JP2004282251A

JP2004282251A - Data storage apparatus

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Publication number: JP2004282251A
Application number: JP2003068625A
Authority: JP
Inventors: Toshimitsu Morimoto; 利光守本; Kiyoshi Hori; 清志堀; Shigeki Kimura; 茂樹木村; Kazuhito Nishibe; 一仁西部
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2003-03-13
Filing date: 2003-03-13
Publication date: 2004-10-07

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a data storage apparatus capable of surely outputting received browsing data to all of browsing object users and deleting the browsing data after each browsing object user browses the data. <P>SOLUTION: The data storage apparatus is configured such that when a user authentication section 46 judges that user authentication information of an access management table corresponds to user authentication information imputted by an operation panel section 51 and browsing data are outputted, the access judging section 47 establishes an access flag corresponding to the concerned user and deletes the browsing data when it is judged that the access flag is set to all of browsing object users. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、閲覧データを受信するとともに、この閲覧データを予め設定された閲覧対象ユーザーに対して閲覧可能に保存するデータ保管装置に関するものであり、特にスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能及び、コピー機能等を統合したネットワーク型デジタル複合機等に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、受信したＦＡＸデータを、そのＦＡＸデータに予め設定された送付対象者に対して出力可能に記憶するメモリを備え、送付対象者がＦＡＸデータを出力した後に、当該ＦＡＸデータをメモリから消去するように構成されたファクシミリ装置が知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
この種のファクシミリ装置は、ＦＡＸデータを出力したか否かを示す情報、すなわちアクセス情報が当該ＦＡＸデータ毎に上記メモリに記憶されており、このアクセス情報がＦＡＸデータ出力済みと更新された場合に、当該ＦＡＸデータをメモリから消去するようになっている。このように特許文献１のファクシミリ装置は、ＦＡＸデータが出力された場合に、当該ＦＡＸデータが消去されるように構成されているため、上記メモリの使用領域を可及的に抑制することができるとともに、メモリの使用領域を確保するために管理者がＦＡＸデータを消去するといった手間を省略することができる。
【０００４】
【特許文献１】
特開平８−４６７１１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記特許文献１のファクシミリ装置は、上記アクセス情報に基づいてＦＡＸデータが出力されたか否かを判定するため、例えば、当該ＦＡＸデータに複数の送付対象者が設定されている場合に、送付対象者の全員に対してＦＡＸデータが送付されないといった事態を生じるおそれがあった。
【０００６】
すなわち、上記各送付対象者の内の一人がＦＡＸデータを出力した時点で、当該ＦＡＸデータに対応するアクセス情報がＦＡＸデータ出力済みの状態に更新され、当該ＦＡＸデータがファクシミリ装置から消去されてしまうため、出力されたＦＡＸデータを他の送付対象者へ配布しない限り、送付対象者の全員が当該ＦＡＸデータを閲覧することができなかった。
【０００７】
また、上記のように出力されたＦＡＸデータを他の送付対象者へ配布するといった作業を要するため、この配布過程において当該ＦＡＸデータが送付対象者以外の人間の目に触れるおそれもあり、このことは、情報漏洩の要因となっていた。
【０００８】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、受信された閲覧データを閲覧対象ユーザーの全員に対して確実に出力することができるとともに、各閲覧対象ユーザーの閲覧後に当該閲覧データを自動的に消去することが可能なデータ保管装置を提供することを目的としている。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために本発明は、閲覧対象ユーザーに対して閲覧データを閲覧可能に保存する閲覧データ記憶部を備えたデータ保管装置において、
閲覧対象ユーザーを特定可能なユーザー認証情報と、閲覧対象ユーザー毎に設定され、閲覧対象ユーザーが閲覧データを閲覧した場合に成立するように設定されたアクセスフラグとを含むアクセス管理テーブルを上記閲覧データと対応付けて記憶する管理テーブル記憶部と、
上記ユーザー認証情報を入力可能な入力部と、
上記アクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、上記入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応している否かを判定するとともに、この判定で各ユーザー認証情報が対応していると判定された場合に、当該ユーザーに対する閲覧データの出力を許可するユーザー認証部と、
上記ユーザー認証部により各ユーザー認証情報が対応していると判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーのアクセスフラグを成立させ、アクセスフラグが成立した旨を上記アクセス管理テーブルに記憶させるアクセス判定部とを備え、
上記アクセス判定部は、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したか否かを判定し、この判定で閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立していると判定された場合に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部から消去するように構成されていることを特徴とするものである。
【００１０】
この発明によれば、ユーザー認証部によってアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された場合に、アクセス判定部が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されているため、従来のファクシミリ装置と異なり、閲覧データに複数の閲覧対象ユーザーが設定されている場合であっても、全ての閲覧対象ユーザーに対して当該閲覧対象データを出力することができるとともに、設定された全ての閲覧対象ユーザーが閲覧した後に、当該閲覧データを消去することができる。
【００１１】
また、上記のようにアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された閲覧対象ユーザー毎に閲覧データを出力することとしているため、閲覧対象ユーザー以外の人間の目に触れることなく、当該閲覧データを各閲覧対象ユーザーへ出力することが可能となる結果、情報漏洩を抑制することができる。
【００１２】
なお、上記閲覧データには、スキャナ等により取り込まれた原稿データ、電話回線等を介して受信されるＦＡＸデータ及び、所定のネットワークを介して接続された他の機器、例えばＰＣ（ＰｅｒｓｏｎａｌＣｏｍｐｕｔｅｒ）から送信された送信データ等の電子データが含まれる。
【００１３】
上記データ保管装置において、上記アクセス管理テーブルには、閲覧対象ユーザー毎の連絡先がさらに記憶され、この連絡先に対して、閲覧データが記憶されている旨の連絡データを所定のネットワークを介して送信する送信部をさらに備えていることが好ましい。
【００１４】
上記構成によれば、閲覧対象ユーザーは、送信部により送信された連絡データを確認することによって、自分宛ての閲覧データがあることを認識することができ、管理者が各閲覧対象ユーザーに対して連絡する手間を軽減させることができる。なお、連絡データには、電子メールや、ＦＡＸデータ、所定のネットワークを介して接続されるＰＣへ送信するテキストデータ等が含まれ、この場合には、上記アクセス管理テーブルに、電子メールアドレス、ＦＡＸ番号、ＰＣに設定されたＩＰアドレス等を記憶させておけばよい。
【００１５】
上記データ保管装置において、上記送信部は、閲覧データに対する閲覧対象ユーザーが上記アクセス管理テーブルに記憶されてから所定時間内に、当該閲覧データを未閲覧の閲覧対象ユーザーに対して連絡データを送信することが好ましい。
【００１６】
上記構成によれば、閲覧データの閲覧を忘れている閲覧対象ユーザーに対して、当該閲覧データの閲覧を促すよう、再度連絡することができる。
【００１７】
上記データ保管装置において、上記ユーザー認証部が所定のネットワークを介して接続された他の機器から送信されたユーザー認証情報と、上記アクセス管理テーブルのユーザー認証情報とが対応しているか否かを判定するように構成されていることが好ましい。
【００１８】
上記構成によれば、閲覧対象ユーザーがデータ保管装置まで赴くことなく、データ保管装置と所定のネットワークを介して接続された他の機器を用いて閲覧データを出力することが可能となる結果、閲覧対象ユーザーの手間を軽減させることができる。
【００１９】
上記データ保管装置において、上記アクセス判定部は、さらに閲覧データが所定のネットワークを介して接続された他の機器へ送信されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが送信されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させることが好ましい。
【００２０】
上記構成によれば、閲覧データを所定のネットワークを介して接続された他の機器へ送信することができるため、閲覧対象ユーザーは、例えば、ＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）を介して接続されたＰＣの記憶装置へ閲覧データを送信し、ＰＣのディスプレイを用いて閲覧データを閲覧することができる。
【００２１】
上記データ保管装置において、上記閲覧データを印刷可能なプリンタ部をさらに備え、上記アクセス判定部は、さらに上記プリンタ部により閲覧データが印刷されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが印刷されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させることが好ましい。
【００２２】
上記構成によれば、閲覧データを印刷することができるため、閲覧対象ユーザーは、閲覧データを印刷物として閲覧することができる。
【００２３】
上記データ保管装置において、上記アクセス判定部は、閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立してから所定時間経過した後に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部から消去するように構成されていることが好ましい。
【００２４】
上記構成によれば、閲覧対象ユーザーの全員が閲覧してから所定時間の経過後に閲覧データを消去するように構成されているため、例えば、閲覧データを印刷出力したものの、当該印刷物を紛失してしまった場合に、所定時間以内であれば再度出力するといった救済措置を講じることができる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明によるデータ保管装置の一実施形態として、デジタル複合機について図面を参照して説明する。
【００２６】
図１は、本発明の実施形態に係るデジタル複合機を用いたネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【００２７】
図１に示すネットワークシステムは、デジタル複合機１、複数のクライアントＰＣ２ａ、２ｂ、ＳＭＴＰ（ＳｉｍｐｌｅＭａｉｌＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ３及び、外部ＰＣ５ａ、５ｂを備えている。デジタル複合機１、クライアントＰＣ２ａ、２ｂ及び、ＳＭＴＰサーバ３は、ネットワークの一例であるＬＡＮ４を介して相互に通信可能に接続され、様々のデータ等を送受信可能な状態に構成されている。ＳＭＴＰサーバ３及び、外部ＰＣ５ａ、５ｂは、ネットワークの一例であるインターネット６を介して相互に通信可能に接続され、電子メールを含む様々のデータ等を送受信可能な状態に構成されている。デジタル複合機１は、ネットワークの一例である電話回線を介して外部に設置されたファクシミリ装置７に対してＦＡＸデータを送受信可能に接続されている。
【００２８】
上記のように構成されたネットワークシステムは、例えば、所定の会社において使用され、当該会社内のネットワークがＬＡＮ４として用いられ、当該会社内では、社員等のユーザーが使用する機器がデジタル複合機１及び、クライアントＰＣ２ａ、２ｂとなり、当該会社の支社等に設置され、かつ当該支社の社員等のユーザーが使用する機器が、外部ＰＣ５ａ、５ｂ及び、ファクシミリ装置７となる。
【００２９】
なお、上記のネットワークシステムの構成は、様々の変更が可能であり、ＬＡＮ４等を介してデジタル複合機１に接続可能なクライアントＰＣ、外部ＰＣ及び、ファクシミリ装置等の台数を変更したり、ＬＡＮ４とインターネット６とを接続する機器としてＳＭＴＰサーバ３以外にゲートウェイ、ルータ等を適宜設けてもよく、文書管理サーバ等の様々のサーバ等をさらに付加してもよい。
【００３０】
デジタル複合機１は、スキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能及び、コピー機能等の複合機能を備えたディジタル方式の複写機である。デジタル複合機１では、上記の各機能を組み合わせて様々の機能が実現され、例えば、スキャナ機能として、ＰＣ送信機能、Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能及び、プリント出力機能等が実現される。
【００３１】
ここで、ＰＣ送信機能とは、スキャナから受信した閲覧データの一例としての原稿データをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該原稿データを閲覧対象となるユーザー（以下、閲覧対象ユーザーと示す）の操作に応じてＬＡＮ４を介して任意のクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等へ送信する機能である。Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能とは、スキャナから受信した原稿データをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該原稿データを閲覧対象ユーザーの操作に応じて電子メールの添付ファイルとしてデジタル複合機１からＬＡＮ４を介してＳＭＴＰサーバ３へ送信し、さらにＳＭＴＰサーバ３からインターネット６を介して任意の外部ＰＣ５ａ、５ｂ等へ送信する機能である。プリント出力機能とは、スキャナから受信した原稿データを一旦デジタル複合機１に記憶し、当該原稿データを閲覧対象ユーザーの操作に応じてプリントアウトする機能である。
【００３２】
また、上記ファクシミリ機能としても、ＰＣ送信機能、Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能及び、プリント出力機能等が実現される。ここで、ＰＣ送信機能とは、電話回線を介して受信した閲覧データの一例としてのＦＡＸデータをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該ＦＡＸデータを閲覧対象ユーザーの操作に応じてＬＡＮ４を介して任意のクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等へ送信する機能である。Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能とは、電話回線を介して受信したＦＡＸデータをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該ＦＡＸデータを閲覧対象ユーザーの操作に応じて電子メールの添付ファイルとして任意の外部ＰＣ５ａ、５ｂに送信する機能である。プリント出力機能とは、電話回線を介して受信したＦＡＸデータを一旦デジタル複合機１に記憶し、当該ＦＡＸデータを閲覧対象ユーザーの操作に応じてプリントアウトする機能である。
【００３３】
図２は、図１に示すデジタル複合機１の電気的構成を主に示すブロック図である。
【００３４】
図２を参照して、デジタル複合機１は、スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１、ファクシミリ通信部６１、ネットワークＩ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）部７１、パラレルＩ／Ｆ部７２、シリアルＩ／Ｆ部７３及び、ＨＤＤ（ＨａｒｄＤｉｓｋＤｒｉｖｅ）７４を備えている。
【００３５】
スキャナ部１１、画像処理部２１、制御部４１、操作パネル部５１及び、ネットワークＩ／Ｆ部７１は、それぞれ協働することにより上記スキャナ機能を実現するように構成されている。スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１及び、ファクシミリ通信部６１は、それぞれ協働することにより上記ファクシミリ機能を実現するように構成されている。画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１、ネットワークＩ／Ｆ部７１及び、パラレルＩ／Ｆ部７２は、それぞれ協働することにより上記プリント出力機能を実現するように構成されている。スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１及び、ネットワークＩ／Ｆ部７１は、それぞれ協働することにより上記コピー機能を実現するように構成されている。
【００３６】
上記操作パネル部５１は、入力部の一例を構成し、タッチパネル部５２と、スキャンの開始等を指示するスタートキーやテンキー等から構成される操作キー部５３とを含んでいる。また、操作パネル部５１は、スキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能等に関する設定、後述する閲覧対象ユーザーの設定及び、ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーを入力操作可能に構成され、これら入力項目（例えば、操作指令等）を上記制御部４１へ送信するようになっている。
【００３７】
上記タッチパネル部５２は、タッチパネルとＬＣＤ（ＬｉｑｕｉｄＣｒｙｓｔａｌＤｉｓｐｌａｙ）とを組み合わせたタッチパネルユニット等から構成され、様々の操作画面、例えば、スキャナ機能実行時には、後述する閲覧対象ユーザー選択、読み込み設定（原稿サイズ、読み込み解像度等）等に関する情報を表示するとともに、ユーザーが当該部分をタッチすることにより様々の操作指令を入力するための操作ボタン等を表示する。上記操作キー部５３は、ユーザーが印刷実行指令、スキャン開始指令及び、ユーザーＩＤやユーザーキー等を入力するために用いられる。
【００３８】
ＨＤＤ７４は、スキャナにより読み込まれた画像データ又は、電話回線を介して受信したＦＡＸデータ等の閲覧データを記憶する閲覧データ記憶部７４ａと、閲覧データ毎に設定された閲覧対象ユーザーに関する情報を含むアクセス管理テーブル８１（図３参照）を上記閲覧データと対応付けて記憶する管理テーブル記憶部７４ｂとを備えている。
【００３９】
上記アクセス管理テーブル８１には、図３に示すように、閲覧対象ユーザー毎に設定されたユーザーＩＤと、このユーザーＩＤ毎に予め設定されたパスワード等のユーザーキーと、上記ユーザーＩＤ毎に設定され、当該閲覧対象ユーザーが閲覧データを閲覧した場合に成立するように設定されたアクセスフラグと、上記ユーザーＩＤ毎に予め設定された電子メールアドレスが含まれている。すなわち、例えば閲覧データ１には、ユーザーＩＤが１１１１、２２２２、３３３３、４４４４、５５５５に設定された５人の閲覧対象ユーザーが設定され、ユーザーＩＤ１１１１には、ユーザーキーがａａａａに設定されるとともに、電子メールアドレスが１１１１＠・・・・に設定され、この閲覧対象ユーザーは、アクセスフラグが未成立の状態、すなわち未だ閲覧データ１を閲覧していない状態である。なお、本実施形態においては、上記ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーがユーザー認証情報の一例を構成し、電子メールアドレスが連絡先の一例を構成している。
【００４０】
上記のようなアクセス管理テーブル８１に対しては、上記操作パネル部５１を用いて閲覧対象ユーザーのユーザーＩＤ、ユーザーキー、電子メールアドレスを入力操作することにより閲覧対象ユーザーを設定することが可能となるが、図４に示すように、各ユーザーに予め設定されたユーザーＩＤ、ユーザーキー及び、電子メールアドレスを含むユーザー情報テーブル８２を予め管理テーブル記憶部７４ｂに記憶し、ユーザーＩＤが上記操作パネル部５１を用いて入力されることにより、当該ユーザーＩＤに対応するユーザーキー及び、電子メールアドレスがユーザー情報テーブル８２から引用され、アクセス管理テーブル８１へ挿入されるようにしてもよい。
【００４１】
制御部４１は、スキャナコントローラ４２、ファクシミリコントローラ４３、プリンタコントローラ４４、コピーコントローラ４５、ユーザー認証部４６及び、アクセス判定部４７を含んでいる。また、制御部４１は、マイクロコンピューター及び、専用のハードウェア回路等から構成され、装置全体の動作を制御するようになっている。上記スキャナコントローラ４２は、上記スキャナ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。上記ファクシミリコントローラ４３は、上記ファクシミリ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。上記プリンタコントローラ４４は、上記プリンタ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。上記コピーコントローラ４５は、上記コピー機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。
【００４２】
上記ユーザー認証部４６は、上記アクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーと、上記操作パネル部５１により入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応しているか否かを判定するとともに、この判定で各ユーザーＩＤ及び各ユーザーキーが対応していると判定された場合に、当該ユーザーが閲覧対象ユーザーに設定された閲覧データの出力を許可するように構成されている。
【００４３】
上記アクセス判定部４７は、閲覧データが出力された場合に、当該閲覧データの出力先となるユーザーのアクセスフラグを成立させ、アクセスフラグが成立した旨を上記アクセス管理テーブル８１に記憶させるように構成されている。また、アクセス判定部４７は、閲覧データに設定された全ての閲覧対象ユーザーのアクセスフラグが成立したか否かを判定し、この判定で閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立していると判定された場合に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部７４ａから消去するように構成されている。
【００４４】
スキャナ部１１は、露光ランプ１２と、ＣＣＤ（電荷結合素子）１３とを含み、露光ランプ１２により原稿を照射し、その反射光をＣＣＤ１３で受光することにより、原稿から画像を読み取り、この画像に対応する画像データを上記画像処理部２１へ出力するように構成されている。
【００４５】
画像処理部２１は、補正部２２、画像加工部２３及び、画像メモリ２４を含んでいる。また、画像処理部２１は、読み取られた画像データを必要に応じて補正部２２及び、画像加工部２３により処理し、処理された画像データを画像メモリ２４に記憶したり、プリンタ部３１、ファクシミリ通信部６１、ネットワークＩ／Ｆ部７１又は、ＨＤＤ７４等へ出力するように構成されている。補正部２２は、読み取られた画像データに対してレベル補正、γ補正等の所定の補正処理を実行するように構成されている。画像加工部２３は、画像データの圧縮又は、伸張処理及び、拡大又は、縮小処理等の様々な加工処理を実行するように構成されている。
【００４６】
プリンタ部３１は、給紙カセット及び給紙ローラ等から構成される用紙搬送部３２と、感光体ドラム、露光装置及び、現像装置等から構成される画像形成部３３と、転写ローラ等から構成される転写部３４と、定着ローラ等から構成される定着部３５とを含んでいる。プリンタ部３１は、スキャナ部１１により読み取られた原稿データ、ネットワークＩ／Ｆ部７１を介してクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等から送信された印刷データ、ファクシミリ通信部６１を用いてファクシミリ装置７から受信したＦＡＸデータ等の画像データを用いて画像を記録紙に印刷するように構成されている。具体的には、用紙搬送部３２は、記録紙を画像形成部３３へ搬送し、画像形成部３３は、上記画像データに対応するトナー像を形成し、転写部３４は、トナー像を記録紙に転写し、定着部３５は、トナー像を記録紙に定着させて画像を形成する。
【００４７】
ファクシミリ通信部６１は、符号化／複合化部（図示省略）、変復調部（図示省略）及び、ＮＣＵ（ＮｅｔｗｏｒｋＣｏｎｔｒｏｌＵｎｉｔ）（図示省略）を含んでいる。ファクシミリ通信部６１は、スキャナ部１１によって読み取られた原稿の画像データを電話回線を介してファクシミリ装置７等へ送信したり、ファクシミリ装置７から送信されたＦＡＸデータを受信するように構成されている。符号化／複合化部は、送信する画像データを圧縮及び、符号化し、受信したＦＡＸデータを伸張及び、符号化するように構成されている。変復調部は、圧縮及び、符号化された画像データを音声信号に変調したり、受信した信号（音声信号）を画像データに復調するように構成されている。ＮＣＵは、送受信先となるファクシミリ装置７等との電話回線による接続を制御するように構成されている。
【００４８】
ネットワークＩ／Ｆ部７１は、送信部を構成しており、ネットワークインターフェース（１０／１００Ｂａｓｅ−ＴＸ）等を用い、ＬＡＮ４を介して接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂ及び、ＳＭＴＰサーバ３間での様々のデータの送受信を制御し、例えば、スキャナ部１１によって読み取られた原稿データをクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等へ送信し、又は、上記管理テーブル８１に設定された電子メールアドレスへ電子メールを送信するように構成されている。
【００４９】
パラレルＩ／Ｆ部７２は、高速双方向パラレルインターフェイス（ＩＥＥＥ１２８４準拠）等を用い、複数の信号線を用いて複数ビット単位でデータを送信するパラレル伝送により外部機器等から印刷データ等を受信するように構成されている。
【００５０】
シリアルＩ／Ｆ部７３は、シリアル伝送により外部機器等から様々のデータ等を送受信するように構成されている。
【００５１】
次に、上記のように構成されたデジタル複合機１に対して閲覧データを記憶させ、この閲覧データを閲覧する場合における処理について説明する。
【００５２】
図５は、図２に示すデジタル複合機１に対して閲覧データを記憶させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【００５３】
なお、以下の説明では、所定の印刷物をスキャンして得られた原稿データをデジタル複合機１へ記憶し、当該原稿データに対して複数の閲覧対象ユーザーを設定することとし、スキャナ機能として上記プリント出力機能が選択されていることとする。
【００５４】
図５を参照して、上記スキャナ部１１により閲覧データが読み込まれると、当該閲覧データが閲覧データ記憶部７４に記憶される（ステップＳ１）。閲覧データ７４が閲覧データ記憶部７４ａに記憶されると、当該閲覧データに所定のデータタイトルが付加されるとともに、上記操作パネル部５１には、閲覧対象ユーザーの設定画面が表示され、この設定画面の操作に応じて当該閲覧データに対する閲覧対象ユーザーが設定される（ステップＳ２）。
【００５５】
すなわち、新たに閲覧データが記憶されると、上記アクセス管理テーブル（図３参照）には、図示の例では、データ４（データタイトル）の欄が追加作成され、閲覧対象ユーザーの設定画面の操作に応じて、データ４に対応するユーザーＩＤ、ユーザーキー、電子メールアドレスが追加されることとなる。なお、上記設定画面には、「追加」、「決定」、「確定」等のボタンが作成されており、操作パネル５１によりユーザーＩＤが入力され、「決定」ボタンが押されることによって、当該ユーザーＩＤに対応するユーザーキー及び電子メールアドレスが上記ユーザー情報テーブル８２（図４参照）から引用され、アクセス管理テーブル８１へ挿入されることとなる。その後、別の閲覧対象ユーザーを設定する場合には、「追加」ボタンを押すことにより、上記と同様の操作によって閲覧対象ユーザーを追加することができ、さらに所望の閲覧対象ユーザーの全てが設定された後、「確定」ボタンを押すことにより、当該処理が次のステップへ移行する。
【００５６】
閲覧対象ユーザーが設定されると、当該閲覧対象ユーザーに対してそれぞれ電子メールを送信する（ステップＳ３）。すなわち、閲覧対象となる閲覧データがデジタル複合機１に記憶されている旨の電子メールを閲覧対象ユーザーに対して送信し、この電子メールにより、閲覧対象ユーザーは、閲覧データがあることを認識する。
【００５７】
このようにデジタル複合機１に記憶された閲覧データを閲覧対象ユーザーが閲覧する場合には、以下のような処理が実行される。
【００５８】
図６は、図２に示すデジタル複合機１に記憶された閲覧データを閲覧対象ユーザーに閲覧させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【００５９】
図６を参照して、処理が実行されると、閲覧対象ユーザーによりユーザーＩＤ及び、ユーザーキーが入力されたか否かを判定し（ステップＴ１）し、ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーが入力されていないと判定されると（ステップＴ１でＮＯ）、繰り返しステップＴ１を実行する。一方、ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーが入力されたと判定されると（ステップＴ１でＹＥＳ）、入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーと、上記アクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーとがそれぞれ対応しているか否かを判定する（ステップＴ２）。ここで、各ユーザーＩＤ及び、各ユーザーキーが対応していないと判定されると（ステップＴ２でＮＯ）、上記操作パネル部５１に対してユーザー認証に失敗した旨の表示画面を一定時間表示して（ステップＴ３）、上記ステップＴ１へリターンする。
【００６０】
一方、上記ステップＴ２で各ユーザーＩＤ及び、各ユーザーキーが対応していると判定されると（ステップＴ２でＹＥＳ）、上記アクセス管理テーブル８１を参照して、当該ユーザーが閲覧対象ユーザーとして設定された全ての閲覧データを抽出し、これら閲覧データのデータタイトルを上記操作パネル部５１に表示する（ステップＴ４）。ここで、全ての閲覧データとは、上記アクセス管理テーブル８１のアクセスフラグが不成立の閲覧データのことであり、例えば、図３のアクセス管理テーブル８１において、ユーザーＩＤが２２２２に設定されたユーザーであれば、データ２のみが抽出され、表示されることとなる。
【００６１】
上記のように閲覧データのデータタイトルが操作パネル５１に表示されると、閲覧希望の閲覧データが選択されたか否かを判定する（ステップＴ５）。すなわち、操作パネル５１に表示された閲覧データのデータタイトルの内、出力を希望するもの（データタイトルが複数個表示されている場合には、複数選択も可能）が選択されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが選択されていないと判定されると（ステップＴ５でＮＯ）、上記ステップＴ４を繰り返し実行する。一方、上記ステップＴ５で閲覧希望の閲覧データが選択されたと判定されると（ステップＴ５でＹＥＳ）、当該閲覧データをプリントアウトし（ステップＴ６）、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させる（ステップＴ７）。
【００６２】
次いで、上記のように出力した閲覧データに対して設定された全ての閲覧対象ユーザーのアクセスフラグが成立しているか否かを判定し（ステップＴ８）、全てのアクセスフラグが成立していないと判定されると（ステップＴ８でＮＯ）、上記ステップＴ１にリターンする。一方、上記ステップＴ８で全てのアクセスフラグが成立したと判定されると（ステップＴ８でＹＥＳ）、全てのアクセスフラグの成立時から２４時間経過後に当該閲覧データ及び、これに対応する上記アクセス管理テーブル８１内の設定項目を削除して（ステップＴ９）、上記ステップＴ１へリターンする。
【００６３】
なお、上記実施形態においては、閲覧データに対して閲覧対象ユーザーが設定されたときに電子メールを送信する（図５のステップＳ３）こととしているが、この構成に加えて、以下図７に示す処理によって、閲覧データに閲覧対象ユーザーが設定されてから所定時間が経過した後に再度電子メールを送信するようにすることもできる。
【００６４】
図７は、図５の処理の変形例を示すフローチャートであり、具体的には、図５のステップＳ３以降に処理を追加したものであるため、以下の説明では重複したステップの説明は省略する。
【００６５】
図７を参照して、上述したステップＳ３を実行した後、閲覧対象ユーザーが設定されてから所定時間が経過したか否かを判定し（ステップＳ４）、所定時間が経過していないと判定されると（ステップＳ４でＮＯ）、繰り返しステップＳ４を実行する。一方、所定時間が経過したと判定されると（ステップＳ４でＹＥＳ）、当該閲覧データに対応するアクセスフラグの内、不成立のものがあるか否か、すなわち、当該閲覧データを未だ出力していないユーザーがいるか否かを判定する（ステップＳ５）。ここで、不成立のアクセスフラグがないと判定されると（ステップＳ５でＮＯ）、当該処理を終了する一方、不成立のアクセスフラグがあると判定されると（ステップＳ５でＹＥＳ）、アクセスフラグが不成立の閲覧対象ユーザーに対して、未だ閲覧していない閲覧データがある旨の電子メールを送信して（ステップＳ６）、当該処理を終了する。
【００６６】
また、上記実施形態においては、操作パネル部５１により入力されたユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをユーザー認証部４６が認証するように構成されているが、この構成に加えて、上記ネットワークＩ／Ｆ部７１に接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂや、外部ＰＣ５ａ、５ｂから送信されたユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをユーザー認証部４６が認証するようにしてもよい。具体的には、図２に示すように、クライアントＰＣ２ａ、２ｂ及び、外部ＰＣ５ａ、５ｂにそれぞれ設けられたマウス及び、キーボード２Ａ、５Ａを用いて入力され、上記ＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して送信されたユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをネットワークＩ／Ｆ部７１により受信し、これらユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをユーザー認証部４６が認証するようにすることも可能である。
【００６７】
さらに、上記実施形態においては、上記アクセス判定部４７は、閲覧データがプリントアウトされた場合に閲覧データが出力されたものとして判定しているが、この構成に加えて、上記ＰＣ送信機能、Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能を利用して、閲覧対象データがクライアントＰＣ２ａ、２ｂや、外部ＰＣ５ａ、５ｂに対して送信（コピー）された場合に閲覧データが出力されたものとして判定するように構成してもよく、この場合、以下図８に示す処理を実行することとなる。
【００６８】
図８は、図６の処理の変形例を示すフローチャートであり、具体的には、図６のステップＴ６と新たな処理を入れ替えたものであるため、以下の説明では重複した説明は、省略する。
【００６９】
図８を参照して、上述したステップＴ５において閲覧希望のデータが選択されると、上記操作パネル５１に出力方式の選択画面を表示する（ステップＴ６１）。ここで、選択画面には、プリントアウト、ＰＣ送信又は、Ｅ−Ｍａｉｌの何れかの出力方式を選択可能なボタンが作成されている。このような選択画面が表示されると、上記各出力方式の何れかが選択されたか否かを判定し（ステップＴ６２）、出力方式が選択されていないと判定されると（ステップＴ６２でＮＯ）、上記ステップＴ６１を繰り返し実行する。一方、上記ステップＴ６２で出力方式が選択されたと判定されると（ステップＴ６２でＹＥＳ）、当該閲覧データが選択された出力方式で出力される（ステップＴ６３）。ここで、ＰＣ送信が選択されている場合には、閲覧データの保存先を指定する必要があり、例えば、上記クライアントＰＣ２ａの記憶装置を指定することとなる。一方、Ｅ−Ｍａｉｌが選択されている場合には、当該閲覧対象ユーザーに設定された電子メールアドレスに対して閲覧データが添付された電子メールが送信されることとなる。このように閲覧データが出力された後、当該処理は、上述のステップＴ７へ移行する。
【００７０】
以上説明したようにデジタル複合機１によれば、ユーザー認証部４６によってアクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーと、操作パネル部５１により入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応していると判定された場合に、アクセス判定部４７が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されているため、閲覧データに複数の閲覧対象ユーザーが設定されている場合であっても、全ての閲覧対象ユーザーに対して当該閲覧対象データを出力することができるとともに、設定された全ての閲覧対象ユーザーが閲覧した後に、当該閲覧データを消去することができる。
【００７１】
また、上記のようにアクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーと、操作パネル５１により入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応していると判定された閲覧対象ユーザー毎に閲覧データを出力することとしているため、閲覧対象ユーザー以外の人間の目に触れることなく、当該閲覧データを各閲覧対象ユーザーへ出力することが可能となる結果、情報漏洩を抑制することができる。
【００７２】
なお、上記の説明では、閲覧データとしてスキャナ部１１により読み込まれた原稿データ、ファクシミリ通信部６１により受信されたＦＡＸデータを例にあげているが、これに限定されず、例えば、クライアントＰＣ２ａから送信された送信データを閲覧データとして、上記閲覧データ記憶部７４ａに記憶させることも可能である。
【００７３】
上記デジタル複合機１において、アクセス管理テーブル８１には、閲覧対象ユーザー毎の電子メールアドレスがさらに設定されているとともに、閲覧データに対して閲覧対象ユーザーが設定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対して、閲覧データが記憶されている旨の電子メールをＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して送信するネットワークＩ／Ｆ部７１を備えているため、閲覧対象ユーザーは、ネットワークＩ／Ｆ部７１により送信された電子メールを確認することによって、自分宛ての閲覧データがあることを認識することができ、管理者が各閲覧対象ユーザーに対して連絡する手間を軽減させることができる。なお、上記の実施形態では、閲覧対象ユーザーに対する連絡方法として電子メールを利用しているが、これに限定されることはなく、ＦＡＸデータや特定のＰＣへ送信するテキストデータを利用してもよい。この場合、上記アクセス管理テーブル８１には、電子メールアドレスに代えて、ＦＡＸ番号やＩＰアドレス等が記憶されていればよい。
【００７４】
上記デジタル複合機１において、上記ネットワークＩ／Ｆ部７１は、閲覧データに対して閲覧対象ユーザーが記憶されてから所定時間内に、当該閲覧データを未閲覧の閲覧対象ユーザーに対して電子メールを送信するように構成されているため、閲覧データの閲覧を忘れている閲覧対象ユーザーに対して、当該閲覧データの閲覧を促すよう、再度連絡することができる。
【００７５】
上記デジタル複合機１において、上記ユーザー認証部４６がＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂ又は、外部ＰＣ５ａ、５ｂから送信されたユーザーキー及びユーザーＩＤと、上記アクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応しているか否かを判定するように構成されているため、閲覧対象ユーザーがデジタル複合機１まで赴くことなく、クライアントＰＣ２ａ、２ｂ又は、外部ＰＣ５ａ、５ｂを用いて閲覧データを出力することが可能となる結果、閲覧対象ユーザーの手間を軽減させることができる。
【００７６】
上記デジタル複合機１において、上記アクセス判定部４７は、さらに閲覧データがＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂ又は、外部ＰＣ５ａ、５ｂへコピーされたか否かを判定し、この判定で閲覧データが送信されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるため、閲覧対象ユーザーは、例えば、クライアントＰＣ２ａの記憶装置へ閲覧データをコピーし、クライアントＰＣ２ａのディスプレイを用いて閲覧データを閲覧することができる。
【００７７】
上記デジタル複合機１には、上記閲覧データを印刷可能なプリンタ部３１がさらに設けられ、上記アクセス判定部は、さらに上記プリンタ部３１により閲覧データが印刷されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが印刷されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるため、閲覧対象ユーザーは、閲覧データを印刷物として閲覧することができる。
【００７８】
上記デジタル複合機１において、上記アクセス判定部４７は、閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立してから２４時間経過した後に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部７４ａから消去するよう構成されているため、例えば、閲覧データを印刷出力したものの、当該印刷物を紛失してしまった場合に、２４時間以内であれば再度出力するといった救済措置を講じることができる。
【００７９】
なお、上記の説明では、所定の印刷物をスキャンして得られた原稿データをデジタル複合機１へ記憶することとしているが、上記ファクシミリ装置６１によって受信されたＦＡＸデータをデジタル複合機１へ記憶することも可能である。この場合、上述のステップＳ１（図５参照）でＦＡＸデータを受信し、当該ＦＡＸデータを閲覧データ記憶部７４ａに記憶した後、ＦＡＸデータを受信した旨の電子メールを管理者へ送信することとなる。管理者は、この電子メールによりＦＡＸデータが受信されたことを確認することができるため、その後、上述したステップＳ２以降の処理を実行することにより、当該ＦＡＸデータに閲覧対象ユーザーを設定することができる。
【００８０】
また、上記各実施形態においては、管理者が操作パネル５１を入力操作することにより閲覧データに対して閲覧対象ユーザーを設定することとしているが、この構成に代えて、スキャナから読み込まれた原稿データ又は、ファクシミリ通信部６１により受信されたＦＡＸデータ等の閲覧データに対して周知のＯＣＲ（ＯｐｔｉｃａｌＣｈａｒａｃｔｅｒＲｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）機能を付与することにより、当該閲覧データ中の文字情報を抽出し、この文字情報から閲覧対象ユーザー（すなわち、宛先）を特定するようにすることも可能である。
【００８１】
さらに、上記各実施形態においては、ユーザーＩＤ及びユーザーキーをユーザー認証情報として利用しているが、これに限定されることはなく、例えば、デジタル複合機１に対して指紋を読み取り可能な指紋読取装置や、磁気カードを読み取り可能な磁気カード読取装置を設け、これら読取装置を用いて、閲覧対象ユーザーの指紋や、閲覧対象ユーザーの個人情報を磁気的に記憶させたＩＣカードを読み込ませ、こうして得られた情報をユーザー認証情報として利用することも可能である。
【００８２】
また、上記各実施形態においては、閲覧データに設定された全てのアクセスフラグが成立してから２４時間経過後に当該閲覧データを消去することとしているが（図６のステップＴ９）、これに限定されることはなく、閲覧データに設定された全てのアクセスフラグが成立し、２４時間の経過した場合又は、上記ＨＤＤ７４の空き容量が所定容量以下となった場合の何れかの場合に当該閲覧データを消去するようにしてもよい。
【００８３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明は、ユーザー認証部によってアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された場合に、アクセス判定部が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されているため、従来のファクシミリ装置と異なり、閲覧データに複数の閲覧対象ユーザーが設定されている場合であっても、全ての閲覧対象ユーザーに対して当該閲覧対象データを出力することができるとともに、設定された全ての閲覧対象ユーザーが閲覧した後に、当該閲覧データを消去することができる。
【００８４】
また、上記のようにアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された閲覧対象ユーザー毎に閲覧データを出力することとしているため、閲覧対象ユーザー以外の人間の目に触れることなく、当該閲覧データを各閲覧対象ユーザーへ出力することが可能となる結果、情報漏洩を抑制することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係るデジタル複合機を用いたネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示すデジタル複合機の電気的構成を主に示すブロック図である。
【図３】図２の管理テーブル記憶部に記憶されるアクセス管理テーブルを示す表である。
【図４】図３のアクセス管理テーブルの入力時に引用されるユーザー情報テーブルを示す表である。
【図５】図２に示すデジタル複合機に対して閲覧データを記憶させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図６】図２に示すデジタル複合機に記憶された閲覧データを閲覧対象ユーザーに閲覧させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図７】図５の処理の変形例を示すフローチャートである。
【図８】図６の処理の変形例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１デジタル複合機
２ａ、２ｂクライアントＰＣ
３ＳＭＴＰサーバ
４ＬＡＮ
５ａ、５ｂ外部ＰＣ
６インターネット
３１プリンタ部
４６ユーザー認証部
４７アクセス判定部
５１操作パネル
７１ネットワークＩ／Ｆ部
７４ｂ管理テーブル記憶部
８１アクセス管理テーブル[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a data storage device that receives browsing data and stores the browsing data so that the browsing data can be browsed by a preset browsing target user, and particularly relates to a scanner function, a facsimile function, a printer function, and a copy function. The present invention relates to a network-type digital multifunction peripheral having integrated functions and the like.
[0002]
[Prior art]
In recent years, a memory is provided for storing received FAX data so that the FAX data can be output to a recipient set in advance in the FAX data. After the recipient outputs the FAX data, the FAX data is deleted from the memory. A facsimile apparatus configured as described above is known (for example, Patent Document 1).
[0003]
In this type of facsimile apparatus, information indicating whether or not facsimile data has been output, that is, access information is stored in the memory for each facsimile data, and when this access information is updated to output facsimile data, The FAX data is erased from the memory. As described above, the facsimile apparatus of Patent Literature 1 is configured so that when facsimile data is output, the facsimile data is erased, so that the use area of the memory can be suppressed as much as possible. At the same time, it is possible to eliminate the trouble of the administrator erasing the FAX data in order to secure the used area of the memory.
[0004]
[Patent Document 1]
JP-A-8-46711
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, the facsimile apparatus disclosed in Patent Document 1 determines whether or not facsimile data has been output based on the access information. There was a possibility that a situation where FAX data was not sent to all of the target persons might occur.
[0006]
That is, when one of the above-mentioned sending recipients outputs the FAX data, the access information corresponding to the FAX data is updated to a state where the FAX data has been output, and the FAX data is deleted from the facsimile machine. Therefore, unless the output FAX data is distributed to other recipients, all the recipients cannot view the FAX data.
[0007]
Further, since it is necessary to distribute the FAX data output as described above to other recipients, the FAX data may be seen by a person other than the recipient in the distribution process. Was a cause of information leakage.
[0008]
The present invention has been made in view of the above problems, and can reliably output received browsing data to all of the browsing users, and automatically convert the browsing data after browsing of each browsing user. It is an object of the present invention to provide a data storage device that can be erased in a secure manner.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above-described problems, the present invention provides a data storage device including a browsing data storage unit that stores browsing data to a browsing target user so that the browsing data can be browsed.
An access management table that includes user authentication information that can specify a browsing target user and an access flag that is set for each browsing target user and that is set to be established when the browsing target user views the browsing data, A management table storage unit for storing in association with
An input unit capable of inputting the user authentication information,
It is determined whether or not the user authentication information of the access management table corresponds to the user authentication information input by the input unit, and when it is determined that each user authentication information corresponds to the determination. , A user authentication unit that permits the output of browsing data to the user,
An access determining unit that, when it is determined by the user authentication unit that each user authentication information corresponds, establishes an access flag of the browsing target user and stores the established access flag in the access management table; With
The access determination unit determines whether or not access flags have been established for all users to be viewed, and in this determination, it has been determined that the access flags of all users to be viewed have been established. In this case, the browsing data is deleted from the browsing data storage unit.
[0010]
According to the present invention, when the user authentication unit determines that the user authentication information in the access management table corresponds to the user authentication information input by the input unit, the access determination unit corresponds to the user. Unlike the conventional facsimile machine, unlike the conventional facsimile apparatus, the access flag is established, and the browsing data is erased when it is determined that the access flag is established for all users to be browsed. Even when multiple browsing users are set in the data, the browsing data can be output to all browsing users, and after all the browsing users set , The browsing data can be deleted.
[0011]
In addition, as described above, the browsing data is output for each browsing target user determined to correspond to the user authentication information of the access management table and the user authentication information input by the input unit. As a result, the browsing data can be output to each browsing target user without touching human eyes other than the target user, so that information leakage can be suppressed.
[0012]
The browsing data includes original data captured by a scanner or the like, FAX data received via a telephone line or the like, and other devices connected through a predetermined network, for example, a PC (Personal Computer). Electronic data such as transmitted transmission data is included.
[0013]
In the data storage device, the access management table further stores contact information for each user to be browsed, and transmits, to the contact information, contact data indicating that browsing data is stored via a predetermined network. It is preferable to further include a transmission unit for transmitting.
[0014]
According to the above configuration, the browsing target user can recognize that there is browsing data addressed to him / her by confirming the contact data transmitted by the transmitting unit, and the administrator The trouble of contacting can be reduced. Note that the contact data includes e-mail, FAX data, text data to be transmitted to a PC connected via a predetermined network, and the like. In this case, the e-mail address, FAX The number, the IP address set in the PC, and the like may be stored.
[0015]
In the data storage device, the transmission unit transmits the contact data to the browsing target user who has not browsed the browsing data within a predetermined time after the browsing target user for the browsing data is stored in the access management table. Is preferred.
[0016]
According to the above configuration, the browsing target user who has forgotten to browse the browsing data can be contacted again to urge the browsing data to be browsed.
[0017]
In the data storage device, the user authentication unit determines whether the user authentication information transmitted from another device connected via a predetermined network corresponds to the user authentication information in the access management table. It is preferable that it is comprised so that it may be.
[0018]
According to the above configuration, the browsing target user can output browsing data using another device connected to the data storage device via a predetermined network without going to the data storage device. The effort of the target user can be reduced.
[0019]
In the data storage device, the access determination unit further determines whether the browsing data has been transmitted to another device connected via a predetermined network, and in this determination, it has been determined that the browsing data has been transmitted. In this case, it is preferable to establish an access flag corresponding to the viewing target user.
[0020]
According to the above configuration, since the browsing data can be transmitted to another device connected via a predetermined network, the browsing target user can use, for example, a PC connected via a LAN (Local Area Network). The browsing data is transmitted to the storage device, and the browsing data can be browsed using the display of the PC.
[0021]
The data storage device further includes a printer unit that can print the browsing data, and the access determination unit further determines whether the browsing data is printed by the printer unit, and the browsing data is printed by this determination. If it is determined that the access flag has been set, it is preferable to set an access flag corresponding to the viewing target user.
[0022]
According to the above configuration, the browsing data can be printed, so that the browsing target user can browse the browsing data as a printed matter.
[0023]
In the data storage device, the access determination unit is configured to delete the browse data from the browse data storage unit after a predetermined time has elapsed after the access flags of all users to be browsed are established. Is preferred.
[0024]
According to the above configuration, the browsing data is erased after a lapse of a predetermined time after all of the browsing target users have browsed.For example, although the browsing data is printed out, the printed matter is lost. If this happens, a remedy such as re-outputting within a predetermined time can be taken.
[0025]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, a digital multifunction peripheral as an embodiment of a data storage device according to the present invention will be described with reference to the drawings.
[0026]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a network system using a digital multifunction peripheral according to an embodiment of the present invention.
[0027]
The network system shown in FIG. 1 includes a digital multi-function peripheral 1, a plurality of client PCs 2a and 2b, an SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) server 3, and external PCs 5a and 5b. The digital multifunction peripheral 1, the client PCs 2a and 2b, and the SMTP server 3 are communicably connected to each other via a LAN 4, which is an example of a network, and are configured to be able to transmit and receive various data and the like. The SMTP server 3 and the external PCs 5a and 5b are communicably connected to each other via the Internet 6, which is an example of a network, and are configured to be able to transmit and receive various data including electronic mail. The digital multi-function peripheral 1 is connected to a facsimile machine 7 installed outside via a telephone line, which is an example of a network, so that facsimile data can be transmitted and received.
[0028]
The network system configured as described above is used, for example, in a predetermined company, and a network in the company is used as the LAN 4, in which devices used by users such as employees are the digital multifunction peripheral 1 and The client PCs 2a and 2b are installed in a branch office of the company, and devices used by users such as employees of the branch office are the external PCs 5a and 5b and the facsimile machine 7.
[0029]
The configuration of the network system described above can be changed in various ways. For example, the number of client PCs, external PCs, and facsimile machines that can be connected to the digital multi-function peripheral 1 via the LAN 4 or the like can be changed. As a device for connecting to the Internet 6, a gateway, a router, or the like may be appropriately provided in addition to the SMTP server 3, and various servers such as a document management server may be further added.
[0030]
The digital multifunction peripheral 1 is a digital copier having a multifunction such as a scanner function, a facsimile function, a printer function, and a copy function. In the digital multi-function peripheral 1, various functions are realized by combining the above-described functions. For example, as a scanner function, a PC transmission function, an E-Mail transmission function, a print output function, and the like are realized.
[0031]
Here, the PC transmission function is to temporarily store original data as an example of the browsing data received from the scanner in the digital multi-function peripheral 1 and to read the original data for a user to be viewed (hereinafter referred to as a viewing target user). This is a function of transmitting data to any client PC 2a, 2b or the like via the LAN 4 according to an operation. The E-Mail transmission function means that document data received from the scanner is temporarily stored in the digital multi-function peripheral 1, and the document data is transmitted as an attached file of an e-mail from the digital multi-function peripheral 1 via the LAN 4 in accordance with the operation of the user to be viewed. To the SMTP server 3 and further from the SMTP server 3 to any external PCs 5a and 5b via the Internet 6. The print output function is a function of temporarily storing the document data received from the scanner in the digital multi-function peripheral 1, and printing out the document data in accordance with the operation of the viewing target user.
[0032]
Also, as the facsimile function, a PC transmission function, an E-mail transmission function, a print output function, and the like are realized. Here, the PC transmission function means that FAX data as an example of browsing data received via a telephone line is temporarily stored in the digital multi-function peripheral 1, and the FAX data is transmitted via the LAN 4 in accordance with an operation of a browsing target user. This is a function of transmitting to any client PCs 2a, 2b and the like. The E-Mail transmission function means that the FAX data received via the telephone line is temporarily stored in the digital multi-function peripheral 1, and the FAX data is attached to an external PC 5a as an attached file of an e-mail according to the operation of the user to be viewed. 5b. The print output function is a function of temporarily storing FAX data received via a telephone line in the digital multi-function peripheral 1, and printing out the FAX data in response to an operation of a viewing target user.
[0033]
FIG. 2 is a block diagram mainly showing the electrical configuration of the digital multifunction peripheral 1 shown in FIG.
[0034]
Referring to FIG. 2, the digital multi-function peripheral 1 includes a scanner unit 11, an image processing unit 21, a printer unit 31, a control unit 41, an operation panel unit 51, a facsimile communication unit 61, a network I / F (Interface) unit 71, A parallel I / F unit 72, a serial I / F unit 73, and an HDD (Hard Disk Drive) 74 are provided.
[0035]
The scanner unit 11, the image processing unit 21, the control unit 41, the operation panel unit 51, and the network I / F unit 71 are configured to cooperate with each other to realize the scanner function. The scanner unit 11, the image processing unit 21, the printer unit 31, the control unit 41, the operation panel unit 51, and the facsimile communication unit 61 are configured to cooperate with each other to realize the facsimile function. The image processing unit 21, the printer unit 31, the control unit 41, the operation panel unit 51, the network I / F unit 71, and the parallel I / F unit 72 are configured to cooperate with each other to realize the print output function. Have been. The scanner unit 11, the image processing unit 21, the printer unit 31, the control unit 41, the operation panel unit 51, and the network I / F unit 71 are configured to cooperate with each other to realize the copy function.
[0036]
The operation panel unit 51 forms an example of an input unit, and includes a touch panel unit 52 and an operation key unit 53 including a start key, a numeric keypad, and the like for instructing start of scanning and the like. The operation panel unit 51 is configured to be capable of inputting settings relating to a scanner function, a facsimile function, a printer function, a copy function, and the like, setting of a viewing target user described later, and a user ID and a user key. For example, an operation command or the like is transmitted to the control unit 41.
[0037]
The touch panel unit 52 includes a touch panel unit or the like in which a touch panel and an LCD (Liquid Crystal Display) are combined, and various operation screens, for example, when a scanner function is executed, a user to be referred to and a reading setting (document size, In addition to displaying information related to reading resolution, etc., an operation button for inputting various operation commands by a user touching the relevant portion is displayed. The operation key unit 53 is used by a user to input a print execution command, a scan start command, a user ID, a user key, and the like.
[0038]
The HDD 74 includes a browsing data storage unit 74a that stores image data read by a scanner or browsing data such as facsimile data received via a telephone line, and an access including information regarding a browsing target user set for each browsing data. A management table storage unit 74b stores a management table 81 (see FIG. 3) in association with the browsing data.
[0039]
In the access management table 81, as shown in FIG. 3, a user ID set for each user to be viewed, a user key such as a password set in advance for each user ID, and a user key set for each user ID are set. The access flag includes an access flag set to be established when the target user browses the browse data, and an e-mail address preset for each user ID. That is, for example, in the browsing data 1, five browsing target users whose user IDs are set to 1111, 2222, 3333, 4444, and 5555 are set. For the user ID 1111, the user key is set to aaa, The e-mail address is set to 1111, and the browsing target user is in a state where the access flag is not established, that is, a state in which the browsing data 1 is not yet viewed. In this embodiment, the user ID and the user key constitute an example of user authentication information, and the e-mail address constitutes an example of a contact.
[0040]
With respect to the access management table 81 as described above, the user to be viewed can be set by inputting the user ID, user key, and e-mail address of the user to be viewed using the operation panel unit 51. However, as shown in FIG. 4, a user information table 82 including a user ID, a user key, and an e-mail address preset for each user is stored in the management table storage unit 74b in advance, and the user ID is stored in the operation panel. By inputting using the unit 51, the user key and the e-mail address corresponding to the user ID may be quoted from the user information table 82 and inserted into the access management table 81.
[0041]
The control unit 41 includes a scanner controller 42, a facsimile controller 43, a printer controller 44, a copy controller 45, a user authentication unit 46, and an access determination unit 47. The control unit 41 is configured by a microcomputer, a dedicated hardware circuit, and the like, and controls the operation of the entire apparatus. The scanner controller 42 controls the operation of each unit used to realize the scanner function. The facsimile controller 43 controls the operation of each unit used to realize the facsimile function. The printer controller 44 controls the operation of each unit used to realize the printer function. The copy controller 45 controls the operation of each unit used to realize the copy function.
[0042]
The user authentication unit 46 determines whether or not the user ID and user key of the access management table 81 correspond to the user ID and user key input by the operation panel unit 51. When it is determined that each user ID and each user key correspond, the user is permitted to output the browsing data set as the browsing target user.
[0043]
The access determination unit 47 is configured to, when browsing data is output, establish an access flag of a user who is an output destination of the browsing data, and store that the access flag is established in the access management table 81. Have been. Further, the access determination unit 47 determines whether or not the access flags of all the browsing target users set in the browsing data are established, and in this determination, the access flags of all the browsing target users are established. When it is determined that the browsing data is determined, the browsing data is deleted from the browsing data storage unit 74a.
[0044]
The scanner section 11 includes an exposure lamp 12 and a CCD (Charge Coupled Device) 13, irradiates a document with the exposure lamp 12, and receives the reflected light by the CCD 13 to read an image from the document and convert the image into an image. It is configured to output corresponding image data to the image processing unit 21.
[0045]
The image processing unit 21 includes a correction unit 22, an image processing unit 23, and an image memory 24. Further, the image processing unit 21 processes the read image data by the correction unit 22 and the image processing unit 23 as necessary, stores the processed image data in the image memory 24, the printer unit 31, the facsimile It is configured to output to the communication unit 61, the network I / F unit 71, the HDD 74, or the like. The correction unit 22 is configured to execute predetermined correction processing such as level correction and γ correction on the read image data. The image processing unit 23 is configured to perform various processing such as compression or decompression of image data and enlargement or reduction.
[0046]
The printer unit 31 includes a sheet transport unit 32 including a sheet cassette and a sheet feeding roller, an image forming unit 33 including a photosensitive drum, an exposure device, a developing device, and the like, and a transfer roller. Transfer section 34 and a fixing section 35 including a fixing roller and the like. The printer unit 31 reads the original data read by the scanner unit 11, the print data transmitted from the client PCs 2a and 2b via the network I / F unit 71, and the facsimile received from the facsimile device 7 using the facsimile communication unit 61. An image is printed on recording paper using image data such as data. Specifically, the paper transport unit 32 transports the recording paper to the image forming unit 33, the image forming unit 33 forms a toner image corresponding to the image data, and the transfer unit 34 transmits the toner image to the recording paper. The fixing unit 35 fixes the toner image on the recording paper to form an image.
[0047]
The facsimile communication unit 61 includes an encoding / decoding unit (not shown), a modem unit (not shown), and an NCU (Network Control Unit) (not shown). The facsimile communication unit 61 is configured to transmit image data of a document read by the scanner unit 11 to the facsimile device 7 or the like via a telephone line, and to receive facsimile data transmitted from the facsimile device 7. . The encoding / decoding unit is configured to compress and encode image data to be transmitted, and decompress and encode received FAX data. The modulation / demodulation unit is configured to modulate the compressed and encoded image data into an audio signal or to demodulate a received signal (audio signal) into image data. The NCU is configured to control connection to a facsimile machine 7 or the like as a transmission / reception destination via a telephone line.
[0048]
The network I / F unit 71 constitutes a transmission unit, and uses a network interface (10 / 100Base-TX) or the like to perform various operations between the client PCs 2a and 2b and the SMTP server 3 connected via the LAN 4. It is configured to control data transmission and reception, for example, to transmit original data read by the scanner unit 11 to the client PCs 2a, 2b, etc., or to transmit an e-mail to the e-mail address set in the management table 81. Have been.
[0049]
The parallel I / F unit 72 uses a high-speed bidirectional parallel interface (compliant with IEEE1284) or the like, and receives print data and the like from an external device or the like by parallel transmission in which data is transmitted in units of a plurality of bits using a plurality of signal lines. Is configured.
[0050]
The serial I / F unit 73 is configured to transmit and receive various data from an external device or the like by serial transmission.
[0051]
Next, a process for storing browsing data in the digital MFP 1 configured as described above and browsing the browsing data will be described.
[0052]
FIG. 5 is a flowchart for explaining an example of a process of storing browsing data in the digital multifunction peripheral 1 shown in FIG.
[0053]
In the following description, it is assumed that original data obtained by scanning a predetermined printed matter is stored in the digital multi-function peripheral 1, and a plurality of viewing target users are set for the original data. It is assumed that the output function has been selected.
[0054]
Referring to FIG. 5, when the browsing data is read by the scanner unit 11, the browsing data is stored in the browsing data storage unit 74 (step S1). When the browsing data 74 is stored in the browsing data storage unit 74a, a predetermined data title is added to the browsing data, and a setting screen of the browsing target user is displayed on the operation panel unit 51. The browsing target user for the browsing data is set according to the operation (step S2).
[0055]
That is, when new browsing data is stored, a column of data 4 (data title) is additionally created in the access management table (see FIG. 3) in the illustrated example, and operation of the setting screen of the browsing target user is performed. , A user ID, a user key, and an e-mail address corresponding to the data 4 are added. Note that buttons such as “add”, “decide”, and “confirm” are created on the setting screen, and a user ID is input from the operation panel 51, and the user is pressed by pressing the “decision” button. The user key and the e-mail address corresponding to the ID are quoted from the user information table 82 (see FIG. 4) and inserted into the access management table 81. After that, when setting another browsing target user, by pressing the “Add” button, the browsing target user can be added by the same operation as described above, and all the desired browsing target users are set. After that, by pressing the “OK” button, the process proceeds to the next step.
[0056]
When the browsing target user is set, an e-mail is transmitted to the browsing target user (step S3). That is, an e-mail indicating that the browsing data to be browsed is stored in the digital multifunction peripheral 1 is transmitted to the browsing target user, and the browsing target user recognizes that there is browsing data by the e-mail. .
[0057]
When the browsing target user browses the browsing data stored in the digital multifunction peripheral 1 as described above, the following processing is executed.
[0058]
FIG. 6 is a flowchart for explaining an example of a process of causing a browsing target user to browse the browsing data stored in the digital multifunction peripheral 1 shown in FIG.
[0059]
Referring to FIG. 6, when the process is executed, it is determined whether or not the user ID and the user key have been input by the browsing target user (step T1), and the user ID and the user key have not been input. Is determined (NO in step T1), step T1 is repeatedly executed. On the other hand, if it is determined that the user ID and the user key have been input (YES in step T1), the input user ID and user key correspond to the user ID and user key in the access management table 81, respectively. It is determined whether or not there is (Step T2). Here, when it is determined that each user ID and each user key do not correspond (NO in step T2), a display screen indicating that the user authentication has failed is displayed on the operation panel unit 51 for a certain period of time. (Step T3), and the process returns to Step T1.
[0060]
On the other hand, if it is determined in step T2 that each user ID and each user key correspond (YES in step T2), the user is set as a browsing target user with reference to the access management table 81. All the browsing data obtained are extracted, and the data titles of the browsing data are displayed on the operation panel section 51 (step T4). Here, all the browsing data refers to browsing data for which the access flag of the access management table 81 is not established, and for example, a user whose user ID is set to 2222 in the access management table 81 of FIG. For example, only data 2 is extracted and displayed.
[0061]
When the data title of the browsing data is displayed on the operation panel 51 as described above, it is determined whether the browsing data desired for browsing is selected (step T5). That is, it is determined whether or not the data title of the browsing data displayed on the operation panel 51 which is desired to be output (if a plurality of data titles are displayed, a plurality of data titles can be selected) is selected. When it is determined that the browsing data has not been selected (NO in step T5), step T4 is repeatedly executed. On the other hand, if it is determined in step T5 that the browse data desired to be browsed is selected (YES in step T5), the browse data is printed out (step T6), and an access flag corresponding to the browse target user is established. (Step T7).
[0062]
Next, it is determined whether or not the access flags of all the browsing users set for the browsing data output as described above are established (step T8), and it is determined that all the access flags are not established. When this is done (NO in step T8), the process returns to step T1. On the other hand, if it is determined in step T8 that all the access flags have been established (YES in step T8), the browsing data and the access management table corresponding to the browsing data 24 hours have passed after the establishment of all the access flags. The setting items in 81 are deleted (step T9), and the process returns to step T1.
[0063]
In the above embodiment, an e-mail is transmitted when the browsing target user is set for the browsing data (step S3 in FIG. 5). In addition to this configuration, FIG. Through the processing, the e-mail can be transmitted again after a predetermined time has elapsed since the browsing target user is set in the browsing data.
[0064]
FIG. 7 is a flowchart illustrating a modified example of the process of FIG. 5. Specifically, since the process is added after step S3 of FIG. 5, the description of the duplicated steps will be omitted in the following description. .
[0065]
Referring to FIG. 7, after executing the above-described step S3, it is determined whether or not a predetermined time has elapsed since the browsing target user was set (step S4), and it is determined that the predetermined time has not elapsed. Then (NO in step S4), step S4 is repeatedly executed. On the other hand, if it is determined that the predetermined time has elapsed (YES in step S4), it is determined whether any of the access flags corresponding to the browsing data is not satisfied, that is, the browsing data has not been output yet. It is determined whether there is a user (step S5). Here, if it is determined that there is no unsatisfied access flag (NO in step S5), the process is terminated, while if it is determined that there is an unsatisfied access flag (YES in step S5), the access flag is not satisfied. An e-mail indicating that there is browsing data that has not yet been browsed is transmitted to the browsing target user (step S6), and the process ends.
[0066]
In the above-described embodiment, the user ID and the user key input from the operation panel unit 51 are configured to be authenticated by the user authentication unit 46. In addition to this configuration, the network I / F unit The user ID and user key transmitted from the client PCs 2a and 2b connected to the PC 71 and the external PCs 5a and 5b may be authenticated by the user authentication unit 46. Specifically, as shown in FIG. 2, the input is performed using the mouse and keyboards 2A and 5A provided on the client PCs 2a and 2b and the external PCs 5a and 5b, respectively, and the SMTP server 3, the LAN 4 or the Internet 6 is used. It is also possible to receive the user ID and the user key transmitted through the network I / F unit 71 and authenticate the user ID and the user key with the user authentication unit 46.
[0067]
Further, in the above-described embodiment, the access determination unit 47 determines that the browsing data is output when the browsing data is printed out, but in addition to this configuration, the PC transmission function, E -Even if the data to be browsed is transmitted (copied) to the client PCs 2a and 2b and the external PCs 5a and 5b using the Mail transmission function, it is determined that the browse data has been output. Often, in this case, the process shown in FIG. 8 is executed.
[0068]
FIG. 8 is a flowchart illustrating a modified example of the process of FIG. 6. Specifically, FIG. 8 is a flowchart obtained by replacing the new process with step T6 of FIG. 6. .
[0069]
Referring to FIG. 8, when the data desired to be browsed is selected in step T5, an output method selection screen is displayed on operation panel 51 (step T61). Here, on the selection screen, a button is created that allows the user to select one of the output methods of printout, PC transmission, and E-Mail. When such a selection screen is displayed, it is determined whether any of the above output methods has been selected (step T62), and if it is determined that no output method has been selected (NO in step T62). Step T61 is repeatedly executed. On the other hand, if it is determined in step T62 that the output method has been selected (YES in step T62), the browse data is output in the selected output method (step T63). Here, when the PC transmission is selected, it is necessary to specify the storage destination of the browse data. For example, the storage device of the client PC 2a is specified. On the other hand, when E-Mail is selected, an e-mail with the browsing data attached is transmitted to the e-mail address set for the pertinent user. After the browsing data is output in this manner, the process proceeds to step T7 described above.
[0070]
As described above, according to the digital multi-function peripheral 1, the user ID and the user key of the access management table 81 correspond to the user ID and the user key input by the operation panel unit 51 by the user authentication unit 46. When determined, the access determination unit 47 sets the access flag corresponding to the user, and deletes the browse data when determined that the access flags have been set for all users to be viewed. Therefore, even when a plurality of browsing target users are set in the browsing data, the browsing target data can be output to all browsing target users, and the set browsing data can be set. After all the browsing target users have browsed, the browsing data can be deleted.
[0071]
Further, as described above, the browsing data is output for each browsing target user determined that the user ID and the user key of the access management table 81 correspond to the user ID and the user key input by the operation panel 51. As a result, the browsing data can be output to each browsing target user without being seen by humans other than the browsing target user, so that information leakage can be suppressed.
[0072]
In the above description, document data read by the scanner unit 11 and facsimile data received by the facsimile communication unit 61 are taken as examples of browsing data. However, the present invention is not limited to this. It is also possible to store the transmitted data as browse data in the browse data storage unit 74a.
[0073]
In the digital multifunction peripheral 1, the access management table 81 further sets an e-mail address for each browsing target user, and when a browsing target user is set for browsing data, the browsing target user is On the other hand, since the network I / F unit 71 that transmits an e-mail indicating that browsing data is stored via the SMTP server 3, the LAN 4, or the Internet 6 is provided, the browsing target user can use the network I / F. By checking the e-mail transmitted by the unit 71, it is possible to recognize that there is browsing data addressed to the user, and it is possible to reduce the trouble of the administrator to contact each browsing target user. In the above embodiment, an e-mail is used as a method of contacting the browsing target user. However, the present invention is not limited to this, and facsimile data or text data transmitted to a specific PC may be used. . In this case, the access management table 81 may store a facsimile number, an IP address, and the like, instead of the e-mail address.
[0074]
In the digital multi-function peripheral 1, the network I / F unit 71 sends an e-mail to a browsing target user who has not browsed the browsing data within a predetermined time after the browsing data is stored. Since the transmission data is configured to be transmitted, it is possible to contact the browsing target user who has forgotten to browse the browsing data again to urge the user to browse the browsing data.
[0075]
In the digital multi-function peripheral 1, the user authentication unit 46 determines whether the user key and user ID transmitted from the client PCs 2a, 2b or the external PCs 5a, 5b connected via the SMTP server 3, the LAN 4, or the Internet 6, Since it is configured to determine whether the user ID and the user key in the access management table 81 correspond to each other, the browsing target user does not go to the digital multi-function peripheral 1 and the client PCs 2a and 2b or the external PC 5a As a result, it is possible to output browsing data by using the browser 5 and 5b, so that the trouble of the browsing target user can be reduced.
[0076]
In the digital multi-functional peripheral 1, the access determining unit 47 further determines whether or not the browsing data has been copied to the client PCs 2a, 2b or the external PCs 5a, 5b connected via the SMTP server 3, the LAN 4, or the Internet 6. In the determination, when it is determined that the browsing data has been transmitted, the browsing target user copies the browsing data to the storage device of the client PC 2a, for example, in order to establish the access flag corresponding to the browsing target user. The browsing data can be browsed using the display of the client PC 2a.
[0077]
The digital multi-function peripheral 1 is further provided with a printer unit 31 capable of printing the browsing data. The access determining unit further determines whether the browsing data is printed by the printer unit 31. When it is determined that the browsing data has been printed, an access flag corresponding to the browsing target user is established, so that the browsing target user can view the browsing data as a printed matter.
[0078]
In the digital multi-function peripheral 1, the access determination unit 47 deletes the browse data from the browse data storage unit 74a 24 hours after the access flags of all users to be browsed are established. Therefore, for example, when browsing data is printed out, but the printed matter is lost, a remedy can be taken such that the browsing data is output again within 24 hours.
[0079]
In the above description, the document data obtained by scanning a predetermined printed matter is stored in the digital multi-function peripheral 1, but the FAX data received by the facsimile apparatus 61 is stored in the digital multi-function peripheral 1. It is also possible. In this case, the fax data is received in the above-described step S1 (see FIG. 5), the fax data is stored in the browsing data storage unit 74a, and an e-mail indicating that the fax data has been received is transmitted to the administrator. Become. Since the administrator can confirm that the FAX data has been received by the e-mail, the administrator can set the browsing target user in the FAX data by executing the above-described processing after step S2. it can.
[0080]
In each of the above embodiments, the administrator sets the viewing target user for the browsing data by performing an input operation on the operation panel 51. However, instead of this configuration, the document data read from the scanner is replaced. Alternatively, by adding a well-known OCR (Optical Character Recognition) function to browsing data such as FAX data received by the facsimile communication unit 61, character information in the browsing data is extracted, and browsing is performed from the character information. It is also possible to specify the target user (that is, the destination).
[0081]
Further, in each of the above embodiments, the user ID and the user key are used as the user authentication information. However, the present invention is not limited to this. A device and a magnetic card reader capable of reading a magnetic card are provided, and these readers are used to read an IC card magnetically storing a fingerprint of a user to be viewed and personal information of the user to be viewed. The obtained information can be used as user authentication information.
[0082]
Further, in each of the above embodiments, the browsing data is erased 24 hours after all the access flags set in the browsing data are established (step T9 in FIG. 6), but the present invention is not limited to this. The access data set in the browsing data is not satisfied, and the browsing data is deleted when either 24 hours have elapsed or when the free space of the HDD 74 has become equal to or less than a predetermined capacity. You may delete it.
[0083]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, when the user authentication unit determines that the user authentication information in the access management table and the user authentication information input by the input unit correspond to each other, the access determination unit Is established, and when it is determined that the access flags have been established for all the users to be browsed, the browse data is erased, so that the conventional facsimile apparatus and In contrast, even when a plurality of browsing target users are set in the browsing data, the browsing data can be output to all browsing target users, and all the set browsing target users can be output. After browsing, the browsing data can be deleted.
[0084]
In addition, as described above, the browsing data is output for each browsing target user determined to correspond to the user authentication information of the access management table and the user authentication information input by the input unit. As a result, the browsing data can be output to each browsing target user without touching human eyes other than the target user, so that information leakage can be suppressed.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram illustrating a configuration of a network system using a digital multifunction peripheral according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a block diagram mainly showing an electrical configuration of the digital multifunction peripheral shown in FIG.
FIG. 3 is a table showing an access management table stored in a management table storage unit of FIG. 2;
FIG. 4 is a table showing a user information table referred to when inputting the access management table of FIG. 3;
FIG. 5 is a flowchart illustrating an example of a process of storing browsing data in the digital multi-function peripheral illustrated in FIG. 2;
FIG. 6 is a flowchart illustrating an example of a process of causing a browse target user to browse browse data stored in the digital multi-function peripheral shown in FIG. 2;
FIG. 7 is a flowchart illustrating a modified example of the process of FIG. 5;
FIG. 8 is a flowchart illustrating a modified example of the process of FIG. 6;
[Explanation of symbols]
1 Digital MFP
2a, 2b Client PC
3 SMTP server
4 LAN
5a, 5b External PC
6 Internet
31 Printer section
46 User Authentication Department
47 Access judgment unit
51 Operation panel
71 Network I / F
74b management table storage unit
81 Access Management Table

Claims

In a data storage device including a browsing data storage unit that stores browsing data so that the browsing data can be browsed for a browsing target user,
An access management table that includes user authentication information that can specify a browsing target user and an access flag that is set for each browsing target user and that is set to be established when the browsing target user views the browsing data, A management table storage unit for storing in association with
An input unit capable of inputting the user authentication information,
It is determined whether or not the user authentication information of the access management table corresponds to the user authentication information input by the input unit, and when it is determined that each user authentication information corresponds to the determination. , A user authentication unit that permits the output of browsing data to the user,
An access determining unit that, when it is determined by the user authentication unit that each user authentication information corresponds, establishes an access flag of the browsing target user and stores the established access flag in the access management table; With
The access determination unit determines whether or not access flags have been established for all users to be viewed, and in this determination, it has been determined that the access flags of all users to be viewed have been established. A data storage device configured to delete the browsing data from the browsing data storage unit in such a case.

2. The data storage device according to claim 1, wherein the access management table further stores contact information for each user to be browsed, and for the contact information, specifies contact data indicating that browsing data is stored. A data storage device, further comprising a transmission unit for transmitting the data via a network.

3. The data storage device according to claim 2, wherein the transmission unit is configured to provide the browsing target user who has not browsed the browsing data within a predetermined time after the browsing target user for the browsing data is stored in the access management table. A data storage device for transmitting contact data.

4. The data storage device according to claim 1, wherein the user authentication unit transmits the user authentication information transmitted from another device connected via a predetermined network to the user in the access management table. A data storage device for determining whether or not authentication information corresponds to the data storage device.

The data storage device according to any one of claims 1 to 4, wherein the access determination unit further determines whether the browse data has been transmitted to another device connected via a predetermined network, A data storage device characterized in that when it is determined in this determination that browsing data has been transmitted, an access flag corresponding to the browsing target user is established.

5. The data storage device according to claim 1, further comprising a printer unit capable of printing the browsing data, wherein the access determining unit further determines whether the browsing data is printed by the printer unit. A data storage device characterized in that when it is determined in this determination that the browse data has been printed, an access flag corresponding to the browse target user is established.

7. The data storage device according to claim 1, wherein the access determination unit stores the browse data after a lapse of a predetermined time since the access flags of all users to be browsed are established. A data storage device configured to delete data from a browsing data storage unit.