Para que um negócio tenha sucesso, ele deve operar com a máxima eficiência possível. Para tomar decisões e monitorar a eficácia das campanhas, ele também precisa ter acesso imediato a informações e tipos específicos de dados.
É possível gerar relatórios automatizados sobre desempenho, marketing, estoque, entregas, compras, finanças, folha de pagamento e muitas outras operações necessárias para uma empresa ter sucesso. E a automação torna muito fácil o monitoramento dos dados.
Sistemas automatizados de geração de relatórios de dados fornecem informações precisas e atualizadas num piscar de olhos. Assim, você fica sabendo sua situação atual sem precisar esperar pela produção de um relatório.
Os dados são disponibilizados em tempo real e apresentados em um formato fácil de usar. Também é possível compartilhar esses relatórios com um grupo específico de pessoas ou disponibilizá-los para qualquer pessoa que precise das informações para realizar seu trabalho adequadamente.
Além de ser econômica, a automação de relatórios permite que você tome decisões com rapidez ao fornecer as informações mais atuais. Você pode salvar os relatórios automatizados na nuvem ou imprimi-los conforme necessário. Isso facilita o acesso a eles, não importa onde você esteja.
Com as ferramentas certas de geração automatizada de relatórios, você economiza horas de trabalho manual.
O que são os relatórios automatizados de marketing?
Relatórios automatizados envolvem a coleta e geração automática de informações específicas que são acessíveis a um indivíduo específico em um cronograma definido.
Com a automação de relatórios, um usuário também pode criar relatórios fora dos horários programados para monitorar as operações de um negócio ao longo do dia. Ser capaz de acessar dados precisos e atualizados conforme o necessário é essencial para que qualquer empresa funcione com eficiência.
O uso de softwares de automação de marketing dá uma vantagem quando se trata de ficar por dentro dos diferentes aspectos do seu negócio. O rastreamento de e-mail ajuda no marketing, fornecendo informações valiosas sobre a eficácia da campanha, enquanto um sistema automatizado de estoque informa quando o estoque está baixo.
Ser capaz de rastrear dados usando programas de fluxo de trabalho automatizado permite que você concentre mais do seu tempo na administração do negócio e menos no monitoramento da papelada.
Quais são os benefícios de automatizar relatórios?
A automação de relatórios traz vários benefícios capazes de impulsionar suas iniciativas de marketing. Aqui estão algumas vantagens que você deve ter em mente:
Aumento da precisão
O software de automação aumenta sua precisão. O erro humano é a causa da maioria das discrepâncias no monitoramento de inventário, na geração da folha de pagamento e em muitas outras tarefas envolvendo cálculos complexos.
Com a automatização do rastreamento de dados e o uso da análise de dados, seus relatórios serão mais precisos e melhor organizados do que nunca. Os programas de software também conseguem operar muito mais rápido sem aumentar a taxa de erros. Isso permite que você tome decisões em tempo real com confiança.
Mais consistência
A automação de relatórios também proporciona mais consistência. Diferentemente dos relatórios gerados em intervalos irregulares, você pode programar a geração dos relatórios automatizados em intervalos exatos, usando os mesmos parâmetros a fim de acompanhar todos os aspectos do seu negócio.
Relatórios manuais podem variar dependendo de quem os criou. Embora os relatórios possam conter os mesmos tipos de dados, nem todos terão o mesmo formato.
Em contraste, sempre que um relatório é agendado, os relatórios automatizados empregam a mesma fórmula. Essa consistência garante a precisão das informações de todos os períodos agendados e de todos os tipos de informação coletada.
Acessibilidade aprimorada
Automatizar a geração de relatórios também proporciona uma melhor acessibilidade. Em vez de reunir informações de várias áreas, sistemas automatizados de geração de relatórios coletam e correlacionam os dados para que tudo fique acessível com praticidade em um único relatório.
Quando você precisa de uma grande quantidade de informações rápido, ferramentas de geração de relatórios dão acesso às informações necessárias sem demora nem necessidade de pesquisar em vários arquivos. Esses relatórios empresariais são disponibilizados em horários programados para as pessoas que mais precisam deles, facilitando a realização do trabalho delas.
Redução nos custos
Criar relatórios manualmente pode demorar horas. Felizmente, você pode automatizar os relatórios e gastar menos tempo em processos demorados, permitindo que você se dedique a outras tarefas.
O programa coleta todas as informações necessárias e gera um relatório acessível e fácil de entender pelos destinatários. Isso também permite que você agende a geração dos relatórios. Tudo o que você precisa fazer é definir quando os relatórios devem ser gerados e o programa cuida de todo o resto.
Você também pode armazenar esses relatórios diretamente na nuvem, reduzindo os custos associados a tinta e papel. Se alguém precisar imprimir um relatório, acessa o programa e faz uma cópia impressa sem imprimir mais do que o necessário.
Facilita a tomada de decisões
Embora a maioria dos relatórios automatizados seja gerada em horários determinados, você talvez precise de números atualizados em tempo real.
Sistemas automatizados podem gerar relatórios precisos e atualizados, permitindo que você veja a qualquer momento o que está acontecendo na sua empresa. Assim, você conta com números atualizados que lhe permitirão tomar decisões informadas em tempo real.
Usar números recentes significa menor margem de erro e lhe dá uma representação mais precisa do que está acontecendo e de como isso impactará o negócio. Quando você precisa tomar decisões com rapidez e eficiência, os relatórios automatizados são a melhor forma de lhe dar uma visão completa do negócio.
Melhor eficiência e produtividade
Exemplos de automação de marketing com rastreamento de e-mails e programas complexos de análise de dados podem determinar quais ferramentas de marketing são mais eficazes. Aumentar a produtividade é fundamental em todos os âmbitos do seu negócio. Certos segmentos podem não responder a e-mails, mas talvez interajam com você nas redes sociais.
Saber quais estratégias de marketing funcionam melhor junto a cada público melhora sua produtividade geral e aumenta a receita. Relatórios automatizados gerados a respeito de cada tarefa de marketing lhe dão todos os dados de que você precisa.
Limitações dos relatórios automatizados
Apesar de todos os benefícios que oferecem, os relatórios automatizados apresentam algumas limitações que precisam ser cuidadosamente levadas em conta.
Por exemplo, programações inadequadas e a falta de testes podem tornar seus relatórios pouco confiáveis. Em alguns casos, você precisa trabalhar com diferentes versões do mesmo relatório. Isso pode não parecer um problema, mas pequenos detalhes podem causar desvios nos seus números, tornando seus dados imprecisos.
Você tem a opção de comprar um software de relatórios automatizados para gerar seus próprios relatórios ou pode pagar um terceiro para realizar o serviço para você. Às vezes, usar um serviço pago e seu próprio programa de software pode ser mais vantajoso.
Apesar das desvantagens, as ferramentas de geração de relatórios automatizados podem ser extremamente úteis quando implementadas corretamente. Na verdade, segundo a Nucleus Research, o ROI (retorno sobre o investimento) médio da automação de marketing é de quase US$ 6 para cada dólar investido.
Como escolher uma ferramenta automatizada de relatórios
Se você está pensando em usar ferramentas de relatórios automatizados, há algumas coisas que precisa levar em consideração.
Primeiro, é crucial conhecer as necessidades do seu negócio. Você tem objetivos específicos em relação ao marketing que precisam ser monitorados ou analisados?
Outro fator importante para avaliar ao escolher uma ferramenta de relatórios automatizados é o orçamento. Serviços pagos podem ser mais caros, mas lhe poupam o tempo e o esforço de ter que aprender a usar um software complexo.
Também tiram a carga de resolver eventuais problemas no uso do programa. Usar serviços pagos, além do software de marketing automatizado, pode economizar tempo e dinheiro a longo prazo se você puder encontrar um meio-termo.
Como dono de empresa, a eficiência das suas operações diárias depende da sua capacidade de acompanhar e utilizar todas as formas de dados. Com as ferramentas de relatórios automatizados do Mailchimp, o sistema pode fazer todo o trabalho, enquanto você colhe os benefícios.
Isso lhe dá a oportunidade de usar as informações recebidas para aumentar a produtividade e reduzir os custos operacionais em todas as áreas.
Principais casos de uso para relatórios automatizados no marketing
Os profissionais de marketing lidam com inúmeras campanhas, canais e pontos de contato com clientes todos os dias. Sem rastreamento e análise adequados, é quase impossível saber o que está dando certo.
Relatórios automatizados resolvem esse desafio ao coletar dados de todas as suas atividades de marketing e apresentá-los em formatos claros e acionáveis que ajudam você a tomar decisões mais inteligentes de forma mais rápida. Algumas situações em que você deve usar relatórios automatizados no marketing são:
Rastreamento do desempenho de campanhas
Relatórios automatizados reúnem em um só lugar métricas como taxas de cliques por abertura, taxas de conversão e retorno sobre o investimento em anúncios de todas as suas campanhas. Neles, você vê tendências temporais, compara o desempenho de diferentes canais e identifica padrões que podem não ser evidentes ao observar dados brutos.
Insights sobre comportamento e segmentação de clientes
Seus clientes deixam rastros digitais onde quer que interagem com sua marca. Os relatórios automatizados capturam essas interações e as transformam em insights relevantes sobre o comportamento de diferentes grupos.
Com eles, você vê quais segmentos respondem melhor às campanha de e-mail, qual conteúdo ressoa junto a diferentes faixas etárias e como as preferências dos clientes mudam ao longo do tempo. As ferramentas de automação atualizam continuamente esses insights para você estar sempre trabalhando com informações atuais sobre o público.
Análise multicanal
O marketing moderno depende de várias plataformas, desde redes sociais e e-mail até publicidade paga e seu próprio site. Os relatórios automatizados reúnem todas essas fontes de dados para apresentar a você a jornada completa do cliente.
Essa perspectiva unificada ajuda você a compreender quais canais funcionam melhor em conjunto e onde você deve alocar mais recursos. Inteligência de negócios como essa é fundamental para otimizar seu mix de marketing.
Alertas de desempenho em tempo real
Os relatórios programados nem sempre são rápidos o suficiente, especialmente quando as campanhas apresentam baixo desempenho ou surgem oportunidades. Sistemas de alerta automatizados monitoram seus principais indicadores de desempenho de forma contínua e notificam você quando algo requer atenção imediata.
Esses alertas ajudam você a reagir com rapidez tanto a problemas quanto a oportunidades. O sistema monitora suas principais métricas 24 horas por dia, 7 dias por semana, então você não precisa estar constantemente acompanhando os painéis de controle.
Boas práticas de implementação de relatórios automatizados
Configurar relatórios automatizados não se resume a escolher o software certo. O sucesso depende de um planejamento cuidadoso e de uma otimização contínua.
As implementações que obtêm os melhores resultados começam com metas e requisitos sólidos. Em seguida, constroem sistemas de relatórios capazes de realmente atender às necessidades da equipe. Siga estas boas práticas ao empregar relatórios automatizados:
Defina metas e KPIs claros
Antes de criar relatórios automatizados, você precisa saber exatamente o que espera das suas iniciativas de marketing.
Identifique os KPIs ou métricas mais relevantes para seu negócio, e não apenas métricas que parecem atraentes, mas não trazem resultados. Garanta que suas metas sejam específicas e mensuráveis. Metas claras ajudam você a elaborar relatórios centrados nas informações mais importantes e não sobrecarregam sua equipe com dados desnecessários.
Garanta a integração de dados entre plataformas
Seus dados de marketing estão espalhados por dezenas de locais diferentes, desde Google Analytics e Facebook Ads até sua plataforma de e-mail e sistema de CRM. Para garantir a acurácia dos dados, todos esses sistemas precisam funcionar totalmente integrados.
Preste atenção à qualidade dos dados desde o início. Convenções inconsistentes de nomenclatura, registros duplicados ou informações ausentes podem prejudicar todo o seu sistema de relatórios. Boas integrações de dados exigem muito trabalho inicial, mas economizam inúmeras horas depois.
Personalize painéis de controle para diferentes equipes
Nem todos precisam das mesmas informações. Seus executivos se preocupam com tendências de alto nível e ROI, já os gerentes de campanha precisam de métricas de desempenho detalhadas sobre anúncios individuais.
Crie diferentes visualizações e modelos de relatório para diferentes funções e responsabilidades dentro da organização. A visualização de dados desempenha um papel crucial aqui. Gráficos e tabelas devem ser fáceis e rápidos de compreender, com as informações mais importantes apresentadas com destaque.
Agende relatórios em intervalos ótimos
Quando se trata de relatórios automatizados, o tempo é importante. Relatórios diários funcionam bem para campanhas ativas que requerem monitoramento constante. Por sua vez, os resumos mensais são mais adequados para planejamento estratégico e discussões orçamentárias.
Também tenha em mente a segurança dos dados, especialmente se os relatórios contiverem informações sensíveis, como demonstrações financeiras ou dados de clientes. Quando necessário, use criptografia de dados e controles de acesso para salvaguardar informações confidenciais.
Tendências futuras em relatórios automatizados
Novas tecnologias estão constantemente surgindo e deixando o marketing cada vez mais complexo. O que vemos hoje é apenas o início de uma transformação que tornará os relatórios mais inteligentes, personalizados e integrados à tomada de decisões diárias.
Essas mudanças vão transformar totalmente a maneira como os profissionais de marketing acessam e usam dados para guiar suas estratégias.
Análise preditiva com tecnologia de IA
A IA está avançando além da simples coleta de dados, a fim de prever eventos futuros. Os futuros sistemas de geração de relatórios analisarão padrões históricos e tendências atuais para prever o desempenho de campanhas, o comportamento de clientes e as oportunidades de mercado.
Essa capacidade preditiva vai ajudar os profissionais de marketing a se manter à frente das tendências.
Aumento da personalização dos relatórios
Assim como o marketing está se tornando mais personalizado, também estão os relatórios que embasam as decisões de marketing. Os futuros sistemas aprenderão como os diferentes membros da equipe utilizam os dados e personalizarão automaticamente os relatórios a fim de reproduzir suas preferências e responsabilidades.
Essa personalização se estende também ao formato e à entrega dos relatórios. Sistemas avançados serão capazes de se adaptar aos estilos de comunicação de cada pessoa e apresentar informações no formato mais útil para cada uma.
Integração com ferramentas de tomada de decisão em tempo real
À medida que os sistemas se tornam mais sofisticados, a linha que separa relatórios e ações se torna mais difusa. As futuras plataformas não só mostrarão o que está acontecendo, mas também tomarão decisões com base em regras predefinidas.
Esse nível de integração permite que os profissionais de marketing foquem mais o desenvolvimento de estratégias e a criatividade, enquanto a automação cuida das otimizações rotineiras.
Comece a usar relatórios automatizados
Com relatórios automatizados, você monitora os dados de um jeito rápido e fácil. Relatórios são enviados para os departamentos adequados, onde sua equipe usa os dados para fazer ajustes e melhorar o desempenho geral do negócio.
É essencial ter um sistema de automação de relatórios quando você precisa de acesso imediato a informações sobre a eficiência das suas operações de marketing. Você pode aproveitar relatórios programados automaticamente ou gerar relatórios manualmente em tempo real quando for necessário tomar decisões imediatamente, usando os dados mais atuais e precisos.
Você pode dar os primeiros passos na automação de relatórios explorando as ferramentas de marketing renomadas do Mailchimp. A plataforma oferece uma variedade de recursos de rastreamento de dados e ferramentas de geração relatórios automatizados que ajudarão você a monitorar a eficácia das suas campanhas de marketing digital. As ferramentas do Mailchimp devolvem a você o controle sobre a alocação de recursos, garantindo o melhor retorno sobre seu investimento.
Principais conclusões
- Os relatórios automatizados eliminam a coleta manual de dados e proporcionam insights em tempo real de todos os canais de marketing.
- O sucesso nos relatórios automatizados depende da definição de KPIs claros, da integração adequada das fontes de dados e da personalização dos painéis de controle para as diferentes funções da equipe, garantindo que todos tenham acesso às informações necessárias.
- Os relatórios automatizados modernos não se restringem às métricas básicas e incluem análises preditivas, acompanhamento da jornada do cliente nos diferentes canais e alertas de desempenho em tempo real. Isso tudo ajuda os profissionais de marketing a se anteciparem aos problemas e às oportunidades.
- O futuro dos relatórios automatizados contará com previsões baseadas em IA, formatos personalizados de relatório e sistemas capazes de executar automaticamente decisões de marketing com base em dados de desempenho.