Mehr über Facility-Management-Software erfahren
Was ist Facility Management Software?
Facility Management Software hilft Unternehmen, den Lebenszyklus von Industriegebäuden wie Lagerhäusern, Vertriebszentren, Produktionsstandorten, Ölraffinerien oder Verarbeitungsanlagen zu verwalten. Diese Art von Software bietet Workflows, um alle von einem Unternehmen genutzten Einrichtungen zu identifizieren und zu überwachen. Sie unterstützt auch Wartungsteams bei der Definition und Durchführung von Inspektionen und Reparaturen, um jeden Standort in gutem Zustand zu halten.
Im Gegensatz zu generischer Wartungsmanagement-Software wie computergestützten Wartungsmanagementsystemen (CMMS) und Enterprise Asset Management (EAM) Software konzentriert sich ein Facility Management System ausschließlich auf die Wartung von Einrichtungen. Diese Art von Software sollte nicht mit Immobilienverwaltungssoftware verwechselt werden, die spezifisch für die Immobilienbranche ist.
Welche Arten von Facility Management Software gibt es?
Facility Management Software kann basierend darauf kategorisiert werden, wie sie verkauft, bereitgestellt und genutzt wird.
Eigenständig oder Teil von EAM
Viele EAM- und CMMS-Softwarelösungen beinhalten Funktionen für das Facility Management, aber es gibt auch Systeme, die speziell dafür entwickelt wurden.
Cloud oder vor Ort
Während die meisten Facility Management Lösungen cloudbasiert sind, werden einige Altsysteme auf den Räumlichkeiten des Kunden gehostet. In einigen Fällen kann Facility Management Software sowohl vor Ort als auch als Software-as-a-Service (SaaS) Modell bereitgestellt werden.
Agnostisch oder branchenspezifisch
Die meisten Facility Management Lösungen bieten Funktionen für mehrere Branchen, aber einige Systeme konzentrieren sich nur auf einen Sektor, wie Einzelhandel, Fertigung oder Gesundheitswesen.
Was sind die häufigsten Funktionen von Facility Management Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen von Facility Management Software, die Unternehmen helfen, die Nutzung ihrer Einrichtungen zu optimieren:
Asset Management: Im Gegensatz zu CMMS und EAM Software, die sich auf feste Vermögenswerte konzentrieren, fokussiert sich Facility Management Software auf Gebäude und Bauwerke, die ein Unternehmen zur Durchführung von Operationen nutzen kann. Jedes Gebäude hat mehrere Systeme, die in seine Struktur eingebettet sind, wie Belüftung, Klimaanlage und Elektrik.
Arbeitsauftragsmanagement: Facility-Wartung erfordert Operationen wie Inspektionen und Reparaturen, die mit Arbeitsaufträgen verwaltet werden. Arbeitsaufträge definieren, welche Art von Aktivität durchgeführt werden soll, wie und von wem. Technikern werden Aufträge basierend auf ihren Qualifikationen und ihrer Verfügbarkeit zugewiesen. Manager planen und überwachen den Fortschritt aller Aufträge nach Team, Standort oder Mitarbeiter.
Kosten- und Ausgabenverfolgung: Facility Management Software hilft Benutzern, Wartungskosten wie die von Technikern für verschiedene Operationen aufgewendete Zeit und die Kosten der Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, die zur Wartung der Einrichtungen erforderlich sind, zu verfolgen. Einige Beispiele sind industrielle Beleuchtungsausrüstung oder Baumaterialien, die zur Reparatur von Gebäuden benötigt werden.
Beschaffung und Lieferantenmanagement: Facility Manager arbeiten mit Lieferanten von Teilen und Zubehör und lagern manchmal einige Wartungsarbeiten an andere Unternehmen aus. Es ist daher entscheidend für sie, zuverlässige und erschwingliche Anbieter zu finden, die qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbieten.
Analytik: Metriken und Analysen helfen Facility Managern, die Effizienz der Wartungsaktivitäten zu überwachen und ihre Kosten zu verfolgen. Facility Management Software kann auch Daten verwenden, die von Sensoren und Zählern an mehreren Standorten erfasst werden.
Was sind die Vorteile von Facility Management Software?
Die Nutzung von Software zur Verwaltung von Einrichtungen hat mehrere Vorteile, wobei die wichtigsten sind:
Reduzierung der Wartungskosten: Die Nutzung einer Software zur Planung von Wartungsarbeiten kann die Ressourcenzuweisung und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern, was zu Kostensenkungen führt. Einige Kosteneinsparungen umfassen verkürzte Reaktionszeiten für Serviceanfragen und erhöhte Betriebszeiten der Einrichtungen.
Verbesserung der Abläufe: Die Wartung von Einrichtungen kann eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere wenn Unternehmen mehrere Standorte im ganzen Land oder sogar weltweit besitzen. Funktionen wie Bestandsverwaltung und Wartungsplanung erleichtern es Facility Managern, Abläufe zu planen und zu verwalten.
Optimierung der Leistung von Einrichtungen: Facility Management Software kann Ausfallzeiten und Störungen in Einrichtungen reduzieren, was zu einer besseren Leistung und erhöhter Produktivität führt. Beispielsweise schadet ein Lager, das nicht mit voller Kapazität genutzt werden kann, der Fähigkeit des Unternehmens, Produkte schnell zu versenden und zu empfangen.
Wer nutzt Facility Management Software?
Facility Manager: Manager von festen Vermögenswerten verlassen sich auf Facility Management Daten, um potenzielle Probleme zu identifizieren und proaktiv Wartungen zu planen. Manager nutzen diese Art von Software, um ein Wartungsprogramm zu erstellen und umzusetzen, das Wartungspläne und Arbeitsauftragsprozesse definiert.
Techniker: Die Mitglieder des Wartungsteams führen Operationen wie Inspektionen und Reparaturen durch, um Probleme im Zusammenhang mit Einrichtungen zu verhindern oder zu beheben. Einige Beispiele sind der Austausch von HVAC-Komponenten oder die Konsolidierung der Gebäudestruktur.
Projektmanager für Kapitalprojekte: Investitionen in neue Einrichtungen können sehr kostspielig sein, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Investition maximieren. Da der Bau einer Einrichtung ein Kapitalprojekt ist, müssen die Projektmanager sicherstellen, dass das Gebäude mit optimaler Kapazität genutzt wird.
Was sind die Alternativen zu Facility Management Software?
Alternativen zu Facility Management Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
CMMS: Während sich CMMS hauptsächlich auf feste Vermögenswerte wie Industrieanlagen konzentriert, beinhaltet diese Art von Software oft Funktionen für das Facility Management. CMMS richtet sich in der Regel an kleine und mittlere Unternehmen, die weniger Einrichtungen mit einem geringen Komplexitätsgrad verwalten müssen. Beispielsweise ist ein kleines Lager viel einfacher zu warten als ein Vertriebszentrum, und CMMS kann eine gute Option für ersteres, aber nicht für letzteres sein.
Enterprise Asset Management (EAM) Software: EAM bietet erweiterte Funktionen für das Asset- und Facility Management, die auf komplexe Branchen wie Öl und Gas, Bergbau, Chemie und Pharmazie ausgerichtet sind.
Software im Zusammenhang mit Facility Management Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Facility Management Software verwendet werden können, umfassen:
Asset-Tracking-Software: Asset-Tracking bezieht sich auf kleine Werkzeuge, die zur Wartung von Einrichtungen verwendet werden, wie mobile Geräte oder Reinigungs- und Desinfektionsausrüstung. Unternehmen, die mehrere Einrichtungen betreiben, können Hunderte von Werkzeugen für die Wartung verwenden, weshalb es wichtig ist, sie mit Asset-Tracking-Software zu integrieren.
Asset Performance Management Software: Diese Software hilft Unternehmen, die Nutzung jeglicher Art von Vermögenswerten zu optimieren, von Geräten und schweren Maschinen bis hin zu Industrieanlagen und Lagerhäusern. Während Facility Management Software Analysen zur Leistungsüberwachung beinhaltet, verwendet Asset Performance Management Software maschinelles Lernen, um erweiterte Einblicke und Prognosen zu bieten.
Einzelhandelsflächenplanung Software: Einzelhandelsflächenmanagement, auch bekannt als Planogramm-Software, hilft Einzelhändlern, physische Geschäfte und deren Komponenten wie Regale und Gestelle zu optimieren. Da Facility Management nicht immer Planogramm-Funktionen beinhaltet, müssen Einzelhändler möglicherweise Einzelhandelsflächenplanungslösungen verwenden.
IWMS: Integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (IWMS) rationalisieren und automatisieren Wartungsaktivitäten für Büroräume. Da Einrichtungen in der Regel Büros für Verwaltungspersonal umfassen, müssen IWMS und Facility Management Software zusammen verwendet werden.
Herausforderungen mit Facility Management Software
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Alte Technologie: Die Effizienz von Facility Management Software kann durch alte Technologie, die von Käufern verwendet wird, beeinträchtigt werden. Beispielsweise macht das Fehlen intelligenter Sensoren es unmöglich, Probleme wie Tailgating zu identifizieren. Auch ist alte Unternehmenssoftware nicht immer benutzerfreundlich und bietet keine Echtzeitdaten.
Integration: Facility Management Software muss mit mehreren Arten von Software integriert werden, wie Buchhaltung, ERP-Systeme, Field Service Management oder CMMS und EAM Software.
Welche Unternehmen sollten Facility Management Software kaufen?
Jedes Unternehmen, das Einrichtungen besitzt oder verwaltet, kann von der Nutzung dieser Art von Software profitieren, aber Facility Management Software ist hauptsächlich für die folgenden Arten von Unternehmen von Vorteil:
Hersteller: Die meisten Hersteller haben mindestens einen Produktionsstandort, der in der Regel ein Lager zur Lagerung von Rohstoffen und Fertigprodukten umfasst.
Einzelhändler: Einzelhandelsunternehmen müssen zwei Hauptarten von Einrichtungen verwalten – Geschäfte und Lagerhäuser. Während Geschäfte in der Regel ein Lager haben, können Einzelhändler Einrichtungen haben, die über mehrere Standorte in mehreren Ländern verstreut sind.
Logistikunternehmen: Da die Lagerhaltung ein kritischer Teil des Supply Chain Managements ist, müssen Logistikunternehmen sicherstellen, dass alle ihre Standorte optimiert sind, um bei der Lagerung, dem Versand und dem Empfang von Waren zu helfen.
Dienstleister: Viele Unternehmen, die Einrichtungen besitzen, entscheiden sich dafür, die Wartung an spezialisierte Dienstleister auszulagern. Diese Dienstleistungsunternehmen nutzen Facility Management Software, um Standorte im Auftrag ihrer Kunden zu warten.
Wie kauft man Facility Management Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Facility Management Software
Eine gute Anforderungsliste sollte alle Funktionen enthalten, die der Käufer benötigt, um Einrichtungen effizient zu verwalten. Anforderungen müssen detailliert genug sein, um die spezifischen Bedürfnisse der Käufer abzudecken und nicht zu allgemein. Beispielsweise ist die Verfolgung von Wartungskosten zu vage und sollte klären, welche Arten von Kosten der Käufer verfolgen muss und wie.
Vergleich von Facility Management Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Eine Longlist sollte alle Lösungen enthalten, die Facility Management Funktionen bieten, entweder als eigenständiges Produkt oder als Teil eines umfangreicheren Systems. Käufer, die keine festen Vermögenswerte verwalten müssen, sollten sich ausschließlich auf Software für das Facility Management konzentrieren.
Erstellen Sie eine Shortlist
Eine Shortlist kann erstellt werden, indem Produkte von der Longlist mit Hilfe von hochrangigen Kriterien wie dem Bereitstellungsmodell ausgeschlossen werden. Käufer, die nur eine Cloud-Lösung wünschen, sollten Produkte ausschließen, die auf ihren Räumlichkeiten gehostet werden müssen. Branchenspezifische Funktionen können auch verwendet werden, um Produkte auszuschließen. Beispielsweise sollte ein Einzelhändler nur Produkte in Betracht ziehen, die Funktionen für seine Branche bieten, und Lösungen ausschließen, die generische Funktionen enthalten.
Führen Sie Demos durch
Demos sollten einem vordefinierten Skript folgen, das die Wartungsprozesse des Käufers simuliert. Um sicherzustellen, dass die Demo-Ergebnisse objektiv verglichen werden können, sollten Käufer dasselbe Skript für alle ausgewählten Anbieter verwenden. Außerdem sollten die Mitglieder des Auswahlteams, die an den Demos teilnehmen, jedes Kriterium mit einem konsistenten System bewerten.
Schließlich sollte die kritische Funktionalität wichtiger sein als generische Anforderungen. Beispielsweise ist die Raumplanung für Einzelhändler entscheidend, während die Integration mit der Buchhaltung nicht zwingend erforderlich ist. Es ist auch wichtig zu bewerten, wie intuitiv die Software ist, welche KPIs und Analysen sie bietet und wie sie auf mobilen Geräten genutzt werden kann.
Auswahl von Facility Management Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Auswahlteam umfasst mindestens einen leitenden Angestellten, wie den Chief Operations Officer, der in der Regel der Hauptsponsor des Projekts ist. Das bedeutet, dass sie für die Definition des Umfangs des Auswahlprojekts, die Beschaffung und Verwaltung des für den Erwerb erforderlichen Budgets und die Überwachung des Fortschritts aller Auswahlstufen verantwortlich sind.
Verhandlung
Verhandlungen mit Anbietern können schwierig sein, insbesondere wenn sie ähnliche Software anbieten. In diesem Fall sind die Hauptunterscheidungsmerkmale zwischen den Anbietern der Preis der Software und ihre Fähigkeit, die Käufer während und nach der Implementierung zu unterstützen. Bei der Wahl zwischen Lösungen mit ähnlicher Funktionalität und Preisgestaltung können Faktoren wie der Kundensupport entscheidend sein.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte alle oben genannten Faktoren berücksichtigen, aber den Anforderungen, die für den Käufer am wichtigsten sind, eine höhere Priorität einräumen. Beispielsweise sollte sich ein Einzelhändler mehr auf Funktionen für die Raumplanung konzentrieren, während Großhändler mehr daran interessiert sind, Dutzende oder Hunderte von Lagern und Vertriebszentren zu verwalten.
Was kostet Facility Management Software?
Die Lizenzpreise können je nach Bereitstellungsmodell variieren. Für On-Premises-Software sind unbefristete Lizenzen erforderlich, während Cloud- oder SaaS-Lösungen als Abonnementmodell verkauft werden. Unbefristete Lizenzen sind teurer, müssen aber nicht erneuert werden, und Abonnements sind erschwinglicher, aber ihre kumulierten Kosten können auf lange Sicht erheblich sein. Andere Kosten beziehen sich auf professionelle Dienstleistungen wie Implementierung oder Geschäftsprozess-Reengineering. Während grundlegender Kundensupport in der Regel enthalten ist, müssen Käufer in der Regel mehr für 24/7 oder globalen Support zahlen.
Return on Investment (ROI)
Käufer können den ROI der Software verfolgen, indem sie ihre Kosten und Vorteile vergleichen. Da die anfänglichen Kosten der Software erheblich sein können und die Vorteile nicht sofort realisiert werden, kann es ein bis drei Jahre dauern, bis die Software einen positiven ROI generiert.
Implementierung von Facility Management Software
Wie wird Facility Management Software implementiert?
Die Implementierung einer Facility Management Lösung sollte mit einem Entdeckungsprozess beginnen, um sicherzustellen, dass der Anbieter genau versteht, welche Funktionen an welchem Standort benötigt werden. Während dieser Prozess einfach ist, wenn der Käufer weniger Standorte hat, wird er viel komplizierter, wenn das Unternehmen mehrere Einrichtungen nutzt.
Wer ist für die Implementierung von Facility Management Software verantwortlich?
Das Auswahlteam ist in der Regel für den Implementierungsprozess verantwortlich, da es bereits eine ziemlich gute Vorstellung davon hat, was das Unternehmen benötigt und wie die neue Software helfen kann. Während einfache Implementierungen intern durchgeführt werden können, erfordern komplexe Bereitstellungen die Beteiligung von Anbietern oder deren Partnern, externen Beratern oder Projektmanagern.
Wie sieht der Implementierungsprozess für Facility Management Software aus?
Die Implementierung von Facility Management Software kann je nach Anzahl und Art der Einrichtungen erheblich variieren. Ein phasenweiser Ansatz wird für mehrere Standorte empfohlen, während komplexe Industrieanlagen ein Projektmanagementteam und einen klar definierten Zeitplan erfordern.
Wann sollte man Facility Management Software implementieren?
Für neue Einrichtungen sollte die Implementierung der Software erfolgen, bevor das Unternehmen die Gebäude zu nutzen beginnt. Neue Einrichtungen sind selten, und meistens muss Software in bestehenden Standorten bereitgestellt werden, die in der Regel eine Art von Software oder eine Mischung von Lösungen für die Wartung haben. In diesem Fall sollte das Facility Management implementiert werden, wenn Einrichtungen entweder für Wartungsarbeiten geschlossen sind oder während der ruhigsten Saison.
Trends in der Facility Management Software
IoT und digitale Zwillinge
Neue Technologien wie das Internet der Dinge können genutzt werden, um Einrichtungen zu vernetzen, was es einfacher macht, mehrere Standorte in Echtzeit zu überwachen.
