Le logiciel de destruction de données—parfois également appelé logiciel d'effacement de données, d'effacement de données ou de nettoyage de données—est utilisé pour supprimer complètement les données électroniques des dispositifs de stockage de manière à ce qu'elles ne soient pas récupérables à l'aide de logiciels de récupération de données.
Les entreprises utilisent des logiciels de destruction de données pour éliminer en toute sécurité leurs données électroniques, souvent pour respecter des obligations contractuelles ou se conformer à des exigences légales de destruction de données. Généralement, les responsables de la conformité d'une entreprise établissent des politiques de rétention des données pour la gestion du cycle de vie des données, y compris la destruction des données, qui seraient exécutées par les administrateurs informatiques. Pour les entreprises qui ne souhaitent pas effectuer leur propre destruction de données, elles peuvent faire appel à des services de destruction de documents numériques.
Pour être inclus dans la catégorie Destruction de Données, un produit doit :
Offrir une ou plusieurs méthodes de destruction de données de divers degrés, y compris la suppression de données, l'effacement de données, l'effacement de fichiers, le déchiquetage de fichiers, le nettoyage de données, la purge de données ou une désinfection complète certifiable des données
Offrir des audits, de la documentation ou une certification prouvant que les normes de destruction de données ont été respectées
Comment acheter un logiciel de destruction de données
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de destruction de données
Étant donné que la destruction des données fait partie du processus de DLM, il est important de planifier d'abord un processus de DLM si l'entreprise n'en a pas. De nombreuses entreprises qui n'ont pas les talents pour la destruction de données, la gestion de la confidentialité des données et la gestion de la conformité devraient envisager d'embaucher des talents externes pour mettre en œuvre correctement le processus de DLM. Le processus de DLM doit être conforme aux normes de l'industrie. Une fois la planification du DLM terminée, l'équipe de conformité doit identifier comment détruire les données en fonction de leur budget d'entreprise, de leur processus de gestion des données, de leur industrie et de leurs exigences fonctionnelles. Par exemple, certaines réglementations industrielles exigent la destruction matérielle sur site, tandis que d'autres n'ont pas de telles exigences.
Prioriser l'ensemble des fonctionnalités souhaitées peut aider à réduire le pool potentiel de solutions de destruction de données, permettant aux équipes d'appliquer ensuite d'autres considérations pour le budget, la facilité d'intégration avec d'autres systèmes, les exigences de sécurité, et plus encore. Cette approche holistique permet aux acheteurs d'avancer avec une liste de contrôle ciblée, qui peut être utilisée en conjonction avec le score G2 pour sélectionner le meilleur produit pour l'entreprise.
Comparer les produits de destruction de données
Créer une longue liste
Les acheteurs devraient commencer avec un large éventail de fournisseurs de logiciels de destruction de données. En gardant à l'esprit les fonctionnalités indispensables souhaitées, il est important que les acheteurs effectuent des enquêtes cohérentes lors des démonstrations pour pouvoir comparer efficacement les avantages et les inconvénients de chaque solution logicielle.
Créer une courte liste
Il est utile de croiser les résultats des évaluations initiales des fournisseurs avec les avis G2 d'autres acheteurs, ce qui aidera à se concentrer sur une liste de trois à cinq produits. À partir de là, les acheteurs peuvent comparer les prix et les fonctionnalités pour déterminer le meilleur choix.
Effectuer des démonstrations
En règle générale, les entreprises doivent s'assurer de faire une démonstration de tous les produits qui figurent sur leur courte liste. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus ; par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers un processus typique d'effacement des données, de la planification au recyclage du disque dur dans l'outil de destruction de données.
Sélection du logiciel de destruction de données
Choisir une équipe de sélection
Quelle que soit la taille de l'entreprise, il est important d'impliquer les personnes les plus pertinentes lors du début du processus de sélection du logiciel de destruction de données. Les grandes entreprises peuvent inclure des membres d'équipe individuels pour remplir des rôles tels que gestionnaire de conformité, gestionnaire du cycle de vie des données, avocats, propriétaire du système et professionnels de l'informatique qui travailleront le plus étroitement avec le logiciel. Les petites entreprises avec moins d'employés peuvent avoir des rôles qui se chevauchent.
Négociation
De nombreuses entreprises proposent des plateformes de DLM qui vont au-delà de la destruction de données pour inclure la découverte de données, la qualité des données, et plus encore. Bien que certaines entreprises ne bougeront pas sur les configurations de leurs packages, les acheteurs cherchant à réduire les coûts devraient essayer de négocier pour obtenir les fonctions spécifiques qui leur importent afin d'obtenir le meilleur prix. Par exemple, la page de tarification d'un fournisseur où la fonctionnalité de destruction de données n'est incluse qu'avec un package DLM tout-en-un robuste, alors qu'une conversation de vente peut prouver le contraire.
Décision finale
Après cette étape, il est important d'effectuer un essai si possible avec l'équipe de sélection. Cela aidera à s'assurer que le logiciel de destruction de données choisi s'intègre bien avec la configuration du système et le travail quotidien. Si l'outil de destruction de données est facile à utiliser et respecte les normes de conformité, l'acheteur peut considérer cela comme un signe que sa sélection est la bonne. Sinon, une réévaluation des options peut être nécessaire.