Acerca de esta plantilla
¿Alguna vez has planificado claramente una reunión de equipo solo para acabar quedándote sin tiempo, dejando a todos confundidos y teniendo que programar otra reunión más para terminar la discusión? Hay una forma mejor de hacerlo.
La plantilla de reuniones de Slack te ayuda a aumentar la eficiencia de las reuniones, ver resultados claros y tangibles de las reuniones, y ahorrar tiempo registrando el progreso del equipo, los siguientes pasos, posibles obstáculos, notas, necesidades y más en un lugar fácilmente accesible. Así es como deberían planificarse las reuniones.
¿Qué es una plantilla de reuniones?
Una plantilla de reuniones es un documento reutilizable en Slack que cualquier equipo puede usar para escribir temas y notas, añadir elementos de acción, enlaces y otros elementos para planificar y llevar a cabo una reunión productiva. Este tipo de plantilla permite a los equipos:
- Colaborar y comunicar todo el trabajo en un documento
- Llevar un seguimiento de los logros y el progreso
- Publicar las responsabilidades de cada asistente para la reunión
- Llevar a cabo actualizaciones y ver todos los cambios en tiempo real
- Estandarizar los formatos de reunión
- Identificar elementos de acción y asignarlas sobre la marcha
¿Cuáles son los beneficios de nuestra plantilla de reuniones?
Optimiza las reuniones de tu equipo con nuestra plantilla de reuniones
La plantilla de reuniones es una solución directa y eficiente diseñada para mejorar la toma de notas en cualquier tipo de reunión de equipo. Perfecta para equipos que buscan aumentar la productividad y mejorar la comunicación durante las reuniones, la plantilla de reuniones de Slack puede ayudar a proporcionar un formato estructurado para captar y organizar los detalles de la reunión para que cada conversación sea concisa y cada decisión quede registrada. De este modo, tus reuniones serán más efectivas, prácticas y fácilmente accesibles para que los miembros del equipo puedan consultarlas más adelante.
Preparación colaborativa de reuniones
La plantilla de reuniones permite a los miembros del equipo editar de forma colaborativa el canvas compartido al mismo tiempo, así como llevar un seguimiento de los temas del programa y enlaces clave en una ubicación accesible. De este modo, se promueve un enfoque más organizado para la preparación de reuniones, lo que asegura que todos los participantes se encuentren en sintonía antes de que comience la reunión. Al centralizar la agenda y los recursos relacionados, los equipos pueden ahorrar tiempo, reducir la confusión y mejorar la experiencia general de la reunión. Ya estés planeando una reunión semanal de equipo, una de la junta directiva o una de inicio de proyecto, esta plantilla te ayuda a cubrir todo lo que se necesita para una lograr reunión eficaz.
Alineación mejorada de tareas con una plantilla de reuniones
Una de las funciones clave de la plantilla de reuniones es su capacidad para ayudar a los equipos a alinearse en tareas y elementos de acción durante la reunión. Esta función facilita la asignación de responsabilidades y el establecimiento de plazos, de modo que cada miembro del equipo sabe exactamente qué se espera de él después de la reunión. Ya estéis llevando un seguimiento de los próximos pasos, rastreando hitos del proyecto o planificando un programa de reuniones individuales, esta delimitación clara de tareas conduce a una mejor rendición de cuentas y seguimiento, lo que impulsa la productividad y asegura que los resultados de la reunión se implementan de manera efectiva, incluso si alguien no pudo asistir a la reunión.
Optimiza los resultados de las reuniones con una plantilla de reuniones
Con la plantilla de reuniones, los equipos pueden no solo planificar y realizar reuniones de manera más eficiente, sino también llevar un seguimiento de los resultados y elementos de acción posteriores a la reunión. Este ciclo continuo de preparación, ejecución y seguimiento hace que las reuniones pasen de meras conversaciones a poderosas sesiones de productividad y toma de decisiones. Ya sea una reunión formal, una reunión diaria de seguimiento o una reunión general, la plantilla de reuniones es una herramienta indispensable para hacer que cada reunión cuente. Está diseñada para asegurar que nada se quede en el tintero, ya sea realizar un seguimiento de las actas de la reunión o garantizar el cumplimiento de las prácticas recomendadas.
Formato de programa: seis elementos esenciales para mantener a todo el mundo en sintonía
Un formato de programa de reunión bien planificado suele tener ciertos componentes para involucrar y aclarar temas para los asistentes: piensa en objetivos, una sección de preguntas, próximos pasos, etc. Incluir estos elementos esenciales ayuda a tu equipo a saber qué esperar antes de cada reunión para que pueda prepararse y hacer preguntas sobre el horario o los temas. Luego, puedes ajustar el programa si es necesario para abordar comentarios y evitar perder tiempo sorteando obstáculos durante la reunión real.
Ya sea una reunión formal, una de inicio de proyecto, una reunión general o una diaria, estos son los seis componentes que ayudarán a mantener a todo el mundo informado y comprometido:
- Objetivos claros: elabora una lista para definir el resultado deseado de la reunión y que los objetivos sean claros y fáciles de leer.
- Recordatorios: programa el envío de mensajes y recordatorios de reunión para ayudar a los participantes a recordar cumplir con sus responsabilidades.
- Asignación de tiempo: asigna una cierta cantidad de tiempo para que los miembros del equipo presenten sobre el tema. Las integraciones como Zoom o Asana se aseguran de que puedan planificar su presentación cronometrada mientras mantienen ordenado el programa principal.
- Sugerencias y preguntas: designar una sección para sugerencias y preguntas puede aumentar la participación en la reunión.
- Referencias o imágenes: ofrece a tu equipo un recordatorio o contexto sobre el tema de la reunión adjuntando al programa una presentación, archivo o imagen.
- Próximos pasos: asigna a los participantes elementos de acción con fechas de vencimiento desde dentro de la plantilla.
Formato de programa: ¿reunión diaria? ¿Liderazgo? ¿Lanzamiento de proyecto? ¿Qué plantilla de reunión es la adecuada para tu equipo?
Dependiendo del tipo de reunión que dirijas, algunas plantillas pueden ser más relevantes para tus objetivos que otras. Los equipos de ventas pueden querer usar una plantilla con secciones para demostraciones de casos de uso y hojas de ruta para transmitir actualizaciones de productos, por ejemplo. Los equipos de marketing pueden utilizar plantillas que dejen espacio para que las partes interesadas del proyecto incluyan su información de contacto, en qué canales aparecerá la campaña, enlaces a recursos de marketing, datos de marketing integrados y así sucesivamente. Veamos algunos tipos de reunión y lo que sus plantillas ideales podrían incluir.
Plantilla de reuniones
Los líderes de equipo pueden usar esta sencilla plantilla para cualquier tipo de reunión, desde reuniones individuales hasta encuentros entre todo el departamento. La plantilla de reuniones debe incluir próximos temas, elementos de acción y notas, pero los gerentes también pueden añadir componentes para hacer la sesión lo más productiva posible. Por ejemplo, una reunión de scrum diaria puede abarcar:
- Desafíos o impedimentos
- Lo que se ha logrado desde la última reunión
- Lo que se planea lograr antes de la próxima reunión
Plantilla de gestión de proyectos
Al introducir una nueva iniciativa, se debe proporcionar información esencial que permita a los asistentes a la reunión conocer la finalidad del proyecto, los objetivos, las partes interesadas y cualquier información necesaria para un resultado exitoso. Una plantilla de gestión de proyectos puede incluir secciones para el objetivo del proyecto, el público objetivo y dónde encontrarlo, los canales y las plataformas que utilizará el equipo, etc.
- Partes interesadas clave
- Cronograma del proyecto, plazos e hitos
- Riesgos y desafíos
- Recursos como materiales de marketing, especificaciones del producto y más
Plantilla de seguimiento del equipo
Después de presentar el proyecto a través de la plantilla de lanzamiento del proyecto, es posible que quieras implementar reuniones semanales para registrar el progreso, abordar obstáculos, pegar enlaces importantes y más. Las sincronizaciones semanales (por ejemplo, a través de la plantilla de seguimiento del equipo de Slack) mantienen a los miembros del equipo responsables del cumplimiento de los objetivos individuales y del equipo, mientras que los gerentes pueden entender si necesitan proporcionar asistencia y en qué momento. Esto es lo que puede incluir el programa de sincronización semanal:
- Resumen del progreso del proyecto
- Espacio para reflexionar sobre lo que va bien
- Un encabezado para lo que no va bien
- Un encabezado para preguntar a qué dedica el empleado la mayor parte de su energía
- Un lugar para explicar los próximos pasos
Plantilla de resumen de producto
Los responsables de productos pueden usar una plantilla de resumen de producto para explicar una nueva función o herramienta al equipo de liderazgo. Un resumen de producto permite que todos estén de acuerdo en cuál es la finalidad del producto, sus capacidades, el cronograma de desarrollo, cómo medirá el éxito el equipo y los recursos disponibles para consultar. Esto es lo que puede incluir una plantilla:
- Principales partes interesadas
- Descripción del producto
- Planteamiento del problema
- Características principales
- Hitos
- Criterios de éxito
- Riesgos y desafíos
- Recursos
- Notas de la reunión de lanzamiento
Formato de programa: integraciones de terceros para complementar tu plantilla de reuniones
A diferencia de un programa estático en un papel, una plantilla dinámica permite integrar herramientas de terceros para llevar a cabo tareas con las que tú y tu equipo podéis ahorrar tiempo y trabajar de forma más inteligente. Una de las funcionalidades clave de las integraciones es que los usuarios pueden realizar acciones sin salir de la plantilla.
Evita malentendidos sobre el programa, ahorra tiempo, evita confusiones y permite que los empleados realicen su trabajo más rápido mediante la integración de las herramientas que ya usáis y adoráis. Así es como las integraciones pueden beneficiar a tu equipo a nivel práctico:
Añade contexto al programa de la reunión del equipo
¿Cómo de conveniente sería para un equipo de ventas tener un lugar donde escuchar la grabación de una presentación comercial exitosa y hacer preguntas (en ese mismo espacio) antes de una reunión? Con la integración de Loom de Slack, los equipos de ventas pueden hacer precisamente eso.
Programa recordatorios y organiza reuniones
Todos hemos dicho alguna vez que íbamos programar un recordatorio o una reunión y luego nos hemos olvidado. Una aplicación de calendario, como Google Calendar, te permite programar recordatorios y reuniones al momento sin salir de la plantilla. De este modo, no solo se evitan alertas no programadas, sino que programar la próxima reunión mientras está presente en la mente de todos evita conflictos de programación, ya que las agendas de todos se llenan durante la semana.
Asigna tareas y consulta el progreso actualizado del proyecto
La integración con aplicaciones de gestión de proyectos como Asana es útil porque permite ver el progreso de preparación de los miembros del equipo directamente desde la plantilla. En lugar de olvidar actualizar el progreso más tarde o necesitar asignar tareas tanto en el tablero del proyecto como en la plantilla, puedes ver y completar acciones desde una sola vista.
Obtén comentarios durante o después de la reunión
Una herramienta de formularios y encuestas como Polly puede impulsar reuniones de sincronización más eficientes y rápidas al hacer que los equipos ágiles se registren en formularios de respuesta instantánea. Cuando los gerentes quieran hacer una pregunta durante la reunión, pueden incluir un sencillo cuestionario y ver los resultados inmediatamente en la plantilla de agenda de reunión semanal.
Plantilla de reuniones de Slack: resultados tangibles con reuniones productivas
No necesitas buscar en Google “cómo escribir una programa de reunión”. La variedad de ejemplos y formatos de programa de reunión de Slack puede ayudarte fácilmente a lograr la alineación del equipo. Añade elementos de agenda, toma notas, etiqueta miembros del equipo, añade una lista de tareas de proyecto, registra conclusiones y usa miles de integraciones para una colaboración eficiente, todo desde dentro del ecosistema de Slack. Para lograr la máxima colaboración del equipo, considera añadir el programa de sincronización semanal de Slack a las operaciones de trabajo de tu equipo.