Come gli specialisti addetti al controllo delle missioni della NASA, i project manager devono tenere traccia di numerosi aspetti per garantire che il team realizzi i progetti senza imprevisti. Ma mentre la NASA gestisce veicoli spaziali, i project manager monitorano i risultati.

Le metodologie Lean possono contribuire a prevenire disastri nella gestione dei progetti, simili alla catastrofe dell'Apollo 13, consentendoti di consegnare i progetti in modo puntuale e rispettando il budget.

La metodologia Lean favorisce il processo continuo con modifiche incrementali: i prodotti possono essere consegnati molto più velocemente, ottimizzando le risorse e l'impegno e consentendo ai team di lavorare in modo efficiente ed efficace.

In questo articolo scoprirai di più sulla metodologia Lean, sui suoi vantaggi e su come Jira può contribuire a implementarne i principi.

La metodologia Lean mira a ottimizzare completamente i processi e i risultati del tuo team attraverso miglioramenti continui. Se applicata correttamente, Lean consente ai team di offrire valore ai clienti in modo efficiente. 

Kiichiro Toyoda, fondatore di Toyota, ha sviluppato la metodologia Lean dopo la seconda guerra mondiale per ottimizzare le risorse ed eliminare gli sprechi. Dopo aver osservato i processi di acquisto e di rifornimento degli articoli in un supermercato, ha ideato il principio del just-in-time, che prevede la realizzazione di un prodotto esattamente quando i clienti ne hanno bisogno. 

L'intuizione di Toyoda si è concretizzata nel Toyota Production System, il cui risultato è la metodologia Lean. Da quel momento Lean si è evoluta fino a costituire la base della gestione Agile dei progetti: diversi settori, tra cui lo sviluppo di software, l'edilizia e la sanità, adottano attualmente la metodologia Lean.

La metodologia Lean si basa su due pilastri che forniscono un framework per tutti i progetti Lean: miglioramento continuo e rispetto per le persone.

• Miglioramento continuo: un ciclo di feedback continuo aiuta i team ad apportare modifiche progressive a processi, prodotti e personale per migliorare i sistemi in maniera costante. Identificando, valutando e modificando i processi o i sistemi esistenti, un componente dopo l'altro, i team possono eliminare gli sprechi e migliorare l'efficienza nella sua totalità.

• Rispetto: i manager riconoscono e apprezzano i contributi del team e i feedback dei clienti e prendono profondamente in considerazione gli approfondimenti e le idee. I manager Lean distribuiscono in maniera efficiente il lavoro in tutto il flusso e incoraggiano una stretta collaborazione per massimizzare il valore offerto ai clienti. 

I principi fondamentali della metodologia Lean sono stati sviluppati considerando entrambi questi fattori in ogni fase.

Un aspetto fondamentale da considerare è l'impatto che il tuo lavoro avrà sull'esperienza del cliente. I cinque principi fondamentali dell'approccio Lean aiutano i team a organizzare i task e forniscono supervisione ai project manager. Questi cinque principi fondamentali includono:

1. Identificare il valore

Per offrire valore ai clienti, devi prima comprenderne le esigenze. Puoi farlo:

• Coinvolgendo direttamente i clienti per comprenderne le criticità.

• Stabilendo in che modo il tuo prodotto contribuisce a mitigare le criticità.

Successivamente, dovrai definire il valore che il prodotto apporta nel soddisfare le esigenze dei clienti e comunicarlo al tuo team. Puoi farlo stabilendo come il lavoro del team influisce sull'esperienza del cliente e trovando gli strumenti più adatti in modo che il tuo team possa offrire valore.

Identificare il valore consente di risparmiare tempo e denaro, garantendo che il team produca solo quelle funzioni che possano aggiungere valore ai clienti. 

2. Mappare il flusso di valore

Le attività necessarie per offrire ai clienti un'ottima esperienza rientrano nel flusso di valore. La mappatura del flusso di valore utilizza diagrammi che permettono di visualizzare il processo del progetto e contribuiscono alla gestione del flusso di valore, fondamentale per eliminare gli sprechi. 

La mappatura del flusso di valore implica le seguenti attività: 

• Identificare il problema e scegliere il team più adatto: identifica le principali criticità dei tuoi clienti e scegli il team con le competenze adatte a risolvere questi aspetti. 

• Circoscrivi e mappa il processo: limita l'ambito del progetto alle attività necessarie. Puoi quindi mappare il processo utilizzando il modello di board Scrum in Jira e impostare le date per ogni consegna. 

• Raccogli dati: scopri quali risorse sono necessarie monitorando dati come le ore trascorse dal team sul progetto.

• Valuta e adegua: per garantire un miglioramento continuo dei processi, esegui valutazioni costanti e rispondi alla domanda: «C'è un modo migliore per farlo?».

3. Creare un flusso

L'esperienza è ottimale quando il team è sempre al passo e tutto procede senza intoppi, tanto da non accorgersi del passare del tempo. La creazione di uno stato di flusso aumenta il coinvolgimento e le prestazioni del team. 

Il flusso del team indica l'efficienza del flusso di valore, che può essere continuamente perfezionato utilizzando un ciclo di feedback continuo. La metodologia Lean richiede un flusso regolare e continuo per ridurre al minimo i ritardi e i tempi di consegna.

"Quando implementi il metodo Lean, concentrati sul flusso", afferma Mark Cruth, Modern Work Coach di Atlassian. "Il flusso è il perno di ogni elemento di Lean: che si tratti di ridurre gli sprechi, eliminare i comparti stagni o attuare miglioramenti continui, tutti gli elementi sono sempre riconducibili al flusso."

Puoi migliorare il flusso del tuo team implementando quanto segue: 

• Collaborazione interfunzionale: i silos sono il punto debole di Lean. Il team deve partecipare all'intero processo e, se necessario, collaborare con altri team per svolgere i task. Ad esempio, ciò potrebbe richiedere il coinvolgimento dei team responsabili del successo dei clienti per ricevere un input sulle loro criticità. Inoltre, il team può approfondire la conoscenza del funzionamento di altri reparti.

• Monitoraggio dei task: le board Kanban, o il modello Kanban in Jira, possono contribuire ad assegnare task, visualizzare il lavoro e coordinare il team. Queste schede aiutano i team a tenere traccia dello stato di avanzamento dei task durante tutto il ciclo di vita del progetto. 

4. Stabilire un sistema di pull

Con un sistema di pull, i team lavorano solo su ciò di cui il cliente ha bisogno in un preciso momento, avviando la produzione in base alla domanda effettiva e non alle proiezioni previste. 

Per valutare con precisione le esigenze, il team deve comunicare con i clienti e ottenere il loro contributo.

5. Cercare la perfezione

La metodologia Lean richiede una mentalità di crescita e ricerca la perfezione attraverso il miglioramento continuo, utilizzando un ciclo di feedback continuo per aiutare il project manager, il team e l'azienda a ridurre gli sprechi e a migliorare l'efficienza.

Come project manager, durante un progetto probabilmente avrai riscontrato qualche imprevisto, ad esempio il dover attendere un feedback degli stakeholder. Se il feedback arriva troppo tardi, l'intero progetto si arresta. La metodologia Lean offre diversi vantaggi per superare ostacoli simili, come:

• Maggior efficienza: mappando il flusso di valore, puoi incentrare il lavoro sulle esigenze dei clienti, eliminando le attività non necessarie su prodotti e servizi che i clienti non desiderano. 

• Meno ticket: la metodologia Lean mitiga i problemi prima che si ingigantiscano, come la carenza di comunicazione e le scadenze poco realistiche. La metodologia Lean offre monitoraggio e trasparenza nella comunicazione, in modo che tutti siano al corrente dei task, delle responsabilità e delle scadenze. Poiché il team partecipa più da vicino al processo, può anche posticipare eventuali timeline impossibili da rispettare. 

• Riduzione dei costi: creando un piano chiaro ed eliminando gli ostacoli, puoi risparmiare denaro producendo quanto basta per soddisfare la domanda dei clienti. In questo modo non viene prodotto più del necessario, aspetto particolarmente importante per i prodotti fisici. 

• Miglioramento delle relazioni con i clienti: concentrando l'attenzione sul valore per il cliente, crei relazioni più solide e rafforzi il legame con l'azienda. 

• Miglioramento continuo: il ciclo di feedback continuo di Lean contribuisce a perfezionare e migliorare costantemente i processi per fornire valore in modo efficiente. 

• Partecipazione del team: poiché la metodologia Lean richiede un maggiore coinvolgimento iniziale da parte del team, questo sarà più partecipe nel raggiungimento dei risultati. I membri potranno far sentire la loro voce sul lavoro che stanno svolgendo e su quando prevedono di completarlo. Dopotutto, un team responsabilizzato è anche coinvolto.

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, la metodologia Lean presenta delle sfide che i project manager devono riconoscere e superare. Queste includono:

• Carenza di assistenza gestionale: una gestione non assistita può danneggiare qualsiasi team Lean e rappresentare un ostacolo. 

  • Correzione: ottieni il prima possibile e illustra il contributo che Lean può offrire.

• Formazione insufficiente: un team non addestrato adeguatamente può influire in maniera negativa sulla propria produzione. Se il team non comprende a pieno il processo Lean, come può adottarlo efficacemente?  

  • Correzione: quando entri a far parte del team, offri una formazione adeguata sulla metodologia Lean. Puoi iscrivere il tuo team a un programma di certificazione Lean che fornirà una formazione pratica. Grazie alla certificazione, il tuo team comprenderà perfettamente i metodi Lean. 

• Focus sugli strumenti piuttosto che sulla cultura: dare più importanza agli strumenti prima che alle persone riduce il coinvolgimento del team. Centrare l'attenzione sugli strumenti di Lean può svalutare il lavoro umano, con conseguenze sul team e sul proprio lavoro. Se un team si sente escluso, potrebbe non sfruttare al massimo il suo potenziale.  

  • Correzione: crea una cultura della fiducia utilizzando la filosofia di Lean sul miglioramento continuo. Fornire feedback continui e opportunità di crescita dimostra che, come manager, ti interessa lo sviluppo professionale del tuo team.

• Focus insufficiente sulle metriche: le metriche sono fondamentali per il miglioramento del team nella metodologia Lean.  

  • Correzione: presta attenzione alle metriche per valutare i risultati del progetto e cerca ambiti di miglioramento per rafforzare il tuo team.

La metodologia Lean accelera la gestione dei progetti e mantiene il team Agile eliminando gli sprechi e semplificando continuamente i processi. 

Jira può aiutare i team software a rimanere Lean e a offrire più valore ai clienti. Gli approfondimenti contestuali aiutano i team a imparare e migliorare continuamente il loro modo di lavorare. Le board Scrum e Kanban offrono al team una visibilità completa degli eventi imminenti, per offrire continuamente il massimo risultato nella durata di ciclo minima. Con Jira come spina dorsale della collaborazione, tutti i team possono viaggiare di pari passo tra loro e con il resto dell'organizzazione.

Jira consente inoltre alle aziende di visualizzare i flussi di valore. Con questo, la tua azienda può:  

• Configurare l'automazione del flusso dei processi. Fai in modo che i team recuperino del tempo e riduci il lavoro manuale con il potente motore di automazione di Jira. Allinea il lavoro alle esigenze aziendali. Scopri come il lavoro quotidiano consente di raggiungere gli obiettivi strategici e di tenere informati gli stakeholder importanti con report Agile già pronti. 

• Monitorare gli investimenti. Comprendi quali risorse vengono utilizzate e il tempo investito in qualsiasi progetto in modo da poter allocare gli sforzi appropriati per quello successivo. 

• Identificare gli ostacoli. Identifica i potenziali ostacoli e previenili prima che si verifichino. 

• Offrire valore continuo. Grazie alla maggiore chiarezza e informazioni dettagliate, il tuo team potrà fornire costantemente valore ai clienti e a tutta l'azienda.

Questa soluzione è adatta anche ad altri metodi come Agile, Open DevOps e alla gestione del flusso di valore.

Qual è la differenza tra Agile e Lean?

A prima vista, potrebbe sembrare complicato distinguere tra metodologia Lean e Agile. Anche se entrambe sono incentrate sull'efficienza e sul valore per il cliente, enfatizzano aspetti diversi della gestione dei progetti. Lean è incentrata sull'eliminazione degli sprechi, sul processo e sull'offerta di valore; Agile si concentra sui clienti, sulla riduzione dell'incertezza e sulla distribuzione di software funzionanti.

Analizziamole: 

• Focus: con un approccio top-down, Lean si dedica al miglioramento dei processi. Agile invece ha un approccio bottom-up in cui il lavoro è suddiviso in cicli di iterazione minori. 

• Distribuzione dei prodotti: entrambi i team Lean e Agile lavorano rapidamente per distribuire i prodotti il prima possibile. Agile, tuttavia, si occupa più dei feedback che della velocità. I team Agile producono meno, ricevono feedback e iterano. Lean è incentrata sul miglioramento complessivo del processo per velocizzare la distribuzione.  

• Framework: la metodologia Lean, al contrario di Agile, non ha framework specifici. Scrum e Kanban sono due framework di gestione dei progetti Agile che consentono di applicare i principi Agile. Jira offre un modello Scrum e un modello Kanban per aiutare i project manager a cominciare ad adottare la metodologia Agile.

Qual è la differenza tra DevOps e Lean?

DevOps crea una collaborazione funzionale tra i team di sviluppo e quelli operativi, consentendo una distribuzione più rapida del software. Questa è la filosofia alla base di DevOps: offrire continuamente valore alle aziende attraverso una cultura di comprensione e collaborazione.  

La caratteristica principale della filosofia di Lean invece è offrire valore attraverso il miglioramento dei processi e l'eliminazione degli sprechi. 

Sia Lean che DevOps sono metodologie incentrate sul cliente, ma differiscono in due aree principali:

• Valore per il cliente: DevOps crea mappe di immagini sull'empatia dei clienti, inquadrando gli obiettivi aziendali nel valore per il cliente. Lean sceglie le attività con valore per il cliente in base alle necessità. 

• Focus: DevOps integra lo sviluppo e le operazioni con la documentazione e la collaborazione. Lean ottimizza i processi, le risorse e l'impegno. 

DevOps inoltre automatizza i task ordinari, come le pull request. La guida a DevOps per principianti approfondisce questo aspetto. 

Se utilizzi già DevOps, Open DevOps (versione base di DevOps pronta all'uso con tecnologia Jira e un approccio e un'automazione che si basano su strumenti aperti) può aiutare il tuo team Agile a concentrarsi sul rilascio e sull'utilizzo di software di qualità e a garantire la pratica «You build it, you run it» associata ai principi DevOps.

Posso utilizzare Agile, Lean e DevOps contemporaneamente?

Sì. Queste metodologie si completano a vicenda, il loro obiettivo comune è offrire qualità e valore ai clienti. DevOps abbatte i silos per integrare i team di sviluppo e operativi. Agile promuove il miglioramento continuo. Lean mette in pratica gli ideali di miglioramento continuo. 

L'utilizzo di tutte e tre rende più veloce la distribuzione dei prodotti e la crescita del valore per il cliente. La tua azienda, ad esempio, potrebbe utilizzarle tutte, ma non insieme. La metodologia Lean contribuisce a migliorare il processo Agile. L'approccio iterativo di Agile può essere utile al miglioramento continuo della metodologia Lean. Grazie a DevOps, puoi migliorare la tua collaborazione interdisciplinare. 

Utilizzandoli tutti e tre, la tua azienda crescerebbe ulteriormente offrendo valore ai clienti grazie a pratiche più efficienti. 

Puoi connettere queste metodologie utilizzando la suite di strumenti di gestione dei progetti di Atlassian.