of the external member registered in the external sharing group (S36).
[0076]
The external sharing program 221c of the receiving company B groupware server 22 determines whether the transmitted data is external sharing data of the company B groupware, and if the transmitted data is external sharing data, Then, the information is written in the data area 221d under the control of the groupware (S37).
[0077]
From the terminal device 23 connected to the company B network, a start request for the company B groupware and a start request such as a schedule function are input to the CGI program 221a of the company B groupware server (S38). When the user logs in to the external sharing group, the terminal device 23 can browse information reflecting schedule information and the like registered by the external member (S39).
[0078]
FIG. 18 is a diagram for explaining another example of a method of synchronizing a groupware server and a client in a groupware system according to the present invention, and shows a system for performing synchronization by direct access between groupware. As a method for synchronizing shared information between groupwares, a method of directly accessing one groupware from another groupware to browse and register registered information to another groupware can be adopted. .
[0079]
Here, first, for example, a client (terminal device) 13 of the company A network sends a groupware start and a start request such as a schedule function to the CGI program 121a of the in-house groupware server 12 (S41). According to the received request, the CGI program 121a acquires necessary data from the data area 121d, generates an HTML file, and returns it to the client 13 (S42).
[0080]
The client 13 of the company A logs in to the external shared group of the in-house groupware and, for example, when directly registering the schedule data in the external groupware, selects the external registration destination (here, the company B). A connection request with the company B groupware as the registration destination is made (S43).
[0081]
In the company B groupware server 22, the Web server 222 passes the connection request to the external sharing program 221c, and determines whether or not the request is authenticated. Then, when the authentication is valid, the Web server 222 instructs the CGI program 221a to generate a schedule screen file (S44). Then, the CGI program 221a passes the generated schedule screen file to the external unit sharing program 221c, and transmits the file to the company A groupware server 12 via the Web server 222 (S45).
[0082]
The client 13 of company A displays the schedule screen file transmitted from the company B groupware server, and when information is input to the external shared schedule, the registration information is sent to the company B groupware server 22 (S46). ), And stored in the data area 221d (S47). When the terminal device 23 of the company B network logs in to the external sharing group, the terminal device 23 can browse information reflecting the schedule information registered by the external member and the like (S48).
[0083]
The external shared data registered directly from a terminal of another company (here, company A) is finally converted into a communication data format by the external sharing program 221c of company B together with information such as the registrant's address and ID. And synchronize with the groupware of company A via the mail server 223 (S49).
[0084]
17 and 18, reference numerals 122 and 222 denote Web servers, reference numerals 123 and 223 denote mail servers, reference numerals 126 and 226 denote firewalls, and reference numerals 127 and 227 denote routers.
[0085]
Next, a description will be given of a groupware function that is expected to be revolutionarily used by sharing information with the outside as described above.
[0086]
(Schedule function)
By applying the information sharing function according to the present invention to the groupware schedule function as described above, high convenience can be provided to the user. FIG. 19 is a screen display example for explaining information sharing with the outside in the schedule function. In the outsourcing work of a company etc. or the work performed in collaboration with the outside, the business schedule such as the schedule information such as meetings and progress meetings is shared and managed with outside personnel (managed as the same information), so that it is always The same schedule information can be grasped. As information shared by the schedule management function, “date / time / location / schedule contents” of a meeting or the like can be set. For example, the schedule information shared with the registered external members is displayed on the external share display section 140 of the schedule display screen. Further, the user can check the detailed information 141 for each piece of information displayed on the external shared display unit 140.
[0087]
(Project management function)
As described in the above example, the user can be provided with high convenience by applying the information sharing function according to the present invention to the project management function of groupware. For example, an information sharing function with the outside related to the present invention is applied to a project management function for managing the progress of a task outsourced or a task performed in cooperation with the outside. In this case, the project tasks are set by setting an external shared project, sharing and managing the task progress information of the project between the cooperating persons, and directly registering the progress information from the external persons in each groupware. The progress can be grasped in real time and accurately among the sharing members.
[0088]
(Circulation board function)
The circulation board function in the groupware is a function for notifying in-house notices and notification items in a one-to-many manner. By applying the information sharing function according to the present invention, each circulated member can return a comment. Therefore, it can be grasped in real time whether or not the comment has been notified, that is, whether or not the other party has read the circulation. E-mail cannot tell whether the recipient has confirmed the e-mail.
[0089]
FIG. 20 is a screen display example for describing information sharing with the outside in the circulation board function. In the circular notice function, if you want to confirm the convenience of holding a meeting in advance for members registered as an external sharing group, or when it is necessary to notify all members with notice of important matters , It is possible to immediately grasp the confirmation status of the other party.
[0090]
For example, in the example of FIG. 20, on the circular board function display screen 150, a confirmation response 152 to the circular information 151 drafted and circulated by the drafter (a) can be immediately viewed as shared information by shared members. . Although the example of FIG. 20 shows a state in which the confirmation replies 152 have been received from three sharing members, comments of other sharing members can be referred to as sharing information.
[0091]
(Electronic meeting room function)
By applying the information sharing function according to the present invention to the electronic meeting room function, if you want to check in advance the convenience of holding a meeting for members registered in the external sharing group, When it is necessary to notify the user, the confirmation status of the other party can be immediately grasped.
[0092]
The embodiments of the groupware and the groupware system according to the present invention have been described above. Here, in the above-described example, a closed group in which the groupware operates is expressed as a company in order to make the description easy to understand, but in the present invention, it is needless to say that a specific group, school, union, It goes without saying that an entity such as an arbitrary group that performs information exchange and information management using the function of groupware can be applied.
[0093]
【The invention's effect】
As is clear from the above description, according to the present invention, members of groupware under different management can manage and collectively manage information on the same business in which each person is involved, beyond the boundaries of companies and organizations. Thus, it is possible to provide a groupware and a groupware system which enable the user to grasp the information and thereby provide the user with high convenience and reliability.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram for describing an embodiment of groupware of the present invention.
FIG. 2 is a diagram for explaining another embodiment of the groupware of the present invention.
FIG. 3 is a diagram for explaining an example in which the present invention is applied to a schedule management function of groupware.
FIG. 4 is a diagram for explaining an example in which the present invention is applied to a schedule management function of groupware.
FIG. 5 is a schematic diagram for explaining an example of a system configuration for realizing the present invention.
FIG. 6 is a diagram for explaining more detailed functions of the groupware server applied to the system configuration as shown in FIG. 5;
FIG. 7 is a flowchart for explaining an example of processing of an external sharing program according to the present invention.
FIG. 8 is a diagram for explaining a specific example of user information D1, external member information D2, and transmission data D3 in which these are registered and edited together.
FIG. 9 is a flowchart illustrating an example of processing of an external sharing program according to the present invention.
FIG. 10 is a diagram for describing an example of group setting for information sharing set in groupware.
FIG. 11 is a diagram for specifically explaining the concept of an external shared group in the schedule function.
FIG. 12 is a diagram for explaining an example of use by members in a company in the project management function.
FIG. 13 is a diagram for conceptually explaining information sharing with external members in the project management function.
FIG. 14 is a diagram showing an example of a project management display screen in the project management function.
FIG. 15 is a diagram for explaining a project management function in Company A, Company B, and Company C;
FIG. 16 is a diagram for describing a general concept of communication between a server and a client in groupware.
FIG. 17 is a diagram illustrating an example of a method of synchronizing a groupware server and a client in the groupware system according to the present invention.
FIG. 18 is a diagram for explaining another example of a method of synchronizing a groupware server and a client in the groupware system according to the present invention.
FIG. 19 is a screen display example for explaining information sharing with the outside in the schedule function.
FIG. 20 is a screen display example for explaining information sharing with the outside in the circulation board function.
FIG. 21 is a diagram illustrating a specific example of information sharing with the outside.
[Explanation of symbols]
1 ... Shared information within the company, 1a ... Shared part with Company B / C, 1b ... Shared part with Company B, 1c ... Shared part with Company C, 2 ... Internal shared information, 2a ... Company A / C 2b ... Shared part with Company A, 3 ... Shared information inside company, 3a ... Shared part with Company A and Company B, 3b ... Shared part with Company A, 10 ... Company network of Company A, 11, 21, 31 ... LAN environment, 12, 22, 32 ... groupware server, 13, 23, 33 ... terminal device (client), 13a ... browser, 14, 24 ... schedule display screen, 14a, 24a ... shared part, 15 ... Internet network, 16: portable terminal, 20: company B's internal network, 121: groupware software, 121a, 221a: CGI program, 121b: mobile CGI program, 121c, 221c: external sharing program 121d, 221d: Data area, 122, 222: Web server, 123, 223: Mail server, 30: Company C network, 40: Company A groupware, 41, 51: External sharing P, 41a: General affairs "Department manager c", 41b ... "General Affairs Department person in charge d", 41c ... "Company B sales person in charge D", 50 ... Company B groupware, 51a ... "Sales department person in charge D", 51b ... "Company A""General manager of the general affairs department c", 51c ... "General manager of the general affairs department of company A", 60 ... Display screen of the group schedule of "Project (B)" in company A, 61 ... Personal schedule of "person a" of company A 62, a group schedule of “Project (B)” of company A, 63, a personal schedule of a person related to company A, 70, a group schedule display screen of “Project (B ′)” of company B, 7 ... Personal schedule of "person b in charge" of Company B, 72 ... Group schedule of "Project (B ')", 80 ... Project list display screen, 90 ... Progress status display screen of each task in project function, 100 ... Project management A display screen 101 is a progress display section of Company B, and a display screen is a progress display section of Company C. 110: Progress report screen of Company B, 120: Progress report screen of Company C, 124, 134: TCP / IP software, 125, 135: Device driver, 126, 226: Firewall, 127, 227: Router, 131: WWW Browser, 131a HTML browser software, 131b HTML client software, 132 display, 133 keyboard on the client side, 140 external sharing display section, 141 detailed information, 150 circular board function display screen, 151 circular information, 152: Confirmation response.