Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ?
La comptabilité de caisse est une méthode de tenue de livres qui se concentre sur les fonds disponibles. Les entreprises utilisent cette technique pour enregistrer les transactions lorsqu'elles effectuent ou reçoivent un paiement. En d'autres termes, ces entreprises ne reconnaissent une transaction qu'après avoir reçu une vente ou un paiement à un fournisseur pour des produits ou services. Le terme "caisse" fait référence aux soldes bancaires, chèques, billets, pièces de monnaie et mandats.
Bien que la comptabilité de caisse puisse ne pas aider à gérer les finances de toutes les entreprises, les logiciels de comptabilité peuvent faire gagner du temps et d'autres ressources grâce à une gestion efficace des données financières.
Qui utilise la comptabilité de caisse ?
Étant donné que la méthode de comptabilité de caisse enregistre les revenus et les dépenses lorsque le transfert d'argent est impliqué, elle n'est pas faisable pour les grandes entreprises, les entreprises qui détiennent des stocks ou les organisations qui fournissent des services à crédit.
Selon les principes comptables généralement acceptés (GAAP), les entreprises américaines et les sociétés ayant un revenu moyen annuel de plus de 25 millions de dollars pendant trois années consécutives sont tenues d'utiliser une comptabilité d'exercice.
Cependant, pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises, tant que les ventes sont inférieures à la barre des 25 millions de dollars, l'une ou l'autre méthode de comptabilité peut être utilisée, en fonction de leurs exigences bancaires. Pour les petites entreprises, la méthode de la comptabilité de caisse est facile à maintenir pour les registres financiers sans se soucier des créances ou des dettes. Elle leur donne également une idée claire de la somme d'argent dont elles disposent pour les achats.
64%
des propriétaires d'entreprises américaines gèrent la comptabilité de manière indépendante.
Source : fitsmallbusiness.com
Exemple de comptabilité de caisse
Supposons que l'entreprise ABC vende des ingrédients alimentaires. Elle facture un client 2 000 $ pour des matières premières le 10 mai et reçoit le paiement le 10 juin, selon sa politique de crédit de 30 jours.
Selon la méthode de comptabilité de caisse, l'entreprise enregistre la vente dans l'état des flux de trésorerie le 10 juin, lorsque le montant est reçu.
En ce qui concerne les dépenses, si l'entreprise ABC émet une demande d'achat de 800 $ pour un ingrédient le 22 avril et paie le fournisseur le 22 mai, l'entreprise enregistre le montant le 22 mai.
L'état des résultats pour ABC ressemblerait à ceci :
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État des résultats de la comptabilité de caisse d'ABC (État des profits et pertes) |
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Mois |
Coût des marchandises vendues ($) |
Revenu reçu ($) |
Montant de la commande d'achat émis ($) |
Dépenses payées ($) |
Revenu net ($) |
|
Avril |
0 |
0 |
800 |
0 |
0 |
|
Mai |
2 000 |
0 |
0 |
800 |
-800 |
|
Juin |
0 |
2 000 |
0 |
0 |
2 000 |
Comme on le voit dans l'exemple ci-dessus, en utilisant la méthode de la comptabilité de caisse, juin semble être un mois rentable et mai un mois déficitaire. Cependant, après une analyse plus approfondie, nous pouvons voir que mai est le mois qui a enregistré des ventes sans aucune dépense.
Avantages de la comptabilité de caisse
Les petites entreprises peuvent trouver de nombreux avantages à utiliser la comptabilité de caisse.
- Courbe d'apprentissage raisonnable : La tenue de livres est simple et directe avec cette méthode de comptabilité. La tenue des registres peut être effectuée manuellement ou à l'aide de tout logiciel de comptabilité, sans l'aide d'un professionnel extérieur.
- Informations à jour sur les flux de trésorerie : Pour les petites organisations, la comptabilité de caisse est un excellent moyen de comprendre combien d'argent l'entreprise a en main. Cette évaluation à court terme fournit une image claire des flux de trésorerie, et en l'étudiant, le service de comptabilité peut évaluer l'utilisation des ressources.
- À des fins fiscales : Les déclarations fiscales ne sont déposées que sur les espèces reçues, permettant aux entreprises de synchroniser leurs transactions à leur avantage en ralentissant ou en accélérant les dépenses.
- Gestion plus facile des registres : La méthode de la caisse est un système à entrée unique qui enregistre chaque transaction en espèces une fois, ce qui simplifie le suivi des registres.
Inconvénients de la comptabilité de caisse
Bien que le manque de complexité soit attrayant, la comptabilité de caisse présente également des inconvénients.
- Précision à court terme : Lorsqu'on considère la rentabilité à long terme, les enregistrements de comptabilité de caisse peuvent être trompeurs. Étant donné que la méthode de la caisse ne prend pas en compte les montants facturés ou les dépenses futures, les données de profit peuvent être inexactes. Par exemple, une entreprise enregistrant moins de ventes pour un mois tout en recevant des paiements en souffrance montre que ce mois est très rentable, alors que le revenu net est moindre.
- Possibilités de divergences de données : La méthode de comptabilité de caisse est vulnérable aux erreurs humaines simples et aux intentions humaines malveillantes. Il est possible que des employés malhonnêtes manipulent les registres en ne déposant pas les chèques reçus, en augmentant les dépenses et en cachant les revenus.
- Restrictions : Les GAAP exigent que les entreprises produisent des registres financiers en utilisant la méthode de comptabilité d'exercice car elle enregistre les ventes lorsqu'elles se produisent. Selon l'IRS, les sociétés, les entreprises qui maintiennent des stocks ou les entreprises ayant un revenu moyen annuel supérieur à 25 millions de dollars doivent également utiliser la comptabilité d'exercice.
- Prêt : Certaines institutions prêteuses peuvent préférer les états financiers basés sur l'exercice lors de l'octroi d'un prêt, car ils donnent une image plus précise de la santé financière d'une entreprise.
Comptabilité de caisse vs. comptabilité d'exercice
Les entreprises doivent décider d'un système comptable car il a un impact sur les calculs fiscaux. La différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice réside dans le moment où les revenus et les dépenses sont enregistrés.
La méthode de comptabilité de caisse n'enregistre les revenus et les dépenses que lorsque l'argent change de mains. Les entrées et sorties de trésorerie sont enregistrées pour les transactions financières. Les comptes clients (encaissements) et les comptes fournisseurs ne sont pas pris en compte ; ils ne sont ajoutés à un état des résultats que lorsque la facture est réglée.
De plus, les stocks, les paiements partiels ou les comptes irrécouvrables ne sont pas surveillés. Dans ce cas, le seul revenu imposable est l'argent reçu lors de la vente d'un produit ou d'un service.
Elle convient aux propriétaires de petites entreprises, aux travailleurs indépendants, aux freelances et aux entrepreneurs indépendants.
La méthode de comptabilité d'exercice est plus complexe et chronophage. Elle reconnaît les revenus gagnés et les dépenses engagées, indépendamment de tout crédit ou débit en espèces. Les états financiers enregistrent toutes les créances, dettes et mises à jour des stocks. Par conséquent, ils fournissent une image plus précise de la santé financière d'une entreprise pour la planification à long terme.
C'est une méthode conforme aux GAAP que les banques acceptent et que les investisseurs exigent. Avec la comptabilité d'exercice, même les paiements en souffrance ou les revenus accumulés sont imposables.
Les grandes et petites entreprises peuvent utiliser la comptabilité d'exercice, et elle est obligatoire pour les entreprises dont les revenus annuels moyens dépassent 25 millions de dollars.
Enregistrer et gérer les flux de trésorerie est impératif pour gérer les finances. Jetez un œil à la façon dont la gestion de la trésorerie peut aider à maintenir la stabilité financière.
Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.