4 Tipos de Herramientas de Colaboración en Equipo y Su Importancia

Todos podemos enumerar un pequeño pero constante problema en el trabajo que nos saca de nuestro ritmo. Esto incluye desde perder notas, esperar respuestas de correos electrónicos para consultas menores, o olvidar qué tareas dependen de otras. Aunque ninguno de estos es un problema masivo individualmente, estos obstáculos pueden acumularse con el tiempo. Y cuando aplicas esos problemas a un equipo, todos sienten la desaceleración. Las herramientas de colaboración en equipo tienen como objetivo suavizar los desafíos que obstaculizan el flujo de trabajo a todos los niveles facilitando la comunicación rápida y creando hojas de ruta claras para el progreso de un proyecto. Es fácil encontrar soluciones de software puntuales para organizar los objetivos de tu equipo y promover la comunicación rápida. ¿Qué son las herramientas de colaboración? Las herramientas de colaboración en equipo son diferentes soluciones de software que ayudan a las empresas y sus empleados a trabajar juntos en proyectos dondequiera que estén. Las herramientas típicas de colaboración en equipo son el correo electrónico, el mensajero empresarial y el software de gestión de proyectos. Una herramienta de colaboración en equipo tiene como objetivo mantener a los empleados en la misma página, asegurar que no haya comunicación de equipo aislada y completar objetivos. Un buen ejemplo de una herramienta de colaboración en equipo es Microsoft Sharepoint, incluido en Microsoft 365. Este software permite a los usuarios compartir y manejar contenido, conocimiento y aplicaciones para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y colaborar sin problemas. El espacio de colaboración está en auge, y entender el ruido puede interponerse en el camino de encontrar soluciones que guíen a tu equipo hacia un futuro más organizado y comunicativo. Un buen lugar para comenzar es replantear la forma en que piensas sobre las herramientas de colaboración, incluidas sus funciones y usos previstos. ¿Quién usa herramientas de colaboración en equipo? Las herramientas de colaboración son útiles para organizaciones y equipos ágiles de todos los tamaños. El software de colaboración ayuda a las personas dentro de una empresa a trabajar hacia un objetivo común. Las herramientas de colaboración suelen ser soluciones basadas en la nube a las que los usuarios pueden acceder en cualquier momento y lugar, con una computadora, tableta o teléfono inteligente con conectividad a Internet. Si necesitas edición de documentos en tiempo real, compartir archivos de forma segura o colaboración de proyectos sin problemas, consulta las principales herramientas de colaboración de contenido en la nube. Importancia de usar herramientas de colaboración en equipo Los analistas predicen que el valor del mercado de software de colaboración alcanzará los $13.58 mil millones para 2024. Con las nuevas mejoras en tecnología y un aumento en los trabajadores remotos debido a COVID-19, hay una creciente necesidad de software de colaboración. Mejor productividad Los datos compartidos y las conversaciones organizadas ayudan a los colegas a lograr objetivos con enfoque. Con aplicaciones como Microsoft Teams para lugares de trabajo incluidas en Microsoft 365, los equipos se comunican, organizan reuniones, hacen llamadas, determinan disponibilidad y encuentran conversaciones antiguas. Mejor intercambio de información Los empleados pueden buscar la información ellos mismos a través de una plataforma de colaboración en equipo en lugar de depender de colegas específicos. Microsoft Sharepoint de Microsoft 365 ayuda a las empresas a mantener una base de datos única para que los empleados puedan encontrar información esencial rápidamente. Mejor alineación Los empleados pueden estar tan concentrados en el trabajo que pierden de vista los objetivos y valores generales de su empresa. El software de colaboración proporciona notificaciones regulares sobre cambios internos y actualizaciones para que los empleados puedan aplicarlos durante su trabajo diario. Mejor producción Las suites de oficina como Microsoft Office ayudan a los empleados a crear, compartir, editar y criticar documentos en múltiples formatos como documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones. Usar soluciones como esta evita que los empleados tengan que cambiar constantemente entre múltiples aplicaciones de software. Características de las herramientas de colaboración en equipo Las herramientas de colaboración en equipo son muy prevalentes en el mercado, y hay muchas opciones para elegir. Desde suites como Microsoft 365 hasta productos independientes, puede ser confuso elegir la herramienta de colaboración adecuada para tu organización. Aquí hay algunas características que debes considerar: Mensajería. Las herramientas de colaboración en equipo cuentan con una solución de mensajería instantánea, como Microsoft Teams, incluida con Microsoft 365. La herramienta de mensajería ayuda a proporcionar comunicación en tiempo real y espacios o grupos para mejorar la colaboración interfuncional dentro de las organizaciones. Compartición de archivos. Soluciones como OneDrive con Microsoft 365 ayudan a los compañeros de trabajo a compartir archivos rápidamente, un componente clave de una suite de colaboración en equipo. Los equipos pueden hacer esto a través de la aplicación de mensajería instantánea o una solución independiente para almacenar grandes cantidades de archivos importantes. Búsqueda. Las herramientas de colaboración en equipo vienen con funciones de búsqueda avanzada para ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente el contenido que necesitan. Colaboración de documentos. Las herramientas de colaboración en equipo vienen con colaboración de documentos, como la característica clave en Microsoft Word. Permite a los usuarios ver y editar otros documentos en tiempo real. Videoconferencia. Algunas soluciones de software de colaboración en equipo ofrecen videoconferencia para que los usuarios puedan unirse a una reunión y colaborar dondequiera que estén. Gestión de tareas. Microsoft To-Do es un ejemplo principal de una poderosa solución de gestión de tareas. Permite a los usuarios crear y gestionar proyectos, así como rastrearlos en tiempo real. Calendario. Muchas soluciones de colaboración en equipo ofrecen la capacidad de ver y gestionar calendarios individuales y de equipo. Estos calendarios también pueden integrarse con soluciones de correo electrónico y software de gestión de proyectos y tareas. Cuatro tipos de software de colaboración Las herramientas de colaboración son increíblemente variadas en sus funciones. La funcionalidad de estas herramientas varía desde la comunicación rápida hasta el seguimiento de tareas y la planificación de la declaración de misión empresarial. Con la variedad de productos en el mercado, puede ser difícil entender la amplitud de opciones disponibles. Sin embargo, el espacio de colaboración se vuelve más accesible cuando se organiza por estructura y funcionalidad fija. Las herramientas que ofrecen espacios más libres para la gestión del tiempo, la colaboración y la comunicación son menos estructuradas y más flexibles en sus características. Otros productos que ofrecen una funcionalidad más estricta, como la asignación de tareas o la planificación de proyectos, pueden describirse como más estructurados y fijos en sus casos de uso previstos. Herramientas de comunicación A nadie le gusta peinar cadenas de correos electrónicos largos para encontrar una sola confirmación de una frase. Las herramientas de comunicación ayudan a facilitar interacciones instantáneas entre pares para evitar el uso de herramientas más formales y de formato largo. Las herramientas utilizadas para la comunicación rápida como Teams, incluidas con Microsoft 365 para empresas, están entre los productos de colaboración menos estructurados, permitiendo a las empresas usarlas para resolver una miríada de problemas y dar forma a su papel en su ecosistema de software. Algunos tipos comunes de herramientas de comunicación son: Herramientas de comunicación interna: Sería difícil encontrar una empresa que no use alguna forma de aplicación de comunicación interna. El software de comunicación interna proporciona a los empleados una herramienta para comunicarse rápidamente entre sí o con su equipo, similar a un mensaje de texto o un mensaje instantáneo. Herramientas de videoconferencia: La comunicación cara a cara es indudablemente la mejor manera de discutir ideas o comunicarse rápidamente con compañeros de trabajo. El software de videoconferencia ayuda a hacer posibles esas conversaciones cuando la distancia de otro modo sería una barrera. Proveedores de VoIP: Similar a la videoconferencia, el software VoIP ofrece la conveniencia de la comunicación en tiempo real para abordar rápidamente preguntas e inquietudes inmediatas. Muchas ofertas de VoIP funcionan a través de una conexión a Internet, por lo que los usuarios pueden conectarse a través de conferencias de audio desde todo el mundo sin usar un teléfono. Herramientas de colaboración organizada Rastrear decisiones finalizadas o discutir ideas de reuniones puede ser un inconveniente. Esta selección de productos ayuda a recopilar y gestionar la ideación y la lluvia de ideas que de otro modo estarían desorganizadas. Sin embargo, todavía son más libres en su uso en comparación con productos más enfocados en general. Tipos de aplicaciones de colaboración organizada incluyen: Plataformas de gestión de reuniones: Todos han lidiado con reuniones desorganizadas que no llegan a ninguna parte. El software de gestión de reuniones tiene como objetivo proporcionar estructura a los procesos libres de planificación de proyectos, lluvia de ideas y toma de decisiones. Herramientas de gestión de ideas: Las sesiones de lluvia de ideas dentro de un equipo pueden ser un método efectivo para reunir información y encontrar la mejor solución a un problema. El software de gestión de ideas formaliza este proceso y ayuda a crear un mapa mental, proporcionando un espacio para capturar y almacenar ideas para su revisión e implementación en el futuro. Productos de gestión de juntas: Los miembros de la junta y otros líderes de la empresa utilizan el software de gestión de juntas para proporcionar las herramientas para colaborar durante las reuniones y tomar decisiones informadas sobre objetivos a largo plazo. Este software es único en el sentido de que combina algunos aspectos colaborativos con el enfoque de toma de decisiones de las herramientas de hoja de ruta. Aplicaciones de toma de notas: Siempre es útil anotar notas de las reuniones tan pronto como surjan. El software de gestión de toma de notas permite a los usuarios almacenar todas las notas en una aplicación formalizada, asegurando que estén organizadas y sean buscables. Algunas aplicaciones de toma de notas incluso permiten la colaboración para que varias personas puedan acceder a las notas para referencia posterior. Herramientas de gestión del tiempo Recordar todas las tareas que tienes que completar ya es un desafío por sí solo, pero cuando agregas contingencias y plazos superpuestos, todo puede volverse abrumador muy rápidamente. Los productos de gestión del tiempo están enfocados en proporcionar estructura a las responsabilidades diarias al desglosarlas en tareas digeribles y ofrecer recordatorios para los plazos. Estas herramientas son más estructuradas en comparación con las discutidas anteriormente. Sin embargo, están más enfocadas en las actividades diarias de los equipos, y su alcance a corto plazo todavía les da más flexibilidad que sus primos más enfocados a largo plazo. Tipos de herramientas de gestión del tiempo incluyen: Herramientas de gestión de tareas: Mantenerse al tanto de las tareas diarias y recordar los plazos puede volverse desalentador cuando el trabajo sigue acumulándose. El software de gestión de tareas ofrece una lista de verificación limpia de tareas que se pueden marcar a medida que se completan. El usuario crea las tareas él mismo o se le asignan tareas por un supervisor. Otros pueden ser notificados cuando se ha completado una tarea. Software de calendario: Los calendarios integrados son un excelente sistema de registro para equipos ocupados. Muchos software de calendario proporcionan un calendario de equipo donde los miembros pueden publicar cuándo esperan terminar proyectos o cuándo planean estar fuera de la oficina. Herramientas de hoja de ruta El concepto de planificar y ejecutar un proyecto o lanzamiento de producto completo es inducir ansiedad. Afortunadamente, hay muchas herramientas especializadas destinadas a proporcionar estructura al ciclo de vida de un producto o proyecto o para planificar los objetivos a largo plazo de una empresa. Esta selección de herramientas es la más rígida de las ofertas discutidas. Traen una organización muy directa con poco margen para el uso libre. Sin embargo, esto no es negativo; los equipos quieren tener sus planes a largo plazo bien pensados y desglosados. Tipos comunes de herramientas de hoja de ruta son: Software de gestión de proyectos: Estas herramientas desglosan grandes proyectos en tareas más pequeñas que se pueden asignar a personas individuales teniendo en cuenta las contingencias y los plazos. Muchos software de gestión de proyectos funcionan como una herramienta de gestión de tareas o se integran con una, dando a los miembros del equipo una línea de tareas para completar, que contribuyen a un proyecto más grande. También hay muchas herramientas de software de gestión de proyectos gratuitas disponibles para individuos o equipos con un presupuesto. Productos de planificación estratégica: Decidir sobre una visión de la empresa o una declaración de misión empresarial ya es una tarea enorme. En realidad, planificar y seguir el progreso hacia esos objetivos de la empresa solo agrega a una tarea aparentemente imposible. El software de planificación estratégica busca organizar el proceso de construir una declaración de misión, crear un plan para su ejecución y luego seguir el progreso general hacia ese objetivo. Beneficios de las herramientas de colaboración La solución de software esencial en una empresa es una herramienta de colaboración en equipo, y seleccionar el conjunto adecuado puede marcar una gran diferencia. El conjunto adecuado de herramientas de colaboración, como las incluidas con Microsoft 365, puede beneficiar enormemente a una empresa y crear un gran impacto. Aquí están los beneficios de implementar una herramienta de colaboración en equipo en tu empresa: La cultura de trabajo adecuada. Un software de colaboración en equipo centralizado ayuda a los empleados a pensar dos veces antes de compartir comentarios negativos en un foro, ya que toda la organización puede verlo. Permite a los empleados trabajar mejor y centrarse en los objetivos del equipo en lugar de tener conversaciones improductivas. Un lugar para todo. Cambiar entre múltiples aplicaciones puede causar improductividad en la oficina, sin embargo, muchas personas todavía lo hacen. Las herramientas de colaboración en equipo ayudan a prevenir esto y mejorar la productividad. Transparencia. Los equipos sin comunicación aislada pueden realizar tareas rápidamente y solucionar problemas. Las herramientas de colaboración en equipo mejoran la visibilidad de calendarios, informes y otros documentos importantes para ayudar a los empleados a mantenerse responsables. Mejor trabajo en equipo. Dado que las herramientas de colaboración en equipo eliminan la comunicación aislada, ayuda a los equipos a buscar apoyo más rápido y resolver consultas. También les ayuda a trabajar más rápido juntos. Desafíos de las herramientas de colaboración en equipo Incluso con herramientas de colaboración en equipo, demasiadas personas involucradas en un proyecto pueden causar malentendidos y confusión. Algunos otros desafíos de las herramientas de colaboración incluyen: Incapacidad para definir indicadores clave de rendimiento (KPIs) y establecer objetivos claros Aumento de la competencia entre empleados puede causar obstáculos para compartir conocimientos y colaboración genuina Falta intencionada de transparencia dentro de un equipo impacta negativamente a los miembros del equipo Miembros con bajo rendimiento causan efectos negativos en todo el equipo, llevando a la ineficacia y el conflicto La falta de compromiso reduce la capacidad de identificar y abordar problemas en lugar de trabajar juntos para encontrar soluciones Indecisión y desacuerdos entre líderes crean expectativas poco claras y plazos retrasados. El choque entre diferentes departamentos que usan diferentes herramientas y métodos de colaboración Todo tu ecosistema de colaboración Ningún tipo de producto es inherentemente mejor que otro. Una herramienta de gestión de proyectos no necesariamente va a ayudar a facilitar la comunicación entre pares, y una aplicación de comunicación interna no ofrecerá la misma visión amplia y a largo plazo de los objetivos del equipo para mantener a las personas en el camino. Estas no son delimitaciones estrictas tampoco. Muchas herramientas de colaboración aparecen en múltiples categorías a lo largo del espectro, dependiendo de la funcionalidad que proporcionan. Las herramientas de colaboración también tienden a integrarse entre sí para crear un ecosistema de software cohesivo y sin fisuras que apoye a tu equipo dondequiera que esté colaborando en ese momento. Las empresas deben apuntar a elegir una variedad de productos de los diferentes niveles de estructura para asegurar que los empleados tengan la opción de trabajar con múltiples soluciones. Enfócate en identificar las deficiencias de tu empresa y encontrar soluciones de software para llenar los vacíos. Esto puede significar elegir un producto general que cubra todas las bases o usar algunos productos para crear una cobertura integral. Elegir el mejor software de colaboración para tu equipo puede ser difícil. Afortunadamente, hay muchas opciones. Aprende más sobre cómo el software de productividad te ayuda a mejorar tu trabajo y mejorar la comunicación del equipo.