Más Información Sobre Herramientas de Gestión de Costos en la Nube
¿Qué son las herramientas de gestión de costos en la nube?
Las herramientas de gestión de costos en la nube son plataformas de software que una empresa utiliza para gestionar todos los costos relacionados con los recursos en la nube, la optimización y la gestión. El software permite a las organizaciones gestionar los costos asociados con la computación en la nube. La gestión de los costos de la computación en la nube se realiza principalmente con un enfoque en mente: maximizar el uso de la nube y aumentar la eficiencia operativa.
La computación en la nube ha estado a la vanguardia debido a su modelo de suscripción o pago por uso. Sin embargo, a medida que las empresas desean escalar en términos de operaciones, el seguimiento del costo de los servicios en la nube se convierte en una tarea compleja y no es tan transparente como "pago por uso". Numerosas funciones dentro de una organización tendrían acceso a sus plataformas de computación en la nube, y tener este enfoque descentralizado podría acumular enormes cantidades en costos de computación en la nube. Por lo tanto, tener una herramienta de gestión de costos en la nube asegura que el gasto en la nube se mantenga bajo control y que los recursos en la nube estén optimizados y valgan cada centavo gastado.
La gestión de costos en la nube se centra en comprender los diferentes costos asociados con la computación en la nube. Algunos costos clave asociados con la nube incluyen licencias de software, servicios web, costos de computación y almacenamiento, costos de red, infraestructura virtualizada/instancias de máquinas virtuales y costos adicionales como la capacitación del personal.
A medida que más empresas se trasladan a la nube, ya sea parcial o totalmente, los costos de almacenamiento en la nube no permanecen iguales. Cuando una empresa necesita escalar, el personal de TI puede centrarse fácilmente en adquirir más servicios en la nube para asegurar y apoyar las actividades diarias sin preocuparse por los costos. Los ingenieros o desarrolladores necesitan asegurarse de que sus productos tengan un tiempo de comercialización más corto, lo que implica activar más recursos en la nube. Esto podría tener un gran impacto en el negocio, ya que no hay ahorros, sino una gran factura de la nube.
Independientemente del proveedor de servicios en la nube, como Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure y Google Cloud Platform, entre otros, es seguro que se gastará dinero en recursos que pueden o no ser utilizados. Cuando se involucra una infraestructura en la nube diferente, el software de gestión de costos en la nube puede facilitar mucho a las empresas el apoyo a la optimización de costos. Por ejemplo, clientes que han optado por entornos multi-nube. La optimización de costos en la nube necesita ser priorizada ya que se están utilizando diferentes proveedores de servicios en la nube. Por lo tanto, los costos pueden variar entre todos los proveedores, lo que hace que sea complejo y difícil de rastrear. Al comprender los costos, las empresas pueden centrarse en la optimización de costos y asegurar la responsabilidad. La gestión de costos en la nube, por lo tanto, no se trata solo de control de costos, sino de optimización de recursos, pronóstico y presupuestación, y reducción de desperdicios.
¿Cuáles son las características comunes de las herramientas de gestión de costos en la nube?
El software de gestión de costos en la nube tiene varias características que lo hacen una opción sólida para las empresas que desean realizar un seguimiento de su gasto en la nube. Las siguientes son algunas características principales dentro del software que pueden ayudar a los usuarios de varias maneras:
Escalado automático: La promesa de escalabilidad ilimitada es uno de los mayores pros de la tecnología de computación en la nube. El escalado automático asegura que los recursos se utilicen y estén disponibles cuando se necesiten, y se apaguen cuando no se usen. Las empresas no necesitan gastar grandes cantidades en recursos en la nube no utilizados. El software ayuda a las empresas a automatizar la gobernanza de costos, cumplimiento, seguridad y operaciones en la nube. Planificar para la máxima utilización todo el tiempo cuando solo se usa un porcentaje de ella es extremadamente costoso a largo plazo.
Gestión de instancias: Un impulsor clave de costos para la computación en la nube es el número de instancias no utilizadas que una empresa elige. Si una empresa no está utilizando una instancia, el software de optimización de costos en la nube puede rastrear y alertar al cliente si no hay necesidad de la instancia y ayudar a ahorrar costos. El software también puede encontrar instancias con descuento que se pueden usar para cargas de trabajo no críticas que no necesitan ejecutarse constantemente, lo que genera más ahorros.
Alertas y notificaciones automáticas: Las plataformas de gestión de gastos en la nube permiten a los usuarios configurar alertas y presupuestos automáticos. Estas alertas advierten al usuario cuando hay fallos de autorización, picos de costos repentinos, infraestructura sin etiquetar y cuando se superan los límites presupuestarios. Tener alertas configuradas es crítico para asegurar la continuidad del negocio y mantener los costos optimizados.
Asignación de costos: Una característica clave de las herramientas de gestión de costos en la nube es que permite al usuario realizar un seguimiento de los gastos del equipo en recursos de computación en la nube. Esto permitirá a la gestión establecer presupuestos apropiados y rastrear los gastos por diversas funciones de la empresa.
Reembolso: El reembolso es una característica donde el costo de los servicios en la nube se aplica o "reembolsa" a la unidad de negocio responsable del gasto en la nube. La función de reembolso en diferentes plataformas de ahorro de costos en la nube permite a las empresas rastrear los departamentos que están haciendo el mayor (y menor) uso de los costos en la nube; esta información es útil al tomar decisiones presupuestarias.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de costos en la nube?
Los beneficios de las plataformas de gestión de gastos en la nube incluyen:
Reducir costos: Este es comprensiblemente el beneficio más importante del software de gestión de costos en la nube. Las empresas utilizan el software de gestión de costos en la nube para asegurar la optimización de la nube. Las empresas pueden monitorear y rastrear su gasto, asegurar una asignación óptima de recursos y aprovechar los descuentos ofrecidos por proveedores de servicios en la nube como AWS, Microsoft Azure, GCP. Las empresas incluso pueden usar este software para visualizar y comprender su perfil de costos al evaluar la migración a la nube, implementar nuevas políticas de seguridad en la nube y mantener la salud de la nube.
Eliminar desperdicios: Al comprender y rastrear su uso de la nube y sus facturas de la nube, las empresas pueden reducir el desperdicio y asegurarse de que están aprovechando al máximo sus recursos en la nube. Las técnicas que apoyan esto incluyen el escalado automático y el balanceo de carga.
Mejorar el rendimiento empresarial: Una empresa necesita asegurarse de que sus estrategias en la nube se alineen estrechamente con sus objetivos empresariales. La sobreprovisión de recursos en la nube significa un desperdicio significativo de las ganancias de la empresa y la subprovisión podría causar que las cargas de trabajo y las aplicaciones sufran si no hay un soporte adecuado en la nube. En tal situación, planificar la solución adecuada de gestión de costos en la nube es clave para asegurar un rendimiento fluido en cualquier entorno, ya sea en una nube pública, privada, híbrida o al pasar de instalaciones locales a la nube.
Obtener visibilidad de los costos de almacenamiento en la nube: Las plataformas de gestión de gastos en la nube proporcionan visibilidad de los costos de recursos en la nube que se mantienen inactivos, no asignados, sobreutilizados. Algunos software de gestión de costos en la nube proporcionan una granularidad horaria también. Tener un panel de control de un solo vistazo asegura un único punto para que los administradores gestionen, organicen y optimicen su entorno en la nube.
Obtener recomendaciones para reducir costos: Uno de los beneficios clave es que el software puede proporcionar recomendaciones para reducir costos. Estas recomendaciones se basan en el análisis de diferentes cargas de trabajo y sus requisitos en la nube. Los costos se analizan hasta las fuentes raíz y se hacen recomendaciones al usuario.
Mejorar los informes y análisis: Las decisiones basadas en datos ayudarán al usuario a tomar mejores decisiones con respecto a su gasto en la nube. Al rastrear patrones en el gasto en la nube, las herramientas de gestión de costos en la nube pueden proporcionar a sus usuarios gráficos o tablas de datos que se pueden usar para el análisis de datos; estos análisis se pueden cruzar con los resultados empresariales para asegurar que la empresa esté en el camino correcto con su estrategia en la nube. Los principales proveedores de nube proporcionan informes como parte de sus paquetes de suscripción, como el informe de Costos y Uso de AWS.
¿Quién usa las herramientas de gestión de costos en la nube?
Arquitectos de nube: Los arquitectos de nube gestionan los requisitos técnicos de la arquitectura en la nube y supervisan el entorno y las estrategias en la nube de una empresa. Un arquitecto de nube es la persona principal que utiliza el software de gestión de costos en la nube. Comprender cómo gestionar los gastos en la nube y optimizar los recursos en la nube recae en el arquitecto de nube. Un arquitecto de nube no solo trabaja con ingeniería y desarrollo, sino que también trabaja estrechamente con RRHH, finanzas, logística y seguridad para asegurar que las estrategias en la nube estén siendo optimizadas.
Gestores de costos en la nube: Los gestores de costos en la nube manejan varias tareas como pronósticos, presupuestación, prácticas y procesos de desarrollo empresarial, identificación de tendencias y oportunidades, mejores prácticas de gobernanza en la nube, entre muchas otras. Los gestores pueden usar el panel de análisis para realizar un seguimiento de las estrategias en la nube y proponer cambios y sugerencias a los tomadores de decisiones basados en los conocimientos derivados.
Equipos de TI y administradores: Los administradores de TI utilizan herramientas de gestión de costos en la nube para optimizar la infraestructura en la nube y asegurar que todos los recursos se utilicen de manera juiciosa. Los administradores de nube pueden usar el software para configurar monitoreo en tiempo real, presupuestos, notificaciones y alertas. Los administradores obtienen acceso y controlan la vista de costos sobre la nube de la empresa a través de una interfaz web a la que pueden acceder desde cualquier lugar.
Equipos multifuncionales: La computación en la nube se ha convertido en una parte integral de las empresas en todo el mundo. Varios equipos multifuncionales, como los equipos de ingeniería y los equipos de desarrollo y prueba de aplicaciones dentro de una organización, dependen de la nube para asegurar que crean y lanzan productos con un tiempo de comercialización mucho menor. Los jefes de equipos multifuncionales dentro de una organización pueden realizar un seguimiento de cómo se gasta en recursos en la nube para asegurarse de que están dentro del presupuesto proporcionado.
Proveedores de servicios en la nube: Los proveedores de servicios en la nube ofrecen opciones de optimización de costos en la nube. Tener opciones internas de gestión de costos que sean confiables, escalables, consistentes y disponibles según sea necesario es un beneficio clave para varios clientes. Algunos de los nombres más importantes en plataformas de nube incluyen AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP), Alibaba Cloud, IBM Cloud, y varios otros tienen sus plataformas específicas de gestión de gastos en la nube, como Amazon CloudWatch, AWS Budgets, Azure Cost Management, Cost management by Google Cloud, entre varios otros. Las herramientas de gestión de costos integradas junto con el soporte de facturación se ofrecen sin costos adicionales por parte de estos gigantes de la nube.
Software relacionado con las herramientas de gestión de costos en la nube
Plataformas de gestión de la nube: La gestión de costos en la nube forma una parte clave de las plataformas de gestión de la nube. Una plataforma de gestión de la nube es un conjunto de herramientas de software unificadas que ayudan a las empresas a monitorear y controlar los recursos de computación en la nube. Este software aporta la visibilidad administrativa y la capacidad de las soluciones de gestión de costos en la nube.
Proveedores de infraestructura como servicio (IaaS): Las herramientas de gestión de costos en la nube se combinan típicamente con ofertas de infraestructura como servicio (IaaS) para minimizar los costos de un modelo de pago por uso. Las empresas también utilizan una combinación de estas herramientas para aumentar la eficiencia de su uso de servicios en la nube; estas soluciones a menudo proporcionan funciones de informes para delinear desperdicios y redundancias.
Software de gestión de gastos en SaaS: El software de gestión de costos en la nube tiene cierta superposición con el software de gestión de gastos en SaaS, pero este último se utiliza para monitorear y gestionar el gasto en aplicaciones en la nube en lugar de infraestructura en la nube.
Desafíos con las herramientas de gestión de costos en la nube
Las soluciones de optimización de costos en la nube pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Desafíos de facturación: La complejidad en las prácticas de facturación y no entender qué contiene la factura del cliente es un desafío clave. Sin entender la factura en sí, optimizar los costos es una tarea difícil ya que el cliente no puede identificar vías para la optimización de costos.
Enfoque hacia las políticas: Cada equipo seguiría sus respectivos presupuestos asignados y gestionaría sus recursos y costos en la nube. Tener una herramienta de gestión de costos en la nube podría generar cierta resistencia ya que los costos de cada equipo están siendo monitoreados, lo que podría ser bastante complicado de gestionar.
Pronóstico de presupuestos: La optimización de costos en la nube es difícil cuando hay planes en el horizonte para agregar nuevos productos y servicios, manejar una demanda empresarial inesperada o realizar cambios en el diseño del software. El pronóstico es complejo y las plataformas de gestión de gastos en la nube deben ajustarse rápidamente a la capacidad o alertar a los usuarios de picos repentinos en los costos debido a tales escenarios.
Expansión descontrolada de la nube: Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas es que en la emoción de la tecnología de computación en la nube, terminan moviendo bases de datos y aplicaciones enteras sin un plan. Esto lleva a una expansión descontrolada de la nube, donde una organización no tiene una vista completa de toda la infraestructura en la nube. Las organizaciones terminarán gestionando varias instancias, proveedores, servicios en la nube y, por lo tanto, no podrán ver o mantener la responsabilidad de todos los componentes en la nube. Incluso con el software de gestión de costos en la nube, las organizaciones podrían no ser capaces de entender y desplegar el uso completo de este software debido a la expansión descontrolada de la nube.
Falta de recursos capacitados: Encontrar el talento adecuado para invertir, rastrear y optimizar todos los recursos en la nube dentro de una organización es difícil. Identificar el tipo de habilidades requeridas y encontrar el ajuste adecuado es un gran desafío.
Cómo comprar herramientas de gestión de costos en la nube
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para herramientas de gestión de costos en la nube
Al investigar plataformas de gestión de costos en la nube, el primer y más importante paso es hacer una pregunta: ¿qué problemas podrían resolverse potencialmente utilizando una herramienta de gestión de costos en la nube? Es esencial comprender las ineficiencias del gasto en la nube e identificar las que están perjudicando a la organización del comprador. Tener en cuenta las razones de las ineficiencias de costos es crítico. Algunas de las razones clave que hacen que las empresas acumulen enormes facturas en la nube son:
Mala gestión de recursos causada por sobredimensionamiento: Las empresas suelen terminar gastando mucho en adquirir recursos pero solo utilizan la mitad de eso en cualquier momento. Una capacidad que no se necesita es parte de los costos desperdiciados en la nube. El ajuste de tamaño asegura que los costos estén siendo optimizados y que la empresa no enfrente enormes cantidades en facturas.
Ineficiencia del software: Dado que varios equipos diferentes estarían utilizando los recursos en la nube dentro de la empresa, se vuelve bastante difícil realizar un seguimiento de los costos de almacenamiento en la nube. No medir la eficiencia del software o no tener objetivos establecidos puede llevar a un aumento en el desperdicio de recursos de computación en la nube.
Problemas de pronóstico: Como se discutió anteriormente, el escalado es una característica clave de la computación en la nube. Sin embargo, cuando las empresas no logran pronosticar sus necesidades (lo cual es una tarea difícil) como desarrollar nuevos servicios o cambiar los existentes, podría acumular costos no intencionados ya que la empresa estaría sobre o subpreparada para las necesidades adicionales.
Diseño arquitectónico: Con el bombo alrededor de moverse a la nube, varias empresas se están moviendo a la nube solo para entrar en el bombo; dándose cuenta más tarde de que es mucho más caro de lo anticipado. Las cargas de trabajo podrían no ser adecuadas para algunos entornos específicos de la nube o no ser compatibles, se podrían requerir licencias adicionales, podrían surgir problemas de gobernanza y una serie de otros problemas que solo aumentarían los costos.
Una vez que una empresa ha identificado los problemas y las ineficiencias de costos, se vuelve mucho más fácil para el cliente filtrar e identificar qué tipo de gestión de costos en la nube está buscando. Si el comprador prefiere tener un único propietario de solución de software, podría optar por un único proveedor de nube con capacidades inherentes de optimización de costos en la nube. Sin embargo, si el comprador prefiere una herramienta separada para gestionar varios entornos de nube como entornos híbridos y multi-nube, podría optar por otra solución independiente por completo. Los clientes pueden usar reseñas aquí en G2.com como guía para avanzar en la elección del software.
Comparar productos de herramientas de gestión de costos en la nube
Crear una lista larga
Este paso implica crear una lista larga de proveedores de software de gestión de costos en la nube que ayuden a los compradores en los planes de optimización de costos. Algunos factores clave a considerar incluyen la automatización, el seguimiento de instancias de servidor, los métodos de facturación, la funcionalidad del panel de control, la reducción de costos, el soporte de seguridad, la privacidad de datos, etc. En este paso, es importante tener en cuenta que muchos de los principales proveedores de servicios en la nube proporcionan optimización de costos en la nube como parte de sus ofertas de nube (en base a suscripción), por lo tanto, es importante evaluar si la funcionalidad adicional es suficiente o se requiere una solución independiente.
Crear una lista corta
Una vez que se ha identificado la lista larga de herramientas de gestión de costos en la nube, es hora de eliminar el software que no cumple con todos los criterios empresariales. Para esto, es importante recurrir a la evaluación realizada anteriormente sobre qué se debe hacer antes de elegir una solución de gestión de gastos en la nube. Basado en la evaluación, los compradores pueden acortar aún más su lista y solo elegir aquellos proveedores de software que cumplan con todos los requisitos empresariales.
Realizar demostraciones
Una vez que la lista se ha reducido a un par de proveedores, los compradores pueden comenzar a solicitar una demostración. La demostración les dará una idea de cómo funcionará el software una vez y les ayudará a evaluar todas las diversas características que el software tiene para ofrecer. Tener una demostración sobre recursos y aplicaciones es una buena manera de asegurar el mejor ajuste. En este paso, el comprador debe hacer varias preguntas al proveedor sobre el soporte postventa, la capacitación del personal y otras características adicionales que se puedan proporcionar. Comprender el panel de control y la visualización de los parámetros de costos es esencial durante las demostraciones.
Selección de herramientas de gestión de costos en la nube
Elegir un equipo de selección
Elegir el equipo adecuado para trabajar juntos en la elección del software es una parte crítica del proceso. Este equipo estará a cargo de identificar los puntos de dolor hasta supervisar finalmente toda la implementación del software de gestión de la nube. El equipo debe incluir una mezcla de diferentes personas que tengan las habilidades, el interés y el tiempo requeridos. Algunos roles incluyen arquitectos de nube y administradores de nube, administradores de TI y personal, jefes de departamento y gerentes de finanzas (para asignaciones presupuestarias).
Negociación
Al elegir una herramienta de gestión de costos en la nube, es muy importante incluir factores de negociación, especialmente en cuanto a precios. Dado que el requisito de un comprador para la nube podría cambiar según los tipos de cargas de trabajo que se ejecuten y las aplicaciones que se desarrollen, los compradores deben asegurarse de que el software refleje con precisión los recursos que se están utilizando en ese momento y tenga en cuenta posibles cambios en el futuro. Esto es necesario para asegurar que el cliente no esté siendo sobrecargado. Llevar tales discusiones a la mesa de negociación es clave. Además, es importante negociar posibles costos adicionales que puedan surgir durante el resto del contrato.
Decisión final
Una vez que todos los pasos están completos, se toma la decisión final sopesando todos los factores y escenarios. Los compradores pueden primero intentar ejecutar el software de gestión de costos en la nube con un número menor de instancias y monitorear los ahorros de costos y los recursos que se están optimizando. Basado en este feedback, se puede usar para la gestión de costos en la nube a nivel empresarial.
