Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Locais
O que é Software de Gestão de Locais?
O software de gestão de locais é um tipo de solução de gestão de eventos que facilita atividades em locais, como reserva de talentos, organização de eventos e fornecimento de atendimento ao cliente para os convidados.
Ele pode gerenciar todo o ciclo de vida do evento, incluindo listas de convidados, processar reservas e enviar notificações. Os sistemas de gestão de locais podem ser usados para coletar pagamentos, rastrear ganhos e gerar relatórios. Ele ajuda os locais a otimizar a distribuição de recursos, aumentar a produtividade operacional e maximizar a receita de eventos.
Existem vários tipos de software de gestão de locais disponíveis, cada um adaptado às demandas e requisitos individuais de cada local.
O software especializado de gestão de locais para centros de conferências ajuda na execução da organização de conferências, o software dedicado de gestão de locais para casamentos simplifica os processos de planejamento de casamentos, e o software de gestão de salões de banquetes ajuda com os arranjos de banquetes e eventos.
Também fazem parte desta lista plataformas abrangentes de gestão de eventos que cobrem todo o ciclo de vida do evento. Essas soluções são críticas para melhorar as experiências dos consumidores e garantir eventos bem-sucedidos em uma variedade de locais.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Locais?
Alguns recursos-chave do software de gestão de locais que podem ajudar os usuários de várias maneiras são os seguintes.
Gestão de reservas e agendamentos permite o monitoramento do calendário de reservas, rastreamento de disponibilidade, gestão de contratos e processamento de pagamentos.
Agendas e cronogramas de eventos dão aos organizadores de eventos a capacidade de personalizar e acessar um cronograma ou agenda para seus eventos. Os participantes podem assim visualizar as atividades programadas do evento para determinar se estão interessados.
Gestão de relacionamento com o cliente (CRM) permite que os usuários gerenciem dados de clientes, comunicação e possibilitem o rastreamento de relacionamento para interações mais eficazes com os clientes e serviços personalizados.
Faturamento e cobrança permite que os usuários criem e enviem faturas para clientes e fornecedores dentro da plataforma. O processo de pagamento simplificado facilita para os clientes a compra de espaços para eventos.
Análise de locais fornece insights acionáveis, otimiza a gestão de tarefas e toma decisões baseadas em dados para melhorar o desempenho. Os usuários também podem obter informações sobre métricas importantes, como receita e padrões de clientes.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Locais?
O software de gestão de locais tem várias vantagens para proprietários de locais, gerentes e funcionários. As principais vantagens são discutidas abaixo.
Operações descomplicadas: O software de gestão de locais automatiza tarefas como gestão de reservas de locais, agendamento de eventos, faturamento e relatórios, eliminando tarefas intensivas em mão de obra e melhorando as operações gerais. Como resultado, a eficiência e a produção melhoram.
Melhoria da experiência do cliente: Os sistemas de gestão de locais frequentemente incorporam recursos como portais de reservas online, alternativas de autoatendimento e ferramentas de comunicação personalizadas. Esses recursos melhoram a experiência do usuário, permitindo acesso rápido a informações e interações personalizadas.
Otimização de recursos: Os gerentes de locais podem distribuir e rastrear adequadamente recursos como salas, equipamentos, suprimentos alimentares, equipe e inventário. Isso reduz reservas duplas e diminui o desperdício.
Quem Usa Software de Gestão de Locais?
Vários stakeholders envolvidos na gestão e operação de diferentes tipos de locais recorrem ao software de gestão de locais. Os principais usuários são descritos aqui:
Proprietários de locais: Se possuem estabelecimentos para casamentos, centros de conferências, estádios ou salas de concertos, os proprietários de locais gostam dessas soluções para supervisionar as operações gerais, monitorar reservas, rastrear finanças e acessar métricas de desempenho em tempo real.
Gerentes de locais: Profissionais de eventos são responsáveis pelas operações diárias e dependem do software para gerenciar reservas de locais, organizar eventos, coordenar logística, alocar recursos e interagir com os trabalhadores.
Planejadores e coordenadores de eventos: O software de gestão de locais ajuda planejadores e coordenadores de eventos a organizar e agendar eventos, gerenciar detalhes do evento, conectar-se com clientes e rastrear requisitos específicos do evento, seja trabalhando de forma independente ou como parte da equipe de gestão de locais.
Equipes de vendas e marketing: Os departamentos de vendas e marketing de um local dependem desse tipo de software para promover o local, lidar com leads, transformar consultas em reservas, rastrear funis de vendas e analisar campanhas de marketing.
Equipes de finanças e contabilidade: Esses tipos de plataformas podem aliviar o peso das finanças, rastreando pagamentos, gerando faturas, reconciliando finanças, monitorando fluxos de receita e produzindo relatórios financeiros.
Clientes e consumidores: Organizadores de eventos, clientes corporativos e participantes individuais interagem com o software por meio de portais de reservas online, opções de autoatendimento e ferramentas de comunicação. Isso permite que os clientes naveguem pela disponibilidade, façam reservas e acessem informações sobre eventos.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Locais
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de gestão de locais incluem
Software de catering: Como a gestão de eventos é um grande aspecto do catering, profissionais de alimentos e bebidas inteligentes fariam bem em integrar o catering sob demanda com um software de gestão de eventos tudo-em-um. Isso pode ajudar os fornecedores a alocar e gerenciar pessoal durante os eventos.
Gestão de eventos: Os organizadores usam a ferramenta para gerenciar eventos presenciais e online, conferências e feiras. Um dos aspectos mais críticos de criar e gerenciar um evento é escolher o local certo. Essas duas soluções se complementam preenchendo todas as lacunas na gestão de um evento.
Muitas plataformas de software de gestão de locais incluem recursos poderosos de gestão de eventos, oferecendo uma solução tudo-em-um que atende às demandas operacionais do local e aos componentes de planejamento de eventos.
Planejamento de eventos: A logística de realizar uma conferência ou evento está sob a responsabilidade das plataformas de planejamento de eventos. Essas ferramentas lidam com tarefas como desenvolver um cronograma, alocar recursos de funcionários, rastrear gastos e pagamentos e desenvolver um layout de exposição.
Sem entender os detalhes do local, pode ser difícil para os planejadores coordenar todos os aspectos de seu evento. Integrar esses dois tipos de software é crítico para uma empresa de planejamento de eventos garantir que haja espaço suficiente para os participantes.
Software CRM: Os sistemas de CRM de vendas ajudam a gerenciar dados de clientes, interações e relacionamentos. Integrar um sistema de CRM de vendas com o software de gestão de locais permite uma gestão abrangente de clientes, rastreamento de leads, comunicações personalizadas e marketing direcionado.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Gestão de Locais?
As soluções de gestão de locais podem beneficiar vários tipos de empresas na indústria de eventos.
Locais de eventos, como centros de conferências, espaços de convenções, locais de casamentos, estádios, teatros, locais de artes performáticas ou salões de exposições, podem usar software de gestão de locais para otimizar suas operações, registrar participantes e coordenar eventos.
Hotéis e resorts que organizam eventos, conferências ou casamentos podem usar plataformas de gestão de locais para cuidar das reservas de eventos, coordenar a logística e proporcionar experiências agradáveis aos seus visitantes.
Diretores de espaços de conferências e reuniões usam software de gestão de locais para lidar com registros de eventos, agendar salas, coordenar serviços e proporcionar uma experiência sem preocupações para seus clientes.
Restaurantes e salões de banquetes que hospedam eventos privados, casamentos ou funções corporativas podem utilizar sistemas de gestão de locais para supervisionar reservas de eventos, planejamento de menus, pedidos de catering e arranjos de assentos.
Como Comprar Software de Gestão de Locais
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Locais
Os compradores devem definir as necessidades do negócio para obter clareza. Isso inclui entender diferentes fatores que desempenham um papel no processo de compra, como os recursos e funcionalidades do software e o impacto nos stakeholders.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Locais
Crie uma lista longa
Para fazer uma lista longa de plataformas de software em potencial, visite o G2 e outros sites de avaliação. Comece indo para G2.com e navegando em nossas categorias de software — classifique e filtre por critérios como classificações e recursos. Leia avaliações. Vá ao site oficial de cada plataforma para realizar pesquisas de fundo sobre as possibilidades que foram pré-selecionadas. Compare preços, recursos e requisitos. Com base nas informações coletadas, refine a lista.
Crie uma lista curta
Para criar uma lista curta, o comprador deve continuar a pesquisar fornecedores com base em recursos como gestão de reservas de eventos, agendamento, gestão de relacionamento com o cliente, relatórios e rastreamento financeiro.
Orçamento, escalabilidade e avaliações de clientes e especialistas também ajudam a reduzir o número de fornecedores em potencial. Além dos recursos do produto, os compradores também devem considerar o treinamento e suporte que o vendedor oferece. Uma vez que o comprador tenha reduzido a lista, ele pode decidir com base nos demos ou testes gratuitos que cada fornecedor oferece.
Conduza demos
Durante os demos para software de gestão de locais, os compradores devem realizar um passeio pelo software, entender como o software e os recursos funcionam e ter confiança na capacidade da plataforma de resolver casos de uso específicos. Isso ajuda os compradores a compreenderem a extensão da personalização possível.
Se o comprador estiver procurando por soluções verticalizadas, ele deve perguntar ao fornecedor sobre sua experiência com outros clientes nesse setor, os casos de uso resolvidos lá e o feedback sobre os resultados.
Seleção de Software de Gestão de Locais
Escolha uma equipe de seleção
Ao escolher uma equipe de seleção para comprar software de gestão de locais, comunique-se com stakeholders e tomadores de decisão de departamentos relevantes, como TI, marketing, operações e finanças. É uma ótima prática incluir os usuários finais no processo de seleção para que eles possam fornecer feedback valioso sobre a facilidade de uso, processo de implementação e funcionalidade.
Negociação
O comprador deve estar claro sobre o orçamento, recursos desejados e cronograma de implementação durante esta etapa. Solicite informações de preços dos fornecedores de software e examine a estrutura de custos, que deve incluir taxas de licenciamento ou assinatura, despesas de personalização, encargos de treinamento e suporte, e quaisquer módulos ou integrações adicionais. Isso ajudará a iniciar a conversa sobre descontos para contratos de longo prazo e agrupamento de vários produtos ou licenças juntos.
Decisão final
A decisão final de compra em relação ao software de gestão de locais deve ser tomada por alguém ciente do produto e dos objetivos da organização. Eles devem ser capazes de avaliar e comparar efetivamente as diferentes ferramentas de software de locais no mercado.
Tendências do Software de Gestão de Locais
O software de gestão de locais está sempre melhorando para atender às necessidades e demandas em constante mudança da indústria. As seguintes são algumas tendências notáveis:
Soluções baseadas em nuvem: Devido à sua flexibilidade, escalabilidade e facilidade de uso, o software de gestão de locais baseado em nuvem está ganhando popularidade. Soluções baseadas na web fornecem atualizações em tempo real, sincronização de dados de dispositivos, pagamentos online e acesso remoto com uma conexão à internet de qualquer local.
Acessibilidade móvel: À medida que smartphones e tablets se tornam mais populares, esse software se torna mais amigável para dispositivos móveis. Os gerentes de locais podem acessar e controlar operações em movimento com aplicativos móveis e interfaces adaptáveis, aumentando a flexibilidade e a eficiência.
Integração com outros sistemas: O software de gestão de locais está preparado para se integrar com outros sistemas, como software de contabilidade, plataformas de CRM, ferramentas de marketing e sistemas de bilhética. A integração perfeita evita a duplicação de dados, melhora a eficiência do fluxo de trabalho e oferece uma visão abrangente das operações do local.
