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Qu'est-ce que la gestion de projet de capital ?
Le logiciel de gestion de projet de capital aide les entreprises à définir, mettre en œuvre et surveiller des investissements importants dans des infrastructures telles que des installations de fabrication, des entrepôts, des routes ou des aéroports.
Les projets de capital sont beaucoup plus complexes qu'un projet typique qu'une entreprise de services professionnels peut livrer, comme une campagne de marketing. En fait, un projet de capital comprend des dizaines ou des centaines de petits projets, chacun avec des tâches spécifiques pour chaque phase du projet, de la conception et la planification à l'exécution et la maintenance. Les projets de capital impliquent également de nombreux employés, entrepreneurs, fournisseurs et consultants. Enfin, ces projets doivent se conformer aux normes de durabilité locales et mondiales, telles que la protection de l'environnement et la sécurité des travailleurs.
Il est donc essentiel pour les entreprises à forte intensité de capital d'utiliser un système de gestion qui aide à l'automatisation de toutes les tâches et activités liées aux projets de capital.
Quels types de gestion de projet de capital existent ?
Les solutions de gestion de projet de capital ont des fonctionnalités similaires aux solutions de gestion de projet standard mais peuvent être différenciées en fonction du modèle de livraison du logiciel.
Logiciel en tant que service (SaaS)
L'informatique en nuage ou SaaS est désormais le principal modèle de livraison pour ce type de logiciel. Cela signifie que les acheteurs n'ont pas besoin de se soucier du matériel et du personnel informatique pour gérer le logiciel et sa base de données sur leurs locaux.
Sur site
Le logiciel traditionnel de gestion de projet de capital était stocké et géré par les acheteurs sur leurs locaux. Comme certaines de ces entreprises ont investi massivement dans des personnalisations, elles peuvent préférer conserver leurs solutions héritées. De plus, de nouveaux clients peuvent opter pour ce modèle de livraison pour avoir plus de contrôle sur le logiciel et les données.
Hybride
Dans certains cas, les entreprises peuvent avoir besoin de combiner des logiciels en nuage ou SaaS avec des solutions sur site. Certains fournisseurs de gestion de projet de capital offrent les deux options afin que leurs clients puissent utiliser l'une ou l'autre. Le principal avantage du modèle hybride est que les acheteurs n'ont pas besoin de remplacer toutes leurs solutions sur site, ce qui peut être un processus long et compliqué. Au lieu de cela, ils peuvent progressivement déplacer des parties de leur écosystème logiciel du site vers le nuage.
Quelles sont les fonctionnalités communes de la gestion de projet de capital ?
Les fonctionnalités suivantes sont les fonctionnalités de base d'une solution de gestion de projet de capital qui peuvent aider les utilisateurs à chaque étape du projet :
Gestion de projet et de portefeuille : Comme mentionné ci-dessus, un projet de capital est un mélange de nombreux petits projets, qui peuvent être regroupés en portefeuilles. Alors que les propriétaires de projet se concentrent exclusivement sur leurs projets, les gestionnaires de portefeuille ont besoin de fonctionnalités pour définir et mettre en œuvre des portefeuilles. Des fonctionnalités telles que les contrôles de projet sont également nécessaires au niveau du portefeuille. De plus, les ressources peuvent être partagées et les coûts doivent être surveillés à travers les projets et les portefeuilles.
Planification de capital : Les projets de capital doivent être examinés et approuvés avant d'être mis en œuvre, ce qui peut être fait à l'aide du module de planification de capital. Les utilisateurs peuvent commencer à travailler sur la planification du projet et les flux de travail nécessaires pour effectuer les tâches uniquement lorsque le projet global est approuvé.
Gestion des coûts de projet : Les projets de capital sont coûteux, donc les entreprises doivent suivre leurs coûts ou dépenses en capital (CapEx) avec précision. Le logiciel de gestion de projet de capital aide les entreprises avec la prévision des coûts, qui est utilisée pour créer un budget pour le projet, généralement appelé budget de capital. Les coûts estimés calculés par la prévision sont comparés aux coûts réels lorsque le projet est mis en œuvre.
Gestion de programme : Les programmes de capital se réfèrent à des groupes de portefeuilles de projets qui peuvent être gérés ensemble car ils ont des ressources et des parties prenantes similaires. Par exemple, un gestionnaire de programme peut superviser tous les portefeuilles de projets de construction, de la définition à la mise en œuvre et à la clôture. La fonctionnalité de gestion de programme peut également être utilisée pour aligner les portefeuilles et les projets avec la stratégie globale de l'entreprise et les objectifs commerciaux.
Approvisionnement : Les fonctionnalités d'achat aident les entreprises à identifier et acheter toutes les ressources et composants nécessaires pour livrer un projet de capital, des matériaux de construction à l'équipement et parfois des services professionnels. Ce module aide également à trouver les meilleurs fournisseurs pour chaque type de ressource.
Gestion des ressources : Chaque projet de capital nécessite des ressources humaines et matérielles importantes. L'équipe de projet utilise le logiciel de gestion de projet de capital pour l'allocation des ressources à chaque étape. L'allocation est basée sur les calendriers de projet créés à l'aide du module de gestion de projet et de portefeuille. L'allocation des ressources doit être mise à jour en temps réel pour éviter les retards et les perturbations lorsqu'un projet change.
Gestion des ordres de travail : Après qu'un projet de capital est créé et que les ressources sont allouées, les superviseurs doivent assigner le travail aux employés en fonction de leur disponibilité et de leurs qualifications. Les flux de travail prédéfinis aident les utilisateurs à créer des ordres de travail pour les opérations standard, mais de nombreuses activités peuvent être spécifiques à une industrie ou un client. Par exemple, réaliser une étude de terrain peut être entièrement différent pour un détaillant construisant un nouvel entrepôt et pour une entreprise pétrolière et gazière.
Gestion de l'information et des documents de projet : Les grands portefeuilles de projets nécessitent beaucoup d'informations sur les livrables tels que les entrepôts ou les installations de production, y compris des détails sur leurs spécifications techniques, instructions de maintenance ou mesures de sécurité. La gestion des documents est également utilisée pour créer des modèles tels que des contrats ou des déclarations de travail.
Quels sont les avantages de la gestion de projet de capital ?
Ce logiciel permet une meilleure définition, déploiement et surveillance des projets de capital.
Rationaliser le cycle de vie du projet de capital : Étant donné que les projets de capital peuvent être complexes et nécessiter des années pour être achevés, les entreprises doivent suivre toutes les étapes du projet, de la définition et la délimitation à la mise en œuvre et jusqu'à la livraison finale. Le processus peut impliquer des centaines de personnes internes et externes et des milliers de tâches interdépendantes.
Suivre les coûts et la rentabilité : Les coûts des projets de capital peuvent être très élevés, ce qui signifie que le prix du projet doit être encore plus élevé pour que l'entreprise atteigne la rentabilité. Les solutions de gestion de projet de capital peuvent aider à minimiser les coûts, ce qui améliore le profit.
Améliorer l'allocation des ressources et la productivité des employés : Étant donné que les ressources représentent une composante importante de tout projet de capital, leur gestion peut avoir un impact significatif sur sa performance.
Qui utilise la gestion de projet de capital ?
Ce type de logiciel peut être utilisé par toute personne impliquée dans la gestion de projet de capital, mais il bénéficie principalement aux personnes suivantes :
Bureau de gestion de projet (PMO) : Le PMO représente les chefs de projet impliqués dans la définition et la planification de chaque étape de chaque projet. De plus, le groupe PMO met en œuvre et surveille les projets et s'assure que les normes et meilleures pratiques de gestion de projet sont mises en œuvre dans toute l'entreprise.
Gestionnaires de portefeuille et de programme : Ces utilisateurs sont en charge de la gouvernance des projets, ce qui signifie qu'ils supervisent les activités globales à un niveau élevé et comptent sur les chefs de projet pour identifier et résoudre les problèmes qui peuvent affecter la livraison.
Superviseurs et chefs d'équipe : Les superviseurs sont ceux qui mettent en œuvre les tâches définies par les chefs de projet. Ils sont en charge de la gestion des ressources et de la création et du suivi des ordres de travail.
Comptables : Les professionnels de la comptabilité utilisent ce logiciel pour suivre les coûts et dépenses des projets et s'assurer que l'entreprise est rentable. Les comptables sont également impliqués dans la prévision des coûts et la budgétisation pour de nouveaux projets.
Quelles sont les alternatives à la gestion de projet de capital ?
Les alternatives au logiciel de gestion de projet de capital peuvent remplacer ce type de logiciel, soit totalement, soit partiellement :
Logiciel ERP basé sur des projets : Les systèmes ERP basés sur des projets peuvent également être utilisés pour gérer des projets de capital. Cependant, leur fonctionnalité pour les grands projets est moins robuste que celle du logiciel de gestion de projet de capital. L'ERP basé sur des projets fournit des fonctionnalités de back-office et de front-office telles que la comptabilité et les ventes, qui ne sont pas incluses dans les solutions de gestion de projet de capital.
Logiciel de gestion de projet de construction : Les entreprises de construction peuvent remplacer le logiciel de gestion de projet de capital par des solutions de gestion de projet conçues spécifiquement pour leur industrie.
Logiciels liés à la gestion de projet de capital
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec la gestion de projet de capital incluent :
Logiciel de gestion des coûts de projet : Comme son nom l'indique, ce type de logiciel se concentre exclusivement sur le suivi des coûts de projet. Bien qu'il ne puisse pas remplacer le logiciel de gestion de projet de capital, il peut le compléter, surtout lorsque ce dernier n'a pas de fonctionnalité robuste de gestion des coûts.
Logiciel de gestion de la construction : Bien que ce logiciel soit conçu pour l'industrie de la construction, il peut également être utilisé dans des industries connexes telles que l'immobilier.
Logiciel de gestion de projet et de portefeuille (PPM) : Ce type de logiciel aide les entreprises à gérer des portefeuilles de projets mais n'inclut pas toujours des fonctionnalités avancées pour la gestion des coûts, l'allocation des ressources ou la gestion des ordres de travail.
Logiciel de gestion des actifs : Les actifs fixes tels que les propriétés, les installations et l'équipement (PP&E)
sont essentiels à tout projet de capital en raison de l'équipement et de la machinerie utilisés pour construire une installation ou un pont. De plus, la fonctionnalité de gestion des installations peut être utilisée pour gérer les chantiers de construction.
Logiciel de gestion de l'information sur le bâtiment (BIM) : Le BIM est utilisé pour concevoir des bâtiments, des installations ou des projets d'infrastructure. Les conceptions finales sont utilisées comme point de départ pour les projets de capital, c'est pourquoi les deux solutions sont utilisées ensemble.
Défis de la gestion de projet de capital
Les solutions logicielles de gestion de projet de capital peuvent présenter des défis, comme indiqué ci-dessous :
Complexité : Étant donné que les projets de capital peuvent être complexes et coûteux, le logiciel utilisé pour les gérer peut également être compliqué à utiliser. Par exemple, de nombreuses fonctionnalités sont nécessaires pour gérer toutes les tâches à chaque étape du projet. De plus, de nombreux employés et travailleurs externes sont impliqués, et ils peuvent avoir besoin d'accéder à différentes parties du système.
Coût de possession : Le logiciel de gestion de projet de capital peut être coûteux et nécessiter des personnalisations étendues en fonction de l'industrie de l'acheteur. Outre les coûts initiaux élevés, le maintien du système peut nécessiter du personnel qualifié ou des services supplémentaires du fournisseur.
Quelles entreprises devraient acheter la gestion de projet de capital ?
Les entreprises achètent ce type de logiciel lorsqu'elles ont dépassé les systèmes hérités, les feuilles de calcul et d'autres solutions logicielles qui ne fournissent pas de fonctionnalités robustes pour les projets de capital.
Entreprises à forte intensité d'actifs : Les fabricants ou les grands détaillants ont besoin de construire et de maintenir des installations et des machines ou équipements sophistiqués tels qu'un four industriel ou le système de convoyeur d'un centre de distribution.
Gouvernements et secteur public : Les grands projets d'infrastructure ne peuvent être gérés qu'à l'aide de la gestion de projet de capital, ce qui rend ce logiciel essentiel pour toute agence gouvernementale impliquée dans de tels projets.
Consultants : Les entreprises de services professionnels utilisent ce type de logiciel pour déployer et gérer de grands projets au nom de leurs clients. Par exemple, une entreprise de vente au détail peut externaliser le projet à un consultant externe au lieu de construire un centre de distribution.
Tendances de la gestion de projet de capital
Consolidation du marché
La complexité du logiciel le rend difficile à développer, ce qui explique pourquoi la plupart des acteurs sont des fournisseurs moyens et grands. Pour cette raison, les fournisseurs choisissent souvent de combiner leurs forces par le biais de fusions et acquisitions.
Spécialisation verticale
Les fournisseurs ont tendance à se spécialiser dans des secteurs industriels spécifiques avec des exigences différentes en matière de gestion de projet de capital. Par exemple, les entreprises manufacturières ont besoin de fonctionnalités pour gérer la construction d'usines ou d'entrepôts, tandis que les entreprises de services publics peuvent avoir besoin de fonctionnalités pour les actifs linéaires tels que les lignes électriques.
Comment acheter la gestion de projet de capital
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour la gestion de projet de capital
Étant donné que la création d'une RFI pour un logiciel complexe peut être une initiative décourageante, les acheteurs devraient essayer de se concentrer sur les fonctionnalités essentielles et critiques dont ils ont besoin dans une solution de gestion de projet de capital. Par exemple, la gestion des ressources est cruciale, tandis qu'un outil de chat peut être moins vital.
Comparer les produits de gestion de projet de capital
Créer une liste longue
Une liste longue peut être créée en choisissant des solutions basées sur des critères spécifiques à l'acheteur. Par exemple, le modèle de livraison en nuage peut être un facteur décisif pour les entreprises qui ne veulent pas investir dans l'informatique.
Créer une liste courte
La liste courte est le résultat de l'élimination de la plupart des alternatives pour ne garder que deux ou trois finalistes. Étant donné que les produits de la liste longue offrent généralement des fonctionnalités similaires, les critères pour créer une liste courte doivent être plus spécifiques. Par exemple, les fournisseurs peuvent être éliminés s'ils n'ont pas une expérience et une expertise étendues dans l'industrie de l'acheteur.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations doivent être utilisées pour différencier davantage les produits. À cette fin, elles doivent être suffisamment détaillées pour montrer des fonctionnalités critiques telles que la planification de projet mais pas trop compliquées pour ne pas confondre les acheteurs.
Idéalement, les démonstrations devraient suivre un script créé par l'acheteur qui simule ses opérations quotidiennes, de la définition et la révision du programme et du projet à la mise en œuvre du projet et des tâches et à la clôture du projet.
Sélection de la gestion de projet de capital
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection devrait inclure les employés clés impliqués dans la gestion de projet de capital, tels que les gestionnaires de programme et de portefeuille, les chefs de projet, les superviseurs, les comptables et les cadres. Étant donné que les projets de capital peuvent inclure des centaines d'utilisateurs, il n'est pas réaliste d'impliquer tout le monde, mais ils devraient être autorisés à fournir des commentaires et exprimer des préoccupations.
Négociation
Bien que les négociations aient tendance à se concentrer sur le prix du logiciel, les acheteurs devraient considérer le retour sur investissement (ROI) de la solution. Le coût initial de la gestion de projet de capital peut être élevé, mais ce type de logiciel peut également apporter des économies de coûts substantielles et des gains de productivité à moyen et long terme. Un logiciel plus abordable peut être tentant, mais il ne fournit généralement pas de fonctionnalités robustes, et son ROI peut ne pas être plus élevé.
Décision finale
La décision finale devrait inclure toutes les parties prenantes, les contrôleurs financiers et les directeurs financiers. Outre le logiciel et les services fournis par le fournisseur, les acheteurs devraient s'assurer que le contrat contient un plan détaillé de la mise en œuvre, des informations sur la sécurité et la conformité du logiciel, et des accords de niveau de service.