Características del Software de Gestión de Admisiones y Matrículas
El software de admisiones generalmente contiene un conjunto diverso de características que pueden incluir, pero no se limitan a, las siguientes características.
Cultivo de Prospectos – Un aspecto clave del software de gestión de admisiones y matrículas es el cultivo de prospectos, que implica cultivar relaciones sólidas con las personas durante el proceso de solicitud. El cultivo de prospectos permite al personal de admisiones personalizar los mensajes en cada paso del proceso, desde el solicitante prospectivo hasta el estudiante matriculado. Esta personalización se manifiesta en el alcance por correo electrónico personalizado que está disponible dentro del software y el nivel granular de comunicación entre el personal de admisiones y los solicitantes, que puede llegar hasta el envío de mensajes SMS directamente a los teléfonos de los estudiantes.
Programación de Eventos y Entrevistas – El software de admisiones a menudo contiene capacidades de programación de entrevistas, que el personal de admisiones utiliza para programar entrevistas y visitas al campus con los miembros del personal apropiados. Esta característica mantiene a los profesionales de admisiones dentro de una sola herramienta y fomenta un mayor compromiso con los estudiantes prospectivos. Algunas soluciones en esta categoría ofrecen herramientas de programación de eventos además de la programación de entrevistas. Esta característica puede ser utilizada por los miembros del personal para enviar invitaciones, organizar al personal y programar eventos en el campus, generalmente basados en el reclutamiento de estudiantes prospectivos.
Programación de Citas – El software de gestión de admisiones y matrículas a menudo contiene características de programación de citas, incluyendo un calendario interactivo para que los padres y estudiantes programen citas con el personal escolar. Estos calendarios comúnmente incluirán recordatorios automáticos por correo electrónico, lo que ayuda a reducir el número de citas perdidas.
Embudo de Solicitantes – Una característica útil para el personal de admisiones que busca una visión detallada de todos los solicitantes en el proceso, el embudo de solicitantes muestra exactamente cuántas personas están en cada etapa del embudo de admisiones. Los miembros del personal pueden entonces centrarse en avanzar a cada estudiante en el proceso.
Aceptación o Rechazo de Solicitudes – El personal de admisiones puede tomar decisiones sobre solicitantes individuales directamente a través de la aplicación y emitir esas decisiones. Esta característica permite a los oficiales de admisiones consolidar el número de programas dispares que utilizan y asegurarse de que las decisiones adecuadas se emitan en los momentos adecuados.
Pasarela de Pago de Tarifas – El software de admisiones y matrículas a menudo contiene una pasarela de pago para que los departamentos de admisiones puedan aceptar tarifas de solicitud directamente a través del software, eliminando la necesidad de integración con un software de pasarela de pago separado.
Puntuación de Solicitantes – Con la funcionalidad de puntuación de solicitantes, los administradores tienen la capacidad de puntuar los documentos de los solicitantes directamente en la solución. Los administradores pueden crear marcos de puntuación personalizados, escribir notas extensas sobre cada documento y, en última instancia, emitir una puntuación para cada solicitante en el sistema.
Gestión de Registro – La mayoría de las soluciones en esta categoría contienen características de gestión de registro para que los oficiales de admisiones puedan completar el proceso para los estudiantes aceptados que deciden matricularse en la escuela. Esta característica cierra todo el embudo, ya que un individuo en esta etapa ha pasado de ser un estudiante prospectivo a un estudiante matriculado que paga matrícula en una sola aplicación. Las características de registro pueden incluir la creación y firma de contratos, el pago de depósitos y formularios de registro en línea.
Informes – El software de gestión de admisiones puede incluir características de informes que le permitirán comparar resultados año tras año, establecer metas de matrícula y medir el rendimiento basado en metas preestablecidas.
Aplicación Móvil – El número de visitas a sitios web móviles está aumentando rápidamente a medida que los dispositivos móviles se vuelven más potentes y se utilizan más ampliamente para tareas importantes. Para habilitar al visitante que desea usar el software en su dispositivo móvil, algunos proveedores de software de gestión de admisiones están creando versiones móviles de sus aplicaciones. Estas son versiones completas de las respectivas soluciones disponibles completamente en dispositivos móviles.
Integraciones y Migración de Datos – Cada solución de admisiones contendrá herramientas ligeramente diferentes en esta categoría de características. Dependiendo del tipo de solución, estas pueden incluir importaciones masivas de archivos, capacidad de migración de datos, integraciones con otros sistemas e integraciones API con sistemas de socios selectos.
Mensajería – Las soluciones de gestión de admisiones típicamente contienen características de mensajería que conectan a los oficiales de admisiones con padres y estudiantes. Estos mensajes pueden enviarse por correo electrónico o SMS y pueden enviarse como mensajes masivos o comunicaciones personalizadas individuales.
Portal de Recomendaciones – Las cartas de recomendación son un punto crítico en el proceso de solicitud para muchos estudiantes. Ciertas soluciones de admisiones contienen un portal a través del cual los maestros pueden enviar cartas de recomendación directamente.
Creación de Formularios – La mayoría del software de admisiones proporciona a los usuarios características de creación de formularios en línea que pueden usar para hacer formularios relacionados con admisiones específicamente para su institución educativa. Estos formularios, que pueden guardarse y reutilizarse una y otra vez, ahorran tiempo y dinero a las oficinas.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Admisiones y Matrículas
Hay algunas tendencias en la categoría de software de gestión de admisiones que han surgido en los últimos años y continuarán impactando el desarrollo de productos y el uso dentro de la industria educativa. El uso de big data y análisis, el monitoreo en tiempo real y el aumento del uso de aplicaciones móviles son tres que merecen una mirada.
Big Data — Los enormes conjuntos de datos compilados por las oficinas de admisiones a menudo no se utilizan, o al menos no se utilizan de manera tan creativa como podrían serlo. Los profesionales de admisiones tienen todo tipo de objetivos específicos, desde la matrícula general hasta la diversidad. Más aplicaciones de gestión de admisiones están creando herramientas similares a las de nuestra categoría de software de análisis de big data que los oficiales de admisiones pueden usar para apuntar a esos objetivos y aprovechar los datos estructurados de big data para lograrlos.
Monitoreo en Tiempo Real El software de admisiones contiene una amplia gama de funcionalidades y una cantidad correspondientemente grande de datos. Estos datos son difíciles de clasificar en un formato no estructurado, lo cual es perjudicial para el proceso de admisión, ya que está cambiando constantemente cuando los estudiantes abandonan el proceso, se comprometen con otras escuelas, no envían documentos a tiempo y más. Las herramientas de monitoreo en tiempo real que ofrecen una funcionalidad similar a las de nuestra categoría de software de análisis de flujo permiten a las escuelas mantenerse al tanto de todo y usar las actualizaciones en tiempo real para responder a consultas y dirigir los esfuerzos de los oficiales de admisiones a aquellas áreas que requieren atención.
Movilidad — El cambio hacia lo móvil se ha sentido en todas las industrias, y el espacio educativo no es diferente. Las soluciones de gestión de admisiones están desarrollando y lanzando versiones móviles de sus aplicaciones para mejorar la experiencia del usuario en dispositivos móviles y hacer que todo el proceso sea más fácil tanto para estudiantes como para padres.
