Meilleur Outils d'Aide à la Rédaction (HAT)

Les outils d'aide à la rédaction (HAT) sont des programmes conçus pour aider les rédacteurs techniques à concevoir, publier et maintenir la documentation d'aide logicielle. Le texte résultant est utilisé dans les guides explicatifs, les FAQ, les manuels et les fichiers d'aide. Ils visent à réduire le temps et les efforts nécessaires lors de la création de matériel d'assistance pour les employés et les utilisateurs finaux. De nombreux outils d'aide à la rédaction (HAT) offrent également les fonctionnalités de logiciels de base de connaissances, ce qui permet aux rédacteurs techniques de maintenir et de mettre à jour une base de connaissances centrale contenant tous les textes d'aide logicielle qu'ils ont créés sur leur produit. Cette base de connaissances, qui est souvent une page web ou un document accessible aux utilisateurs, peut être mise à jour dès que les rédacteurs techniques ajoutent de nouveaux textes ou images. Bien qu'ils soient utilisés par des rédacteurs techniques spécialisés, les HAT sont souvent considérés comme des outils de développement car ils permettent aux équipes de développement de créer et de maintenir la documentation d'aide pour leurs produits logiciels existants et toutes nouvelles fonctionnalités qui pourraient être ajoutées.

Les rédacteurs techniques utilisent des outils d'aide à la rédaction pour créer des documents d'aide logicielle et des ressources d'aide en ligne de bout en bout. Avec ces programmes, ils peuvent rédiger, éditer et exporter des documents à partager avec des éditeurs, des administrateurs et d'autres collègues. Selon l'outil de documentation utilisé, les créateurs peuvent même concevoir des images ou simplement utiliser une fonction de capture d'écran pour compléter leur texte d'aide logicielle et enrichir l'expérience utilisateur. Lorsque la documentation est prête à être utilisée par les utilisateurs, l'outil d'aide à la rédaction permet aux rédacteurs de publier la documentation numériquement. Dans certains cas, les HAT permettent également aux équipes de gérer d'autres aspects des expériences d'auto-assistance de leurs clients. Par exemple, certains outils permettent aux équipes produit de créer et d'intégrer des widgets à divers points du parcours utilisateur, guidant l'utilisateur vers une base de connaissances d'aide logicielle si nécessaire.

La plupart des HAT permettent aux rédacteurs techniques de centraliser leur documentation d'aide logicielle dans une seule base de données, qui peut ensuite être exportée dans divers formats tels que HTML, fichiers d'aide CHM, XML, PDF, et plus encore. Les logiciels d'aide à la rédaction permettent également aux rédacteurs techniques d'utiliser et de mettre à jour leur documentation de programme logiciel préexistante en prenant en charge divers types de fichiers pour l'importation. Cela offre également une flexibilité aux rédacteurs qui préfèrent utiliser un outil de rédaction séparé en dehors du HAT, car ils peuvent simplement importer le texte source une fois qu'il est terminé et utiliser le HAT pour concevoir, publier et maintenir le produit fini.

En fin de compte, les HAT aident les entreprises à produire, ajouter et gérer une source unique de vérité pour les besoins d'aide logicielle de leurs utilisateurs. En rationalisant le processus de rédaction et en fournissant des fonctionnalités utiles telles que la collaboration sur le contenu et l'importation de fichiers, les HAT aident les équipes à produire de la documentation technique, du contenu pour les FAQ, des manuels d'aide, et plus encore.

Que signifie HAT ?

HAT signifie Outil d'Aide à la Rédaction. Cependant, les HAT peuvent aller au-delà de la rédaction de documentation pour permettre aux équipes de gérer divers aspects des expériences d'auto-assistance des programmes logiciels de leurs clients. 

Les fonctionnalités suivantes sont des éléments de base des outils d'aide à la rédaction (HAT) qui peuvent aider les utilisateurs à créer et maintenir la documentation d'aide logicielle :

Édition de texte : À leur niveau le plus basique, les HAT offrent des fonctionnalités d'édition de texte pour créer de la documentation d'aide logicielle. Ces éditeurs incluront souvent plusieurs fonctionnalités pour rendre le processus de rédaction d'aide plus efficace, telles que des modèles, des suggestions automatiques de style et de grammaire, et plus encore. Dans de nombreux cas, l'interface utilisateur d'un HAT agira comme un véritable traitement de texte.

Édition de code : De nombreux HAT incluent une vue de code qui permet aux développeurs web front-end de manipuler les pages web de documentation d'aide. Ce type d'édition inclut généralement des capacités d'édition de code HTML, CSS et JS afin que les rédacteurs techniques puissent créer une documentation logicielle qui existe sous un format web plutôt que sous un document texte. Certaines solutions incluent également des fonctionnalités pour l'aide HTML et des suggestions, permettant aux équipes de créer des pages web plus facilement.

Édition WYSIWYG : De nombreux HAT fournissent des éditeurs WYSIWYG (ce que vous voyez est ce que vous obtenez), de sorte que les rédacteurs techniques sans expérience en développement front-end peuvent rédiger et gérer des pages web de documentation logicielle via une interface utilisateur visuelle intuitive. Ces types d'éditeurs peuvent également être utiles pour ajouter rapidement des images utiles à la documentation d'aide d'un produit.

Importation de fichiers : Les HAT permettent aux rédacteurs techniques d'importer du texte source ou du code source à partir de divers formats de fichiers, tels que des documents Microsoft Word, des fichiers CHM, des fichiers HTML, et plus encore. Le texte et les images de ces fichiers source peuvent ensuite être manipulés et gérés au sein du HAT pour produire le résultat souhaité pour la publication.

Gestion de contenu : Bien que les HAT soient utilisés explicitement pour rédiger et gérer la documentation d'aide logicielle, ils partagent généralement des fonctionnalités similaires avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). Comme les outils CMS, les HAT permettent aux utilisateurs de gérer, stocker et suivre les projets de contenu de la création à la publication. La principale différence est que chaque projet de contenu est spécifiquement lié aux guides d'explication logicielle, aux FAQ, aux manuels et aux fichiers d'aide.

Modèles et bibliothèques : La plupart des HAT fournissent des modèles qui offrent une mise en forme de base et des mises en page visuelles pour que les rédacteurs techniques puissent travailler. Ces modèles fournissent des mises en page suggérées pour divers formats d'aide logicielle. En plus de ces modèles, de nombreux HAT offrent des bibliothèques de médias pour que les auteurs puissent extraire des images, des graphiques animés, et plus encore.

Collaboration sur le contenu : Les logiciels d'aide à la rédaction permettent à plusieurs rédacteurs techniques de travailler sur les mêmes guides et documents simultanément. Cela rationalise la communication sur les projets et permet une productivité efficace dans un environnement à distance. Les capacités de collaboration sur le contenu des HAT incluent des systèmes de contrôle de version ; ce qui signifie que les équipes peuvent suivre les modifications historiques et revenir à des versions antérieures de leur documentation si nécessaire.

Les avantages courants des outils d'aide à la rédaction (HAT) incluent :

Évolutivité : Les fournisseurs de logiciels doivent compléter leurs produits avec beaucoup de documentation pour guider leurs utilisateurs. Des guides d'utilisation simples à la documentation technique complexe pour les API, la gestion des connaissances des utilisateurs doit être constamment prise en compte et soutenue à mesure qu'une entreprise ajoute à ses gammes de produits et fonctionnalités. Les HAT rendent ce processus évolutif et gérable en important à la fois la documentation existante et en fournissant des outils standardisés pour y ajouter. 

Efficacité : La plupart des HAT centralisent toute la documentation technique d'une entreprise, le contenu d'aide en ligne, etc., en une seule source. En stockant tous les fichiers source d'aide logicielle dans une base de données centrale, les HAT facilitent une réutilisation plus efficace du contenu. Les rédacteurs techniques peuvent gérer, éditer et ajouter à leur documentation existante une seule fois, puis utiliser le HAT pour choisir où, quand et comment cette documentation est présentée. Dans certains cas, les équipes peuvent même définir des normes de publication conditionnelles afin que différentes documentations d'aide soient affichées à différents utilisateurs. Cela empêche les équipes de perdre du temps avec des tâches répétées, leur permettant de se concentrer sur la nouvelle documentation plutôt que de gérer manuellement le contenu existant. 

Meilleur support client : Les HAT améliorent principalement la capacité d'une entreprise à fournir une documentation utile à ses clients. En créant une documentation conviviale avec des éléments clairs comme une table des matières, des aides visuelles, et plus encore, les entreprises permettent à leurs utilisateurs de s'auto-assister plutôt que de dépendre des canaux de support client. Avoir des systèmes d'auto-assistance complets en place permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les coûts liés au support de leurs clients.