Meilleurs outils d'eDiscovery
Le logiciel de découverte électronique (eDiscovery) permet l'examen de documents et d'informations électroniques à utiliser lors de litiges. Les cabinets d'avocats et les départements juridiques d'entreprises utilisent des plateformes d'eDiscovery pour collecter tous les fichiers possibles et les métadonnées associées, filtrer les informations au-delà du cadre juridique, puis examiner les documents individuels pour déterminer leur pertinence pour l'affaire. Cela est précédé par une assignation à comparaître pour des informations numériques envoyée aux parties concernées, qui spécifie les types de fichiers, les dates considérées, le contenu pertinent et d'autres stipulations. De nombreux produits d'eDiscovery s'intègrent avec des systèmes de base de données, de stockage de fichiers ou de sauvegarde pour rationaliser les processus d'importation et de collecte de données ainsi qu'avec d'autres outils de gestion de cas pour regrouper ces données avec toutes les autres informations liées à des affaires spécifiques.
Pour être inclus dans la catégorie eDiscovery, un produit doit :
Rassembler et compartimenter les fichiers de données des entreprises et des individus impliqués dans des affaires judiciaires en cours Filtrer et trier les documents selon les besoins en fonction des paramètres de l'utilisateur, en extrayant les points de données pertinents pour l'affaireFeatured Logiciel eDiscovery At A Glance
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En savoir plus sur Logiciel eDiscovery
Qu'est-ce que le logiciel eDiscovery ?
Le logiciel eDiscovery, ou logiciel de découverte électronique, gère le processus de découverte pour les informations électroniques avant les procédures judiciaires civiles ou pénales. Les outils eDiscovery identifient, collectent et produisent des informations stockées électroniquement (ESI) pour une utilisation dans un procès ou une enquête. Les fonctionnalités courantes des solutions eDiscovery incluent la conservation légale, l'évaluation précoce des cas, la collecte de documents, la production de documents, le traitement de documents et la révision de documents. Les solutions plus robustes offrent des outils d'analyse et de visualisation des données pour aider les équipes juridiques à comprendre les données.
Les solutions eDiscovery recherchent et collectent des documents et des données, exportent et analysent rapidement les informations, partagent des fichiers avec des collègues et des clients, s'intègrent à d'autres outils logiciels pour rationaliser les processus et maintiennent la sécurité des fichiers et des données.
L'industrie de l'eDiscovery, y compris les services eDiscovery, a explosé ces dernières années. L'augmentation de la popularité est due à plusieurs raisons, les deux principales étant l'amélioration de la technologie alimentant les solutions eDiscovery et l'augmentation du nombre de documents hébergés numériquement. Les solutions eDiscovery permettent aux cabinets d'avocats et aux départements juridiques de gagner du temps et de l'argent en rationalisant le flux de travail des équipes juridiques pour l'ESI, qui s'est étendu bien au-delà des e-mails pour inclure des dizaines de types de documents admissibles. Les principaux cas d'utilisation incluent les litiges criminels et civils, les enquêtes internes motivées par la surveillance réglementaire, les demandes d'informations publiques et le maintien de la confidentialité des données (particulièrement pertinent compte tenu du RGPD et de l'accent accru sur la confidentialité).
La technologie repose sur la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le codage prédictif, qui se réfère au processus de l'application consistant à passer au crible un sous-ensemble de documents pour obtenir des informations pertinentes en fonction des entrées de l'utilisateur et à déterminer ce qui est qualifié. La montée du codage prédictif, qui intègre l'intelligence artificielle (IA) dans le flux de travail eDiscovery, a amélioré l'utilité des applications eDiscovery et conduit à une adoption plus large.
Il existe plusieurs cas d'utilisation pour le logiciel eDiscovery, les principaux étant les suivants :
Conservation légale : eDiscovery peut suivre et créer des pistes auditées pour les conservations légales des utilisateurs.
Évaluation précoce des cas : Les premières étapes d'un cas sont cruciales pour façonner le développement futur des procédures de litige. Les outils eDiscovery donnent à l'équipe juridique la capacité d'organiser, de taguer et de prioriser de grandes quantités de données non structurées.
Projets de découverte : Les solutions eDiscovery garantissent que la période de découverte est aussi indolore que possible tout en maintenant la sécurité et la conformité des documents.
Enquêtes internes : Le logiciel eDiscovery peut être utilisé par les équipes juridiques dans les cas d'enquêtes internes pour recueillir et digérer autant d'informations que possible sans être intrusif. Les équipes juridiques, de conformité et de ressources humaines peuvent toutes utiliser le logiciel pour rassembler des documents pertinents qui vont au cœur d'un différend.
Subpoenas de tiers : Le logiciel eDiscovery peut aider les entreprises à répondre rapidement et facilement aux subpoenas du gouvernement et de tiers. Ces solutions rassemblent les documents pertinents et les transmettent aux parties nécessaires.
Production de documents : Ces solutions créent des documents dans divers formats, organisent les fichiers pertinents et créent des journaux de privilèges afin que la production de documents soit rapide et facile pour les équipes juridiques.
Quelles sont les fonctionnalités communes du logiciel eDiscovery ?
Les fonctionnalités suivantes sont des fonctionnalités de base dans le logiciel eDiscovery qui peuvent aider les utilisateurs :
Collecte de documents : Le logiciel eDiscovery collecte des documents à partir de diverses sources de données tout en produisant une piste auditable.
Traitement des données : Le logiciel traite les documents électroniques et extrait les informations pertinentes via le peignage des métadonnées, l'imagerie d'application native et l'analyse de domaine. L'utilisateur alimente le moteur en données, et l'application les traite, les préparant pour la révision juridique.
Révision de documents : Le logiciel eDiscovery procède à la révision des documents et extrait les informations pertinentes via le peignage des métadonnées, l'imagerie d'application native et l'analyse de domaine.
Accès avec permission : La solution isole et protège les documents privilégiés ou protégés par mot de passe pour permettre uniquement l'accès nécessaire.
Analytique de projet : Il analyse les projets de découverte et produit des visualisations de données basées sur les informations de projet disponibles. Ces outils peuvent aider à analyser les projets de découverte et produire des visualisations de données pour aider les professionnels du droit à mieux comprendre ce que disent les données.
Conservation légale : Le logiciel eDiscovery automatiser le processus de préservation de l'ESI pertinent pour les litiges anticipés.
Production de documents : La production de documents est une fonctionnalité clé du logiciel eDiscovery. Les professionnels du droit configurent leur application pour passer au crible et sélectionner les documents pertinents en fonction d'indicateurs clés tels que des mots ou des phrases spécifiques. Les outils eDiscovery mettent en évidence l'ESI pertinent et le préparent pour le processus juridique après la découverte.
Révision assistée : En utilisant la fonctionnalité de révision assistée d'une plateforme eDiscovery, les professionnels du droit peuvent améliorer la précision de la révision des documents et s'assurer qu'ils ne manquent pas d'informations pertinentes.
Dynamique des cas et transcriptions : Certaines plateformes eDiscovery fournissent aux utilisateurs des outils qui hébergent des documents de cas et créent des liens entre différents documents juridiques. Les transcriptions peuvent être liées à des documents de cas disparates, et de nouvelles informations peuvent être ajoutées et analysées au fur et à mesure que le cas se développe.
Détection automatique des matériaux privilégiés : Le logiciel eDiscovery passe généralement au crible l'ESI pertinent pour identifier et signaler les documents privilégiés afin que l'équipe ne perde pas de temps dessus.
Certaines solutions eDiscovery incluent également :
Rapports utilisateur : La solution suit et rapporte l'activité des réviseurs pour des projets spécifiques.
Modèles de projet : Le logiciel fournit des modèles pour différents types de projets.
Révision automatisée : Le logiciel eDiscovery le machine learning pour réviser et analyser automatiquement les documents en cours de révision.
Visualisation des données : Certaines solutions eDiscovery contiennent des outils de visualisation des données, qui aident les professionnels du droit à saisir les informations et l'histoire présentées par des ensembles de données spécifiques.
Chaîne de garde en temps réel : Cette fonctionnalité se réfère à la piste auditable des empreintes digitales numériques laissées sur les documents juridiques par l'application eDiscovery.
Quels sont les avantages du logiciel eDiscovery ?
Rationaliser le processus de découverte : Les professionnels du droit utilisent le logiciel eDiscovery pour rationaliser le processus de découverte. Ce qui était auparavant un processus ardu, consistant à passer minutieusement au crible des milliers de documents à la main, a maintenant été considérablement amélioré par l'introduction du logiciel eDiscovery alimenté par l'IA. La majorité des cabinets d'avocats déplacent les opérations de litige, en particulier les activités eDiscovery, en interne. Ce changement signifie une augmentation de la charge de travail pour les équipes juridiques internes et donc une augmentation du besoin de processus efficaces et d'automatisation.
Économies de coûts et de temps : Une raison majeure d'utiliser le logiciel eDiscovery est de gagner du temps et de réduire les coûts pendant le processus de découverte. Ces solutions permettent aux cabinets d'avocats de gagner du temps en fournissant une recherche par mot-clé simultanée dans plusieurs emplacements, une déduplication automatique des résultats de recherche, un filtrage basé sur les permissions des résultats de recherche, l'indexation, la récupération d'éléments non indexés, la rédaction automatisée et l'archivage des documents. Alors que la quantité d'ESI a explosé, les coûts de découverte ont réagi en conséquence. Les solutions eDiscovery alimentées par l'IA ont aidé à maintenir les coûts bas tout en améliorant l'exactitude et l'efficacité de la collecte de données.
La mise en œuvre du logiciel eDiscovery permet aux équipes juridiques de gagner du temps et de réduire les coûts associés à la révision des documents, à l'évaluation précoce des cas et à toutes les tâches liées à la découverte. Le mythe selon lequel la révision manuelle des documents par des humains est plus précise que la révision assistée par ordinateur semble avoir disparu, car des montagnes de preuves empiriques soutenant l'incroyable précision des solutions eDiscovery dans l'identification des documents pertinents ont éliminé le soutien des observateurs raisonnables. De nombreuses études ont été réalisées comparant la précision de la révision des documents par des humains et la révision automatisée des documents, et les systèmes automatisés ont facilement surpassé les chiffres générés par les humains.
Qui utilise le logiciel eDiscovery ?
Les professionnels du droit utilisent le logiciel eDiscovery. À mesure que le logiciel eDiscovery s'améliore, il devient plus facile pour les équipes juridiques internes d'utiliser ces plateformes au lieu d'engager des entreprises eDiscovery externes.
Cabinets d'avocats : Les avocats et les parajuristes au sein des cabinets d'avocats sont les deux plus grands groupes d'utilisateurs du logiciel eDiscovery. Les avocats peuvent ne pas interagir directement avec ces solutions, mais ils dépendent des informations qui sont extraites, organisées et présentées dans un format digeste.
Départements juridiques : Les départements juridiques d'entreprise internes sont l'autre grand groupe d'utilisateurs des solutions eDiscovery. Ces équipes utilisent le logiciel pour gérer les enquêtes, les litiges et les audits. Les départements juridiques peuvent enregistrer, télécharger, normaliser, analyser, évaluer, partager et stocker les données pertinentes recueillies par les outils eDiscovery pour les aider dans leurs audits et enquêtes.
Logiciels liés au logiciel eDiscovery
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel eDiscovery incluent :
Logiciel de gestion de la pratique juridique : Les solutions eDiscovery s'intègrent souvent avec le logiciel de gestion de la pratique juridique, ce qui aide les cabinets d'avocats à avoir une solution complète pour les affaires impliquant l'eDiscovery.
Logiciel de gestion des affaires juridiques : Les solutions de gestion des affaires juridiques, également connues sous le nom de solutions de gestion des affaires, gèrent les affaires juridiques pour les cabinets d'avocats et les départements juridiques. Les outils eDiscovery s'intègrent souvent avec le logiciel de gestion des affaires juridiques.
Défis avec le logiciel eDiscovery
Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis.
Intégrations appropriées : Pour qu'un outil eDiscovery soit aussi utile que possible, il doit s'intégrer et collecter des données à partir d'une grande variété de sources. Microsoft Office 365 est l'intégration la plus courante car historiquement, la plupart des ESI étaient des e-mails, mais à mesure que les types de documents légalement admissibles augmentent, les solutions eDiscovery doivent être capables de collecter des données à partir de ceux-ci.
Données sensibles : Les outils eDiscovery traitent de la gestion des données sensibles, donc les normes de sécurité doivent être robustes. La sécurité des données, en particulier dans les environnements cloud où la responsabilité de la sécurité incombe aux fournisseurs opérant là-bas, est particulièrement importante à une époque d'attaques informatiques accrues.
Quelles entreprises devraient acheter le logiciel eDiscovery ?
Les cabinets d'avocats, les entreprises avec des départements juridiques et les gouvernements pourraient tous bénéficier de l'achat de logiciels eDiscovery.
Entreprises : Les départements juridiques d'entreprise qui mettent en œuvre des solutions eDiscovery peuvent tirer parti de ces outils pour gérer les litiges et les enquêtes en interne, ainsi qu'accélérer la collecte de données.
Cabinets d'avocats : Les cabinets d'avocats grands et petits peuvent bénéficier de l'adoption de logiciels eDiscovery. Avec ces outils, ils sont capables de déplacer le travail de découverte en interne et de conserver cette part des heures facturables pour la révision des documents.
Organisations gouvernementales : Les agences gouvernementales qui mettent en œuvre des outils eDiscovery peuvent traiter les demandes de documents plus rapidement et plus facilement, ainsi que gérer les dossiers de litige et la révision et la production de documents nécessaires.
Quel est le coût du logiciel eDiscovery ?
Les solutions eDiscovery varient considérablement dans leur mode de tarification. Certains fournisseurs utilisent un modèle à la consommation, tandis que d'autres fixent le prix de leur produit avec un modèle de tarification par dossier et d'autres un modèle d'abonnement basé sur le temps. La méthode traditionnelle de tarification des entreprises fournissant des services eDiscovery est la tarification par ligne, où le client paie pour chaque service sur le menu à la carte.
Retour sur investissement (ROI)
Il existe plusieurs façons de calculer le ROI d'une solution eDiscovery. L'une consiste à calculer la réduction des données de découverte en examinant le taux de révision des documents et le coût horaire des réviseurs externes. Ensuite, les acheteurs doivent considérer le taux de déduplication de la solution et la réduction des documents révisables après l'évaluation précoce des cas (ECA) et le tri supplémentaire que la solution eDiscovery effectue. L'étape suivante consiste à soustraire le montant d'argent requis pour la révision des documents après le tri eDiscovery du montant qui aurait été requis en l'absence de tout tri, puis l'acheteur aura une estimation solide des économies de coûts. Les équipes peuvent examiner le ROI en termes de temps économisé par dossier qui aurait autrement été passé à la révision inutile de documents.
Tendances du logiciel eDiscovery
L'industrie juridique a vu une adoption généralisée du logiciel eDiscovery ces dernières années, conduisant à un grand nombre de cabinets juridiques et de départements à déplacer leur processus eDiscovery en interne.
Solutions basées sur le cloud
Comme dans la plupart des industries, les fournisseurs passent des logiciels sur site à la création et à la livraison de solutions dans le cloud. L'eDiscovery ne fait pas exception, et le fait que les opérations soient maintenant dans le cloud signifie qu'il est plus facile que jamais d'étendre le nombre d'intégrations avec des systèmes de stockage de documents ou des solutions de gestion des affaires connexes.
Découverte pilotée par l'IA
Les améliorations de l'IA ont élargi l'étendue des fonctionnalités pour l'eDiscovery. L'IA rend l'eDiscovery plus rapide et plus précis, offrant plus de ROI aux utilisateurs et fournissant plus d'informations basées sur les données sur les documents pertinents.
Analytique et visualisation des données
Une autre tendance dans l'espace eDiscovery est que les solutions offrent des outils d'analyse et de visualisation des données plus robustes. Les professionnels du droit veulent que les documents soient révisés et analysés, mais recherchent des fonctionnalités de visualisation des données supplémentaires pour les aider à comprendre les informations qu'ils ont trouvées à un niveau plus profond.
Comment acheter un logiciel eDiscovery
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel eDiscovery
Pour compiler une liste longue appropriée d'outils eDiscovery potentiels, l'acheteur potentiel doit déterminer combien de dossiers et combien de données par dossier il est susceptible de gérer. Les structures de tarification varient selon les fournisseurs, donc s'assurer que les acheteurs éliminent les fournisseurs avec des structures qui seraient prohibitives en termes de coût est un bon point de départ. L'acheteur doit également examiner l'ensemble des fonctionnalités offertes par le fournisseur et la robustesse de la technologie sous-jacente. Si le produit répond à toutes les exigences fonctionnelles et se situe dans une fourchette de prix, il peut être ajouté à la liste.
L'acheteur potentiel doit également évaluer le nombre d'utilisateurs et leur familiarité avec des solutions similaires. Seront-ils capables de tirer parti d'une solution riche en outils analytiques robustes et en fonctionnalités complètes ? Ou sont-ils mieux adaptés à un outil de base pour aider à collecter et à trier le cache initial de documents ? Une fois qu'un acheteur détermine la priorité de ses exigences, il peut passer à la compilation d'une liste longue de choix.
Comparer les produits de logiciel eDiscovery
Créer une liste longue
Les acheteurs potentiels doivent éliminer tous les produits qu'ils savent ne pas répondre aux critères de base qu'ils ont établis lors de la collecte des exigences. Ils doivent compiler une liste standardisée de questions basées sur ces exigences à poser aux fournisseurs lors des premières conversations.
Créer une liste courte
Les acheteurs potentiels doivent envoyer des RFI et examiner les réponses pour aider à compiler une liste courte. Les rapports de recherche et les avis d'utilisateurs sont un excellent moyen de vérifier les solutions qui figurent sur la liste courte et qui semblent prometteuses.
Conduire des démonstrations
Seuls les fournisseurs qui figurent sur la liste courte des solutions possibles doivent être sollicités pour des démonstrations. Les acheteurs potentiels doivent demander des démonstrations en direct et se présenter avec un type de scénario spécifique ou lister des scénarios typiques de leur entreprise pour démontrer l'efficacité des systèmes. Si la tarification n'est pas transparente, le cabinet d'avocats ou l'entreprise doit demander des détails sur la tarification.
Sélection du logiciel eDiscovery
Choisir une équipe de sélection
Les utilisateurs réels du logiciel doivent être inclus dans l'équipe de sélection pour évaluer la convivialité. Un membre de l'équipe financière doit rejoindre l'équipe autant que possible, et un responsable technique doit rejoindre l'équipe pour traiter des spécificités autour des intégrations de systèmes et de la sécurité.
Négociation
Le processus de négociation se déroulera entre l'acheteur et quelques fournisseurs sélectionnés à partir de la liste courte. Le prix sera important à ce stade, et les décideurs évalueront le retour sur investissement potentiel (ROI) compte tenu des économies de coûts et de temps fournies par la solution ainsi que du nombre de dossiers attendus par an. La décision finale est généralement basée sur les données disponibles et les informations recueillies lors du processus d'achat, et prise par l'équipe de sélection.