Mehr über Abrechnungssoftware erfahren
Was ist Abrechnungssoftware?
Abrechnungs- und Rechnungssoftware bietet eine Reihe von Funktionen, die entscheidend für die Einnahmenerhebung sind, das Endziel aller erfolgreichen Unternehmen. Diese Abrechnungslösungen können in ihrem Funktionsumfang variieren oder unterschiedliche Berufe und Unternehmensgrößen ansprechen, aber jede bietet die Möglichkeit, den Rechnungs- und Abrechnungsworkflow zu optimieren und zu automatisieren. Zahlungen von Kunden einzuziehen kann eine Herausforderung sein, daher ist es immer von Vorteil, den Abrechnungsprozess zu verbessern und die Einziehung zu erleichtern, um rechtzeitige Zahlungen sicherzustellen.
Abrechnungssoftware ermöglicht es Benutzern, eine Rechnung zu erstellen, die schließlich an einen Kunden gesendet wird, um eine Zahlung einzuziehen. Oft bieten Abrechnungslösungen vorgefertigte Rechnungsvorlagen für Benutzer, die nach einfachen, unkomplizierten Rechnungslayouts suchen. Sie können auch einen Rechnungsersteller für Unternehmen anbieten, die daran interessiert sind, benutzerdefinierte Rechnungen zu erstellen, die gebrandet und personalisiert werden können, um den Kriterien eines Unternehmens zu entsprechen. Sobald die Rechnung erstellt ist, können Benutzer wählen, ob sie die Rechnung drucken und per Post versenden möchten; jedoch wird Online-Rechnungsstellung in der heutigen Geschäftswelt häufiger genutzt.
Benutzer können Rechnungsbenachrichtigungen einrichten, die den Kunden darauf hinweisen, dass ein Zahlungstermin bevorsteht, um sicherzustellen, dass sie sich dessen bewusst sind, was sie schulden, und um dem Einziehungsprozess voraus zu sein. Kunden können auf Zahlungsaufforderungen sofort antworten, entweder über ein Zahlungsportal oder direkt über die Rechnung, mit einer Vielzahl von Zahlungsmethoden. Dazu gehören Kreditkarten oder andere Formen elektronischer Zahlungen, die monatlich oder auf Abonnementbasis eingerichtet werden können.
Für projekt- und dienstleistungsbasierte Unternehmen wird eine Zeiterfassungsfunktion angeboten, um geleistete Stunden zu erfassen und diese entsprechend abzurechnen. Stundensätze können je nach Projekt oder Mitarbeiter angepasst werden; mit dem Projekt und dem Mitarbeiter verbundene Ausgaben können ebenfalls dokumentiert werden. Sobald diese Informationen erfasst sind, können Rechnungen gesendet und Zahlungen eingezogen werden.
Abrechnung ist Teil des gesamten Ökosystems der Buchhaltungssoftware und nur ein Aspekt des Finanzmanagements. Diese Lösungen integrieren sich in der Regel mit anderen Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Tools, um tiefere Einblicke und Transparenz in Geschäftsprozesse zu erhalten. Wenn ein Unternehmen seine Kundenbasis erweitert, bietet die Abrechnungssoftware einen zentralen Ort für alle Rechnungs- und Einziehungsbedürfnisse, sodass Unternehmen organisiert bleiben und ihre Finanzen und das gesamte Einnahmenmanagement im Griff haben.
Warum Abrechnungssoftware verwenden?
Die Gründe für die Verwendung von Abrechnungssoftware erscheinen zunächst einfach; tatsächlich bieten Abrechnungslösungen jedoch eine Vielzahl von Vorteilen für Buchhaltungsabteilungen und Unternehmen. Die geschäftlichen Probleme, die Abrechnungs- und Rechnungssoftware löst, reichen von der grundlegenden Organisation von Rechnungen über die automatisierte Einziehung, einfachere Aufzeichnung und Nachverfolgung bis hin zu verbesserten Kundenbeziehungen.
Verbesserte Organisation – Wenn ein Unternehmen mehrere Kunden hat, kann es schwierig sein, den Überblick über alle Rechnungen zu behalten. Hier kommt die Abrechnungs- und Rechnungssoftware ins Spiel. Abrechnungslösungen bieten einen zentralen Ort für alle Rechnungen, sodass Buchhalter nie hektisch nach Unterlagen zu bezahlten oder unbezahlten Rechnungen suchen müssen. Dieses Abrechnungshub stellt sicher, dass Unternehmen den Überblick über alle Kunden und deren Zahlungsstatus besser behalten können. Dies hilft Unternehmen, Kundenbeziehungen zu verbessern, indem sie regelmäßig nachfassen und Zahlungen anfordern können, wenn sie fällig sind. Es hilft auch den Abteilungen für Forderungen, alle eingehenden Finanzen für eine bessere Gesamtbuchhaltung zu verfolgen. Wenn ein Unternehmen kein Zahlungsmanagementsystem wie eine Abrechnungs- und Rechnungssoftware verwendet, werden Buchhaltungsabteilungen Stunden damit verbringen, nur zu versuchen, Rechnungen zu organisieren, geschweige denn, sie zu verstehen.
Abrechnungsautomatisierung – Vor der Abrechnungsautomatisierung mussten Unternehmen in der Regel Rechnungen in einer einfachen Dokumentenerstellungssoftware (wie Microsoft Word) erstellen, die Rechnung drucken und an einen Kunden senden. Dieser Kunde musste in der Regel einen Scheck ausstellen und ihn an das Unternehmen zurücksenden. Abrechnungs- und Rechnungssoftware ermöglicht es Benutzern jedoch, diesen Prozess von Anfang bis Ende zu automatisieren. Benutzer können Rechnungen online erstellen und sie sofort per E-Mail oder über ein Kundenportal an Kunden senden. Diese Online-Rechnungsstellung ermöglicht es Kunden dann, sofort über die Anwendung zu bezahlen, und das Unternehmen erhält sein Geld sofort. Diese Automatisierung spart Unternehmen Zeit und Mühe und ermöglicht erweiterte Nachverfolgungsmöglichkeiten. Das größte Geschäftsproblem, das mit der Abrechnungsautomatisierung gelöst wird, besteht darin, zu versuchen, verspätete oder verpasste Zahlungen von Kunden zu eliminieren. Auf diese Weise können Unternehmen pünktlich Geld einziehen und das Umsatzwachstum von Monat zu Monat, von Quartal zu Quartal und von Jahr zu Jahr für eine erhöhte Bewertung verbessern.
Einfachere Aufzeichnung und Nachverfolgung – Durch die Integration von Abrechnungs- und Rechnungssoftware mit Buchhaltungssoftware können Benutzer problemlos End-to-End-Buchhaltungsunterlagen nachverfolgen. Abrechnungssoftware verfolgt speziell alle Ausgaben und Aufzeichnungen von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung durch den Kunden. Dies bietet mehr Transparenz für Unternehmen und ermöglicht eine genaue Buchhaltung bis zum Ende des Abrechnungszyklus. Diese Lösungen bieten auch Einblicke in die finanzielle Situation der Kunden, was ein großer Vorteil ist, wenn Kunden für Abonnementabrechnungen eingerichtet sind.
Verbesserte Kundenbeziehungen – Das Versenden von schnellen Benachrichtigungen an Kunden mit ausstehenden Salden ist nicht nur eine gute Möglichkeit, um rechtzeitige Zahlungen sicherzustellen; es ist auch eine Möglichkeit, Kundenbeziehungen aufzubauen. Man könnte glauben, dass diese Benachrichtigungen ärgerlich sind, aber in Wirklichkeit wollen Kunden pünktlich zahlen, daher ist es hilfreich, in diesem Szenario proaktiv zu sein. Darüber hinaus bieten Kundenportale eine Möglichkeit für Buchhalter auf beiden Seiten der Rechnung, schnell zu kommunizieren, sowie eine Möglichkeit für Unternehmen, schnellen Kundenservice zu bieten. Indem sie auf Abrechnungsanfragen reagieren, können Unternehmen positive Beziehungen zu Kunden aufrechterhalten und rechtzeitige Zahlungen erhalten.
Wer nutzt Abrechnungssoftware?
Abrechnungs- und Rechnungssoftware wird von einer Reihe verschiedener Mitarbeiter innerhalb einer Organisation genutzt. Die Hauptrolle, die Abrechnungslösungen nutzt, sind Buchhalter. Ein Buchhalter ist ein breiter Titel, aber oft sind interne Buchhalter für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verantwortlich, was bedeutet, dass sie Zahlungen von Kunden einziehen müssen. Diejenigen, die speziell mit der Einziehung beauftragt sind, können als Abrechnungskoordinatoren oder Einziehungsspezialisten betrachtet werden. Einige größere Unternehmen beschäftigen möglicherweise Abrechnungsanalysten, um auf der Grundlage der Abrechnungs- und Einnahmengeschichte Prognosen zu erstellen und Budgets zu planen.
Für professionelle Dienstleistungen kann ein Projektmanager für die Rechnungsstellung an Kunden verantwortlich sein. Dies geschieht auf der Grundlage spezifischer Projekte, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wurde und der Stundensatz für den Kunden. Der Projektmanager kann damit beauftragt sein, mit dem Kunden zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass rechtzeitige Zahlungen eingehen, unabhängig vom Fortschritt des Projekts.
In der Gesundheitsbranche sind medizinische Abrechner und Kodierer für die Einziehung ausstehender Zahlungen verantwortlich. Dies ist eine viel komplexere und regulierte Form der Abrechnungseinziehung aufgrund von Versicherungsansprüchen und den damit verbundenen Komplikationen. Bei kleineren, privaten Praxen kann der Arzt oder der Büroverwalter für die Einreichung von Versicherungsansprüchen und die Einziehung von Zahlungen verantwortlich sein. Andere Praxen können an medizinische Abrechnungsdienste auslagern.
Kleinunternehmer können diejenigen sein, die für die Einziehung von Zahlungen verantwortlich sind, wenn das Unternehmen nicht groß genug ist, um ein eigenes Buchhaltungsteam zu haben. Oft haben diese Benutzer ein Kleinunternehmer-Buchhaltungstool, das Online-Rechnungsstellung und Rechnungsvorlagen bietet. Diese Lösungen sind für diejenigen gedacht, die nicht über die Expertise von Buchhaltern oder Einziehungsspezialisten verfügen.
Arten von Abrechnungssoftware
Medizinische Abrechnungssoftware – Medizinische Abrechnungssoftware wird von Krankenhäusern, Arztpraxen, Einrichtungen für häusliche Gesundheitsversorgung und anderen medizinischen Institutionen verwendet, um Rechnungen und Abrechnungen für die von ihnen erbrachten Dienstleistungen zu erstellen, zu verteilen und zu verwalten.
Aufgrund der einzigartigen Anforderungen der medizinischen Industrie und zur Förderung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen im Gesundheitswesen, wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), wird empfohlen, dass medizinische Institutionen eine medizinische Abrechnungssoftwarelösung verwenden, anstatt allgemeinere Abrechnungs- und Rechnungssoftware, die in jeder Branche verwendet werden kann. Diese Tools bieten spezifische Funktionen, die besonders hilfreich für medizinische Abrechner und Kodierer sind, die Patientenakten nach der Behandlung kodieren und Versicherungsansprüche einleiten müssen.
Medizinische Abrechnungstools sind oft so eingerichtet, dass sie sich leicht in andere Tools integrieren lassen, die für den Betrieb eines Krankenhauses oder einer medizinischen Praxis von grundlegender Bedeutung sind, wie EHR-Tools und Software für das Management medizinischer Praxen. Tools für das Management medizinischer Praxen enthalten oft native Abrechnungs- und Rechnungsfunktionen, wodurch die Notwendigkeit eines eigenständigen medizinischen Abrechnungstools entfällt. Die Entscheidung, ob ein eigenständiges medizinisches Abrechnungsprodukt oder ein Tool für das Management medizinischer Praxen verwendet werden soll, hängt weitgehend von der Anzahl der Ärzte, Patienten und durchgeführten Verfahren in der Praxis ab, wobei mittelgroße bis große Büros oder Praxen auf dem Reifegrad sind, ein umfassenderes Tool in Betracht zu ziehen.
Rechtsabrechnungssoftware – Rechtsabrechnungssoftware ist ein kritisches und grundlegendes Tool für jede Anwaltskanzlei. Diese Software ermöglicht es Anwälten, abrechenbare Stunden zu berechnen und Rechnungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen angefordert wird. Rechtsabrechnungssoftware kann von Anwälten, die unabhängig arbeiten, von ganzen Anwaltskanzleien oder von Rechtsabteilungen innerhalb einer größeren Organisation verwendet werden.
Anwaltskanzleien berechnen in der Regel stundenweise, und daher sind Zeiterfassungsfunktionen wichtig, auf die man bei dieser Art von Abrechnungs- und Rechnungssoftware achten sollte. Diese Tools bieten rechtsfokussierte Abrechnungsfunktionen wie Retainer-Gebühren- und Split-Gebühren-Funktionalität sowie die Möglichkeit, Benutzerstandards basierend auf der Jobrolle der Person, deren Zeit abgerechnet wird, zu erstellen. Darüber hinaus bieten sie native Aktivitätskodierungsfunktionen, die direkt mit den einheitlichen aufgabenbasierten Aktivitätscodes der American Bar Association übereinstimmen. Die Automatisierung der Einheitlichkeit von Abrechnungsinformationen hilft, Kunden und Unternehmen, die Rechtskosten-Benchmarks verfolgen oder Rechtsausgaben genauer verfolgen möchten, besser zu bedienen. Was in der Vergangenheit eine weitgehend manuelle administrative Aufgabe war oder mit allgemeineren Abrechnungstools, wird mit Rechtsabrechnungssoftware optimiert und automatisiert.
Die Art der Rechtsabrechnungssoftware, die für Sie oder Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt weitgehend von der Art des Rechtsbetriebs ab, den Sie führen. Einzelpraktiker, kleine Kanzleien und große Kanzleien haben alle unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um die Funktionen von Rechtsabrechnungs- und Rechnungssoftware geht. Rechtsabrechnungsfunktionen sind oft in Software für das Management von Anwaltskanzleien enthalten, die Tools zur Verwaltung des täglichen Betriebs einer Anwaltskanzlei (einschließlich Funktionen für Fallmanagement und Kundenmanagement, unter anderem) zusätzlich zur Rechtsabrechnung bieten.
Abrechnungssoftware für kleine Unternehmen – In einem kleinen Unternehmen ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen, und Buchhaltungsteams könnten immer mehr davon gebrauchen. Kleine Unternehmen verlassen sich oft auf einen einzigen Buchhalter oder ein kleines Team, um Abrechnung und Rechnungsstellung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Bilanz des Unternehmens zu verwalten, neben unzähligen anderen Aufgaben, um die Finanzen in Ordnung zu halten. Rechnungssoftware für kleine Unternehmen kann helfen, einige der Belastungen zu lindern, wenn es darum geht, Abrechnungs- und Einziehungsprozesse zu optimieren.
Um ein kleines Unternehmen über Wasser zu halten, sind effiziente, eng überwachte Abrechnungspraktiken ein Muss. Diese Tools bieten häufig Funktionen für Zeiterfassung, Rechnungsfälligkeitstermine und Erinnerungen, Steuerrechner und mehr. Diese Automatisierungen, vorlagenbasierte Aufgaben und Erinnerungen helfen einem beschäftigten Buchhalter, der möglicherweise überlastet ist. Rechnungssoftware für kleine Unternehmen ist in der Regel eine Punktlösung (ein Tool, das nur Abrechnungsfunktionen bietet), aber es gibt auch Buchhaltungstools für kleine Unternehmen, die Automatisierungen in den End-to-End-Finanzmanagementprozess eines kleinen Unternehmens einführen, einschließlich des Abrechnungs- und Einziehungsprozesses.
Es gibt eine Reihe von kostenlosen Rechnungssoftwareprodukten oder Produkten, die eine kostenlose Testversion anbieten, die für ein kleineres Unternehmen, das gerade erst anfängt und entweder nicht weiß, in welchem Umfang Tools benötigt werden, oder versucht, die Ausgaben zu begrenzen, von Vorteil sein können. Diese Angebote sind in der Regel abgespeckte Versionen mit einem starken Fokus auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit.
Inventarbasierte Abrechnungssoftware – Unternehmen, die physische Waren verkaufen, sollten den Kauf eines inventarbasierten Abrechnungstools in Betracht ziehen. Wie oben erwähnt, sind viele Abrechnungssoftwareprodukte auf die Abrechnung von Stunden oder Dienstleistungen ausgerichtet. Unternehmen, die ein Inventar führen und Waren verkaufen, sollten jedoch ein inventarbasiertes Abrechnungstool mit Funktionen in Betracht ziehen, die speziell auf ihren Anwendungsfall zugeschnitten sind.
Funktionen der Abrechnungssoftware
Abrechnungs- und Rechnungssoftwarefunktionen bieten viele Vorteile; die meisten beziehen sich jedoch auf die einfache Lösung, dass diese Produkte helfen, verspätete oder verpasste Zahlungen zu minimieren sowie den gesamten Einziehungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Die folgenden sind alles Gründe, warum Unternehmen Abrechnungssoftware einführen sollten:
Rechnungserstellung – Abrechnungssoftware bietet Benutzern eine einfache und unkomplizierte Rechnungserstellung, während Benutzer vor der Abrechnungssoftware jede Rechnung manuell erstellen mussten. Anstatt dieses arbeitsintensive Verfahren zu durchlaufen, ermöglichen Rechnungsvorlagen in der Abrechnungssoftware eine schnelle und optimierte Rechnungserstellung. Durch die Bereitstellung vorgefertigter Rechnungsvorlagen können Benutzer schnell eine Rechnung erstellen, die an einen Kunden gesendet werden soll.
Wenn jemand eine Rechnung anpassen möchte, kann er eine Vielzahl von personalisierten Informationen einfügen, wie ein Logo, die Geschäftsadresse, unternehmensspezifische Farben und alle anderen erforderlichen Informationen im Formular. Zusätzliche Rechnungsinformationen können Belege zur Nachweisführung von Ausgaben und Steuersätze umfassen, unter anderem. Jede dieser Anpassungen hilft sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle formalen Informationen erhält, die erforderlich sind, um einen Kunden abzurechnen.
Online-Rechnungsstellung – Vor der Abrechnungssoftware mussten Unternehmen nicht nur ihre Rechnungen manuell erstellen, sondern sie auch per Post versenden. Dies würde viel Zeit in Anspruch nehmen und die Einziehung für das Monats-, Quartals- und Jahresende zeitaufwändig machen. Wenn ein Unternehmen es vorzieht, Rechnungen auszudrucken und per Post zu versenden, bieten viele Produkte die Möglichkeit zum Drucken; mit der Verwendung von Abrechnungssoftware können Unternehmen jedoch sofort eine Rechnung an einen Kunden über die Online-Rechnungsstellung senden. Dies ermöglicht die gleichzeitige Rechnungsstellung an Kunden auf der ganzen Welt. Unternehmen können schnell einziehen, da Kunden die Zahlung direkt über die Rechnung einreichen können, unabhängig von ihrem Standort. Dies ist besonders praktisch für globale Unternehmen, da Abrechnungssoftware Finanzaufzeichnungen in allen Währungen erfassen und in eine Gesamtsumme umrechnen kann. Die Optimierung des Abrechnungsprozesses ist ein großer Vorteil für Unternehmen und ein Hauptgrund, warum Unternehmen Abrechnungssoftware wählen.
Automatisierte Erinnerungen – Wenn ein Anwalt oder ein Projektmanager einen Kunden hat, mag es keine Belastung sein, diesen Kunden anzurufen und jeden Monat nach der Zahlung der Rechnungen zu fragen; für Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Kunden kann es jedoch eine große Belastung sein. Abrechnungssoftware ermöglicht es Benutzern, automatisierte Benachrichtigungen einzurichten, die Kunden daran erinnern, bevor ihre Zahlungen überfällig sind. Durch die Einrichtung dieser automatisierten Benachrichtigungen für alle Kunden muss sich das Buchhaltungsteam eines Unternehmens nie Sorgen machen, sich zu merken, wen sie bereits zur Zahlung aufgefordert haben oder nicht. Darüber hinaus muss niemand Zeit aus seinem Tag nehmen, um einen Kunden anzurufen und um Geld zu bitten. Diese automatisierten Erinnerungen helfen sicherzustellen, dass ein Unternehmen weniger Zahlungen von seinen Kunden verpasst.
Kostenvoranschläge – Ähnlich wie beim Erstellen von Rechnungen ermöglichen viele Abrechnungslösungen Benutzern, Kostenvoranschläge mithilfe vorgefertigter Vorlagen und vieler Anpassungsoptionen zu erstellen. Der Vorteil der Erstellung von Kostenvoranschlägen in der Abrechnungssoftware besteht darin, dass, wenn der Kunde den Kostenvoranschlag akzeptiert, der Benutzer den Kostenvoranschlag schnell und nahtlos in eine Rechnung umwandeln kann, ohne alle Informationen auf der Rechnung neu erstellen zu müssen. Durch die Aufzeichnung der Kostenvoranschlagshistorie können Unternehmen die Akzeptanzraten verfolgen und Preis- und Rabattstrategien neu bewerten, um die Gewinnung neuer Geschäfte zu optimieren.
Wiederkehrende Abrechnung – Für langfristige Kunden können Unternehmen Abrechnungssoftware verwenden, um wiederkehrende Zahlungen einzurichten, die Kunden automatisch in einem vereinbarten Rhythmus belasten. Wenn Kunden eine Kreditkarte als bevorzugte Zahlungsmethode eingereicht haben, wird diese automatisch vom Unternehmen zu jedem richtigen Datum belastet. Dies erleichtert sowohl dem Unternehmen als auch dem Kunden das Leben, da sie sich weniger Sorgen um die Zahlung und den Zahlungseingang machen müssen und sich auf die Software verlassen können, die Arbeit für sie zu erledigen. Für Unternehmen, die ein abonnementbasiertes Einnahmenmodell verwenden, werden diese Lösungen oft als Abonnementmanagement-Software betrachtet; es gibt jedoch einige Überschneidungen zwischen den beiden.
Abrechenbare Zeiterfassung – Anstatt Benutzer zu zwingen, ihre abrechenbaren Stunden in einer Tabelle oder einer ergänzenden Lösung zu erfassen, bietet Abrechnungssoftware oft Zeiterfassungsfunktionen. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, die genauen Stunden zu erfassen, die sie an bestimmten Projekten arbeiten, und dann zu dem für diese Dienstleistung angemessenen Satz abzurechnen. Dies ermöglicht einen umfassenden Einblick in das Projekt als Ganzes und wie viel es den Kunden kostet. Diese Funktionalität wird in PSA-Software verwendet, bietet jedoch zusätzliche Projekt- und Ressourcenmanagement-Funktionen.
Flexible Abrechnungsoptionen – Die Abonnementmanagement-Funktionen innerhalb der Abrechnungssoftware verbessern diese Lösungen, indem sie leicht unterschiedliche Preispakete für bestimmte Kunden und einzigartige Abrechnungsstrukturen anbieten. Diese flexiblen Preisoptionen erleichtern das Leben von Verkaufsteams und Buchhaltern, indem sie Begründungen, einmalige Wertdetails und das Niveau des Rabatts, den sie den Kunden insgesamt bieten, bereitstellen.
Für professionelle Dienstleistungen oder projektbasierte Unternehmen sind diese flexiblen Abrechnungsoptionen sehr wichtig. Administratoren können Abrechnungssätze für bestimmte Mitarbeiter oder Projekte festlegen, anstatt einen Standardtarif für alle Geschäftseinheiten zu haben. Darüber hinaus können Unternehmen wählen, zu bestimmten Meilensteinen innerhalb des Projekts abzurechnen, auch wenn es nicht abgeschlossen ist. Dies ist besonders praktisch, wenn Materialien für den Kunden abgerechnet werden. Diese flexible Funktionalität ist in PSA-Software weit verbreitet.
Zahlungsverfolgung und Berichterstattung – Wenn ein Unternehmen einen Kunden über eine erforderliche Zahlung informiert hat und dieser dennoch nicht seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommt, macht es die Abrechnungssoftware einfach zu verstehen, wer im Rückstand ist. Anstatt in Tabellen oder Büchern zu wühlen, um zu wissen, wer in diesem Zahlungszeitraum bezahlt hat und wer nicht, bietet die Abrechnungssoftware Zahlungsberichte, um einen schnellen Überblick über säumige Kunden zu erhalten. Diese Zahlungsberichte können auch Einblicke darüber geben, wer möglicherweise seine Rechnung überbezahlt hat und einen Kredit verdient hat, oder welche Kunden eine Rückerstattung benötigen.
Umsatzberichterstattung – Abrechnungssoftware kann Unternehmen helfen, Einnahmen zu erfassen und zu verfolgen. Oft integrieren sich diese Lösungen mit einem CRM- oder Buchhaltungstool, das hilft, End-to-End-Finanzdetails zu verfolgen. Indem sie wissen, welche Konten ihre Rechnungen bezahlt haben und den allgemeinen finanziellen Status des Unternehmens, können Unternehmen Budgets erstellen, Prognosen erstellen und klare Einblicke in ihren Umsatzstatus geben. Abrechnungsdaten können in Corporate Performance Management (CPM)-Tools eingespeist werden, um solche Projektionen durchzuführen.
Kundenportale – Einige Abrechnungslösungen bieten ein Kundenportal oder ein Forum, in dem Buchhalter beider Parteien miteinander kommunizieren können, um Probleme zu lösen. Verschiedene Abteilungen erhalten auch einen zentralen Ort, um Abrechnungsdetails zu sehen und zu verstehen. Unternehmen können Zahlungsinformationen und -optionen über die von der Abrechnungssoftware angezeigten Methoden klar an Kunden weitergeben. Zusätzlich zur grundlegenden Kommunikation bietet ein Kundenportal einen Ort, an dem Kunden ihre gesamte Transaktionshistorie und alle ausstehenden Zahlungen einsehen können. Wenn ein Kunde eine Kopie einer bestimmten Rechnung oder Quittung benötigt, anstatt eine Anfrage für dieses Dokument zu stellen, kann er es einfach aus seinem Portal herunterladen. Dies spart sowohl dem Unternehmen als auch dem Kunden Zeit. Diese Transparenz ist auch besonders vorteilhaft für Projektmanager, die einen Kunden für bestimmte Aufgaben oder Meilensteine abrechnen sowie Ausgaben verfolgen. Der Kunde kann genau Einblick in den Fortschritt des Projekts und die ihm in Rechnung gestellten Kosten haben.
Mobile Abrechnung – Viele Abrechnungslösungen bieten eine mobile Anwendung, damit Benutzer Rechnungen unterwegs senden und empfangen können. Dies ist besonders hilfreich für Dienstleistungsunternehmen, sodass, wenn ein Projekt oder Auftrag abgeschlossen ist, der Mitarbeiter sofort nach Abschluss eine Rechnung senden kann. Indem sie es von einem Mobiltelefon aus senden, muss der Mitarbeiter die Informationen nicht im Nachhinein erfassen; stattdessen sendet er die Rechnung und erhält sie sofort. Dies ist ein unschätzbarer Zeitersparnis für kleine Unternehmen.
Trends in der Abrechnungssoftware
Die Abrechnungssoftwarebranche hat in den letzten Jahren keine großen Fortschritte in Bezug auf Innovation gemacht; jedoch sind einige grundlegende Trends in der gesamten Softwarewelt auch für Abrechnungs- und Rechnungssoftware relevant, einschließlich cloudbasierter und mobiler Anwendungen sowie Integrationen.
In Zukunft könnten Abrechnungslösungen Blockchain-Technologie beinhalten. Blockchain-Ledger würden helfen, die Geschwindigkeit von Transaktionen von Unternehmen zu Unternehmen zu verbessern. Darüber hinaus würde es Sicherheitsbedenken lindern, indem die Bedingungen eines Vertrags verschlüsselt und der Betrag der Transaktion privat gehalten werden. Blockchain könnte Abrechnungsbenutzern helfen, Ledger-Aufzeichnungen zu optimieren, indem der Schritt zwischen Abrechnung und Hauptbuch automatisiert wird. Die Zahlung würde automatisch in ein Blockchain-Ledger eingetragen und die Informationen erfasst. Dies würde helfen, den finanziellen Abschluss zu verbessern und das Leben von Buchhaltern am Ende von Monaten, Quartalen und Jahren erheblich erleichtern.
Potenzielle Probleme mit Abrechnungssoftware
Jedes Mal, wenn ein Unternehmen Transaktionen durchführt, besteht auch das Risiko von Fehlern. Bei Abrechnungs- und Rechnungssoftware können diese Fehler auf verschiedene Weise auftreten.
Fehlgeschlagene Transaktionen – Ein Fehler kann eine fehlgeschlagene Transaktion sein, bei der der Kunde eine Zahlung leistet, die jedoch nicht durchgeht. Dies kann passieren, wenn der Kunde knapp bei Kasse ist oder etwas viel weniger Besorgniserregendes passiert, wie eine abgelaufene Kreditkarte. Unabhängig davon kann dies für Buchhaltungsteams Schwierigkeiten verursachen, da sie nicht den richtigen Betrag an Mitteln rechtzeitig erhalten.
Rabatte und Aktionen – Viele Abrechnungslösungen bieten flexible Zahlungsoptionen, aber wenn diese nicht richtig kommuniziert werden, können Kunden einen falschen Betrag zahlen. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen falschen Rabatt gewährt hat, kann dies zu Fehlern führen. Glücklicherweise zeigen Abrechnungslösungen in der Regel an, wie viel Guthaben ein Kunde im Falle einer Überzahlung hat.
Probleme mit der automatischen Abrechnung – Dies ist eher ein Problem bei Abonnementmanagement-Software, aber es ist auch für Abrechnungslösungen relevant. Wenn ein Kunde für die automatische Abrechnung jeden Monat angemeldet ist, aber aus irgendeinem Grund nicht genügend Geld auf seinem Konto hat, wird die automatische Transaktion abgelehnt. Dies wird erneut problematisch, wenn versucht wird, Gelder bis zu einem bestimmten Datum einzuziehen. Darüber hinaus, wenn ein Kunde nicht weiß, dass er für wiederkehrende Abrechnungen angemeldet ist und anschließend belastet wird, könnte er unzufrieden sein.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Abrechnungssoftware
Es gibt eine Reihe verwandter Softwarekategorien, die sich in Abrechnungs- und Rechnungssoftware integrieren und mit ihr zusammenarbeiten. Buchhaltungssoftware ist die offensichtlichste aller Abrechnungsintegrationen. Durch die Verbindung von Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware können Unternehmen Nachverfolgungs- und Aufzeichnungspraktiken verbessern und mühsame Buchhaltungsaufgaben weiter automatisieren. Kleinere Unternehmen können sich für die Nutzung von Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen entscheiden, die alle notwendigen Buchhaltungsfunktionen für kleinere Geschäfte bietet, einschließlich Rechnungserstellung und Online-Rechnungsstellung. Darüber hinaus können ERP-Systeme Abrechnungsmodule innerhalb der angebotenen Buchhaltungslösungen bereitstellen.
CRM-Systeme können sich mit Abrechnungslösungen verbinden, um Einblicke in genaue Konten und deren Abrechnungshistorie zu bieten sowie ausstehende Zahlungen zu kennzeichnen. Dies ist praktisch, da es Transparenz über Geschäftseinheiten hinweg bietet und Verkaufs- und Buchhaltungsteams ausrichtet. Der Vertrieb kann auch CPQ-Software nutzen, die von der Abrechnung in dem Sinne beeinflusst werden kann, dass die von einer CPQ-Lösung bereitgestellten Angebote in eine Rechnung umgewandelt werden können. Auch dies hilft, Prozesse für Vertrieb und Buchhaltung zu optimieren.
Für professionelle Dienstleistungsunternehmen ist die Verbindung von Zeiterfassung und Abrechnung entscheidend, da sie häufig stundenweise abrechnen. Einblicke in die Menge an Zeit, die ein Mitarbeiter in ein bestimmtes Projekt investiert hat, und wie viel er für das Unternehmen basierend auf dieser Zeiterfassung verdient hat, sind ein entscheidender Geschäftsprozess. Oft werden Zeit- und Abrechnungsfunktionen in Professional Services Automation (PSA)-Software kombiniert, die Rechnungen direkt aus dem Tool senden kann.
Abonnementmanagement-Software bietet wiederkehrende Abrechnungsfunktionen für Unternehmen, die ein Abonnementmodell für Einnahmen verwenden. Diese Zahlungen werden automatisch verarbeitet. Dies ist besonders praktisch für E-Commerce-Unternehmen, die auf jährliche oder monatliche Abonnements angewiesen sind.
