¿Qué es la gestión presupuestaria?
La gestión presupuestaria, a veces llamada gestión presupuestaria, es la supervisión del seguimiento de ingresos y gastos en una organización. Gestionar un presupuesto implica analizar el gasto actual, organizar las compras por categoría y monitorear el flujo de caja a lo largo del tiempo.
Una empresa mediana o grande generalmente tiene presupuestos separados para la compañía y para los departamentos individuales. Los jefes de departamento y los gerentes de presupuesto utilizan habilidades analíticas agudas y un ojo atento al detalle para asegurarse de que el departamento mantenga un flujo de caja positivo y un gasto razonable.
Con una gestión presupuestaria adecuada, una organización puede aumentar la rentabilidad y el crecimiento. El software de gestión y previsión presupuestaria ayuda a las empresas a organizar datos y planificar decisiones futuras.
Tipos de gestión presupuestaria
Ya sea que una empresa sea grande o pequeña, los líderes de la compañía deben gestionar de cerca los ingresos y los gastos para maximizar el beneficio. Una sola empresa puede tener diferentes tipos de presupuestos, como un presupuesto maestro y un presupuesto operativo. También pueden usar diferentes métodos para gestionar estos presupuestos. Algunos de estos métodos incluyen:
- Basado en cero: Este tipo de sistema se construye desde cero. Dado que comenzar de nuevo consume tiempo, los ejecutivos eligen usar este método en un departamento a la vez o en el transcurso de varios años. Esto obliga a una empresa a evaluar y recortar gastos no esenciales.
- Basado en actividades: Este se construye de arriba hacia abajo. El objetivo es analizar los impulsores de costos y optimizar la productividad y la eficiencia. El método basado en actividades consume tiempo y ayuda a una empresa a ahorrar dinero. Debido a que este tipo está enfocado en el futuro, no se necesitan datos históricos. Eso significa que incluso las organizaciones nuevas pueden usar este enfoque.
- Incremental: Este sistema moderado utiliza el presupuesto existente de una empresa como base. Las organizaciones luego ajustan según sea necesario para el próximo período de tiempo basado en la inflación y otros costos proyectados. Este método es popular debido a su simplicidad.
- Propuesta de valor: Los gerentes de presupuesto o los jefes de departamento utilizan este tipo para analizar cada línea del presupuesto y determinar si el valor de un gasto justifica el costo. Aunque el valor puede ser subjetivo y difícil de cuantificar, este método puede ayudar a los líderes a adaptar un presupuesto a sus resultados deseados.
Beneficios de la gestión presupuestaria
Alcanzar objetivos financieros clave requiere una gestión presupuestaria precisa. Otros beneficios incluyen:
- Ayudar en la planificación: Los gerentes de presupuesto pueden usar presupuestos pasados como datos históricos al tomar decisiones para el futuro. Por ejemplo, un jefe de departamento podría considerar los gastos de primavera de años anteriores al crear un nuevo presupuesto para abril con un pronóstico continuo.
- Monitorear el progreso: Los presupuestos actuales pueden ser monitoreados de cerca para asegurarse de que los ingresos y gastos funcionen como se proyectó. Un gerente puede detectar salidas de dinero superiores al promedio y sugerir soluciones de gasto más inteligentes.
- Facilitar la toma de decisiones: Un presupuesto detallado y una gestión sólida simplifican el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, observar el crecimiento proyectado facilita determinar si hay fondos disponibles para contratar nuevo personal.
Mejores prácticas de gestión presupuestaria
La gestión presupuestaria tiene el potencial de agregar claridad financiera a empresas de cualquier tamaño. Sigue estas prácticas para obtener los mejores resultados:
- Colabora con los miembros apropiados del equipo. La mejor gestión presupuestaria se caracteriza por la precisión. Para obtener los números más precisos, un ejecutivo a menudo necesita hablar con un proveedor, un compañero de trabajo o un jefe de departamento. A veces, una empresa incluso podría distribuir una encuesta para recopilar datos útiles.
- Selecciona un programa de software adecuado. La mayoría de las organizaciones hoy en día gestionan sus finanzas a través de software de gestión presupuestaria, lo que les permite planificar, analizar e informar. Algunos productos cuentan con automatización especial e integraciones para empresas de diferentes tamaños e industrias.
- Crea alineación. Recuerda que el gasto de la empresa afecta sus operaciones diarias, y las tareas operativas deben reflejar el plan estratégico y la visión general de la empresa. La alineación en todos los niveles crea cohesión.
- Revisa el presupuesto en un horario establecido. Decide un horario para revisar el presupuesto y cúmplelo. Compara las proyecciones con el flujo de caja real. Analiza las razones detrás de las diferencias y considera el progreso realizado hacia las metas y objetivos.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.