¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?
La gestión de órdenes de trabajo consiste en los procesos y estrategias necesarios para planificar y monitorear las actividades laborales en toda una empresa. Los procedimientos de gestión de órdenes de trabajo ayudan a aumentar la productividad entre los empleados y aseguran la calidad de los productos y servicios entregados por la empresa.
Tipos de gestión de órdenes de trabajo
Si bien cualquier empresa puede aplicar principios de gestión de órdenes de trabajo, existen diferentes enfoques para planificar el trabajo, dependiendo de la complejidad de las operaciones de la empresa.
- Manufactura: Las órdenes de trabajo en la industria manufacturera están definidas por planes de producción y programas maestros de producción. Dependiendo del número de productos y su complejidad, los planes de producción pueden dividirse en órdenes de trabajo para que cada empleado sea responsable de una operación específica.
- Mantenimiento: Una orden de trabajo para trabajos de mantenimiento agrupa varias tareas necesarias para realizar actividades como reparaciones o calibración. Por ejemplo, una orden de reparación comprende los siguientes pasos: identificar el problema y su causa, encontrar una solución y luego realizar la reparación.
- Servicios profesionales: Mientras que los proveedores de servicios profesionales suelen rastrear el trabajo utilizando software de gestión de proyectos, las órdenes de trabajo pueden usarse para actividades puntuales.
Beneficios de la gestión de órdenes de trabajo
La gestión de órdenes de trabajo tiene múltiples beneficios para las empresas, siendo los más importantes:
- Aumento de la productividad: Los empleados que saben exactamente qué tienen que hacer, cuándo se debe hacer y cómo hacerlo son los más eficientes, ya que se pierde menos tiempo averiguando en qué consiste su trabajo. El tiempo de inactividad y los errores también pueden reducirse significativamente al gestionar las órdenes de trabajo.
- Mejora de la calidad: Las órdenes de trabajo asignan tareas a los empleados según sus calificaciones, experiencia y disponibilidad. Esto evita poner a empleados no calificados a cargo de actividades complejas como operaciones de manufactura o mantenimiento. Como resultado, cada actividad es realizada por los empleados más calificados. Así, esto ayuda a mantener un alto nivel de calidad de los productos y servicios proporcionados por la empresa.
- Mejor responsabilidad: Monitorear las órdenes de trabajo permite a las empresas identificar qué funciona y qué no, así como quién es responsable de problemas como la gestión de productos defectuosos y servicios de baja calidad. Usando esta información, los gerentes pueden tomar acciones correctivas para limitar los posibles daños de operaciones deficientes.
Elementos básicos de la gestión de órdenes de trabajo
La gestión de órdenes de trabajo abarca los siguientes elementos esenciales:
- Plantillas: Dado que la mayoría del trabajo tiende a ser repetitivo, las empresas necesitan plantillas de órdenes de trabajo para varias actividades que puedan reutilizarse y adaptarse, en lugar de tener que empezar desde cero cada vez que se crean nuevas órdenes.
- Flujos de trabajo: Mientras que el trabajo simple es directo, los procesos complejos requieren un flujo de trabajo para asignar tareas a múltiples empleados en diferentes departamentos y equipos.
- Planificación: Hay una necesidad de planificación cuando se trata de órdenes de trabajo, ya que deben coincidir con los empleados y su disponibilidad para las actividades realizadas por cada departamento de la empresa.
- Monitoreo: Rastrear las órdenes de trabajo en tiempo real permite a los gerentes analizar la eficiencia de sus empleados e identificar si cada persona está realizando las tareas asignadas.
- Comunicación: Toda la información requerida para ejecutar las órdenes de trabajo debe comunicarse con los empleados a cargo. Además, los empleados deben ser notificados de cualquier cambio en las órdenes de trabajo para asegurar que están realizando las actividades correctas en el momento adecuado.
- Analítica: Analizar las órdenes de trabajo proporciona información sobre lo que funciona bien y ayuda a las empresas a identificar problemas y tendencias.
Mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo
Para asegurar que la gestión de órdenes de trabajo brinde resultados óptimos, las empresas deben considerar las siguientes mejores prácticas:
- Identificar y gestionar cuellos de botella: Los datos históricos de órdenes de trabajo pueden usarse para identificar problemas que ocurren con frecuencia y que deben ser abordados por la empresa. Los cuellos de botella, como empleados ineficientes o falta de recursos, pueden ralentizar las operaciones e impactar negativamente en la productividad y la calidad. A menudo se requieren acciones correctivas para abordar estos desafíos, como reasignar empleados o reasignar recursos.
- Ajustar órdenes y reasignar trabajo: Siempre habrá excepciones y cambios impredecibles sin importar cuán bien los gerentes planifiquen el trabajo. Dado que estos pueden tener un efecto dominó e impactar otras operaciones, deben identificarse lo antes posible y abordarse rápidamente. Para hacerlo, los gerentes pueden modificar órdenes sobre la marcha y reasignar recursos. Por ejemplo, un empleado que está enfermo puede ser reemplazado por un colega que tenga las mismas calificaciones.
- Establecer objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPIs): Para analizar mejor la efectividad de las órdenes de trabajo, las empresas necesitan crear objetivos claros y realistas. Los KPIs son valores medibles que muestran cuán efectivamente una empresa gestiona las órdenes de trabajo. Los KPIs comparan el objetivo predefinido con el rendimiento real para identificar discrepancias. Por ejemplo, un departamento de mantenimiento puede tener como objetivo realizar 50 reparaciones por día pero solo completa 45, lo que significa que su rendimiento está por debajo de las expectativas.
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Gabriel Gheorghiu
Gabriel’s background includes more than 15 years of experience in all aspects of business software selection and implementation. His research work has involved detailed functional analyses of software vendors from various areas such as ERP, CRM, and HCM. Gheorghiu holds a Bachelor of Arts in business administration from the Academy of Economic Studies in Bucharest (Romania), and a master's degree in territorial project management from Université Paris XII Val de Marne (France).