Más Información Sobre Software de suites de oficina
¿Qué es el Software de Suites de Oficina?
Las suites de oficina han sido un producto esencial para empresas de todos los tamaños durante muchos años. Los tres componentes comunes de una suite de oficina incluyen software de creación de documentos, software de hojas de cálculo y software de presentaciones. Aunque estos tres productos son el pan y la mantequilla de una suite de oficina típica, a menudo existen productos adicionales dentro de una suite. Otras adiciones comunes incluyen software de correo electrónico, software de comunicaciones internas y software de colaboración de contenido en la nube. Las empresas deben evaluar qué herramientas necesitan para su negocio para poder adquirir el software de suite de oficina ideal.
Las empresas también deben considerar los diversos modelos de precios asociados con el software de suites de oficina. Por ejemplo, muchos proveedores de suites de oficina ahora ofrecen modelos de suscripción. Un modelo de suscripción es un modelo de negocio que permite a los clientes pagar un precio recurrente por acceso ilimitado a una suite. El precio recurrente se paga durante un período de tiempo específico o indefinidamente. Esto es ideal para las empresas que prefieren pagar su software en pequeños incrementos en lugar de comprar el software completo de inmediato, que es otra opción. Las empresas deben tener en cuenta que la mayoría de las suites de oficina no permiten la selección de productos a la carta. En otras palabras, en la mayoría de los casos, lo que viene con la suite se queda con la suite. Las empresas que solo requieren herramientas específicas podrían necesitar solicitar precios especiales al proveedor.
Muchas suites son de código abierto o gratuitas para descargar. Las suites de oficina de código abierto son ideales para empresas con un presupuesto ajustado. Por lo general, las soluciones de código abierto aún incluyen componentes principales de una suite de oficina y a menudo son compatibles con otras soluciones de suites de oficina. Aunque son compatibles con otras suites de oficina, los productos de código abierto pueden no siempre convertir documentos al mismo nivel que las soluciones de suites de oficina pagadas. Las empresas que convierten diferentes tipos de archivos deben considerar esto antes de implementar una solución de código abierto gratuita.
Beneficios Clave del Software de Suites de Oficina
- Crear documentos basados en texto, hojas de cálculo y presentaciones
- Convertir múltiples formatos de archivo
- Colaborar en documentos a través de organizaciones
¿Por qué Usar el Software de Suites de Oficina?
El software de suites de oficina es una solución básica para muchas empresas y ayuda a impulsar la productividad de la oficina y la creación de documentos. Desde demostraciones de productos hasta la creación de contenido, el software de suites de oficina es una herramienta esencial para casi todas las industrias.
Productividad — Todas las suites de oficina ayudan a los profesionales a producir contenido. Un beneficio importante del software de suites de oficina es la cantidad de cosas que un usuario puede lograr dentro de un único producto de suite. Por ejemplo, el software de hojas de cálculo, uno de los tres componentes principales, tiene miles de casos de uso. Un equipo de contabilidad puede usar una hoja de cálculo para llevar un registro de las finanzas diarias de una empresa, mientras que un investigador puede usar el software de hojas de cálculo para crear tablas dinámicas para comparar datos. Las suites de oficina ayudan a cada departamento en una empresa a ser más productivo.
Colaboración — Además de ayudar a las empresas a ser más productivas, las suites de oficina promueven la colaboración, tanto dentro de un equipo como entre departamentos. Muchas suites de oficina ofrecen funciones de colaboración que permiten a múltiples usuarios crear y editar documentos al mismo tiempo. Además, cuando una única plataforma de suites de oficina se integra en toda una empresa, los usuarios pueden compartir documentos fácilmente con otros. La capacidad de colaborar sin problemas en el trabajo aumenta la productividad entre departamentos.
¿Quién Usa el Software de Suites de Oficina?
Las suites de oficina son un elemento básico de la oficina, por lo que prácticamente todos los profesionales se benefician de usar este software. Aunque algunos usuarios pueden beneficiarse más de un producto específico dentro de una plataforma que de otro, la variedad de casos de uso hace que las suites de oficina sean atractivas para todos. Sin embargo, los contadores, creadores de contenido y equipos de ventas suelen beneficiarse más de las suites de oficina.
Contadores — Los contadores usan software de hojas de cálculo diariamente para gestionar las finanzas de una empresa. Las hojas de cálculo son ideales para rastrear y calcular finanzas y a menudo proporcionan características y opciones de extensión para mejorar el flujo de trabajo del contador. Los contadores también pueden usar software de creación de documentos para crear informes de gastos y entregar sus hallazgos a otros departamentos.
Creadores de contenido — El software de creación de documentos beneficia a los creadores de contenido basado en texto. Permite la colaboración entre equipos para la edición de contenido y la edición de copias, haciendo que la creación de contenido sea más eficiente y colaborativa. Más allá de la creación de documentos, los creadores de contenido también pueden usar software de hojas de cálculo para organizar ideas de contenido y compilar datos relacionados con una pieza de contenido.
Ventas — El software de presentaciones es comúnmente usado por los equipos de ventas para presentar propuestas de ventas. Aunque muchos equipos de ventas pueden optar por una solución de presentación independiente, el aspecto colaborativo de las plataformas de suites de oficina hace que las suites de oficina sean más atractivas. Los equipos de ventas a menudo usan herramientas de creación de documentos y herramientas de hojas de cálculo para la organización de leads, la gestión de información de prospectos y más.
Tipos de Software de Suites de Oficina
Aunque las plataformas de suites de oficina suelen estar consolidadas en sus ofertas de productos dentro de la suite, las empresas tienen muchas opciones de compra entre las que pueden elegir.
Basado en suscripción — Las suites de oficina basadas en suscripción son cada vez más comunes y permiten la colaboración en la nube, lo que hace que esta opción sea atractiva. Las empresas pueden pagar el software de manera incremental en lugar de todo de una vez. Otro beneficio de las suites de oficina basadas en la nube con un modelo de suscripción es que las actualizaciones de software son automáticas y se implementan con más frecuencia. Esto alivia las tareas de los departamentos de TI y mejora la experiencia del usuario.
Compra única — Aunque no es tan común, las empresas pueden optar por comprar versiones específicas de una plataforma de suite de oficina por una tarifa única. Aunque esta opción permite a los usuarios poseer el producto en lugar de solo suscribirse, la tarifa suele ser alta. Si los usuarios necesitan acceso a una versión actualizada del producto, deben comprar una actualización o comprar el producto nuevamente. Además, cualquier problema con el producto podría necesitar ser manejado internamente y no por el proveedor de software.
Código abierto — Las suites de oficina de código abierto son gratuitas para descargar, lo que es una opción atractiva para pequeñas empresas o empresas con un presupuesto ajustado. Las empresas deben considerar cuáles son sus necesidades, ya que las opciones de código abierto a menudo no tienen las mismas características que las opciones pagadas.
Además de las diferentes opciones de modelos de precios, las empresas pueden elegir entre una suite de oficina local o en línea también.
Local — Las suites de oficina locales se instalan en la computadora de un usuario en el lugar y también se conocen como productos SaaS (software como servicio). Los usuarios podrían querer considerar soluciones de gestión de operaciones SaaS si consideran la opción local.
En línea — Las suites de oficina en línea operan en la nube y no se descargan en la computadora de un usuario. En su lugar, un usuario accede a sus herramientas de suites de oficina en su navegador. Esta opción es ideal para la colaboración basada en la web; sin embargo, las soluciones basadas en la web pueden tener características limitadas.
Características del Software de Suites de Oficina
Dependiendo de los productos dentro de la suite, el software de suites de oficina ofrece una amplia variedad de características. Las características generales de las aplicaciones principales de las plataformas van desde herramientas colaborativas hasta características que aumentan la eficiencia del usuario.
Plantillas — Las aplicaciones permiten a los usuarios comenzar un documento desde cero, así como acceder a herramientas existentes. Por ejemplo, los usuarios pueden crear una presentación con la estructura de diapositivas, fuentes y colores disponibles.
Colaboración en la nube — Las herramientas de colaboración en la nube difieren según el tipo de plataforma de suites. Por lo general, la colaboración en la nube permite a múltiples usuarios editar una aplicación al mismo tiempo. Muchas aplicaciones también incluyen anotaciones, notas y herramientas de chat que permiten a los usuarios comunicarse entre sí dentro de una aplicación.
Conversión de archivos — Los archivos pueden ser convertidos entre aplicaciones. Por ejemplo, un usuario puede crear un documento dentro de una herramienta de hojas de cálculo y mover fácilmente los datos dentro de la hoja de cálculo a una herramienta de presentación dentro de la misma plataforma. Además, muchas herramientas de suite permiten a los usuarios convertir archivos creados fuera de las aplicaciones de la plataforma.
Panel de control — Las soluciones basadas en la web ofrecen un panel de control que alberga cada aplicación para un fácil acceso. Algunas soluciones locales también ofrecen esta característica.
Problemas Potenciales con el Software de Suites de Oficina
Aplicaciones no utilizadas — Las suites de oficina se compran como una suite completa. Eso significa que los usuarios que no requieren software de hojas de cálculo no pueden excluir esa herramienta de su suite para reducir el precio. Esto significa que muchas empresas recurren a comprar una suite completa con herramientas sin usar. Antes de comprometerse con una suite, las empresas deben evaluar si algunas herramientas incluidas quedarán sin usar y si vale la pena comprar la suite en absoluto.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Suites de Oficina
Hay varios productos similares en el mercado que ayudan a las empresas a combinar más de una aplicación o módulo para un flujo de trabajo optimizado.
Software de suites de gestión de RRHH — Las suites de gestión de RRHH son una serie de módulos que ayudan a los profesionales de RRHH a centralizar los procesos comunes de RRHH. Sin embargo, las suites de gestión de RRHH permiten a los usuarios comprar módulos por separado.
Software CRM todo en uno — Las herramientas CRM todo en uno combinan una serie de herramientas de interacción con el cliente dentro de una sola plataforma. Similar al software de suites de oficina, las herramientas individuales dentro de la plataforma no pueden comprarse por separado.
Software de gestión de proyectos — El software de gestión de proyectos ofrece múltiples herramientas para ayudar a las empresas a gestionar proyectos y optimizar el flujo de trabajo de los proyectos.
