Desafíos con el Software de Cumplimiento de Impuestos sobre Ventas y del IVA
Las soluciones de cumplimiento fiscal pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Entradas precisas: El software de cumplimiento fiscal hace un buen trabajo al presentar declaraciones de impuestos y hacer determinaciones de tasas, suponiendo que la información se ingrese correctamente. Todo software requiere algún tipo de interacción e ingreso humano, lo que puede llevar a errores humanos. La salida del software de cumplimiento de IVA es tan buena como sus entradas.
Preguntas legales: Este software puede responder todo tipo de preguntas relacionadas con el uso del software, pero la mayoría de las plataformas no responden consultas legales debido a razones de responsabilidad.
Determinaciones fiscales: El software de cumplimiento proporciona una lista bastante larga de categorías fiscales de las que el usuario debe elegir, lo que puede llevar a determinaciones fiscales incorrectas. Desafortunadamente, este tipo de software no puede hacer determinaciones fiscales para el usuario porque cada caso es diferente y único.
Precios: Este tipo de software es conocido por ser caro, y generalmente incluye tarifas adicionales de suscripción, incorporación e implementación. Los compradores de software deben hacer su debida diligencia antes de comprar software de cumplimiento fiscal porque probablemente tendrán que firmar un contrato que podría durar varios años.
Cómo Comprar Software de Cumplimiento de Impuestos sobre Ventas y del IVA
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Cumplimiento de Impuestos sobre Ventas y del IVA
Al seleccionar software de gestión de impuestos sobre ventas y del IVA, es importante primero observar qué tipo de sistema(s) fiscal(es), exenciones e integraciones necesita una empresa para apoyar y gestionar, y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. También se debe considerar la ubicación geográfica del negocio porque los sistemas fiscales varían de un lugar a otro. Hay una variedad de opciones cuando se trata de software de gestión fiscal, incluyendo aquellos diseñados para organizaciones de tamaño SMB y empresarial.
Comparar Productos de Software de Cumplimiento de Impuestos sobre Ventas y del IVA
Crear una lista larga
Una lista larga debe incluir todas las opciones que puedan proporcionar a los compradores la funcionalidad que necesitan. Dependiendo del país en el que resida la organización o pague impuestos, esta lista podría incluir soluciones que puedan ayudar con las reglas y tasas locales y federales, la recaudación y presentación de impuestos, y las integraciones con otras herramientas de contabilidad y transacciones.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducir esta lista en función del presupuesto. El software de cumplimiento fiscal está disponible para adaptarse a todos los presupuestos y algunas aplicaciones fiscales generales pueden descargarse gratis o comprarse en el mercado a un precio más bajo.
Sin embargo, los compradores deben tener en cuenta que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.
Realizar demostraciones
Las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan, por ejemplo, uno podría pedir que se le explique todas las características de remisión, cómo ejecutar informes para auditorías o cómo importar datos financieros de otros sistemas.
Selección de Software de Cumplimiento de Impuestos sobre Ventas y del IVA
Elegir un equipo de selección
Los contadores, controladores y equipos de soporte que utilizarán este software deben estar involucrados en el proceso de selección. El contador puede preferir una aplicación que sea compatible con las que actualmente utilizan. Cada negocio es diferente y el contador o controlador probablemente esté en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre la mejor opción para las necesidades particulares del negocio. El controlador incluso podría ayudar a la empresa a instalar y configurar el software elegido.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, independientemente del software elegido, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver el ROI, los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo con lo que esperar de la otra.
Si el negocio tiene flujo de efectivo, podrían pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Otras veces, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si los compradores pagan por adelantado en lugar de pagar un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitarán ayuda para implementar el software o integrarlo con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos, o si un tercero puede hacerlo más barato.
También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa planea usar el software durante varios años, el comprador puede negociar términos de contrato más largos, lo que a veces resulta en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben tratar de priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no todas, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no hay un software perfecto, pero sí hay uno que es el mejor para su negocio.
Si es posible, los compradores deben realizar un programa piloto con un tamaño de muestra más pequeño de usuarios para evaluar qué tan bien se recibe el software. Si la plataforma obtiene altas calificaciones, pueden comprar con más confianza. Si se encuentra que la herramienta es ineficiente o no funciona como se esperaba, podría ser el momento de probar otro software.
