Más Información Sobre Software de Contabilidad para Construcción
¿Qué es el Software de Contabilidad para la Construcción?
Las empresas de construcción de todos los tamaños se comunican y trabajan constantemente con contratistas, subcontratistas y equipos de campo, lo que inevitablemente complica las responsabilidades de nómina y contabilidad. Por lo tanto, la contabilidad es una de las áreas más importantes en la construcción. El modelo de negocio único de las empresas de construcción—cada proyecto es esencialmente su propio negocio, con sus propios ingresos, gastos, nómina y partes móviles—requiere un software de contabilidad diseñado específicamente para la industria de la construcción. Lo que distingue al software de contabilidad para la construcción del software de contabilidad generalizado es una función integrada de cálculo de costos por trabajo. El cálculo de costos por trabajo que se integra con el libro mayor general permite el seguimiento preciso, la utilización y el reabastecimiento de los recursos de construcción.
El software de contabilidad para la construcción informa sobre la rentabilidad de cada trabajo e incluso puede señalar factores significativos que contribuyen a la rentabilidad de un trabajo. Con el software de contabilidad para la construcción, los gerentes de proyectos y contratistas pueden rastrear los datos financieros de los proyectos y atribuir datos a proyectos específicos. En última instancia, el software de contabilidad para la construcción mejora el rendimiento del proyecto, fomenta la visibilidad y transparencia en los recursos utilizados, y sincroniza la información del proyecto entre todos los participantes.
Beneficios Clave del Software de Contabilidad para la Construcción
- Optimiza las tareas de contabilidad así como las tareas operativas basadas en finanzas relevantes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto de construcción
- Conecta información y sistemas a través de una fuente centralizada de verdad, reuniendo a los equipos de campo con los equipos administrativos y de contabilidad
- Proporciona información sobre la salud financiera de proyectos de construcción individuales o de todo el portafolio de proyectos de una empresa de construcción
¿Por qué Usar Software de Contabilidad para la Construcción?
El software de contabilidad para la construcción permite a las empresas de construcción y contratistas operar de manera eficiente. Un software de contabilidad para la construcción efectivo permite a las empresas y firmas de construcción llevar un seguimiento de los aspectos financieros de los proyectos de construcción. Por ejemplo, si un proyecto ya ha alcanzado la mitad de su presupuesto pero no ha completado la mitad del sitio de trabajo, entonces los contadores y gerentes de proyectos pueden abordar mejor las ineficiencias y brechas con el software de contabilidad para la construcción. El software de contabilidad para la construcción agiliza las capacidades de informes y seguimiento financiero, integra completamente las finanzas con la documentación del proyecto de construcción, y proporciona detalles financieros históricos que ayudarán a identificar, analizar y resolver irregularidades. Además, el software de contabilidad para la construcción suaviza el flujo de compartir información financiera del proyecto, para mantener mejor a los interesados al día sobre el progreso y la salud de los proyectos.
Proporciona una imagen completa de las finanzas y operaciones — Actualiza la información de costos del proyecto en tiempo real, permitiendo la comunicación con el campo, asegurando que los costos del trabajo no se desvíen demasiado de las estimaciones iniciales, y generando informes de costos que pueden ser utilizados para la planificación de proyectos futuros. El software de contabilidad para la construcción registra y lleva un seguimiento de todas las acciones en un proyecto de construcción que generan, cuestan o contribuyen al dinero.
Permite una mayor productividad y mejor intercambio de información — El software de contabilidad para la construcción no necesita integrarse con el software de gestión de proyectos de construcción para facilitar el flujo de información. Por sí solo, el software de contabilidad para la construcción permite un rastro de datos claro tanto para fines de auditoría como de gestión de proyectos. El software de contabilidad para la construcción ofrece procesos de aprobación fáciles de usar, lo que contribuye a menos errores, más eficiencia e informes de costos precisos.
Aumenta la confianza potencial del cliente — Con el software de contabilidad para la construcción, los usuarios pueden mejorar cómo rastrean y registran tanto los componentes financieros como operativos de un proyecto de construcción. Esto valida la capacidad de una empresa para completar un proyecto de manera oportuna y rentable. Además, el software de contabilidad para la construcción al mismo tiempo facilita el esfuerzo manual para mantener las finanzas de una empresa en orden y ayuda a impresionar a los clientes con instancias de contabilidad sobresalientes.
¿Quién Usa el Software de Contabilidad para la Construcción?
El equipo de finanzas o administración en empresas de construcción, contratistas independientes, desarrolladores de terrenos y edificios, y propietarios u operadores de bienes raíces comerciales pueden utilizar y beneficiarse del software de contabilidad para la construcción. El software de contabilidad para la construcción basado en la nube es accesible en cualquier lugar, ya sea en la oficina, en el sitio de trabajo o en movimiento con los clientes. El software de contabilidad para la construcción facilita la conectividad sin problemas entre empleados, miembros del equipo y partes interesadas relevantes, mejorando la comunicación y el flujo de operaciones.
Tipos de Software de Contabilidad para la Construcción
Los tipos de proyectos en los que trabajan las empresas de construcción y los contratistas, así como cualquier oficio especializado que se contrate en los proyectos, determinan qué soluciones de contabilidad para la construcción pueden satisfacer esas necesidades. El tamaño de las empresas de construcción también juega un papel en el tipo de software de contabilidad para la construcción que buscan las empresas. Mientras que cada vez más sistemas de contabilidad para la construcción (además de otros tipos de software de construcción) están migrando a la nube—para adaptarse mejor a las realidades de un profesional de la construcción en movimiento y en el sitio—algunas soluciones todavía se ofrecen como soluciones locales. Una cosa más a tener en cuenta: existen empresas de servicios para agilizar los procesos de capacitación y consultoría, e implementación e integración de la implementación del software de contabilidad para la construcción. La industria de la construcción es una industria heredada y, aunque han surgido soluciones automatizadas basadas en la nube para ayudar a modernizar las empresas de construcción, no es fácil para tales empresas cambiar de rumbo. Los proveedores de servicios han surgido para cerrar esa brecha, proporcionando a los profesionales recursos humanos que alivian la carga de implementar e integrar sistemas completamente nuevos.
Características del Software de Contabilidad para la Construcción
Los contratistas, gerentes de proyectos de construcción y contadores de construcción aprovechan el software de contabilidad para la construcción para rastrear los datos financieros de cada proyecto que gestionan. El software de contabilidad para la construcción proporciona a las empresas de construcción una solución de gestión financiera específica de la industria que maneja eficientemente el cálculo de costos por trabajo además de las funcionalidades de libro mayor general y nómina. Las siguientes características son módulos contables básicos que se pueden encontrar en cualquier solución de contabilidad para la construcción:
Nómina de construcción — La nómina es un componente necesario para gestionar eficazmente a los contratistas y trabajadores de la construcción. El software de contabilidad para la construcción asegura que la nómina de una empresa cumpla con las regulaciones establecidas por agencias federales y estatales, cumplimiento de igualdad de oportunidades de empleo (EEO) para minorías, multiestatal y multilocalidad, beneficios automáticos y sindicatos.
Facturación y adquisiciones de construcción — La facturación es otro elemento importante que las empresas de construcción deben registrar y rastrear con precisión. La funcionalidad de facturación de construcción de una solución de contabilidad para la construcción debe ser capaz de generar y rastrear facturas por tiempo y materiales, proporcionar visibilidad completa en la contabilidad, rastrear tanto los costos estimados como los reales del trabajo, y generar formularios de facturación estandarizados del Instituto Americano de Arquitectos (AIA). Algunas soluciones de contabilidad para la construcción también integran la funcionalidad de gestión de equipos, lo que permite el seguimiento de cualquier activo físico o equipo prestado para cumplir con las regulaciones del IRS.
Libro mayor general — Un software de contabilidad para la construcción efectivo proporciona una manera fácil de generar y gestionar libros mayores generales, así como cualquier informe financiero relevante que pueda ayudar a tomar decisiones comerciales informadas.
Contabilidad de proyectos — La contabilidad de proyectos permite a los gerentes de proyectos y contadores de construcción rastrear los ingresos y costos que se asignan a un proyecto de construcción. Se pueden generar informes de trabajo para ayudar a las empresas a entender si un proyecto está en camino o fuera de él. Esos informes de trabajo pueden incluir cualquier cosa, desde sobre o subfacturación, costos estimados versus reales y seguimiento de producción, y análisis de flujo de efectivo.
Integración o compatibilidad con otros sistemas de construcción — Aunque el software de contabilidad para la construcción puede existir y funcionar por sí solo, depende del tamaño de una empresa de construcción o de los tipos de proyectos que la empresa contrata. El software que está diseñado para integrarse con otras soluciones de construcción ayuda a agilizar todos los flujos de trabajo y reducir cualquier brecha en la comunicación o transferencias.
Pronóstico — El software de contabilidad para la construcción que registra y almacena datos y resultados financieros efectivamente crea un registro histórico de costos y tendencias de trabajo. Ese registro histórico puede ser aprovechado para pronosticar y predecir mejor proyectos similares en el futuro. Esto ayuda a las empresas de construcción a mantener y asegurar la rentabilidad de proyectos futuros.
Tendencias Relacionadas con el Software de Contabilidad para la Construcción
El software de contabilidad para la construcción es solo un sistema más que ayuda a las empresas de construcción a asegurar la rentabilidad, facilitar la confianza de los interesados, mantener un mejor control sobre los costos y las finanzas, y seguir siendo competitivas mientras las empresas de construcción compiten contra otras durante la etapa de precalificación. El software de contabilidad para la construcción también es específico de la industria, lo que tranquiliza a las empresas de construcción y contadores de que no necesitarán dedicar tanto tiempo a funciones importantes como el cumplimiento y el seguimiento de auditorías.
Muchas de las tendencias que impactan el mercado del software de contabilidad para la construcción giran en torno a los tipos de proyectos que están demandando la atención de las empresas de construcción; se está prestando más atención a cómo los sistemas de construcción en general pueden alinearse y comunicarse mejor entre sí. Por ejemplo, la construcción de infraestructura y carreteras estatales son proyectos que están impactados por el financiamiento y el impacto político; la necesidad de innovación dentro de las soluciones de contabilidad para la construcción para compensar una avalancha de oferta de trabajadores o el cálculo de materiales de construcción únicos son mucho menos importantes que proyectos como la construcción solar y de energía.
Toda la industria de la construcción está dándose cuenta de la necesidad de aprovechar tecnologías avanzadas (como la colaboración en modelado de información de construcción y soluciones basadas en la nube) lo que ha aumentado el desarrollo de tecnología GPS o de drones para mejorar las operaciones de oficina, sitio de trabajo y específicas del proyecto. Los proveedores de software de contabilidad para la construcción están reconociendo el impacto positivo que viene con proporcionar una integración simplificada con otros tipos de software de construcción. Cualquier progreso y desarrollo realizado en el frente del software de contabilidad para la construcción no significará mucho si ese software no puede compartir información de costos o trabajos con, por ejemplo, una solución de gestión de proyectos de construcción o planificación de recursos empresariales (ERP) de construcción.
Problemas Potenciales con el Software de Contabilidad para la Construcción
Tamaño de la empresa — Las necesidades y requisitos de una empresa de construcción más pequeña no son los mismos que los de una empresa de construcción más grande. Algunas soluciones de contabilidad para la construcción son más adecuadas para un negocio más pequeño que realiza proyectos menos tecnológicos; lo mismo ocurre con las soluciones que son más adecuadas para empresas más grandes que realizan proyectos como centros de almacenamiento y distribución para gigantes tecnológicos. Los compradores deben ser capaces de discernir qué software de contabilidad hará que los trabajos de su equipo de contabilidad (o persona) sean más fáciles.
Soporte del proveedor— El soporte del proveedor es crucial para asegurar que las soluciones de contabilidad para la construcción implementadas cumplan con la inversión de la empresa. Independientemente de los beneficios inmediatos y a corto plazo que un sistema de contabilidad para la construcción pueda traer a una empresa de construcción, si no se proporciona soporte sostenido del proveedor (tanto para soporte a largo plazo como para soporte inicial de capacitación e integración), entonces las empresas de construcción se quedarán con un sistema caro y sofisticado que puede ser tan arduo e ineficaz como sus sistemas heredados anteriores.
Comunicación y colaboración — Si la base de datos que proporciona o a la que contribuye una solución de contabilidad para la construcción no está centralizada, entonces el número y tipo de informes generados no sirve para nada. Si el software de contabilidad para la construcción no se integra fácilmente con otros sistemas de construcción existentes, entonces el software no puede ser tan efectivo como se anuncia. Los compradores necesitan hacer preguntas sobre integraciones y niveles de acceso de usuario al investigar el software de contabilidad para la construcción apropiado para obtener el máximo provecho de su inversión.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Contabilidad para la Construcción
El software de contabilidad para la construcción se utiliza a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto de construcción. Mantiene a las empresas y contratistas responsables de los costos en un sitio de trabajo y con los interesados. El software puede ser utilizado junto con otras soluciones específicas de construcción:
Gestión de proyectos de construcción — El software de gestión de proyectos de construcción permite a los gerentes de proyectos, interesados y contratistas estar en la misma página a medida que avanza un proyecto. El software de gestión de proyectos de construcción agiliza la colaboración y comunicación, permite informes y documentación en tiempo real de la actividad del sitio de trabajo, y facilita la difusión y seguimiento de asignaciones y tareas. Cuando el software de gestión de proyectos de construcción se utiliza junto con el software de contabilidad para la construcción, las dos soluciones permiten a las empresas de construcción reducir ineficiencias, asegurar que nada se pase por alto y crear un registro histórico de todas las actividades.
Estimación de construcción — El software de estimación de construcción se utiliza más en la fase de pre-construcción de un proyecto de construcción. Los gerentes de proyectos dependen del software de estimación de construcción para elaborar y entregar estimaciones de costos y ofertas antes del inicio de un proyecto de construcción. Luego recurrirán a esas estimaciones generadas a lo largo de la duración de un proyecto para determinar dónde el costo está sobre o subestimado a medida que comienza la actividad del sitio de trabajo.
Gestión de costos de proyectos — El software de gestión de costos de proyectos rastrea e informa sobre la rentabilidad de grandes proyectos como edificios comerciales, plantas, almacenes y portafolios de edificios. Los gerentes de proyectos utilizan el software de gestión de costos de proyectos para asegurar que su gasto no exceda sus presupuestos y que su proyecto siga siendo rentable. Los contadores de construcción pueden usar el software de gestión de costos de proyectos para monitorear los costos individuales y generales de los proyectos de construcción dentro del portafolio de su negocio, así como llevar un seguimiento de los recursos humanos y físicos utilizados durante los proyectos.
Gestión de ofertas — El software de gestión de ofertas permite la creación y el intercambio de ofertas, solicitudes de propuestas (RFP) y solicitudes de licitaciones (RTT), que son cruciales para la contratación y gestión de contratistas y recursos físicos. Los contadores de construcción y gerentes de proyectos pueden observar los informes generados sobre ofertas para contratistas y recursos, para identificar y entender mejor cualquier tendencia en costos, así como conectar estimaciones de gasto con el gasto real.
