Meilleur Logiciel de gestion de portefeuille d'applications

Qu'est-ce que le logiciel de gestion de portefeuille d'applications ?

Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de gestion de portefeuille d'applications ?

Quels sont les avantages du logiciel de gestion de portefeuille d'applications ?

Qui utilise le logiciel de gestion de portefeuille d'applications ?

Responsables informatiques : L'équipe qui utilise le plus la solution de gestion de portefeuille d'applications serait l'équipe informatique, car elle gère l'inventaire des logiciels. Ils sauront quels logiciels acheter, retirer et réinvestir. De plus, ils peuvent utiliser les rapports de gestion de portefeuille informatique pour mieux communiquer l'état de l'inventaire des logiciels avec d'autres parties prenantes.

Équipe d'achat : L'équipe d'achat utilise le logiciel de gestion de portefeuille d'applications pour la négociation d'achat de logiciels. Par exemple, en comprenant quel logiciel est sous-utilisé, l'équipe d'achat peut négocier pour le remboursement ou un prix inférieur.

Logiciels liés au logiciel de gestion de portefeuille d'applications

Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec les outils de gestion de portefeuille technologique incluent :

Logiciel de gestion des actifs logiciels (SAM) : Ce type de logiciel documente et gère les licences logicielles sur site utilisées par une entreprise. Les entreprises utilisent le logiciel SAM pour compléter la gestion de portefeuille d'applications pour la gestion des contrats et des licences.

Logiciel de gestion des opérations SaaS : Le logiciel de gestion des opérations SaaS gère les produits SaaS pour fournir aux entreprises un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur leurs portefeuilles SaaS.

Défis avec le logiciel de gestion de portefeuille d'applications

Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis.

Gestion à long terme : La gestion de portefeuille informatique n'est pas une rationalisation d'application ponctuelle qui se concentre sur les coûts et les problèmes techniques à court terme. Nettoyer le paysage logiciel une seule fois puis l'oublier entraînera la réapparition des mêmes problèmes à l'avenir. Les entreprises doivent adopter une approche du cycle de vie. Une surveillance régulière de l'utilisation technique et commerciale des applications et une évaluation des options futures sont nécessaires pour aligner le portefeuille sur les objectifs commerciaux.

Comprendre les dépendances : Les applications ne doivent pas être jugées comme autonomes mais comme un paysage. Les responsables informatiques doivent prendre en compte les dépendances entre les applications et les entreprises qu'elles soutiennent. L'analyse des dépendances montrera la complexité, les risques et la valeur commerciale du paysage applicatif. Remplacer ou retirer une application isolément entraîne des conséquences imprévues qui impactent d'autres équipes et applications.

Déterminer des métriques objectives : Il n'existe pas de stratégie ou de métrique unique qui puisse refléter avec précision la valeur de chaque application. Mais d'un autre côté, demander aux utilisateurs à quel point chaque application est précieuse est extrêmement biaisé. Au lieu de cela, les responsables informatiques doivent étudier les cas d'utilisation qui identifient les chaînes de valeur et les flux de travail de l'application. Cela montre comment les applications soutiennent les fonctionnalités commerciales et techniques pour les produits et les clients. Ensuite, l'équipe informatique peut évaluer l'application avec des métriques appropriées qui sont pertinentes pour ces fonctionnalités et peut également découvrir de nouvelles utilisations potentielles.

Comment acheter un logiciel de gestion de portefeuille d'applications

L'achat d'une solution de gestion de portefeuille d'applications peut être compliqué en fonction de l'infrastructure existante et de la compatibilité logicielle. Souvent, lors de l'achat de solutions de gestion de portefeuille d'applications, les entreprises ont rencontré des problèmes de dépassement de coûts logiciels, donc le désir de faire un achat rapide alors qu'il y a un intérêt et une pression d'entreprise peut être fort. Cependant, l'achat de logiciels d'entreprise nécessite de la dévouement et du temps. Si l'entreprise n'aime pas le logiciel après l'achat, changer pour un autre logiciel est coûteux et chronophage.

Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion de portefeuille d'applications

Les entreprises doivent avoir une bonne compréhension des raisons pour lesquelles elles ont besoin de solutions de gestion de portefeuille informatique. Outre des raisons simples telles que l'obtention de visibilité sur le paysage applicatif, il y a généralement des raisons plus profondes pour lesquelles l'entreprise a besoin de cette capacité.

Une solution de gestion de portefeuille d'applications dédiée à l'équipe financière pourrait être très différente de celle dédiée à l'équipe d'achat, et leur hypothèse quant à la raison pour laquelle ils ont besoin de cette capacité pourrait également être erronée. L'équipe financière peut penser qu'un outil de gestion de portefeuille d'applications aiderait considérablement leur processus budgétaire désordonné pour les nouveaux logiciels, mais le logiciel peut faire bien plus que cela, donc la valeur et le budget de l'application devraient être plus élevés qu'auparavant. La meilleure façon de voir une image claire de la situation est de travailler avec toutes les parties prenantes pour des cas d'utilisation afin de répondre à qui veut faire quoi, et pourquoi cela est important pour l'entreprise.

Avec des cas d'utilisation, les acheteurs peuvent formuler les exigences de fonctionnalités souhaitées et les classer objectivement. Les acheteurs devraient établir une liste classée des fonctionnalités de gestion de portefeuille d'applications qui répondent le plus directement aux problèmes qu'ils essaient de résoudre, puis s'y référer dans le RFP. Prioriser l'ensemble des fonctionnalités souhaitées peut aider à réduire le pool potentiel d'outils de gestion de portefeuille technologique, permettant aux équipes d'appliquer ensuite d'autres considérations pour le budget, la facilité d'intégration avec d'autres systèmes, les exigences de sécurité, et plus encore. Cette approche holistique permet aux acheteurs d'avancer avec une liste de contrôle ciblée, qui peut être utilisée conjointement avec les scores G2 pour sélectionner le meilleur produit de gestion de portefeuille d'applications pour l'entreprise.

Comparer les produits de gestion de portefeuille d'applications

Créer une longue liste

Les acheteurs devraient commencer avec un large éventail de fournisseurs de logiciels de gestion de portefeuille d'applications et informer des fonctionnalités indispensables souhaitées et du budget, afin qu'ils puissent répondre s'ils sont un bon choix ou non dès le départ. L'objectif est d'avoir au moins 5 à 10 fournisseurs qui répondent aux critères généraux.

Créer une liste restreinte

Il est maintenant temps de croiser les résultats des évaluations initiales des fournisseurs avec les avis G2 d'autres acheteurs, dont la combinaison aidera à se concentrer sur une liste de trois à cinq produits. À partir de là, les acheteurs peuvent comparer les prix et les fonctionnalités pour déterminer le meilleur choix.

Conduire des démonstrations

Les démonstrations sont la partie la plus importante du processus RFP car l'acheteur doit s'assurer que son logiciel est compatible avec la solution de gestion de portefeuille d'applications du fournisseur. Les entreprises doivent informer les fournisseurs à l'avance qu'elles ont besoin de voir les données dans leur système et de comprendre comment cela fonctionnera. Parfois, les fournisseurs peuvent prendre les données de l'acheteur et travailler rapidement en arrière-plan, puis revenir avec des résultats pour que l'acheteur les explore. C'est une mini-implémentation, donc tous les problèmes et capacités ne sont pas abordés dans ce type de démonstration. Ainsi, les acheteurs doivent être sûrs de discuter des limitations avec les principales parties prenantes. Ensuite, l'acheteur doit avoir les données sélectionnées prêtes à donner au fournisseur. Donner aux fournisseurs des données brutes est chronophage et risqué, donc ce n'est pas recommandé.

Pendant les démonstrations, les acheteurs devraient poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus ; par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers une analyse de dépendance d'application en construisant une carte du paysage applicatif pour déterminer la valeur de l'ensemble du paysage.

Sélection du logiciel de gestion de portefeuille d'applications

Choisir une équipe de sélection

Quelle que soit la taille de l'entreprise, il est important d'impliquer les personnes les plus pertinentes lors du processus de sélection du logiciel de gestion de portefeuille d'applications. Les grandes entreprises peuvent inclure des membres individuels de l'équipe pour remplir des rôles tels que chef de projet, décideur, propriétaire du système, et professionnels et développeurs informatiques qui travailleront le plus étroitement avec le logiciel. Les petites entreprises avec moins d'employés peuvent avoir des rôles qui se chevauchent.

Négociation

Il est très probable que l'acheteur choisisse un logiciel de gestion de portefeuille technologique basé sur le SaaS. Dans ce cas, les acheteurs doivent déterminer quel type de relation l'acheteur et le fournisseur pourraient avoir. Les fournisseurs SaaS installeront, configureront, mettront à jour et interagiront avec l'acheteur à long terme, tandis qu'avec les fournisseurs de logiciels sur site, il est plus probable qu'il s'agisse d'une interaction unique. L'acheteur doit déterminer le niveau de connaissance du domaine du service client du fournisseur SaaS, la qualité du support et l'adéquation aux parties prenantes. Il y a aussi des fonctionnalités spécifiques et des packages dont l'acheteur pourrait ne pas avoir besoin. Tout cela peut être négocié.

Décision finale

Après cette étape, il est important d'effectuer un essai si possible avec l'équipe des parties prenantes. Si l'outil de gestion de portefeuille d'applications est bien aimé et bien utilisé, l'acheteur peut considérer cela comme un signe que sa sélection est la bonne. Sinon, une réévaluation des options peut être nécessaire.

Avant l'achat final, l'acheteur doit également savoir ce qui se passe si le contrat se termine prématurément. Les solutions de gestion de portefeuille d'applications évoluent très rapidement, donc les acteurs changent chaque année avec de nouvelles fonctionnalités. Le choix parfait peut être le cas aujourd'hui mais pas pour les trois à cinq prochaines années. Étant donné que l'acheteur apportera des données précieuses au fournisseur, l'acheteur doit savoir comment les données seront traitées si le contrat se termine prématurément. Quel processus et format seront utilisés pour extraire les données ? Quelles règles les deux parties doivent-elles suivre ? Quels sont les coûts et les pénalités ? Il est préférable d'avoir de la clarté sur ces sujets dès les premières étapes du processus d'achat plutôt que lorsque les choses ne se passent pas comme prévu.